Planiranje projekta je Faze i karakteristike procesa, razvoj i priprema plana

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Tokom planiranja donose se kvalitativne i kvantitativne odluke kako bi se postigli dugoročni ciljevi organizacije. Štaviše, tokom takvog rada moguće je precizno odrediti optimalne putanje. Planiranje projekta je izrada precizne šeme po kojoj će se odvijati razvoj organizacije. To vam omogućava da razmislite o svim detaljima, odaberete načine za rješavanje problema i ostvarite svoje ciljeve. Kako se takav posao izvodi, bit će riječi kasnije.

Zakazivanje termina

Planiranje projekta je važan proces u poslovnom menadžmentu. Izuzetno je važan, zbog čega skoro svako preduzeće danas obavlja ovaj posao. Potrebno je malo vremena i resursa, ali se isplati.

Od kvaliteta planiranja do upravljanja projektimazavisi od njihove dalje implementacije. Tokom takvog postupka sprovodi se inicijacija, tokom koje se odobrava povelja, registar učesnika i bira strateški pravac daljeg razvoja.

Prvo se razrađuje redoslijed glavnih radnji. Nakon njihovog odobrenja, detalji se razrađuju.

Nakon skiciranja koncepta budućeg projekta i glavnih faza njegovog napretka, menadžment će moći da ispravi sve njegove faze, izabere najbolje načine za postizanje postavljenih ciljeva.

Planiranje projekta je važan proces u upravljanju. Omogućuje vam naknadno praćenje, pravovremeno ispravljanje kretanja na putu razvoja. Stvarni pokazatelji se upoređuju sa planiranim, čime se dobija informacija o stepenu realizacije planiranih zadataka. Prilikom praćenja vodi se računa o stalnom ažuriranju informacija iz eksternih i internih izvora. Uslovi postavljeni u planu, uslovi i pokazatelji su podložni promjenama, jer moraju odgovarati stvarnoj situaciji.

Planiranje direktno utiče na sve procese upravljanja projektom. Stoga ga provodi svaka organizacija. Nemoguće je bilo čime upravljati ako nema jasno utvrđenog slijeda radnji. Ove faze su zadaci, čija realizacija vodi ka ostvarenju cilja. Ako nešto krene po zlu kako je planirano, menadžer identifikuje uzroke takvih pojava, donose se odluke o ispravnim akcijama u datim okolnostima.

Proces planiranja je početna faza životnog ciklusa projekta. Bez toga je nemogućepostići željeni rezultat.

Planiranje zadataka

Planiranje ciljeva projekta uključuje razvoj sistema zadataka koji, kao i koraci, vode do njihovog ostvarenja. Prikazani rad vam omogućava da i prije početka rada utvrdite može li odabrana vrsta aktivnosti donijeti profit. Svaki investitor nastoji uložiti svoja sredstva u najprofitabilniji, najprofitabilniji projekat. Moguće je ocrtati glavne parametre i rezultate budućih aktivnosti, odabrati adekvatne, realne načine za njihovo postizanje tokom planiranja.

Da bi bila produktivna, organizacija će se morati pozabaviti nizom izazova. Ako se u toku proračuna pokaže da je rezultat takvih aktivnosti negativan (kompanija će dobiti gubitak), nedovoljno visok, potrebno je identifikovati razloge za ovu pojavu. Određenim prilagodbama moguće je povećati efektivnost projekta. Izmjene se mogu izvršiti u svakoj fazi implementacije zadataka. One mogu biti sljedeće:

• Detalji, pojašnjavanje svrhe (ili ciljeva) dizajna, određivanje željenog rezultata događaja.
• Određivanje obima i sastava budućeg rada.
• Procijenite vrijeme svake faze.
• Izračunajte troškove budžeta projekta.
• Kreirajte raspored i izračunajte budžet za svaku fazu.
• Potreba za resursima je utvrđena. Obračun se radi za svaku fazu projekta i aktivnosti organizacije u ovom pravcu u cjelini.
• Logistički plan u toku.
• Radi se procjena rizika, kreira se metodologija za ispravan odgovor u slučaju opasnih situacija.
• Detalji događaja su detaljno objašnjeni investitoru.
• Detalji su dogovoreni sa svim učesnicima u procesu.
• Odgovornost za obavljanje poslova i ispunjavanje zadatih zadataka raspoređena je između izvršilaca i rukovodilaca.
• Planirane interakcije i procedure menadžerskog planiranja se specificiraju.

Upravljanje projektom i planiranje projekta su usko povezani. Samo dosledno ispunjavanje postavljenih zadataka u dogovorenom roku iu potpunosti može garantovati postizanje cilja, ostvarivanje profita u toku poslovanja kompanije.

Glavni procesi

U procesu organizovanja planiranja projekta obavlja se niz obaveznih i fakultativnih radnji. Bez obzira na aktivnosti organizacije, primjenjuju se u toku kreiranja ukupne strateške vizije. Obavezni procesi uključuju sljedeće:

• Opis i dalja dokumentacija svih planiranih zadataka, sadržaj projekta.
• Definicija glavnih faza projekta, njihova naknadna detaljizacija.
• Priprema procijenjene procjene. Izračunat je ukupni trošak svih resursa potrebnih za završetak projekta.
• Izrada akcionog plana korak po korak, čija će implementacija dovesti do postizanja vaših ciljeva.
• Opisuje redoslijed rada.
• Zavisnosti tehničke prirode, kao i ograničenja izvršenih radova.
• Obračun potrebnog vremena zazavršetak svake faze rada, određivanje troškova rada i drugih resursa koji će biti potrebni u svakoj fazi proizvodnog ciklusa.
• Određivanje vrste, skupa resursa, kao i njihovog obima.
• Označavanje stvarnog vremena rada, ako su resursi ograničeni.
• Kreirajte budžet i povežite procijenjene troškove za svaku vrstu posla.
• Kreirajte gotov plan.
• Prikupljanje rezultata ostalih istraživačkih radova tokom projektovanja, raspored planiranih vrednosti u jednom dokumentu.

Tokom planiranja i razvoja projekta, ove radnje su obavezne.

Pomoćni postupci

Tokom planiranja implementacije projekta, neki procesi možda neće biti potrebni. Tek kada se za njima ukaže potreba, rukovodilac ih uključuje u opštu listu. Ovi procesi podrške uključuju sljedeće:

• Planiranje standarda kvaliteta, postavljanje njihovog maksimalnog dozvoljenog opsega. Također se raspravlja o načinima za postizanje potrebnog nivoa karakteristika gotovog proizvoda.
• Planiranje u oblasti organizacije, što podrazumijeva raspodjelu funkcionalnih kompetencija, odgovornosti i subordinacije među svim učesnicima projekta.
• Odabir osoblja sa odgovarajućim nivoom kvalifikacija, radnim iskustvom, čije aktivnosti će omogućiti da se projekat realizuje u najkraćem mogućem roku. U nekim slučajevima je potrebno formiranje dobro koordiniranog timskog rada.
• Uspostavite komunikaciju sa sigurnim članovimaprojekat sa informacijama koje su vam potrebne.
• Identifikacija tipova projektnih rizika, njihova procjena i dokumentacija. Ovo vam omogućava da identifikujete i eliminišete nesigurnosti čak iu fazi planiranja, da procenite stepen njihovog mogućeg uticaja na projekat. U ovoj fazi se računaju i povoljni i nepovoljni scenariji za razvoj situacije tokom implementacije odabrane strategije.
• Planiranje logističkih procedura. Precizno je propisano koje će se sirovine, drugi potrebni materijali i resursi nabavljati od eksternih organizacija, u kojoj količini, kao i kojom frekvencijom će se vršiti isporuke.

Druge aktivnosti mogu biti potrebne tokom planiranja procesa projekta. Zavisi od ciljeva koje organizacija ostvaruje u toku svog posla.

Koraci planiranja

Postoje 4 glavne faze planiranja projekta. Ponudila ih je konsultantska kuća Booz Allen & Hamilton.

Standardni model planiranja je sljedeći:

Faza 1. Formiranje ciljeva

Postavljaju se dvije vrste ciljeva. One mogu biti formalne ili stvarne. U prvom slučaju postavljaju se kriteriji za utvrđivanje korisnosti projekta. Formalni ciljevi proizlaze iz motivacije menadžera. Pravi ciljevi su načini na koje se formalni ciljevi mogu postići.

Korak 2. Analiza problema

Tokom ove faze planiranja utvrđuje se stvarno stanje organizacije. Zatim se pravi prognoza njegovog budućeg stanja. Poslije togavrši se identifikacija postojećih problema, za šta se sistemi ciljeva suprotstavljaju rezultatima prediktivne analize. Ovo omogućava da se problemi na kraju strukturiraju.

Faza 3. Potražite alternative

Ovo su rješenja koja se međusobno isključuju.

Faza 4. Evaluacija alternativa

Utvrđuje se prihvatljivost svakog od postojećih scenarija. Ocjenjuje se efektivnost i stepen rizika svake odluke, nakon čega se donosi odgovarajuća odluka. Optimalna alternativa treba da bude ne samo praktično izvodljiva, već i legalna, koja vam omogućava da se što više približite cilju. Istovremeno se uzimaju u obzir postojeća ograničenja u vremenu, resursima itd.

Kada kreirate projekt planiranja za teritorijalni, industrijski ili drugi tip, obavezno ga primijenite u budućnosti kako biste uporedili stvarne rezultate sa planiranim. Ovo vam omogućava da upravljate napretkom ka zajedničkom cilju, pravovremeno izvršite odgovarajuća prilagođavanja.

Raspored

Vrijedi napomenuti da se planiranje projekta zasniva na malo drugačijoj šemi. Ističe 5 glavnih faza:

1. Definisanje poslova i njihovo pisanje kao liste. U nekim slučajevima, menadžeri griješe tako što ne navode sve procese odjednom. Da bi se ova pojava isključila, preporučuje se primjena metode sekvencijalne dekompozicije u toku određivanja predstojećeg rada.
2. Za svaku odabranu poziciju određuje se redoslijed i trajanje. Zavisi odtehnološke karakteristike predstojećeg posla. Za to se koristi i tehnika dekompozicije, koja je dopunjena stručnim procjenama. To vam omogućava da precizno odredite planirano trajanje svake operacije. Da biste to uradili, možete koristiti tehniku brainstorminga, koja vam omogućava da sagledate karakteristike tehnologije sa različitih tačaka gledišta.
3. Određuje vrstu resursa i njihovu dostupnost. To mogu biti finansije, materijali, rad, informacije itd. Raspored izvedenih radova je u korelaciji sa rasporedom logistike, finansiranja itd. Sve faze moraju biti međusobno povezane, činiti kontinuirani proces. Time se izbjegavaju smetnje u proizvodnom procesu. U isto vrijeme, oskudni resursi zahtijevaju odvojeno razmatranje. Oni u velikoj meri određuju trajanje i redosled čitavog spektra predstojećih radova.
4. Ograničenja su postavljena izvana. To uključuje sezonskost proizvodnje, mogućnost proizvodnje opreme i druge vanjske faktore.
5. Stvara se sistem da odgovori na rizike koji se pojavljuju u toku upravljanja projektom. Planiranje projekta počinje njihovom analizom. Za najvjerovatnije i najopasnije prijetnje razvijaju se odgovarajuće mjere odgovora.

Principi planiranja

U toku planiranja poslovnog projekta, menadžer se mora pridržavati određenih principa. Glavni su:

• Svrsishodnost. Implementacija projekta slijedi jasan, konačni cilj, bez prskanja na beznačajne zadatke.
• Sistematski. Buduće upravljanje projektima treba da bude holističko i sveobuhvatno. Istovremeno se uzimaju u obzir karakteristike njegovog razvoja i sastavljanja. U nekim slučajevima, projekat se može raščlaniti na podsisteme. Oni će također biti povezani. Istovremeno, promjene u jednom sistemu povlače promjene u drugoj strukturi. Rastavljanje projekta na nekoliko dijelova omogućava vam praćenje unutrašnjih veza i interakcija elemenata, odabir najefikasnije strukture. Evaluacija implementacije projekta u ovom slučaju može se dati u smislu kvalitativnih i kvantitativnih procesa.
• Složenost. Pojave se razmatraju sa stanovišta njihove povezanosti i zavisnosti. Za to se koriste različite metode i pristupi upravljanju.
• Sigurnost. Prilikom planiranja projektnog rada predviđeno je da se sve aktivnosti osposobe sa potrebnim resursima.
• Prioritet. Glavna pažnja u razvoju projekta posvećena je glavnim, najvažnijim zadacima. Njihova definicija zavisi od ukupnog koncepta razvoja u budućnosti.
• Ekonomska sigurnost. Izračunava se stepen gubitaka i gubitaka koje pretrpi organizacija u slučaju neispunjenja planiranog događaja. Rizici se nikako ne mogu izbjeći, ali se moraju procijeniti i opravdati odluke u tom pravcu.

Strukturiranje projekta

U toku planiranja rada projekta potrebno je strukturiranje. Hijerarhijski redoslijed rada podrazumijeva razbijanje cijelog projekta na zasebne dijelove. To vam omogućava da detaljizirate komplekse na različitim nivoima. Takvepristup pojednostavljuje upravljanje procesima.

Strukturiranje vam omogućava da uradite sledeće:

• Definirajte obim posla za postizanje ciljeva srednjeg tipa.
• Kontrolirajte stepen napretka projekta, procijenite mogućnost postizanja svih njegovih ciljeva.
• Izvještavanje se kreira prema optimalnoj strukturi.
• Prekretnice su postavljene za mjerenje napretka projekta.
• Odgovornost je pravilno raspoređena među izvođačima.
• Svi članovi tima dobijaju objektivne, razumljive informacije o ciljevima i ciljevima projekta.

Greške u strukturiranju

Pojedini menadžeri prave greške u toku strukturiranja, što negativno utiče na postizanje ciljeva. Glavni su sljedeći:

• Faza strukturiranja se generalno preskače. Menadžer ide direktno u potragu za rješenjima za probleme tekućeg perioda.
• Koriste se samo organizacione jedinice, nisu primijenjeni konačni proizvodi ili resursi.
• Strukturiranje ne pokriva cijeli projekat.
• Elementi strukture se ponavljaju.
• Ne postoji integracija struktura u skladu sa specifičnostima izrade projektne dokumentacije i finansijskog izvještavanja.
• Struktura je previše ili premalo detaljna.
• Pojedinačni elementi projekta ne mogu se obraditi na računaru.
• Nematerijalni finalni proizvodi (usluge, usluge itd.) se ne uzimaju u obzir.

Osnove za strukturiranje

Planiranje projekta je odgovoran posao. Strukturiranje se mora izvršiti ispravno. Izvodi se po sljedećim osnovama:

• Period životnog ciklusa projekta koji se kreira.
• Obilježja strukture podjela.
• Komponente rezultata koji će se dobiti nakon završetka projekta.
• Proces, funkcionalni elementi rada kompanije.
• Geografska lokacija objekata.