Opis posla kancelarijskog menadžera sa funkcijama sekretara: karakteristike i zahtjevi

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Čak i sa malim brojem zaposlenih, uključujući samo šefa kompanije i njegove zaposlene, potreban je odgovoran zaposlenik koji bi bio organizaciona snaga sposobna da usmjerava i kontroliše radni proces - to je ideja koja određuje tekst opisa posla upravnika ureda.

Ova pozicija zahtijeva od kandidata da ima skup specifičnih vještina i relevantno obrazovanje, kao i sposobnost interakcije s ljudima. Međutim, lista zahtjeva nije ograničena na ovo.

Opis posla

Kandidat se već u fazi prijave za radno mjesto može upoznati sa normativnim aktom koji reguliše njegova prava, dužnosti i odgovornosti u kompaniji. Takav dokument se zove opis posla. Sastoji se od pet glavnih sekcija:

1. Opšte odredbe. Sadrže sve organizacione podatke: naziv preduzeća, funkciju i strukturnu jedinicu kojoj pripada. Takođe ukazuje na subordinaciju, proceduru za popunjavanje pozicije i razrešenje, kao i na uslove za obrazovanje ikvalifikacije.
2. Odgovornosti. Ovaj odeljak pruža spisak obaveza zaposlenih, kao i načine za njihovo sprovođenje.
3. Prava zaposlenog, odnosno sve dodatne mogućnosti koje doprinose efikasnom obavljanju dužnosti.
4. Odgovornost. U skladu sa ovim odjeljkom, menadžment donosi odluke o procjeni učinka, unapređenju ili kazni.
5. Odnosi. Ovaj odjeljak reguliše svu komunikaciju sa eksternim i internim odjelima koje zaposlenik može imati u toku obavljanja svojih funkcija.

Principi izrade opisa posla

Normativna osnova za izradu ovakvih dokumenata je Kvalifikacioni imenik za radna mjesta rukovodilaca, specijalista i drugih zaposlenih (1998). Prilikom njegovog razvoja, značajna pažnja posvećena je opisu radnog mjesta i uslova za obavljanje dužnosti zaposlenog. Specifičnosti posla su sadržane u naslovu dokumenta, na primjer, "Opis posla sekretarice" (menadžer ureda ili glavni računovođa).

Pored toga, ako postoje dva radna mjesta sa istim naslovom, ali različitim zadacima, treba pripremiti različite dokumente koji odražavaju ove razlike. Opis poslova upravnika ureda kadrovskog referenta ima određene razlike u odnosu na isti propis za sekretara.

Zahtjevi za kancelarijskog menadžera

Kandidat za poziciju na ovaj ili onaj način moraće da upravlja ljudima. To može biti samo nekoliko ljudi u maloj kompaniji ili cijelo administrativno osoblje u velikom preduzeću. naravno,aplikant mora biti siguran korisnik računara i biti sposoban da radi sa drugom kancelarijskom opremom (skener, štampač ili faks). Kancelarijski menadžer je često predstavnik kompanije, pa su dobar govor i sposobnost sastavljanja poslovnih pisama preduslov. Vrlo često kompanije zahtijevaju od takvih zaposlenika da poznaju osnove kancelarijskog rada i zakona o radu. Poznavanje barem jednog stranog jezika je i dalje poželjna vještina, ali kada se prijavljujete za veliko preduzeće, to je već jedan od obaveznih uslova.

U nekim slučajevima, menadžer kancelarije mora da kombinuje svoje dužnosti sa funkcijama drugih zaposlenih. To dovodi do povećanja potrebnih vještina. Dakle, kancelarijski menadžer sa funkcijama računovođe mora imati odgovarajuće obrazovanje i posjedovati posebne programe.

Glavne odgovornosti

Tipični opis posla kancelarijskog menadžera sa sekretarskim funkcijama uključuje sljedeće stavke:

• rukovanje poštom, kako dolaznom tako i odlaznom; njihova preraspodjela unutar kompanije;
• kontrola vremena ispunjenja obaveza po ugovorima i sporazumima;
• upućivanje odlaznih i primanje dolaznih poziva;
• rad sa klijentima i predstavnicima partnerskih kompanija;
• praćenje dostupnosti potrebne kancelarijske opreme;
• održavanje uredske opreme u radnom stanju i pozivanje stručnjaka u slučaju kvara;
• raspodjela vremena u okviru radnog rasporeda (u nekimslučajevi i za vođu);
• organizacija potrebnih događaja (sastanci, konferencije, poslovna putovanja, korporativne zabave);
• minuti sastanaka;
• ažuriranje i dodavanje novog sadržaja na korporativnu web stranicu.

Ova lista uključuje samo osnovne zahtjeve. Mogu se dodati i druge stavke u skladu sa specifičnostima ugovora o radu koji se zaključuje. Opis posla menadžera kancelarije sa funkcijama kadrovskog službenika, na primer, upućuje zaposlenog da održava i blagovremeno dostavlja svu izveštajnu dokumentaciju ili da smeni šefa kadrovske službe u slučaju njegove odsutnosti.

Dodatne odgovornosti

Pored osnovnih funkcija, opis posla kancelarijskog menadžera sadrži listu različitih dužnosti koje mogu varirati u zavisnosti od aktivnosti kompanije. Voditelju kancelarije može biti naloženo da radi sa upravnim organima, tj. da dobije dozvolu za obavljanje trgovine, otvori filijalu kompanije ili podružnice, itd.

Jedan od najodgovornijih zadataka je stvarno upravljanje kompanijom u odsustvu njenog direktora. Naravno, to je moguće samo ako se zaposleni etablirao kao odgovorna i pouzdana osoba na koju se može osloniti. Pored toga, opis posla menadžera kancelarije često sadrži klauzulu o potrebi izdavanja opšteg punomoćja. Takav dokument možepotrebno, na primjer, za primanje pošte velike važnosti.

Neformalni zahtjevi

Velike kompanije obično dozvoljavaju kandidatima za ovu poziciju da se unaprijed upoznaju sa uzorkom opisa posla menadžera ureda kako bi bili u potpunosti svjesni liste zahtjeva i odgovornosti.

Ali čak i sa takvim ovlastima, podnosilac prijave mora shvatiti da ostaje jedan od mnogih zaposlenih u preduzeću. S tim u vezi, ne treba zaboraviti ono što nije navedeno u opisu posla. Menadžer kancelarije sa funkcijama sekretara mora biti osoba koja je osetljiva na vreme da bi mogao da ga distribuira po potrebi.

Zadaci toka rada

Najvažniji uslov za njegov rad je efikasnost, pa je osoba na takvoj poziciji dužna da ekonomično troši kancelarijski materijal, kontroliše količinu potrošene električne energije.

Za ostale zaposlene u kompaniji, kancelarijski menadžer je odgovoran gotovo jednako kao i šef. Zbog toga mora osigurati da uslovi rada budu u skladu sa prihvaćenim sanitarnim standardima i sigurnosnim pravilima. Konačno, u obavljanju svojih direktnih dužnosti, rukovodilac kancelarije dobija pristup tajnoj dokumentaciji, pa je jedan od uslova i potpisivanje ugovora o neotkrivanju poslovne tajne ili bilo kojih drugih podataka koji bi mogli štetiti poziciji kompanije na tržištu.

Desni ured-menadžer

Naravno, obavljanje ovolikog broja dužnosti omogućava zaposleniku da uživa posebna prava. Oni su takođe navedeni u opisu posla upravnika kancelarije. Suština nekih od njih, kao što je mogućnost pristupa povjerljivim informacijama, direktno proizilazi iz potrebe da ispunjavaju svoje poslovne obaveze. Drugi su povezani s privilegijama moći. Dakle, rukovodilac kancelarije ima pravo da zahteva od ostalih zaposlenih da isprave greške koje su napravili nemarom u proizvodnim dokumentima, da im odrede visinu podsticaja ili da kazne nesavesnim.

Često je kancelarijski menadžer veza između zaposlenih i rukovodilaca. Ova pozicija mu omogućava da teži boljim uslovima rada i iznosi kolektivne želje za unapređenjem kvaliteta rada kako jednog odeljenja tako i preduzeća u celini.

Karakteristike opisa posla kancelarijskog menadžera odjela prodaje

Ureditelji su dugo bili nezamjenjivi u velikim i malim kompanijama, pa su im potrebne posebne vještine da bi popunili takvo radno mjesto. Čest slučaj je kada više kancelarijskih menadžera radi u istom preduzeću sa posebnim funkcijama, nad kojima je viši. Njihovi opisi poslova su u suštini isti, ali se razlikuju po dodatnom skupu funkcija.

Dakle, ako menadžer ureda radi u odjelu prodaje, njegov opis posla može sadržavati stavke kao što su:

• potražite nova prodajna mjesta;
• praćenje promjena u strukturi potražnje;
• izrada izvještajnih dokumenata o savršenoj prodaji;
• direktan rad sa klijentom za primanje narudžbi i njihovu naknadnu obradu;
• rad na obavještavanju kupaca o mogućim promjenama u asortimanu robe i preračunavanju cijena;
• organizirajte potrebne sastanke;
• potpisivanje ugovora o isporuci robe.

Dalji zahtjevi mogu biti povezani sa specifičnostima robe koju nudi kompanija. Ako se kompanija bavi prodajom i kupovinom nekretnina, tada dužnosti upravnika ureda mogu uključivati pripremu informativnih knjižica i izradu određenih dokumenata.

Odgovornost kancelarijskog menadžera

U slučaju neispunjavanja svojih dužnosti, prilikom činjenja prekršaja, uključujući odavanje poslovne tajne, ili druge radnje koje narušavaju imidž kompanije, voditelj ureda odgovara u skladu sa normama upravne, građanske i krivični zakoni. Ako je organizaciji pričinjena materijalna šteta, onda se kazna izriče u skladu sa odredbama zakona o radu.