Tekuća, prethodna i završna kontrola: zašto i kako se provodi

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Efikasnost upravljanja je određena ostvarenjem cilja, u svim fazama kretanja ka rezultatu menadžer mora vršiti kontrolu i nadzor nad procesom, resursima, okruženjem. Kontrola je jedna od najvažnijih funkcionalnih svrha lidera.

Koncept kontrole u menadžmentu

Menadžment je neophodan za efikasno organizovanje aktivnosti, racionalno trošenje resursa i postizanje ciljeva. Menadžment tradicionalno ima pet osnovnih funkcija: planiranje, organiziranje, motiviranje, kontrolu i koordinaciju. Svaki od njih ima svoju specifičnost i značaj. Dakle, kontrola, trenutna ili strateška, važna je aktivnost menadžera za upoređivanje rezultata rada sa planom u svim fazama proizvodnog procesa, provjeru rezultata na usklađenost sa standardima i normama i otklanjanje odstupanja koja se pojavljuju.

Važnost kontrole objašnjava se potrebom da se otkloni neizvjesnost o stanju stvari u kompaniji i napretku proizvodnog procesa. Takođe, kontrola je preduslov za uspješnu aktivnost. Onomogućava vam da procijenite situaciju i spriječite pojavu kriza. Kontrola i nadzor su neophodni, ali mogu imati različite oblike i obavljati različite funkcije. U zavisnosti od stila rukovođenja u organizaciji, kontrola može biti koncentrisana u rukama jednog menadžera, obično višeg menadžera, ili delegirana na nekoliko zaposlenih.

Kontrolne funkcije

Kontrola je neprijatan trenutak rada i za voditelja i za izvođača, ali je neophodna. U menadžmentu je uobičajeno govoriti o nekoliko osnovnih kontrolnih funkcija:

- Procjena okoline, eksterne i unutrašnje. U toku kontrole, menadžer prikuplja informacije i otklanja nesigurnost u razumijevanju trenutnog procesa. Sprovođenje kontrole vam omogućava da otkrijete negativne ili prijeteće faktore u vanjskom i unutrašnjem okruženju i pronađete mogućnosti da ih eliminišete ili uzmete u obzir u obavljanju aktivnosti.

- Odgovaranje na odstupanja. Menadžer kontroliše kako bi bio upoznat sa svim detaljima procesa proizvodnje i imao vremena da odgovori na promene i odstupanja. Kontrola vam omogućava da na vrijeme uočite greške i prijetnje i brzo obnovite proizvodni proces.

- Alokacija resursa. Taktičko-tehnička kontrola omogućavaju najracionalnije korišćenje raspoloživog novca, opreme, pronalaženje pravog mesta za kompetencije zaposlenih. Istovremeno, kontrola vam omogućava da identifikujete rezerve i da ih produktivno koristite.

- Održavanje povratnih informacija. Interaktivna funkcija kontrole je da u toku njene implementacijeuspostavlja se interakcija između svih elemenata sistema, između menadžera i izvršioca.

- Evaluacija učinka osoblja. Da bi se zaposleni kompetentno motivirali i efektivno platili njihov rad, potrebno je izgraditi jasan sistem evaluacije, pri čemu menadžer pomaže u kontroli u svim fazama proizvodnje.

Vrste kontrole

Složenost procesa nadzora rezultira višestrukim kontrolnim kvalifikacijama.

Prema učestalosti postupaka razlikuju se:

- Preliminarna kontrola. I prije početka rada treba poduzeti radnje za praćenje i evaluaciju ključnih resursa: materijalnih, ljudskih, proizvodnih. Njegova svrha je da spriječi mogućnost negativnih posljedica djelovanja izvođača. Omogućava vam da izvršite prilagođavanja plana čak i prije nego što počne da se provodi i prije nego što se naprave greške.

- Trenutna kontrola. Izvodi se u toku izvođenja radova, a svrha mu je identifikovanje u fazi nastanka i sprečavanje grešaka i odstupanja. Ima za cilj praćenje usklađenosti sa normama i standardima. Trenutna kontrola zahtijeva stalan protok informacija i brzo ispravljanje grešaka.

- Konačna kontrola. Provodi se u fazi sumiranja i evaluacije ostvarenih rezultata. Osnovna svrha ove vrste kontrole je sprečavanje sličnih grešaka u budućnosti. Podaci dobijeni tokom ove faze postaju osnova za kreiranje novih planova.

Zasnovano na učestalosti kontrolnih akcija, strateških, taktičkih ioperativna kontrola. Po funkcionalnoj pripadnosti stručnjaci nazivaju finansijsku, proizvodnu, marketinšku i kadrovsku vrstu kontrole. Također možete razlikovati eksterne i interne vrste kontrole na osnovu smjera djelovanja.

Strateška i taktička kontrola

Najvažniji alat za implementaciju planova preduzeća su strateška i taktička kontrola. Zadatak ovih vrsta upravljačkih aktivnosti je praćenje ispravnosti planova i tekućih akcija. Strateška kontrola je sistematska provera usklađenosti sa globalnim ciljevima, strateškim programima i akcijama. Ciljevi ove vrste aktivnosti su: utvrđivanje ispravnosti izabranih dugoročnih ciljeva i ispravnosti načina njihovog ostvarivanja, identifikovanje potencijalnih mogućnosti za kompaniju. Taktička kontrola je povezana sa provjeravanjem ostvarenja kratkoročnih, neposrednih ciljeva. Njegov alat je tehnička kontrola, koja ima za cilj identifikovanje striktne usklađenosti proizvodnog procesa sa propisima, standardima i propisima.

Kontrola u fazama pripreme

Cijeli proces upravljanja prožet je kontrolnim fazama. Postoji tradicija etapne klasifikacije, u ovom slučaju postoje: prethodna, tekuća i završna kontrola. Svaki od njih obavlja svoje funkcije i ima karakteristične karakteristike. Preliminarna kontrola prethodi početku rada, sastavni je dio planiranja. Njegova svrha je stvaranje uslova za efikasno pokretanje proizvodnje. Na ovomU fazi se procjenjuje spremnost i kompetentnost osoblja, dostupnost potrebnih resursa, te dokumentacija aktivnosti.

Trenutna kontrola, za razliku od preliminarne, vremenski se poklapa sa fazama proizvodnje. Njegova glavna funkcija je poboljšanje toka posla. Menadžer stalno prati usklađenost svih proizvodnih operacija i radnji izvođača sa odobrenim planovima i standardima. Ponekad se ova faza naziva i "srednja kontrola", što naglašava njenu glavnu osobinu - prepoznavanje nedostataka i odstupanja na putu do cilja. Primjenjuje se na procjenu rješenja kako tekućih tako i strateških problema. Od posebnog značaja je završna ili završna kontrola. Veoma se razlikuje od drugih faza u svojim zadacima i toku.

Završna kontrola: specifičnosti

Završna faza proizvodnog procesa uključuje rješavanje nekoliko važnih zadataka. To je identifikacija stepena usklađenosti sa postavljenim ciljevima i rezultatima, procjena rada osoblja, sastavljanje liste pogrešnih proračuna i grešaka kako bi se na osnovu njih prešlo u novu fazu planiranja. Završnu kontrolu treba izvršiti prema utvrđenim kriterijumima, kako bi izvođači shvatili kako se njihov rad provjerava i kako će to uticati na njihovu naknadu. Ova vrsta nadzora povezana je sa procjenom utroška sredstava, utvrđivanjem efektivnosti strategija i taktika, te procjenom ispravnosti ranije donesenih odluka. Rezultati ove faze su izuzetno važni za budućnost organizacije, jer njeni rezultati moguizbjegavajte greške prilikom kreiranja planova za budućnost.

Procedura kontrole

Kontrola, trenutna i konačna, vrši se prema jednom algoritmu.

U prvoj fazi se prikupljaju informacije, zatim se formulišu kriterijumi evaluacije za svaku operaciju i proces, zatim određuju ciljevi i metode kontrole. Ovo je pripremna faza. Dalje, kontrola ulazi u fazu stvarne evaluacije procesa i radnji. Posljednja faza je analiza primljenih informacija i formulisanje zaključaka, sinonim je za završnu kontrolu. Kao rezultat svih ovih radnji, trebala bi se roditi menadžerska odluka.

Principi kontrole

Menadžer koji vrši kontrolu, trenutnu, stratešku ili konačnu, mora zapamtiti osnovne principe njene implementacije. Ovo uključuje:

- Pravovremenost. Između kontrolnih postupaka treba da prođe određeno vrijeme, ne smije biti prečesto kako zaposleni ne bi osjetio da mu se ne vjeruje. Ali to ne bi trebalo činiti previše rijetko kako zaposlenik ne bi imao utisak da nema kontrole.

- Fleksibilnost. Mora se prilagoditi trenutnim uslovima.

- Profitabilnost. Njegov cilj je ušteda resursa, tako da ne bi trebala zahtijevati velika ulaganja.