Elektronsko upravljanje dokumentima između organizacija: kako to funkcionira?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Elektronsko upravljanje dokumentima (EDM) je brz način za razmjenu informacija na osnovu upotrebe elektronskih dokumenata sa virtuelnim potpisima. Dugo je stekao priznanje u razvijenim zemljama svijeta kao efikasan alat za operativno poslovanje.

Essence

Elektronsko upravljanje dokumentima između organizacija je skup procesa za kreiranje, obradu, slanje, prijenos, primanje, skladištenje, korištenje i uništavanje dokumenata. Svi ovi procesi se izvode nakon provjere integriteta i potvrde prijema dokumenata.

Pravila za sprovođenje toka dokumenata između pravnih lica sprovode se po dogovoru strana. Razmjena informacija vrši se telekomunikacionim sredstvima, a dokumenti se čuvaju na elektronskim medijima. Period pohranjivanja računovodstvenih informacija ne bi trebao biti duži od zakonom utvrđenog.

Organizacijeizmeđu sebe mogu razmjenjivati formalne i neformalne dokumente sa potpisima učesnika. U oblasti preduzetničke delatnosti to mogu biti: fakture, ugovori, fakture, ugovori, ugovori, nalozi, obaveštenja, punomoći i dr. Informacije se mogu prenijeti u obliku tekstualnih, tabelarnih i grafičkih fajlova.

Svrha implementacije EDI

Preduvjeti za uvođenje EDI-a mogu biti:

• smanjenje rutinskog posla;
• smanji gubitak dokumenta;
• "transparentan" rad sa dokumentima;
• poboljšanje discipline učinka - obezbjeđivanje dokumenata na vrijeme, itd.

Među kvantitativnim ciljevima su sljedeći:

• Smanjite vrijeme obrade dokumenta za 10 puta.
• Prepolovite kancelarijske troškove.

Elektronsko upravljanje dokumentima između organizacija: kako to funkcionira

U skladu sa domaćim zakonodavstvom, elektronsko upravljanje dokumentima između organizacija obavlja se po dogovoru dvije strane. Za razmjenu podataka potrebno je da svi učesnici budu povezani na opremu jednog operatera. Dalje, korisnik treba da pošalje zahtjev za dodavanje na listu ugovornih strana. Nakon potvrde zahtjeva, učesnici sistema mogu razmjenjivati podatke.

EDI modul će morati obavljati sljedeće funkcije:

• Pozovite druge strane da razmijene podatke.
• Kreirajte adresar.
• Integracija sa računovodstvenim softverom,na primjer, 1S.
• Potpišite i šifrirajte dokumentaciju.
• Struktuj korespondenciju.
• Pratite statuse e-pošte.

Elektronsko upravljanje dokumentima između organizacija vrši se uz pomoć sertifikata. Povezivanje sa serverom i autentifikacija se vrši preko ličnog digitalnog sertifikata. Svakom korisniku sistema se izdaje EDS, pohranjen na elektronskom tokenu i zaštićen PIN kodom. Korisnik mora unijeti svoju prijavu, lozinku na lični račun. Tek nakon toga će imati pristup svojim dokumentima.

Svaki zaposlenik organizacije povezan sa sistemom može pokrenuti proces razmjene. Prije slanja dokumenta drugoj strani, on mora biti potpisan digitalnim potpisom. Ova operacija se izvodi pomoću programa Cryptopro. Dokument se šalje putem EDI-ja. Zaposlenik druge ugovorne strane dobija obavijest o prijemu novog dokumenta. Ako to prihvati, onda stavlja i EDS. Ako trebate izvršiti izmjene u dokumentu, tada se kreira nova elektronska verzija. Po završetku uređivanja potrebno je sačuvati sve promjene pomoću EDS-a. Zatim se dokument sa izmjenom šalje drugoj strani. Po potrebi se vrši elektronska koordinacija informacija.

Ako treba ponovo da izvršite promene, ceo postupak se ponovo ponavlja. Ako nema pritužbi na novu verziju, dokument se poštuje. Konačni uzorak se smatra potpisanim sa dva digitalna potpisa. Sve verzije dokumenta su pohranjene na serveru i dostupne su za pregled. Čim uzorak dobije status validnog, izmijenitidokument neće raditi. Prekinutim ugovorima se dodjeljuje status "Otkazani". Ovako se odvija elektronsko upravljanje dokumentima između organizacija.

Oprema

Šta je potrebno za elektronsko upravljanje dokumentima između organizacija? Prvo morate odabrati telekom operatera i instalirati poseban softver za razmjenu informacija. Drugo, sa svakom drugom ugovornom stranom sa kojom organizacija namjerava voditi elektronsku korespondenciju potrebno je zaključiti "Ugovor o razmjeni elektronskih dokumenata".

Takođe je potrebno instalirati EDI server na kojem će biti pohranjeni svi dokumenti. To može biti i klijentska oprema i "cloud" skladište. Pristup sistemskim podacima izvana se vrši putem aplikacije koja je instalirana na opremi zaposlenih u organizaciji. Interakcija računara sa serverom se vrši preko HTTP protokola uz dodatnu SSL 128 enkripciju. Pristup dokumentima se vrši samo preko interfejsa aplikacije i nakon prolaska autentifikacije.

EDF projekat

Projekat automatizacije procesa može trajati od nekoliko mjeseci do nekoliko godina. Termin direktno zavisi od broja procesa koje treba automatizovati, resursnih i finansijskih mogućnosti organizacije. Kratka šema za uvođenje EDI-ja je sljedeća:

• Kreiranje radne grupe.
• Formiranje ciljeva, rokova i budžeta projekta.
• Istraži postojeće procese.
• Razvoj zadataka.
• OdaberiEDI sistemi.
• Potpisivanje sporazuma o implementaciji EDS-a.
• Odobrenje pravilnika o radu.
• Popunjavanje sistemskih direktorija.
• Obuka osoblja.
• Preliminarno testiranje.
• Izdavanje naloga o uvođenju EDS-a.
• Rafiniranje softvera i operativnih procedura.
• Pokretanje pilot projekta.
• Puni prijelaz na EDI.

Greške u implementaciji EDI

U procesu automatizacije dokumenata posebnu pažnju treba posvetiti procesima u kojima je prisustvo papira propisano zakonom. Ne možete umnožavati papirni dokument elektronskim putem. To značajno usporava proces rada i izaziva negativan stav prema procesu automatizacije u cjelini. Niko ne plaća dodatno za obavljanje dvostrukog posla.

U procesu implementacije potrebno je izraditi novu proceduru za rad sa dokumentima, obučiti osoblje, a tek nakon toga se uključiti u punu implementaciju. Ovo se može postići samo ako se prednosti korištenja novih tehnologija saopšte zaposlenima.

Još jedna popularna greška je slaba studija zahtjeva za EDMS. Ako korisnici moraju da rade u nekonfigurisanom sistemu, onda se EDI proces razlikuje od onog koji je usvojen u organizaciji.

Elektronsko upravljanje dokumentima između organizacija: prednosti i nedostaci

Prednosti:

• Smanjenje troškova slanja originalnih dokumenata poštom.
• Ušteda prostora za skladištenje dokumentacije. Sve je pohranjeno elektronski.
• Jednostavno za korištenje. Dokument se šalje sa jednog radnog mesta. Brza pretraga dokumenta se vrši po statusu (poslano, primljeno, prihvaćeno, itd.).
• Instant isporuka. Sve poslate informacije stižu do primaoca u roku od nekoliko sekundi.
• Dokument se ne može izgubiti dok ne istekne period njegovog zadržavanja u sistemu.

Nedostaci:

• Da biste koristili opremu, morate kupiti licencu, koja košta puno novca.
• Najčešće se podaci mogu razmjenjivati samo između članova istog sistema.
• Elektronsko upravljanje dokumentima između organizacija u 1C ili korištenjem bilo kojeg drugog softvera razlikuje se od prethodno korištene šeme. Uvođenjem novog algoritma svi zaposleni će imati pitanja o obavljanju poslova.
• Tehnička oprema. Prije uvođenja EDI-a, organizacija treba da kupi opremu i obuči zaposlene za upravljanje novim sistemom.
• EDI se vrši korištenjem EDS-a, čija je važnost 1 godina. Certifikate je potrebno pratiti i ažurirati na vrijeme. Također je potrebno kontrolirati rok važenja potvrda druge ugovorne strane kako bi se izbjegli problemi sa porezom.

Pravna regulativa

Koji propisi regulišu elektronsko upravljanje dokumentima između organizacija? Zakonodavstvo Ruske Federacije uključuje Federalni zakon br. 63 "O elektronskom potpisu", pravila za podnošenje dokumenata Federalnoj poreskoj službi propisana su naredbom Ministarstva finansija br. MMV-7-2 / 168. EDOizmeđu organizacija vrši se na osnovu naredbe Ministarstva finansija br. 50n. Pravila za razmjenu primarnih računovodstvenih dokumenata u elektronskom obliku propisana su naredbom Federalne porezne službe broj MMV-7-6/36@. Svi EDI operateri u toku svojih aktivnosti moraju se rukovoditi naredbom Federalne poreske službe br. MMV-7-6/253@.

SBIS

Elektronsko upravljanje dokumentima između SBIS organizacija daje klijentima sljedeće pogodnosti:

• Dokumente možete slati bilo kojoj organizaciji koja je registrovana na teritoriji Ruske Federacije. Ako druga strana nije član SBIS sistema, onda će zaposlenik kompanije jednostavno kontaktirati predstavnika organizacije i poslati pozive za učešće u sistemu na njegov e-mail. Odmah nakon potvrde zahtjeva, razmjena informacija između učesnika će biti obavljena bez posrednika.
• Ne morate instalirati softver na svoj računar. Dovoljno je imati ažurnu verziju pretraživača i pristup internetu.
• Ne treba vam poseban program za rad sa podacima. Ako je izvještaj inicijalno pripremljen u softveru treće strane, na primjer, 1C, tada možete podesiti integraciju podataka sa VLIS sistemom.
• Tipični obrazac dokumenta nije instaliran. Možete slati tekst, tabelu, slike i još mnogo toga.

SKB "Kontur"

Jedan od prvih programera softvera u Rusiji takođe isporučuje opremu za elektronsko upravljanje dokumentima između organizacija. "Kontur" je razvio Diadoc sistem uz pomoć kojeg se vrši razmjena elektronskih dokumenata. Karakteristika sistema je da se pristup podacima može dobiti u inostranstvu. Kompanija je razvila roming tarife posebno za ovu svrhu. Ako želite, možete pristupiti podacima putem API-ja.

Šta vam treba?

Da poveže EDI, organizacija mora kupiti:

• licencirani softver;
• server;
• izvršite nadogradnju opreme;
• vozovo osoblje;
• podesite i integrišite EDMS za rad sa internim aplikacijama.

Ovakva ulaganja su potrebna da bi se povezalo elektronsko upravljanje dokumentima između organizacije? Uključivanje u troškove konsultacija tehničke podrške, EDMS-a i ažuriranja softvera je druga faza ulaganja. Ovi troškovi će se morati plaćati mjesečno.

Zaključak

Papirni radni tok se zamjenjuje elektronskim. To ne samo da smanjuje troškove procesa organizacije, već i povećava efikasnost poslovanja u cjelini. Da bi EDI uspješno funkcionisao, potrebno je jasno formulirati ciljeve implementacije sistema i pravilno konfigurirati opremu.