Elektronsko upravljanje dokumentima: prednosti i nedostaci, suština sistema, načini implementacije

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Sve više kompanija prelazi na elektronsko upravljanje dokumentima, što podrazumeva upotrebu različitih programa za kreiranje i skladištenje dokumenata. Istovremeno, organizacija nema arhivu koja sadrži papirne kopije dokumenata. Postoje mnoge prednosti elektronskog upravljanja dokumentima, zbog kojih poduzetnici rado odbijaju korištenje papirnih dokumenata. Ali da biste prešli na njega, potrebno je da instalirate specijalizovani softver na radnim računarima, kao i da imenujete odgovornog radnika koji će se baviti ovim tokom rada.

Koncept elektronskog upravljanja dokumentima

Predstavlja ga moderna metoda rada sa raznolikom dokumentacijom. U toku rada bilo koje organizacije nastaje mnogo različitih papira, koji se moraju stalno štampati i čuvati u posebnoj prostoriji na duži vremenski period.

Ako preduzetnik ili kompanija ima pravilno izvršenuelektronski potpis, koji dokumenti su ovjereni u elektronskom obliku, onda nije potrebno štampati ovu dokumentaciju na papiru.

Prednosti elektronskog upravljanja dokumentima

Postoje mnoge prednosti prelaska na elektronsku dokumentaciju ovjerenu od strane EDS-a. Zbog prisutnosti brojnih pozitivnih parametara sve više poduzetnika prelazi na ovaj način dokumentiranja. Ali prvo biste trebali procijeniti prednosti i nedostatke elektronskog upravljanja dokumentima. Ključne prednosti uključuju:

• promptno traži potrebnu dokumentaciju zbog kompetentnog strukturiranja i pouzdanosti skladištenja;
• struktura toka rada je centralizirana;
• svi dokumenti se mogu pohraniti elektronski na različitim medijima, pa čak i na udaljenim serverima, pa čak i ako izbije požar u kancelariji, ne morate brinuti da će bilo koja važna dokumentacija biti uništena;
• svi dokumenti se lako registruju i odobravaju;
• svi papiri se potpisuju na osnovu njihovog slanja putem elektronskih komunikacijskih kanala, što uštedi značajnu količinu vremena i truda zaposlenima bilo kojeg preduzeća;
• ako je potrebno, možete napraviti kopiju željenog dokumenta za nekoliko sekundi;
• revizija je umnogome pojednostavljena, jer se obavlja u elektronskom obliku, a za ove svrhe možete pozvati i angažovane stručnjake koji dokumentaciju dobijaju elektronskim putem.

BenefitsSistemi za elektronsko upravljanje dokumentima su značajni i neosporni, ali prije nego što pređete na njih, trebali biste procijeniti negativne aspekte svakog sistema.

Sistemski nedostaci

Prednosti implementacije elektronskog sistema upravljanja dokumentima su neosporne, ali ovaj proces ima neke nedostatke. Ovo uključuje:

• nužna registracija elektronskog digitalnog potpisa, za čiju izradu se uplaćuje veliki iznos sredstava;
• nema mogućnosti korištenja elektronskih dokumenata ako partneri nisu prešli na elektronsko upravljanje dokumentima;
• mnogo novca i vremena se troši na instaliranje dodatnog softvera i zapošljavanje pouzdanog radnika koji održava svu elektronsku evidenciju;
• još nisu popravljeni striktno unificirani formati takvog toka rada;
• mnogi izvođači i kupci sumnjaju u upotrebu elektronskih dokumenata potpisanih sa EDS-om.

Stoga, svaki preduzetnik mora prvo proučiti prednosti i nedostatke elektronskog upravljanja dokumentima kako bi donio ispravnu i relevantnu odluku.

Razlog razvoja

Prednosti elektronskog upravljanja dokumentima su brojne i značajne. To dovodi do toga da se stalno razvija i uvodi u rad raznih preduzeća, koja nisu samokomercijalne, ali i javne. Glavni preduslovi za njegov efikasan i kontinuirani razvoj su:

• Predviđena je mogućnost njegove primjene u poreskom zakonodavstvu. Određene vrste poreskih prijava mogu se podnijeti samo elektronskim putem. Ovo se odnosi na izvještaje o premijama osiguranja navedenim u PF za zaposlene, kao i na 3-NDFL deklaraciju koja se podnosi Federalnoj poreznoj službi za svakog zaposlenog u preduzeću. Čak se i SZV-M izvještaj za sve zaposlene u kompaniji dostavlja elektronski ako organizacija zapošljava više od 25 ljudi. Stoga su neke kompanije jednostavno prinuđene da pređu na elektronsku dokumentaciju, jer ionako moraju izdati EDS.
• Glavne prednosti elektronskog upravljanja dokumentima uključuju mogućnost popravljanja u računovodstvu. Na osnovu Saveznog zakona br. 402, primarna računovodstvena dokumentacija se može generisati ne samo u papirnom, već iu elektronskom obliku, ako je moguće overiti elektronskim potpisom.
• Od 2017. godine počeo je efektivni razvoj toka dokumenata u pravnim postupcima. Sada svaka sudska odluka mora biti objavljena u otvorenim izvorima. Pored toga, sve firme i pojedinci imaju mogućnost da podnesu zahtev ili žalbu elektronskim putem, za šta je potreban EDS. Dakle, elektronski potpis ne izdaju samo velike kompanije, već čak i pojedinci.
• Razvoj elektronskih tehnologija se odvija ubrzano, tako da sada skoro svi imaju pristup internetu, što umnogome pojednostavljuje proces komunikacije sa drugimaljudi i vladini službenici.

Stoga se može tvrditi da upotreba takvog toka posla postaje sve traženija.

Još jedna značajna korist

Pored toga, mnoge kompanije sarađuju sa preduzećima koja se nalaze u drugim regijama ili državama, tako da je mnogo lakše razmjenjivati različite dokumente prilikom vođenja elektronskog upravljanja dokumentima. Ovo vam omogućava da značajno povećate prodajna tržišta i uspostavite kontakte sa direktnim proizvođačima.

Ovo je dodatna značajna prednost elektronskog upravljanja dokumentima. Poboljšanje kvaliteta upravljanja uočeno je od prvog dana uvođenja odgovarajućeg sistema.

Kako ući?

U početku, rukovodilac preduzeća procenjuje prednosti i nedostatke elektronskog sistema upravljanja dokumentima. Ako se donese odluka da se to uvede u kompaniju, tada se za to provode sljedeći koraci:

• Održava se skupština akcionara na kojoj se glasa za implementaciju ovog sistema.
• Ako je odluka pozitivna, tada odgovarajući nalog izdaje direktor kompanije.
• Preporučljivo je izraditi interni propis koji reguliše pravila korišćenja elektronske dokumentacije.
• Odaberite potpis koji će se koristiti u procesu potpisivanja različitih dokumenata.
• Ukoliko se odabere jednostavan potpis, onda se on stavlja na osnovu kodova i lozinki, kao i na druge načine i pristupa njemuograničeno, stoga se imenuje određena osoba koja će se baviti odobravanjem elektronske dokumentacije.
• Odabrano je tijelo za izdavanje certifikata. Predstavlja ga specijalizovana organizacija koja se bavi elektronskim upravljanjem dokumentima. Važno je odabrati kompaniju s kojom će biti profitabilno i ugodno sarađivati. Trebali biste unaprijed procijeniti cijenu ponuđenih usluga, kao i različite funkcije koje se mogu koristiti tokom saradnje. Utvrđuje se kakvu odgovornost snosi odabrani centar za različite greške koje mogu nastati u procesu vođenja elektronskog upravljanja dokumentima.
• U pripremi su dokumenti na osnovu kojih se zaključuje ugovor sa odabranim centrom.
• Ugovor sa odabranom organizacijom se objašnjava. Nakon toga, centar kreira i izdaje EDS certifikat ključu svom klijentu.
• Postoji direktno uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima u rad organizacije. Da bi se to uradilo, svi papirni dokumenti se pretvaraju u elektronski oblik i uspostavlja se procedura za razmjenu elektronske dokumentacije.

Fakture se mogu sastavljati elektronski, ali prvo treba da se uverite da će upotreba takve dokumentacije biti zgodna za drugu stranu. Ovo je zbog činjenice da kompanija mora imati tehnička sredstva za obradu ovih dokumenata.

Izbor EDS

Uključeno čak iu prednosti elektronskog upravljanja dokumentima su smanjeni troškovi pripremebrojni papirni dokumenti. Ali u svakom slučaju, morat ćete snositi određene troškove. Oni se odnose na izvršenje elektronskog potpisa koji se koristi u postupku odobravanja elektronske dokumentacije.

ETS se može predstaviti u nekvalifikovanom ili kvalifikovanom obliku.

Nekvalifikovano

Izdaje se pomoću kriptografske transformacije podataka, za šta se koristi poseban ključ koji je dostupan vlasniku EDS-a. Važno je unaprijed odlučiti ko će tačno u kompaniji potpisivati elektronske papire.

Uz pomoć ovakvog potpisa možete otkriti razne promjene učinjene u dokumentaciji nakon što je potpisana.

Kvalificirani

Da bi to uradila, kompanija dobija poseban sertifikat koji sadrži EDS verifikacioni ključ. Za kreiranje takvog potpisa uzimaju se u obzir zahtjevi navedeni u Federalnom zakonu br. 63.

Obično se takav EDS koristi u velikim kompanijama koje nastoje da čuvaju poslovnu tajnu, stoga je zahvaljujući poboljšanom kvalifikovanom EDS-u osigurana sigurnost elektronskih dokumenata.

Nakon odabira određene vrste elektronskog potpisa, zaključuje se ugovor sa odabranim sertifikacionim centrom.

Pravila za uvođenje sistema u rad kompanije

Prednosti elektronskog upravljanja dokumentima u odnosu na papirni smatraju se neospornim, ali se često u procesu njegove implementacije u rad organizacije javljaju određene poteškoće. Stoga, pravila ovog procesa uključuju:

• u početku se nalogom šefa imenuje specijalista koji će se baviti prevođenjem papirnih dokumenata u elektronski oblik;
• na svaki radni računar instaliran je poseban softver koji vam omogućava da potpišete dokumente sa prethodno izdatim EDS-om;
• prilikom sastavljanja, obrade i dogovaranja različite dokumentacije vode se računa o osnovnim pravilima kancelarijskog rada, koja važe i za papirnu dokumentaciju;
• elektronski dokumenti moraju imati sve potrebne podatke, pečate i EDS;
• informacije se mogu unijeti u propise kompanije o tome koje metode potvrđivanja radnji sa ovim dokumentima će se primjenjivati.

Proces se ne smatra previše teškim ako se dobro razumije.

Pravila saradnje sa drugim kompanijama

Svaka kompanija koja implementira ovakav sistem u svom radu želi da koristi elektronsku dokumentaciju u saradnji sa svojim glavnim partnerima. Da biste to učinili, prilikom sklapanja ugovora sa drugom kompanijom, u tekst dokumenta treba uključiti klauzulu da će se svi papiri prenositi putem elektronskih komunikacijskih kanala. Nakon toga se sastavlja potrebna dokumentacija i potpisuje prethodno izdati EDS. Svi EDS alati moraju biti certificirani, inače se ne mogu koristiti u toku rada kompanije.

Mnogo je lakše uspostaviti takav tok rada sa raznim vladinim agencijama, na primjer, sa Federalnom poreskom službom ili Penzijskim fondom. To je zbog činjenice da takve organizacije već imaju potreban softver zarad sa elektronskom dokumentacijom.

Kako se pohranjuju dokumenti?

Glavna prednost elektronskog upravljanja dokumentima je to što u organizaciji nije potrebno izdvojiti posebnu prostoriju za kreiranje arhive, budući da se svi papiri pohranjuju na računarima, serverima ili raznim elektronskim medijima. Ali ipak, svaka kompanija mora platiti propisno čuvanje dokumentacije kako joj ne bi pristupile neovlaštene osobe ili organizacije.

Prilikom skladištenja elektronskih dokumenata, uzimaju se u obzir sljedeća pravila:

• obavezno se sastavlja nomenklatura predmeta za cijelu kompaniju, a njen izgled i sadržaj zavise od djelatnosti u kojoj kompanija posluje;
• vrši se ispitivanje vrijednosti dokumenata;
• svaka dokumentacija je označena upotrebom elektronskog upravljanja dokumentima;
• svi dokumenti moraju biti arhivirani.

Kada se ova pravila uzmu u obzir, neće biti teško ispravno pohraniti dokumentaciju u elektronskom obliku.

Zaključak

Postoje mnoge prednosti elektronskog upravljanja dokumentima. Poboljšanje kvaliteta rada kompanije je posljedica njegove implementacije. Da biste to učinili, važno je donijeti odgovarajuću odluku za menadžment preduzeća, odabrati centar za sertifikaciju i izdati EDS. Na računarima je instaliran poseban softver, a potrebne su izmjene regulatornih lokalnih akata kompanije.

Uz pomoć elektronske dokumentacije to je uvelike pojednostavljenoposlovanje kompanije, kao i lakoća saradnje sa drugim firmama i državnim organizacijama.