Sistem za elektronsko upravljanje dokumentima (EDMS): šta je to, karakteristike i preporuke

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Prije nekoliko godina o elektronskim sistemima za upravljanje dokumentima govorilo se kao o svijetloj budućnosti. Danas se već aktivno koriste u privatnim i javnim preduzećima. Ali najvažnije je da potražnja za EDMS stalno raste. Šta je sistem za elektronsko upravljanje dokumentima i kako funkcioniše, razmotrimo primer sistema koji rade u Ruskoj Federaciji.

Pozadina

Da bismo bolje razumjeli kako EDMS program funkcionira, potrebno je pregledati osnovne koncepte i zadatke. Ključni faktori su oni koji određuju izbor određenog sistema.

Ako organizacija može funkcionisati u uslovima neformalnog upravljanja, onda nema potrebe za upravljanjem dokumentima. Pojavom poslovnih procesa javlja se potreba za upravljanjem mehanizmom uz pomoć uredne dokumentacije. Ako ne postupite sa papirima na vrijeme, oni će se početi gomilati i gubiti.

Posebna šema za skladištenje datoteka koristi se kao alternativa papirnim medijimana serveru. Ali ni to ne radi dugo. Kako obim kompanije raste, potreba za pohranjivanjem i sinhronizacijom informacija raste.

Postoji dilema: da li koristiti stare papirne medije ili EDMS za čuvanje informacija. Šta je toliko važno što možete dobiti zahvaljujući elektronskom sistemu? Povećajte efikasnost organizacije.

Ekonomski efekat

Efikasnost rada se može povećati na dva načina: smanjiti troškove ili povećati rezultate. Dokumenti EDMS omogućavaju postizanje dva cilja odjednom. Odnosno, implementacija sistema omogućava organizaciji da troši manje, ali zarađuje više.

Smanjenje troškova kroz smanjene troškove papira, gubljenje vremena, ubrzanje komunikacije, promjenu kulture kompanije.

Da biste procenili efikasnost EDMS programa, potrebno je da izračunate vreme utrošeno na papirologiju. Konsultantske kompanije procjenjuju da takve operacije oduzimaju 20% radnog vremena. U sistemu ruske birokratije to traje još više - 60% vremena. Uvođenje EDMS će smanjiti ove troškove za najmanje 10 puta.

Kancelarski rad i tok dokumenata

Dva pojma su povezana. Vođenje evidencije je termin koji se odnosi na formalni skup pravila za rad sa dokumentima. Neki EDMS sistemi se mogu prilagoditi pravilima kancelarijskog rada, ali postoje i oni sistemi na osnovu kojih se kancelarijski rad već formira.

Dokument je jedinica za skladištenje informacija u EDMS-u. Tok dokumenata se formira odrazličiti izvori: drugi sistemi, aplikacije, e-mail, ali prije svega - sa skeniranih papirnih medija. Stoga su skeneri i druga oprema sastavni dio EDMS-a. Sistem pohranjuje sve dokumente, održava njihovu istoriju, osigurava kretanje kroz organizaciju i obavlja poslovne procese sa njima.

U takvoj bazi podataka postoji odluka, instrukcija i naredba SED-a. Preko njih se upravlja organizacijom. Svaki dokument se isporučuje sa "pomoć". Skup polja u obrascu zavisi od vrste dokumenta. Informacije se pohranjuju u sistemu u obliku baze podataka svakog polja takve kartice.

Funkcije i zadaci EDMS-a

Program za upravljanje dokumentima je dizajniran za rješavanje sljedećih zadataka:

• sistematizacija rada sa dokumentima.
• kreiranje dokumenata prema šablonima, njihovo skladištenje registracije;
• računovodstvena automatizacija;
• klasifikacija dokumenta.

Pogledajmo bliže funkcije SED-a. Program toka posla se koristi za:

• kreiranje kartica.
• formiranje teksta dokumenta;
• sačuvaj podatke kao pdf ili ms word;
• upravljanje pravima pristupa korisnika;
• kreiranje ruta;
• kontrola toka dokumenata;
• slanje obavještenja, podsjetnika;
• dnevnik, imenici, klasifikatori;
• generacija narudžbi;
• pretražite i potpišite dokumente;
• generacija izvještaja.

Opće sistemske funkcije uključuju:

• remoterad sa dokumentima;
• koristeći DBMS za pohranu podataka;
• istovremeni rad sa EDMS;
• sigurno putem certifikata, bar kodova i personalizacije.

Prednosti i nedostaci

Prelazak na SED ima više prednosti nego nedostataka. Međutim, loše organizovan projekat može uništiti sve prednosti automatizacije. Ciljevi implementacije EDMS-a moraju biti ostvarivi. Prednosti uključuju:

• centralizovano strukturirano skladištenje informacija;
• isti pristup formiranju i obradi dokumenata;
• koristeći šablone;
• traži;
• pristup reviziji.

Nedostaci uključuju visoke početne troškove i rigoroznu obuku korisnika.

Procesi dokumenata

U EDMS-u, elektronsko upravljanje dokumentima prolazi kroz niz faza, tokom kojih se dokumentu dodjeljuju određena svojstva. Obrada se vrši i ručno i automatski. U drugom slučaju postavite:

• uslovi za prelaze između faza;
• razdvajanje rute;
• ciklus obrade;
• pokreni podprocese, tajmere, procedure obrade;
• korisničke uloge su postavljene.

Vrste tretmana:

• Kreiranje dokumenta.
• Uređivanje.
• Preimenovanje.
• Move.
• Sačuvaj.
• Indeksiranje.
• Brisanje.

SED troškovi

Upravljanje dokumentima ne može u potpunosti funkcionirati bez licence, servera, potpunog podešavanja i obuke svih korisnika. Svaki od ovih elemenata zahtijeva velike novčane troškove. Osim toga, ne treba zaboraviti na integraciju EDMS-a sa drugim sistemima, ažuriranje baza podataka i softvera, konsultacije tehničke podrške i ostale troškove održavanja.

Uvođenje EDMS-a

Provedba projekta može potrajati nekoliko mjeseci. Proces zavisi kako od broja procesa dokumentacije, tako i od finansijskih, organizacionih i resursnih mogućnosti. Implementacija se vrši prema sljedećem algoritmu:

• kreiranje radne grupe, identifikacija vođe;
• definirajte ciljeve i ciljeve;
• provjera postojećih procesa dokumentacije;
• razvoj projektnog zadatka;
• SED izbor;
• zaključivanje ugovora za implementaciju EDS-a;
• izrada i usvajanje pravilnika o radu;
• Provjera početnog sadržaja direktorija;
• EDS pre-test;
• trening osoblja na poslu;
• test implementacije EDMS-a;
• analiza rezultata testa;
• ispravka greške;
• potpuna implementacija EDMS-a.

Greške u implementaciji

Posebnu pažnju treba posvetiti onim procesima za koje je potreban papirni dokument. Glavna greška je umnožavanje papirnog dokumenta sa elektronskim. To otežava rad i izaziva negativan stav prema automatizaciji. Niko ne plaća dodatno za obavljanje dvostrukog posla. Neophodno je graditi automatizaciju procesa bezumnožavanje. Druga greška je nepripremljenost osoblja. Najčešće se novi procesi doživljavaju s neprijateljstvom. Stoga je potrebno zaposlenima objasniti zašto se EDMS uopće uvodi, kako bi svjesno pristupili procesu učenja.

Tehnologije skladištenja dokumenata

U EDMS-u elektronsko upravljanje dokumentima se sastoji od atributa na osnovu kojih se vrši pretraga, klasifikacija, grupisanje i izvještavanje. Ponekad se dokument kreira prema šablonu, ponekad prenosom podataka iz baze podataka. Atributi se pohranjuju u tabelama. Sama datoteka se stavlja u mapu za pohranu, informacije iz nje se stavljaju u DBMS direktorij. Samo korisnici EDMS-a mogu pristupiti podacima.

Šta je inline skeniranje?

Potpuna obrada dokumenata sa naknadnim stavljanjem njihovih uzoraka u arhivu vrši se pomoću skenera. Tokom procesa skeniranja, moguće je automatski kreirati bar kod na dokumentu i registrovati ga u bazi podataka sa naknadnim smjerom duž određene rute.

Optičko prepoznavanje teksta

Ovaj sistem za upravljanje elektronskim dokumentima EDMS pretvara elektronsku sliku dokumenta u foto ili jpeg formatu u tekstualni format. U ovom slučaju se koristi poseban softver u vidu samostalne aplikacije ili integrisan ESCOM. BPM u EDMS. Šta je ESCOM. BPM? Ovo je program za prepoznavanje dokumenata kucanih u različitim fontovima. Međutim, vrijedi napomenuti da samostalne aplikacije imaju više funkcija i prepoznaju čak i rukom pisani tekst.

barkodiranje

Ova tehnologija pruža skup procedura za kreiranje i primjenu grafičkog bar koda na dokument. Jedinstveni bar kod se generiše preko sistemskog servera. Takođe omogućava identifikaciju dokumenta, njegovu brzu pretragu u bazi podataka i distribuciju na lokacijama za skladištenje. Prilikom registracije dokumenta na etiketi se ispisuje bar kod koji odgovara identifikatoru elektronske kartice. Zalijepljen je na papirnu verziju dokumenta.

EDS

Digitalni potpis vam omogućava da provjerite ispravnost dokumenta i nepromjenjivost podataka. Potpisivanje se vrši uz pomoć kriptografskog provajdera i softverskog ključa – sertifikata. Potonji je datoteka u posebnom formatu, koja se regenerira u centru za izdavanje licenci. Da biste osigurali sigurnost informacija, trebali biste pohraniti certifikat na pametnu karticu ili I-Token ključeve. Zaštićeni su PIN-om. Ako se PIN unese pogrešno nekoliko puta, sertifikat će se automatski blokirati.

Traženje punog teksta i atributa

Traženje atributa se vrši kroz poseban obrazac koristeći nekoliko vrijednosti iz polja kartice. Na primjer, kriterij "Račun" traži podatke u polju "Primalac" ili "Pošiljalac". Istovremeno, sistem uspoređuje unesene kriterije sa podacima u karticama i u rezultat unosi one kartice koje su odgovarale. Pretraga se zasniva na tačnom ili delimičnom podudaranju.

Traženje punog teksta se vrši prema podacima udokument, uključujući forme riječi kroz ugrađene DBMS alate kao što su MS SQL SERVER, ORACLE. Za potpunu pretragu, datoteke se moraju unijeti u bazu podataka u formatu dokumenta (doc), tabele (xls), prezentacije, poruke.