Primjer svrhe službenog putovanja za pravilnu registraciju

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Poznato je da se primjer svrhe službenog putovanja lako može pronaći u specijalizovanim časopisima za računovođe. Čini se da nije teško iskoristiti gotova iskustva. Međutim, ako je svrha putovanja pogrešno formulisana, troškovi tog putovanja ne mogu se uzeti u obzir u troškovima za smanjenje oporezive dobiti preduzeća. Stoga je potrebno promišljeno i pažljivo opravdati poslovni „put“zaposlenog.

Koje dokumente pripremiti

Veoma je zgodno kada u organizaciji radi specijalista koji zna kako da organizuje službeno putovanje. Ali u vremenima masovnih otpuštanja, mnogi vlasnici malih preduzeća moraju da vode sopstvene evidencije i da rade većinu službene papirologije.

Privatne preduzetnike i zaposlene koji nisu završili računovodstvene kurseve po potrebi zanima kako se obrađuju putni troškovi.

Nije tajna da ova procedura uključuje nekoliko koraka.

1. SupervizorPreduzeće izdaje nalog za službeno putovanje na obrascu T9. Sadrži:

• Puno ime zaposlenik;
• njegov broj osoblja;
• pozicija;
• odjel kompanije (odjel, sektor, odjel) u kojem zaposleni radi;
• ciljevi i ciljevi putovanja, njegovo vrijeme, izvori finansiranja (obično sredstva poslodavca);
• destinacija.

U prilogu narudžbe je priložen dokument - razlog putovanja (dopis ili pozivnica).

Do 2013. godine bilo je potrebno pripremiti i servisni zadatak i putnu potvrdu. Ovi obrasci više nisu potrebni. Troškovi rada računovođa su se smanjili, ali su se pojavila nova pitanja: kako potvrditi činjenicu službenog puta i kako dokazati da je svrha službenog puta ostvarena?

S tim u vezi, u mnogim organizacijama zaposleni i dalje izdaju putne potvrde. Ovo je mali i u isto vrijeme vrlo informativan dokument. Svrha putne potvrde je ista kao u narudžbi.

2. Poslodavac kupuje putne karte, rezervira hotelsku sobu.

3. Ustupljeni radnik potpisuje da je upoznat sa naredbom, prima putne karte i podatke o mjestu stanovanja.

4. Dnevnice se obračunavaju. Po zakonu, to su:

- 700 rub. po danu - kada putujete unutar teritorije Ruske Federacije.

- 2500 rub. po danu - za službena putovanja u inostranstvo.

Poslodavac može samoinicijativno povećati uplate, ali će u tom slučaju biti u obavezi da doprinosi budžetuPorez na dohodak fizičkih lica naplaćen na iznose koji prelaze navedene vrijednosti.

5. Plata zaposlenog se obračunava za vrijeme njegovog boravka van glavnog mjesta rada. To je prosječna dnevna zarada pomnožena sa brojem dana službenog puta. Ako vrijeme provedeno na službenom putu padne djelimično na vikende ili praznike, plata za ovaj dan se obračunava po duploj stopi.

6. Po povratku sa puta, zaposleni popunjava avans o nastalim troškovima na obrascu br. AO-1 i prilaže propratnu dokumentaciju: putne karte, vaučer za hotelski smještaj, putnu listu, čekove za plaćanje goriva, po potrebi..

7. Sumirajući: da li je svrha putovanja postignuta? Zaposleni priprema pismeni izvještaj ili dostavlja dokumente koji potvrđuju izvršenje radnog zadatka.

Šta ako se navedena svrha putovanja ne postigne?

Mogu li se putni troškovi u ovom slučaju uzeti u obzir za smanjenje oporezive osnovice? Ovo pitanje još uvijek izaziva kontroverze između računovođa i predstavnika Federalne porezne službe. Potonji tvrde da se troškovi neuspješnog putovanja ne prihvataju u porezno računovodstvo.

Računovodje i vlasnici firmi, zauzvrat, postavljaju zahtjeve za priznanje da je službeni put proizvodne prirode, bez obzira na rezultat. Često uspevaju da brane svoje gledište na sudu.

Konkretno, vrlo čest primjer svrhe službenog putovanja - "Potpišite ugovor sa kupcem." Tu jevjerovatnoća da se transakcija neće dogoditi. U ovom slučaju, porezni organi smatraju da je nerazumno troškove službenog putovanja pripisati troškovima za smanjenje dobiti. Međutim, čelnici preduzeća su više puta uspevali da dokažu da su tokom pregovora uspostavljene čvrste poslovne veze sa potencijalnim kupcima, što može dovesti do zaključenja ugovora u budućnosti. Sud je priznao pravo poreskog obveznika da prihvati putne troškove za poresko računovodstvo.

"Univerzalni" tekst za zadatke na poslu

Trenutno, iskusni revizori preporučuju: ako postoji sumnja da će svrha putovanja biti postignuta, bolje je to naznačiti u narudžbi općenito. Prilikom postavljanja ciljeva dozvoljeno je korištenje besplatnih formulacija. Evo primjera svrha službenih putovanja koje ne obavezuju zaposlenika da dokumentira činjenicu izvršenja zadatka:

Ivanov I. I on ide u grad N-sk za:

• rješavanje proizvodnih problema,
• pregovori o mogućoj saradnji,
• uspostavljanje poslovnih kontakata,
• istražite tržište za mogućnost kupovine robe.”

Ustupljeni radnik nije izvršio zadatak naveden u narudžbi

Ako je konkretan cilj postavljen, a on nije postignut, dozvoljeno je od zaposlenog tražiti objašnjenje koje sadrži podatke o:

• zašto servisni zadatak nije uspio,
• šta je rezultat putovanja,
• nego je "putovanje" ekonomski korisno za kompaniju.

Ako postoji pismo od poreske službevlasti, po pravilu, priznaju legitimnim prihvatanje putnih troškova za poresko računovodstvo.

Koji uslovi moraju biti ispunjeni kada se dodjeljuje uslužni zadatak?

Nažalost, normativni dokumenti ne daju tačne primjere svrhe službenih putovanja kao uzorak. Zadatke koje zaposleni mora riješiti tokom putovanja, poslodavac samostalno određuje. Međutim, prilikom sastavljanja narudžbe, važno je uzeti u obzir neke točke:

1. Da bi se putni troškovi prihvatili u poresko računovodstvo, potreba proizvodnje za preseljenjem zaposlenog u drugi grad ili državu mora biti očigledna. Na primjer, troškovi putovanja na korporativni događaj ili ceremoniju dodjele nagrada ne mogu biti uključeni u troškove za smanjenje profita.
2. Ciljevi i ciljevi službenog puta moraju odgovarati radnim obavezama zaposlenog.
3. Datum i ruta "putovanja" ne mogu biti u suprotnosti s njegovim uzrokom. Na primjer, ako je zaposlenik poslan na službeni put radi učešća na izložbi, on mora otići u suprotnom smjeru u roku od 24 sata nakon završetka događaja.

Putovanje višeg osoblja

Prva lica kompanija i njihovi zamjenici putuju u druge gradove i države, po pravilu, za:

• vodenje ključnih pregovora sa partnerima,
• učešće na zvaničnim događajima,
• uspostavljanje kontakata sa potencijalnim kupcima.

Službeno putovanje menadžera najčešće se izdaje ne po nalogu u obrascuT9, ali sa naredbom koja sadrži frazu: “Odlazim za _ radi …”. U nalogu, kao iu nalogu, potrebno je navesti puno ime. i položaj uposlenika, odredište, svrhu i ciljeve službenog putovanja.

Evo primjera radnih zadataka koje prva osoba kompanije može dodijeliti sebi ili svojim zamjenicima:

• pregovaranje sa Komplekt LLC;
• demonstracija uzoraka proizvoda Standard LLC;
• učešće na izložbi "Električni materijali Rusije", Moskva 27. septembra 2016;
• održavanje prezentacije za učesnike skupa Cosmotechnics 20. jula 2016;
• učešće na seminaru "Kako preživjeti finansijsku krizu" 21. avgusta 2016. godine, održan od strane LLC Centra za obuku "Consultation" u Moskvi;
• predavanje studentima i postdiplomcima Moskovskog državnog univerziteta na temu "Državna podrška domaćim proizvođačima";
• razmjena iskustava sa učesnicima konferencije "Posao je lako i zabavno", održane od 10. do 15. oktobra 2016.;
• profesionalni razvoj;
• iskusite nove tehnologije.

Službeni put direktora i njegovih zamjenika može biti vezan i za provjeru kvaliteta rada filijala kompanije. Evo nekoliko primjera:

• sumiranje rezultata finansijskih i ekonomskih aktivnosti podružnice Naša firma doo za 1. polovinu 2016. godine;
• učešće u reviziji finansijskog i trgovačkog poslovanja ogranka OOO "Enterprise" u N-sk;
• analizakvalitet rada i certificiranje osoblja dodatne kancelarije br. 0233 u A-sk od 02.09.-10.09.2016.

Po potrebi, svrha putovanja može se podijeliti na nekoliko užih zadataka. Obično nisu naznačeni u narudžbi, ali se odražavaju u internim dokumentima kompanije.

Tako se, na primjer, za cilj “pregovaranja sa Perspektiva doo o mogućoj saradnji” mogu postaviti sljedeći zadaci:

Upoznavanje i lični sastanak sa generalnim direktorom Perspektiva doo: demonstracija promotivnih materijala, uzoraka proizvoda, razgovor o uslovima isporuke

Planirani rezultat:

• za uspostavljanje kontakta sa direktorom Perspektiva doo,
• da mu donesete informacije o konkurentskim prednostima proizvoda Naše kompanije i prednostima saradnje,
• pregovarajte ugovor za isporuku prve serije robe.

2. Učešće na sastanku sa odeljenjem nabavke DOO "Enterprise", diskusija o uslovima ugovora.

Planirani rezultat:

• Ostvarite pravo na isporuku robe pod uslovima 100% pretplate, pod uslovom da Perspektiva doo obezbedi veleprodajni popust od najviše 20% cene navedene u cenovniku (opcija 1);
• Dogovor o nabavci robe u količini od jedne tone repromaterijala mjesečno, bez popusta, uz plaćanje na rate na period ne duži od 3 sedmice (opcija 2).

Po povratku sa putovanja, direktor sumira da li je svrha putovanja postignuta.

Poslovna putovanja menadžera prodaje

Kako rezervisati poslovno putovanjezaposlenik odgovoran za korisničku podršku i prodaju? Menadžeri prodaje obično postavljaju jasne ciljeve, izražene u kvantitativnom smislu. Koliko dobro i efikasno zaposleni ispunjava poslovni plan zavisi od njegove zarade i izgleda za karijeru.

Ukoliko zaposlenik odgovoran za rad sa klijentima ne obavi glavni zadatak poslovnog putovanja (obavlja prodaju), poslodavac i dalje želi da dobije što više informacija o potencijalnom kupcu, izgledima za saradnju sa njim, kao i razlozi zbog kojih je uspio zaključiti posao.

Pored toga, važno je da rukovodilac kompanije čiji je cilj proširenje baze klijenata da razume sa kojom od konkurentskih firmi potencijalni kupac sarađuje i pod kojim uslovima se sklapaju ugovori..

Dakle, kada menadžer prodaje ode na službeni put, on dobija višeslojni cilj, koji uključuje zadatke koji se ne odnose samo na pregovore sa kupcem, već i na prikupljanje tržišnih informacija.

Zadatak glavne dužnosti može zvučati ovako:

• pregovaranje i uspostavljanje početnog kontakta sa Future Client LLC;
• zaključivanje ugovora o nabavci materijala za kompaniju AD "Kupac";
• proširivanje baze kupaca, istraživanje tržišnih prilika u N-ska;
• učešće na izložbi "Građevinski materijali danas" 01. avgust 2016;
• razmjena iskustva sa menadžerima prodaje zapadnog ogranka kompanije; učešće u korporativnimKonferencija profitabilnih ponuda;
• Obuka novih zaposlenika West Branch odjela prodaje;
• organizacija i održavanje seminara "Uspješan rad".

"Zaključivanje ugovora o isporuci robe" je najpopularnija svrha službenih putovanja zaposlenih odgovornih za rad sa kupcima. Može se otkriti u problemima:

• sastanak sa predstavnikom odjela nabavke Future Customer LLC, identifikacija i analiza potreba;
• Posjeta konkurentskim preduzećima LLC "Rival 1" i JSC "Rival 2" kao "tajni kupac": dobijanje cjenovnika, prikupljanje informacija o uslovima saradnje sa kupcima, sastavljanje izvještaja za odjel marketinga, identifikacija snage DOO "Rival 1" i JSC "Rival 2";
• pregovori sa šefom odeljenja nabavke Future Client LLC, demonstracija uzoraka proizvoda, dogovor o uslovima ugovora;
• sastanak sa izvršnim direktorom Future Client LLC, potpisivanje ugovora.

Po povratku s putovanja, menadžer prodaje mora podnijeti izvještaj o realizaciji svakog zadatka i postignutim rezultatima. Uz njega se prilažu zapisnici o pregovorima, analiza potreba potencijalnog klijenta, materijali za marketinško istraživanje, kopije komercijalnih ponuda, potpisan ugovor (ako postoji).

Slično, svrha službenog putovanja može se formulirati za šefa odjela za klijente ili direktora odjela prodaje.

Upravljačkom timu se mogu dodijeliti sljedeći zadaci:

• provođenje internogrevizija prodajnih transakcija,
• kontrola rada filijale kompanije,
• učešće na sastanku Odbora za poboljšanje korisničkog iskustva,
• pružanje izvještaja o prodaji članovima odbora na godišnjoj skupštini.

Putovanje radi kupovine zaliha

Direktori preduzeća, kao i zaposleni u odjelima nabavke, često odlaze na službena putovanja radi kupovine robe za potrebe preduzeća.

U ovom slučaju, u nalogu se može navesti bilo koji primjer svrhe službenog putovanja od sljedećeg:

• pregovaranje sa mogućim dobavljačem 1 LLC i mogućim dobavljačem 2 LLC, razgovarajući o uslovima saradnje;
• uspostavljanje poslovnih kontakata sa Zavodom doo, proučavanje procesa proizvodnje i uzoraka proizvoda;
• zaključivanje ugovora o nabavci sirovina i komponenata sa DOO "Material" i AD "Detalji";
• pregovaranje o uslovima ugovora sa dobavljačem Proizvođač LLC.

Putovanje proizvodnih radnika

Često "putuju" računi za inženjere za ugradnju i ugradnju opreme, građevinare, radnike. Za ove stručnjake relevantan je bilo koji primjer zadatka poslovnog putovanja iz sljedećeg:

• instalacija i početno testiranje proizvodne opreme "Linija-1" u radionicama AD "Kupac",
• instalacija, podešavanje i puštanje u rad opreme "Transport-100",
• garantni servis mašine "A-2",
• radovi na održavanjuproizvodna linija JSC "Kupac",
• neplanirane popravke, otklanjanje kvarova na mašinama,
• održavanje opreme.

Vozači za poslovna putovanja

“Komilarički radnici” često moraju da putuju u druge gradove kako bi prevezli robu, dokumente i isporučili stručnjake na njihova radna mjesta.

Poslovno putovanje zaposlenog ove kategorije obično je povezano sa sljedećim zadacima:

• isporuka komercijalnog direktora Standard LLC na mjesto pregovora sa Klijentom LLC,
• prijem materijala u skladištu dobavljača, isporuka tereta na teritoriju naše firme doo,
• popravka automobila, kupovina rezervnih dijelova,
• tehnička dijagnostika automobila u ovlaštenom auto servisu.

Zaključak

Sada znate na koje točke je važno obratiti pažnju prilikom dogovaranja službenog puta zaposlenika. U ovom članku možete odabrati primjer svrhe službenog putovanja koji odgovara vašem ličnom slučaju.