Primjer regulacije interakcije između odjela, primjeri
Primjer regulacije interakcije između odjela, primjeri

Video: Primjer regulacije interakcije između odjela, primjeri

Video: Primjer regulacije interakcije između odjela, primjeri
Video: TIPOVI NASLJEĐIVANJA: DOMINANTNO-RECESIVNO, INTERMEDIJARNO, KODOMINANTNO, VEZANI GENI, POLIGENSKO... 2024, Marš
Anonim

Svako preduzeće ima lokalne dokumente koji regulišu njegovu delatnost. Jedna od najznačajnijih je regulacija interakcije između odjeljenja (uzorak dokumenta će biti opisan u nastavku). Za šefa organizacije, to je efikasan alat za upravljanje. Razmotrimo detaljno uzorak regulacije interakcije između odjela.

uzorak regulacije interakcije između odjela
uzorak regulacije interakcije između odjela

Zahtjevi

Kakav bi trebao biti propis? Interakcija između odeljenja računovodstvene i ekonomske službe, kadrovskih službenika i jedinice za obračun i planiranje, drugih strukturnih jedinica preduzeća je neizbežna u procesu aktivnosti. Istovremeno, kontakt zaposlenih treba da obezbedi realizaciju postavljenih zadataka u najkraćem mogućem roku. Uzorak regulacije interakcije između odjela, prije svega, treba biti dostupan izvođačima. Ako osoba odgovorna za njen razvoj zapiše sve odredbe, ali podređeni ne mogu ništa razumjeti, u dokumentu neće biti smisla. S tim u vezi, formiranje uzorka propisainterakcije između odjela, treba uzeti u obzir tri ključna principa:

  1. Dokument je sastavljen na osnovu modela poslovnog procesa. Kvalitet propisa će direktno zavisiti od temeljitosti šeme.
  2. Struktura dokumenta je određena modelom procesa. Sve tačke šeme moraju biti prisutne u propisima.
  3. Prezentacija informacija se vrši na službenom, suvom jeziku. Preporučljivo je koristiti kratke jednostavne rečenice u tekstu dokumenta. Odredbe treba formulisati nedvosmisleno. Sve skraćenice i termini moraju biti napisani.

Golovi

Primjer regulacije interakcije između odjela pruža:

  1. Uspostavljanje i održavanje reda u pripremi dokumentacije, efikasan kontakt između strukturnih jedinica.
  2. Sprečavanje konfliktnih situacija u timu. Ako se unaprijed utvrde šeme interakcije za posao, udio učešća jednog ili drugog zaposlenika u procesima, sporovi neće nastati.
  3. Brzi ulazak u tim novajlija. Uredba pomaže u razumijevanju strukture interakcija, ukazuje koje dokumente će zaposleni koristiti, koje službe će kontaktirati.
  4. Kontrola discipline.
  5. Brži prenos predmeta drugom zaposlenom (pri odlasku ili odlasku na godišnji odmor).
  6. Sprečavanje gubitka finansijskih, ljudskih i vremenskih resursa.
  7. regulisanje interakcije između IT i IB odjela
    regulisanje interakcije između IT i IB odjela

Struktura

Koja je regulacija interakcije izmeđumože se smatrati da su odjeli ispravno sastavljeni? Tipično, dokument uključuje sljedeće odjeljke:

  1. Opšte odredbe.
  2. Definicije, termini i skraćenice.
  3. Opisi procesa.
  4. Odgovornost.
  5. Control.

Zakonodavni akti, GOST-ovi i drugi dokumenti mogu poslužiti kao izvori definicija. Potonji, posebno, uključuju naredbe ministarstava, odjela, vladine uredbe. Istovremeno, upućivanje na regulatorne dokumente, čije su odredbe korištene, treba uključiti u propise za interakciju između odjela. Uzorak za zdravstvene ustanove, posebno, sadrži naznake Naredbi Ministarstva zdravlja i socijalnog razvoja, Ministarstva zdravlja regiona.

Prijava

Obično sadrži grafički model poslovnog procesa. Prikazan je kao dijagram koji se sastoji od nekoliko blokova. Grafička slika se može kreirati pomoću PC softverskih proizvoda. Šeme odražavaju specifičnu proceduru za realizaciju određenih zadataka. Vizualizacija je praktičnija od teksta. Dijagram jasno prikazuje početak procesa i svaku fazu, odnos između njih i konačni rezultat. Ovaj model često koriste programeri propisa za interakciju između odjela kompanije prema 223-FZ. Šema naglašava ključne parametre kao što su izlazi i ulazi, učesnici i klijenti. Ako se početnik upozna sa takvim modelom, odmah će razumjeti specifičnosti procesa i bit će spreman za implementaciju određenog zadatka.

Upute

U prvoj fazi potrebno je odrediti predmet dokumenta i odgovorne osobe, tj.izrađuje i kakve propise. Interakcija između računovodstvenih odjela, posebno, odvija se prema jasnoj shemi, sadržanoj u zakonodavstvu. U ovoj strukturnoj jedinici uvijek postoji najvažnija osoba odgovorna za poštovanje zahtjeva izvještavanja. On može postati osoba odgovorna za izradu pravilnika o interakciji između odjela. O uzorku dokumenta treba da razgovaraju svi zaposleni. Za to se organizuje generalna skupština. Ako dokument reguliše proces u kojem se sukobljavaju interesi više od dva odjela, onda je važno uključiti ključne zaposlenike u raspravu. Osoba odgovorna za razvoj treba da objasni kolegama važnost implementacije pravila.

regulacija interakcije između odjela kompanije prema 223 fz
regulacija interakcije između odjela kompanije prema 223 fz

Opis procesa

Njegov volumen će zavisiti od složenosti interakcije. Ako je proces jednostavan, a zaposlenik odgovoran za njega dobro razumije sve faze implementacije, onda on sam može izraditi shemu rada s drugim strukturnim jedinicama. Nakon toga treba da razgovara o dokumentu sa ostalim učesnicima. Ako je poslovni proces složen, onda svaki zaposleni razvija svoj dio modela. Nakon toga, svi projekti se sastavljaju i raspravljaju. Prilikom upoznavanja sa osnovnim dokumentom, svi zainteresovani zaposleni mogu predložiti određene ispravke i dopune. Nakon toga, pravila interakcije između odjela kompanije prenose se na šefa.

Izjava

Može se uraditi direktno. U ovom slučaju, sam šef potpisuje pravila interakcije izmeđuodjeljenja kompanije. Uzorak dokumenta se također može odobriti indirektno. U ovom slučaju, vođa izdaje naredbu. Podaci o registraciji upravnog akta upisuju se u pečat odobrenja.

Specifičnosti rada odgovorne osobe

U nekim organizacijama, pozicija menadžera kvaliteta je predviđena u državi. U praksi su razvijene određene faze pripreme dokumenata. Mora ih se pridržavati menadžer koji izrađuje pravila interakcije između odjela. Primjer osnovnih koraka:

  1. Definiraj procese.
  2. Izrada grafikona.
  3. Detaljan opis.
  4. Sastavljanje teksta.

Odgovorni specijalista proučava raspored zaposlenih u različitim odjelima. Ovo je neophodno za sastavljanje opisa standardnih situacija uključenih u pravilnik o interakciji između odjeljenja. Primjer: "Benzinska pumpa se pregleda pomoću tehničkih sredstava kao što je… Izvještaj se generira po završetku inspekcije."

regulisanje interakcije između odjela uzorka kompanije
regulisanje interakcije između odjela uzorka kompanije

Definiranje konačnog cilja

Osoba odgovorna za izradu pravilnika mora imati predstavu o svim procesima, poznavati dužnosti zaposlenih, imati odgovarajuće kvalifikacije i nivo profesionalizma. Svrha dokumenta treba da bude jasna zaposlenima. U suprotnom, primjena propisa će biti dodatno opterećenje za zaposlene.

Optimizacija i dizajn

Sveobuhvatno proučavanje procesa koji se odvijaju u preduzeću, omogućava vam da identifikujeteslabe tačke. Analiza situacija, rezultata, operacija omogućava optimizaciju aktivnosti. To nam zauzvrat omogućava da formiramo nekoliko scenarija za dalji razvoj. Dakle, preduzeće može ostaviti sve kako jeste, kreirati novi model rada ili ispraviti stari.

Njanse

Važno je da svaki zaposleni jasno razumije šta treba da radi i kako će postignuti rezultati uticati na njegovu zaradu. Zbog toga je potrebno raspraviti uredbu prije njenog usvajanja. Ključna uloga u pripremi dokumenta je, naravno, dodeljena šefu radne grupe (projekta). Zadatak ovog specijaliste je da postavlja kritična pitanja. On mora biti u stanju da predstavi jasan model procesa. Svaki učesnik vidi sliku svojim očima. Mora postojati zajedničko razumijevanje. Svaki učesnik treba da objasni odgovornost u kreiranju pravilnika. U većini slučajeva, timovi su skeptični u pogledu implementacije takvog dokumenta. U zavisnosti od složenosti procesa, uvođenje propisa traje 4-12 mjeseci.

regulisanje interakcije između odjela kompanije
regulisanje interakcije između odjela kompanije

Uvodne funkcije

Da biste uveli novi propis, morate:

  1. Prepoznaj prethodne dokumente kao nevažeće.
  2. Uvedite nove lokalne akte za aktiviranje propisa.
  3. Razvijte dokumente neophodne za primjenu odobrenih pravila.
  4. Fino ili implementirajte nove module automatizovanih baza podataka.
  5. Izradite obrasce nestandardiziranih dokumenata.
  6. Promijenite ili dopunite osobljeraspored.
  7. Pronađite kandidate za nove pozicije, postavite ili premjestite radnike.
  8. Naučite izvođače novim pravilima.
  9. Provedite kontakt sa zaposlenima.
  10. Izvršite probnu implementaciju propisa.
  11. Ispravite tekst na osnovu rezultata eksperimentalnog izvršenja.
  12. Provedite u djelo konačnu verziju dokumenta.
  13. Definirajte procedure za kontrolu kvaliteta propisa.

Nakon utvrđivanja mjera za implementaciju dokumenta, rukovodilac izdaje nalog. Treba napomenuti da će se zbog trajanja događaja razlikovati datum odobrenja i direktnog stupanja na snagu uredbe. Razmotrimo dalje glavne greške koje zaposleni rade prilikom sastavljanja dokumenta.

Nedosljednost s praksom

Važno je kreiranje propisa povjeriti zaposleniku koji je direktno povezan sa radnim aktivnostima u preduzeću. Pretpostavimo da je organizacija postala veoma velika. Rukovodstvo si može priuštiti formiranje posebne službe, čiji će zadaci uključivati rješavanje razvojnih pitanja. U skladu s tim, odjel će postaviti zadatak da opiše sve procese preduzeća. Ali svrha ovog događaja im je nevažna. Ako propise donose ljudi koji nisu uključeni u stvarne aktivnosti, onda zaposleni koji njima upravlja neće izvršiti šemu. Shodno tome, dokument nema smisla raditi.

regulacija interakcije između odjeljenja uzorak LP
regulacija interakcije između odjeljenja uzorak LP

Nedostatak fleksibilnosti

Mnoge odgovorne osobe teže maksimalnomdetalj. Ovakvo stanje je uzrokovano nepoznavanjem razlika između pripreme propisa i opisa stvarnih proizvodnih procesa. Ako je zadatak automatizirati operacije, njihova detaljizacija je namijenjena pomoći zaposlenima. Potreba za propisima nastaje kada je mnogo ljudi uključeno u proizvodnju. Njihove radnje se često dupliraju, ali svaka osoba tumači ovu ili onu operaciju na svoj način. Uredba ima za cilj rješavanje sporova. Treba imati na umu da zaposleni u organizaciji moraju imati određenu slobodu djelovanja, dopuštajući im da donose jednu ili drugu odluku ovisno o situaciji. Na primjer, korisniku se može odgovoriti odmah umjesto nakon nekog vremena.

Veliki obim i složenost teksta

Propisi koji se sastoje od 5-7 stranica smatraju se optimalnim. Istovremeno, njegov sadržaj treba da bude opsežan, ali kratak. Ne preporučuje se upotreba složenih, višečlanih rečenica. Tekst mora biti razumljiv. Osim toga, treba obratiti pažnju na uslove. Ne biste trebali zamijeniti pojmove sinonimima, koristite skraćenice bez dekodiranja.

Interakcija između informatičke sigurnosti i IT odjela

Trenutno, u mnogim preduzećima, kontakti ovih službi su veoma otežani. Poteškoće su povezane sa internim sukobima IT i odeljenja za bezbednost informacija. Postoji nekoliko opcija za osiguranje njihove efikasne saradnje. Prvi i najjednostavniji je prisustvo zaposlenih (jedan ili više) koji su specijalizovani za bezbednost informacija u okviru servisa informacionih tehnologija. Pravila interakcije između IT odjela iIB u ovom slučaju odražava tipične pristupe saradnji. Organizacija rada se odvija na osnovu preovlađujućeg stereotipa da je informaciona sigurnost dio pružanja informacionih tehnologija. Ako u preduzeću nema sukoba između ovih servisa, onda menadžer može razmišljati o uređenju usluge informacione bezbednosti kao posebne strukture IT odeljenja. Shodno tome, biće potrebno izdvojiti više sredstava, uključujući i finansijska, kako bi se takve aktivnosti osigurale.

kakva je regulacija interakcije između računovodstvenih službi
kakva je regulacija interakcije između računovodstvenih službi

Tipični uzorak

Opštim odredbama je navedeno:

  1. Svrha dokumenta. U pravilu postoji izraz: "Sadašnji propis određuje postupak…".
  2. Scope. Uredba se može primijeniti na radnike ili objekte.
  3. Regulatorni dokumenti u skladu sa kojima je akt izrađen.
  4. Pravila za odobravanje, prilagođavanje, ukidanje propisa.

U odjeljku "Termini, skraćenice, definicije" dati su koncepti korišteni u dokumentu. Sve kratice moraju biti napisane. Termine treba navesti abecednim redom. Svaki koncept je naveden u novom redu u jedinicama. h. Definicija pojma data je bez riječi "ovo", kroz crticu. U odjeljku "Opis procesa" dat je opis korak po korak. Preporučljivo je uvesti podstavke. Svaki od njih će odgovarati određenoj fazi. U istom odeljku se navode zaposleni koji su uključeni u obavljanje određenih poslova. Nisu opisane samo radnje, već i njihov rezultat.

Odgovornost i kontrola

Propisi bi trebali sadržavati naznaku mogućnosti primjene sankcija prema osobama koje se ne pridržavaju odredbi. Odgovornost je dozvoljena zakonom. Može biti krivično, administrativno ili disciplinsko. Obavezno je navesti puno ime i prezime i radno mjesto radnika koji prati primjenu propisa.

Preporučuje se: