Razvoj priručnika za kvalitet: procedura razvoja, karakteristike, uslovi i zahtjevi

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Upravljanje kvalitetom, izrada priručnika o kvalitetu - danas su to najvažniji zadaci u sistemu upravljanja kvalitetom proizvoda ili usluga koje se pružaju. Preporučljivo je detaljnije analizirati ovo pitanje, razmotriti sve njegove aspekte posebno.

Odabir pristupa razvoju dokumenata

Na ovaj ili onaj način, razvoju priručnika o kvalitetu organizacije prethodi izbor specifičnog pristupa. Drugim riječima, morate shvatiti koje točke vrijedi opisati u dokumentu, a koje ne. Zaposleni u bilo kojoj kompaniji treba da koriste ovu "uputnicu" u svojim profesionalnim aktivnostima, tako da se ovaj faktor mora uzeti u obzir prilikom kreiranja iste. Kako organizirati izradu priručnika za upravljanje kvalitetom tako da bude djelotvoran i efikasan?

Da bi bilo koji dokument bio efikasan, mora se shvatiti da mora biti i razumljiv i sveobuhvatan. On morabiti zgodan za upotrebu. Zato je u procesu izrade priručnika o kvalitetu važno voditi računa da on, po pravilu, sadrži sve osnovne informacije o sistemu upravljanja kvalitetom strukture. Ako je potrebno, linkovi na dodatnu dokumentaciju postaju relevantni. Jednostavnost prezentacije i preglednost omogućavaju korištenje priručnika kako za stručnjake koji rade u oblasti kvaliteta, tako i za druge zaposlenike kompanije. Jednostavnost upotrebe, koju je toliko važno uzeti u obzir pri izradi priručnika o kvaliteti, osigurava da će se zaposleni češće pozivati na ovaj dokument, a ne tražiti rješenja preko kolega ili sami.

Potpunost kao osnovni uslov za izradu smjernica

Preporuke za izradu priručnika o kvaliteti za laboratoriju, proizvodni pogon ili drugu kompaniju uključuju kompletnost predstavljenog materijala. Čini se da je ovaj zahtjev jedan od najtežih. Ali ne treba se plašiti. Na sreću, u našem slučaju je trnovit put već pređen, jer trenutno postoje ISO standardi upravljanja kvalitetom. Oni su jasna regulativa od kojih elemenata treba da se sastoji sistem upravljanja kvalitetom preduzeća. Osim toga, standardi vam dozvoljavaju da se ne pitate kako je ovaj sistem kreiran i kako bi trebao funkcionirati.

Kada razvijate priručnik za upravljanje kvalitetom, morate znati da je ključni dio dokumenta opis ciljeva strukture uoblasti kvaliteta. Drugim riječima, riječ je o idejama koje kompanija planira implementirati u određenom vremenskom periodu. Postizanje ciljeva koje je odredio programer je rezultat kompetentnog ispunjavanja zahtjeva u oblasti kvaliteta. Dakle, prilikom izrade priručnika o kvaliteti za poduzeće, vrijedno je naglasiti kako se svaki od ovih zahtjeva implementira zasebno u ovoj strukturi. Tipično, naslovi zahtjeva su naslovi dijelova dotičnog dokumenta. Treba dodati da u procesu izrade priručnika ne treba dati na volju vlastitoj mašti u pogledu numeracije odjeljaka. Prilikom izrade priručnika o kvaliteti, nema smisla odstupiti od numeracije koja je odobrena u standardu. Tek tada će konačni dokument biti razumljiv i prepoznatljiv i među zaposlenima kompanije i eksternim revizorima.

Važno je imati na umu da su određeni ljudi obično odgovorni za ispunjavanje zahtjeva standarda u preduzeću. Shodno tome, ovi službenici moraju biti naznačeni prilikom izrade priručnika o kvalitetu, odnosno nakon opisa pojedinačnih zahtjeva. Odgovorni mogu biti i vlasnici procesa i određeni službenici koji upravljaju aktivnostima opisanim u dokumentaciji.

Jasnoća kao uslov za izradu smjernica

Prilikom izrade priručnika o kvaliteti za laboratoriju, proizvodni pogon ili drugu strukturu, važno je uzeti u obzir niz zahtjeva. Pored kompletnosti prezentacije, značajnu ulogu igra irazumijevanje gradiva. Na ovaj ili onaj način, menadžment treba da stvori ideju o procesima koji se odvijaju u kompaniji i njihovoj interakciji. Ovo se radi radi ispunjavanja zahtjeva standarda.

Dakle, ako postoji konkretan proces, čija implementacija ispunjava određeni zahtjev standarda, potrebno je u dokumentu navesti ne samo sam proces, već i njegovog vlasnika. Ako je ispunjen zahtjev za aktivnost koja nije okarakterisana kao proces, potrebno je navesti dokumentiranu proceduru sa uputstvima za implementaciju ove aktivnosti sa odgovarajućim komentarima koji su uzročno-posledični.

Prilikom formiranja priručnika kvaliteta za nove zahtjeve treba voditi računa da je za ispunjavanje ovih zahtjeva po pravilu potrebna dodatna dokumentacija. To su, na primjer, procesni propisi koji preciziraju sastav odgovornih i faze samih procesa. Važno je znati da su reference na ove dokumente nužno fiksirane u priručniku. Kao rezultat implementacije ovih operacija, svaki zaposleni treba iz prvog čitanja da shvati šta se od njega očekuje u pogledu implementacije zahtjeva standarda kvaliteta i odgovarajućih ciljeva u ovoj oblasti. Zaposleni mora imati na umu koji su načini za postizanje ovih ciljeva, barem na svom radnom mjestu. Implementacija ovih preporuka o izradi priručnika o kvaliteti omogućit će uključivanje svih zaposlenih u organizaciji u proces upravljanja parametrima kvaliteta proizvoda ili usluga koje se pružaju.

Jednostavnost upotrebepriručnici

Još jedan važan zahtjev za razvoj priručnika o kvaliteti za laboratoriju, proizvodno poduzeće ili drugu strukturu je njegova jednostavnost korištenja. Nemoguće je raspravljati s činjenicom da čak ni na najsnažnijem automobilu ne možete otići daleko, a zapravo ne možete ni otići ako mu je volan ugrađen u prtljažnik. A preopterećenje instrument table svim vrstama sekundarnih senzora na neki način će dovesti do činjenice da će vozač početi da se odvlači od glavnog procesa u svom slučaju kako bi pročitao zanimljive indikatore.

Primjer ISO priručnika o kvaliteti

Bilo bi korisno pregledati priručnik i njegove standardne odjeljke sa konkretnim primjerom. Za to ćemo uzeti laboratoriju za ispitivanje. Prvi dio dokumenta je uvod. Piše:

• naziv strukture u punom i skraćenom obliku;
• regulacija rada laboratorije, gdje je potrebno navesti nazive radova i njihove matične brojeve;
• lokacija pravnog lica, gdje je potrebno navesti i poštansku i pravnu adresu;
• kontakt detalji (e-mail, broj telefona);
• organizaciona struktura kompanije, koja se po pravilu nalazi u prilozima glavnog dokumenta.

Usput, najbolje je shematski prikazati organizacionu strukturu.

Oblast primjene

Nakon uvođenja u proces izrade priručnika za kvalitetvažno je da laboratorija za ispitivanje naznači obim. Ova tema je izdvojena u poseban odjeljak, obično prvi u nizu. Na primjer:

1. Ovaj dokument predstavlja politiku upravljanja kvalitetom i ključne principe i prakse koje osiguravaju funkcionisanje sistema kvaliteta u istraživačkoj laboratoriji.
2. Priručnik izrađuje jedan ili drugi zaposlenik, potpisuje ga direktor istraživačkog centra, a odobrava ga i menadžment organizacije i osigurava pečatom pravnog lica.
3. Kako bi se osiguralo da se sistem kvaliteta održava na visokom nivou i djelotvoran, te da se korektivne radnje preduzimaju blagovremeno, priručnik se revidira i dopunjava u slučaju promjene ili reorganizacije pravnog lica, kao i u slučaju promjene obima akreditacije strukture ili poboljšanja sistema kvaliteta.
4. Ovaj dokument je sastavljen u skladu sa zahtjevima zakona i propisa određene zemlje.
5. Delokrug sistema upravljanja kvalitetom proteže se na sve tačke implementacije laboratorijskih aktivnosti.

Normativne reference

Drugi dio dotičnog dokumenta obično sadrži normativne reference. Važno je napomenuti da svi zakoni, propisi, priručnici i drugi izvori koji se koriste u izradi priručnika o kvalitetu moraju biti jasno i detaljno opisani i označeni. Dalje, preporučljivo je preći na upoznavanje s trećim dijelom priručnika, koji opisuje sve pojmove i definicije,korišten u radu.

Termini i definicije

Ova sekcija je prilično velika, pa hajde da je razmotrimo na konkretnom primjeru naše laboratorije. Sljedeći termini i definicije primjenjuju se u ovom dokumentu:

• Akreditacija je potvrda usklađenosti pravnog lica ili individualnog preduzetnika sa određenim kriterijumima.
• Izvod iz registra (drugim riječima, uvjerenje o akreditaciji) je dokument koji se automatski generiše sredstvima državnog informacionog sistema u oblasti akreditacije. To je sertifikat, potvrda činjenice o akreditaciji u određenoj oblasti delatnosti.
• Kvalitet je skup svojstava svojstvenih objektu. Obično se ove karakteristike odnose na sposobnost objekta da zadovolji potrebe koje su prvobitno uspostavljene.
• QCA, ili kvantitativna hemijska analiza, je kvantitativno određivanje formirano eksperimentalno i odnosi se na sadržaj jednog ili više sastojaka uzorka fizičkim ili hemijskim sredstvima..
• Tehnika analize je kompleks specifično okarakteriziranih operacija, čija implementacija dovodi do dobijanja CCI rezultata sa utvrđenim indikatorima tačnosti.
• Revizija, ili interna revizija, je dokumentovan, nezavisan, sistematski proces dobijanja rezultata revizije i objektivne evaluacije tih rezultata kako bi se ustanovio stepen do kojeg su prethodno dogovoreni kriterijumi revizije ispunjeni.
• Program revizije jeskup utvrđenih kriterijuma za reviziju jedne ili niza revizija koje su planirane za određeni vremenski period i usmjerene su uglavnom na postizanje postavljenih ciljeva.
• Kriterijumi revizije su skup zahtjeva, procedura i politika koje se koriste kao reference. Važno je napomenuti da se revizorski kriteriji koriste za uparivanje revizorskih dokaza s njima.
• Revizor je osoba koja pokazuje svoje lične karakteristike i kompetentnost da izvrši reviziju.
• Revizorski tim – jedan ili više revizora koji su uključeni u reviziju.

Popis pojmova i definicija se može nastaviti, ali glavna svrha ovog članka je razjasniti značenje i prirodu materijala objavljenog u svakom dijelu vodiča, pa je preporučljivo prijeći na sljedeći paragraf.

Zahtjevi za upravljanje kvalitetom laboratorija

Ovaj paragraf je posljednji u dokumentu koji se razmatra. Međutim, on je najinformativniji. Za početak, ovdje je potrebno navesti naziv laboratorije, kao u prvom dijelu, a zatim navesti podatke o upravljanju strukturom, naime, potrebno je opisati poziciju šefa istraživačkog centra ili kvalitet menadžera i kome oni odgovaraju. Nakon toga, preporučljivo je okarakterisati organizacionu strukturu i upravljačko osoblje sa pozicijama i povezanim profesionalnim odgovornostima. Osim toga, važno je zapamtitizamjenskih puteva, odnosno zamjenika direktora različitih odjela laboratorije. Zatim razgovarajte o:

• Odgovoran za zaposlenika u sistemu upravljanja kvalitetom. Potrebno je navesti ne samo njegovu poziciju, već i podatke odgovarajuće naredbe za zapošljavanje.
• Implementacija QMS-a i osnove njegovog funkcionisanja.
• Odgovornosti i ovlašćenja zaposlenih u istraživačkom centru u oblasti kvaliteta, uključujući raspodelu dužnosti, prava i odgovornosti između zaposlenih u istraživačkom centru.
• Propisi o radu strukture.
• Right Research Center.
• Politika privatnosti, čak i od trećih strana.
• Odgovornost rukovodstva za aktivnosti koje se organizuju u laboratoriji.
• Komplet regulatorne i tehničke dokumentacije, koja u svakom slučaju djeluje kao vlasništvo kupca. Dakle, nakon laboratorijskog rada ova dokumentacija ostaje u istraživačkom centru ili se vraća kupcu po prethodnom dogovoru.
• Rezultati obavljenog posla i izdati papiri, koji su vlasništvo naručioca tek nakon što je rad uplaćen.

Šta još?

Pored gore navedenih stavki, u odjeljku "Zahtjevi" u vezi sa laboratorijskim centrom, morate navesti sljedeće:

• Zaključivanje podugovora za provođenje mjerenja. Treba dodati da je svrha ovog postupka da se osiguraju kvalitetni rezultati ispitivanjau slučaju podugovaračkih struktura koje su uključene u njihovu implementaciju. Na ovaj ili onaj način, istraživačka laboratorija je u potpunosti odgovorna za posao koji obavlja podizvođačka organizacija.
• Upravljanje radom vezanim za testove koji ne ispunjavaju odobrene zahtjeve.

Nakon opisa svih dijelova priručnika na primjeru istraživačkog centra i detaljne analize svih zahtjeva za dokument danas, preporučljivo je izvući neke zaključke.

Glavna poenta je potreba da se dokumentuje čitav niz procesa koji se provode u oblasti osiguranja i poboljšanja kvaliteta proizvoda ili usluga koje se pružaju. Također je važno imati dokument koji reguliše pitanja upravljanja dokumentima općenito kao dio dokumentiranih procesa.