Uslovi i period čuvanja primarnih dokumenata u računovodstvu

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Kao što pokazuje praksa, u gotovo svakom modernom domaćem preduzeću najveća količina dokumentacije se generiše računovodstvom. Naravno, to je razumljivo: upravo u ovom odjelu rade s novcem, a svaka takva operacija mora biti službeno fiksirana na papiru. Osim toga, zakonski je utvrđen termin pohranjivanja primarnih dokumenata u organizaciji, što znači da neće raditi tek tako da se riješite “komada papira”, već ćete ih morati čuvati najmanje nekoliko godina i tek onda uništi ih. Usput, proces uklanjanja starog papira također nije lak, ima niz specifičnih karakteristika. O svemu ovome - dalje.

Dokumenti, dokumenti…

Ako date statistiku o količini proizvedene dokumentacije, ispada da je u gotovo svim modernim domaćim preduzećima računovodstvo izvor 80-90% papirne dokumentacije. Ne treba ih samo čuvati. Ograničenja određuju ne samo ispravan minimalni period skladištenja za primarne računovodstvene dokumente (obično varira odpet godina do decenije), ali i uslove u kojima bi ti objekti trebali biti. Istovremeno, treba imati na umu da postoji podjela na dokumentaciju za privremeno skladištenje i trajnu.

Međutim, kao što pokazuje praksa, menadžeri svake kompanije nisu zainteresirani za razumijevanje zamršenosti uslova skladištenja primarnih dokumenata. Da biste se spasili od glavobolje, možete koristiti usluge specijalizovanih arhivskih kuća. U takvoj kompaniji tačno znaju koja vrsta dokumenata koliko dugo treba da se čuvaju, pod kojim uslovima, po kojim pravilima. Osim toga, takva organizacija ima tehničke kapacitete da uništi dokumente kojima je povjereno čuvanje kada isteku rokovi. Zaista je zgodno, ali košta. Ako želite uštedjeti novac, morat ćete izdvojiti posebnu prostoriju za arhivu i razumjeti koji je zakonski rok za čuvanje primarnih računovodstvenih dokumenata u organizaciji.

Želim - ne želim

Problem, inače, ne nastaje od nule. Važeći zakoni utvrđuju uslove čuvanja primarnih računovodstvenih dokumenata, a u svakom preduzeću oni se moraju poštovati. Iz zakona proizilazi da je svakom poslovnom pravnom licu povjerena obaveza čuvanja dokumentacije. To znači da oblik aktivnosti nije bitan – bilo da se radi o privatnom preduzetniku koji posluje sam, ili o velikoj firmi, ipak morate voditi računa o čuvanju finansijskih izveštaja i druge dokumentacije. Važno je proučiti zakon zautvrđeni rokovi za čuvanje elektronskih primarnih dokumenata, papira, tako da u slučaju sukoba sa izvođačem ili prilikom provjere od strane kontrolnog organa, nećete biti u neugodnoj situaciji. Osim toga, nepoštivanje zakonskih vremenskih intervala može izazvati znatnu kaznu tokom inspekcije. Važeće zakonodavstvo sadrži propise koji regulišu minimalni period čuvanja primarnih računovodstvenih dokumenata. Važno je da poslovanje bude bezbedno, a poslovanje u našoj zemlji odlikuje zakonitost i poštovanje utvrđenih pravila.

125. savezni zakon, usvojen u oktobru 2004., govori o periodu skladištenja elektronskih primarnih dokumenata, papirnih dokumenata. Na osnovu imena, posvećena je arhivi i korektnom poslovanju. Upravo se u ovom službenom dokumentu razmatraju karakteristike skladištenja službenih dokumenata koje proizvodi računovodstvo. Ovdje možete pronaći obje karakteristike koje vam omogućavaju da razlikujete dokumentaciju o privremenom i trajnom skladištenju, kao i termine specifične za određenu vrstu papira.

Odnosi se na koga?

Obaveze pridržavanja minimalnih perioda skladištenja primarnih dokumenata dodijeljene su:

• lokalne samouprave;
• vladine agencije;
• preduzetnici;
• preduzeća;
• osobe koje posluju.

Zakon će se morati poštovati u vezi sa arhivskom dokumentacijom, uključujući i onu koja se odnosi na osoblje. Cijelivremenski period naveden u zakonskim aktima mora biti na sigurnom mjestu. Pored saveznih zakona, na specifičnosti uslova skladištenja primarnih dokumenata i računovodstvenih registara utiče niz regulatornih dokumenata koji su na snazi kako na teritoriji zemlje u celini, tako iu svakom pojedinačnom regionu. Ipak, najvažniji dokument je gore pomenuti 125. zakon, koji daje kompletan spisak dokumentacije koja reguliše trajanje čuvanja računovodstvenih isprava.

Zakon broj 129

Godine 1996. godine izdat je savezni zakon o karakteristikama računovodstva. Navodi se da računovodstvo svoju dokumentaciju može generirati na papiru, kao i korištenjem raznih alatnih mašina. Ujedno, kompanija mora samostalno napraviti kopije dokumentacije na papiru, kako bi svi učesnici u poslovanju imali pristup podacima o njima. Ukoliko regulatorno tijelo zatraži uvid u dokumentaciju, dužni su je dati predstavnici kompanije. I tužioci i predstavnici suda imaju pravo na to.

Kreiranje, skladištenje u skladu sa rokovima skladištenja primarnih računovodstvenih dokumenata, isporuka na zahtjev mora biti u skladu sa obrascima utvrđenim u regulatornim aktima. Dokumenti se moraju poslati osobi koja je tražila u papirnoj formi. Ukoliko to dozvoljavaju mogućnosti mašina koje se koriste u radu, uz saglasnost svih učesnika, izvještaj se može poslati u elektronskom obliku. To je također dozvoljeno važećim zakonima naše zemljezemlje.

Drži se pravila

129. savezni zakon sadrži pominjanje obaveze poštivanja uslova skladištenja primarnih računovodstvenih dokumenata. Konkretno, član 17. pominje da svako pravno lice mora da vodi takvu dokumentaciju bez prekida, uključujući registre i izvještaje. Trajanje vremenskog intervala utvrđuje se pravilima koja uređuju arhivsku djelatnost na državnom nivou. Trajanje ovog perioda ne može biti kraće od 5 godina.

Poseban period čuvanja primarnih dokumenata utvrđuje se za dokumentaciju kojom se uređuje računovodstvena politika i neke druge kategorije (programi koji se koriste na mašinama za obradu informacija, radni kontni plan). Naravno, i ovde je rok trajanja pet godina (u nekim slučajevima ovaj period može da se odredi i duže), ali period počinje da se računa od trenutka kada je ovaj dokument poslednji put korišćen u preduzeću. Rukovodilac pravnog lica je lice koje je po zakonu dužno da svu potrebnu dokumentaciju čuva u skladu sa vremenskim razmacima. To znači da svaki obrazovan i odgovoran šef mora znati period čuvanja primarnih dokumenata u računovodstvu ako želi da stanje u kompaniji drži pod svojom kontrolom.

Kao što pokazuje praksa, mnoge organizacije redovno sprovode popis službene dokumentacije, a lokalni propisi utvrđuju osobe odgovorne za čuvanje dokumenata, s kojima inspekcijski organi zapravo komuniciraju prilikom praćenja usklađenostipravila arhiviranja.

Kreiranje i skladištenje: sve po pravilima

Na osnovu važećeg zakonodavstva, računovođe mogu generirati i primarnu dokumentaciju i zbirnu dokumentaciju ne samo na papiru, već iu elektronskom obliku; Istovremeno, obaveze izrade papirnih kopija su dodijeljene pravnom licu, a na zahtjev zainteresovanog lica, inspekcijskog organa, preduzeće je dužno da u najkraćem mogućem roku pošalje papirnu dokumentaciju na adresu. Kompilacija i skladištenje se moraju izvršiti u obliku utvrđenom važećim regulatornim aktima.

O periodu skladištenja primarnih dokumenata u računovodstvu, redosled ovog procesa, govori spisak dokumentacije koja uzima u obzir tipične upravljačke papire koji se formiraju u toku rada bilo kog preduzeća. Oni su ustanovljeni 2010. godine dokumentom koji su odobrili Ministarstvo finansija i Federalni arhiv. Osim toga, potrebno je uzeti u obzir i zahtjeve Poreskog zakonika, koji reguliše da je svaki građanin naše zemlje odgovoran za vođenje računovodstvene evidencije četiri godine. Ovo se odnosi na papire koji se odnose na računovodstvo rashoda, prihoda, a takođe i potvrdu plaćanja poreza.

Budite pametni oko stvari

Ispravna organizacija procesa u skladu sa uslovima čuvanja primarne knjigovodstvene dokumentacije podrazumeva profesionalan pristup, uključivanje osoblja zaduženog za računovodstvenu dokumentaciju, obradu arhivskih podataka o organizaciji samog procesa rada. Trenutno gotovo da nema mjestaspecijalizirana obuka za arhivistiku, pa je često teško pronaći zaista kvalitetnog stručnjaka. S druge strane, progresivno zakonodavstvo zahtijeva da se poštuju rokovi čuvanja primarnih računovodstvenih dokumenata, inače se možete suočiti sa kategorički neugodnim kaznama. Najbolja opcija za dovoljno obiman tok dokumenata je stvaranje odjela zaduženog za arhivsko skladištenje u osoblju kompanije i osiguranje redovne obuke osoblja odgovornog za dokumentaciju internim resursima. Ovo će držati inovacije utvrđene u zakonima pod kontrolom i biti u skladu sa svim zahtjevima.

Alternativna opcija koja vam takođe omogućava da vodite računa o periodu skladištenja primarnih dokumenata i da ga se pridržavate u svojim radnim aktivnostima je saradnja sa posrednikom koji preuzima obaveze čuvanja papira klijenta. Međutim, ni odabir arhivske firme za sebe nije lak zadatak. Potrebno je pažljivo analizirati sve dostupne opcije kako biste dali prednost pouzdanoj kompaniji i ne brinuli se da će se ona zatvoriti i zgrada izgorjeti.

Karakteristike pohranjivanja nekih vrsta dokumentacije

Kako proizilazi iz važećeg zakonodavstva, primarna dokumentacija, kao i registri, izvještaji i bilansi, moraju se prenijeti u arhivu. Sve ove kategorije službene dokumentacije, do slanja u arhivu, moraju se čuvati u računovodstvenim prostorijama, dok pravno licedužan je obezbijediti sve uslove za sigurnost papira: ormarići moraju biti zatvoreni, poštovati protivpožarnu i drugu sigurnost. Unutar preduzeća posebnim dokumentom se imenuje osoba odgovorna za sigurnost dokumentacije.

Ukoliko kompanija koristi stroge formulare za izvještavanje, po zakonu se ova dokumenta moraju čuvati u sefu ili posebnom ormaru, prostoriji koja je zatvorena i garantuje sigurnost dokumentacije. Primarnu dokumentaciju tekućeg vremenskog perioda, obrađenu ručno, treba prikupljati hronološki u registre, koji se zatim šalju u arhivu na trajno skladištenje.

Na šta još treba obratiti pažnju?

Prilikom pohranjivanja bankovnih izvoda, gotovinskih naloga i avansnih izvještaja, sva dokumentacija se mora čuvati hronološki i vezana za zajedničko sistematsko skladištenje. Neke specifične kategorije dokumenata (izvještaji o smjenama, radni nalozi) mogu se pohraniti bez povezivanja, ali pohranjeni u fascikle tako da se ništa ne gubi ili koristi u nepoštene svrhe.

Sigurnost dokumentacije, kao i njeno blagovremeno slanje u arhivu, prvenstveno je odgovornost glavnog računovođe, iako, po potrebi, lokalni propisi mogu sadržavati delegiranje ovlaštenja na drugu osobu. Izdavanje primarne dokumentacije, izvještaja, bilansa moguće je samo u nekim slučajevima ako postoji službeni nalog glavnog računovođe. Generalno, strukturne jedinice nemaju pristup računovodstvenim dokumentima. Moguća oduzimanje dokumentacijesamo ako postoji specijalizovani zahtev od strane istražnih agencija, suda ili drugih organa koji imaju odgovarajuća ovlašćenja prema zakonu. U tom slučaju potrebno je dostaviti službeno rješenje sačinjeno u skladu sa zakonom. Prilikom povlačenja potrebno je sačiniti protokol čiji se jedan primjerak predaje predstavniku organizacije uz potpis.

Period skladištenja primarnih dokumenata prikazan je u tabeli ispod.

Karakteristike toka posla

Izraz "tok dokumenata" primjenjuje se na skup faktora povezanih sa kretanjem dokumentacije od trenutka kreiranja papira do njegovog prijenosa u arhivsku djelatnost. Izrada rasporeda je odgovornost glavnog računovođe, iako je u nekim preduzećima povjerena stručnjaku za upravljanje dokumentima. Međutim, kako praksa pokazuje, najispravnije je uključivanje takvog rasporeda u računovodstvenu politiku organizacije, koji se potom odobrava posebno izdatim nalogom koji potpisuje glavni službenik kompanije.

Uz pomoć rasporeda možete uskladiti organizacione procese i pojednostaviti zadatak planiranja u preduzeću. Raspored rada za primarnu dokumentaciju je spisak izvođača, vremenski intervali u kojima se papiri moraju poslati u računovodstvenu službu i vremenski okvir za koji ih računovođe obrađuju. Obavezno opišite izvještajne periode, uključujući bilanse stanja. Često računovodstvena politika sadrži regulisanje rokova skladištenja primarnih dokumenata, a ovaj period odnizjednačen sa zakonom utvrđenim, ili viši ako to zahtijevaju specifičnosti djelatnosti društva. Prilikom podnošenja izvještaja za godinu, dokumentacija se priprema na propisan način i prenosi u arhivu. Istovremeno se uzima u obzir da će u budućnosti možda biti potrebno izdvojiti korisne podatke iz volumena koji se prenosi za pohranu. Za to je uobičajeno da se slučajevi podijele u foldere, dok je grupisanje objašnjeno sadržajem. Svakako dodijelite relevantan naslov svakom folderu.

Funkcije za pohranu kutija

Sva dokumentacija nastala u toku poslovanja preduzeća, kao što je gore navedeno, podeljena je na onu namenjenu za privremeno skladištenje i trajnu. Prilikom prijenosa radova u arhivu potrebno je svaku od ovih kategorija predati posebno, bez miješanja službenih papira u iste fascikle. U tom slučaju, kopije se moraju čuvati odvojeno od originala. Takođe, u posebne fascikle moraćete da sortirate dokumentaciju koja prikazuje izveštaje, planove za godinu i za kvartale, po mesecima. Jedan fajl mora sadržavati jednu dokumentaciju.

Za grupisanje jednog predmeta, možete koristiti dokumente generisane u jednom periodu (kvart, godina, mjesec). Izuzetak su takozvane prolazne kategorije - na primjer, lični dosijei, čije zatvaranje nije vremenski usklađeno s kalendarskom godinom. Ako datoteka sadrži dokumentaciju generiranu u više mjeseci, potrebno je svaki mjesec odvojiti od ostalih posebnim listom, fiksirajući na njemu koji period dokumentira blok koji slijedi. U ovom slučaju je dozvoljeno grupirati do 250 listova u jednu kutiju. Debljina fascikle može biti 4 cm ili manje.

Na šta još treba obratiti pažnju?

Kao što se vidi iz pravila arhiviranja, ako dokumentacija ima priloge, oni (bez obzira kada su tačno sastavljeni) moraju biti priloženi uz dokumentaciju koju prate. Općenito, redoslijed arhiviranja knjigovodstvene dokumentacije je vrlo važan, pa se mora striktno pridržavati. Po pravilu se prvo objavljuju izvodi, zatim pojašnjenja, nakon čega bilans stanja dopunjen priloženim dokumentima

Prilikom organizovanja čuvanja ličnih računa zaposlenih u kompaniji potrebno je za to izdvojiti poseban slučaj, u kojem je dokumentacija raspoređena po godinama sa strogom hronologijom. Godišnja korespondencija se formira u fascikle sa naznakom kalendarske godine i takođe je sistematizovana prema datumima. Svaki zahtjev mora biti praćen odgovorom.

Neke karakteristike

Rokovi zadržavanja propisani Poreskim zakonikom mogu se razlikovati od onih navedenih u zakonima koji regulišu računovodstvene poslove. Prilikom uočavanja takvog odstupanja preporučuje se, prije svega, pridržavati se dužeg vremenskog perioda - to će omogućiti, ako je potrebno, da se pozovete na dokumentaciju, iskoristite je, čak i ako je, prema jednom od važećih pravila, rok je već istekao. Osim toga, inspektori se neće imati na šta zamjeriti. Također je potrebno zapamtiti posebnu listu objavljenu 2000. godine koja ukazuje na trajanje skladištenjaneke specifične grupe dokumentacije. Ova lista se redovno ažurira i dopunjuje, tako da glavni računovođa preduzeća i odjeljenje nadležno za upravljanje dokumentima moraju pratiti ažurne informacije.

Ukoliko su prekršeni uslovi skladištenja, odgovornost za to snosi čelnik kompanije, uprkos činjenici da je pitanje sigurnosti prvenstveno u nadležnosti glavnog računovođe. Ako se prekrši naredba, trajanje skladištenja, kompanija se kažnjava. Za službenika se kazna obično kreće od dvije do tri hiljade rubalja. Ali ako se primarna dokumentacija uopće ne čuva, mogu biti kažnjeni novčanom kaznom od pet hiljada rubalja ili više.