Knjigovodstvene isprave su Koncept, pravila za registraciju i čuvanje knjigovodstvenih dokumenata. 402-FZ "O računovodstvu". Član 9. Primarne računovodstvene isprave

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Propisno izvođenje računovodstvene dokumentacije je veoma važno za proces generisanja računovodstvenih informacija i utvrđivanja poreskih obaveza. Stoga je potrebno s posebnom pažnjom postupati s dokumentima.

Specijalci računovodstvenih usluga, predstavnici malih preduzeća koji vode nezavisnu evidenciju treba da poznaju glavne uslove za izradu, dizajn, kretanje, čuvanje papira.

Koncept dokumenta

Regulatorni akti o računovodstvu ne otkrivaju koncept dokumenta. Stoga je vrijedno koristiti definiciju utvrđenu GOST R ISO 15489-1-2007.

Knjigovodstveni dokumenti su podaci koji se mogu identifikovati, evidentirani na materijalnom nosaču, kreirani, primljeni i pohranjeni od strane pojedinca ili organizacije kao dokaz prilikom potvrđivanja poslovnih aktivnosti ili pravnihobaveze.

Primarni dokumenti su dokumenti koji sadrže izvorne podatke o procesima i operacijama. Ovo su računovodstveni dokumenti koji služe kao osnova za knjigovodstvene unose.

Primarne računovodstvene isprave su dokumenti kojima se registruju činjenice ekonomske aktivnosti. Ovaj koncept Saveznog zakona "O računovodstvu" regulisan je članovima.

Glavni uslov koji se postavlja za njihovu kompilaciju je da se oni moraju sastaviti kada se izvrši činjenica ekonomske aktivnosti ili odmah nakon njenog završetka (ako je moguće).

Primarni dokumenti

Primarna knjigovodstvena isprava mora biti sastavljena u trenutku poslovne transakcije, a ako to nije moguće, odmah nakon njenog završetka.

Glavni primarni dokumenti su:

1. Tovarni list, oblika TORG-12.
2. RKO i PKO.
3. Knjigovodstvena referenca.
4. Izvještaj o troškovima.

Varienti primarnih dokumenata

Nijedan normativni akt ne sadrži grupisanje i klasifikaciju računovodstvenih dokumenata. Mogu se razlikovati sljedeće vrste računovodstvenih dokumenata, a to su dokumenti koji uzimaju u obzir:

1. Mesta njihove kompilacije: eksterno i interno.
2. Primjenjivi dokumentarni oblici: neobjedinjeni (kreirani u skladu sa formama koje je organizacija samostalno razvila), unificirani (kreirani u skladu sa formama sadržanim u albumuunificirani oblici).
3. Vrsta nosača informacija: elektronski i papirni.
4. Obim podataka: sažetak i primarni.
5. Vrsta obaveza, računovodstvene oblasti, imovina: računovodstvo gotovinskih transakcija, računovodstvo obračunavanja i isplate zarada, računovodstvo zaliha, računovodstvo osnovnih sredstava, itd.

Primarni računovodstveni obrasci

Registracija u računovodstvu računovodstvenih isprava je, prije svega, korištenje jedinstvenih i samostalno razvijenih obrazaca. Upotreba mnogih unificiranih od 2013. godine nije obavezna.

Sve primarne formulare mora odobriti šef organizacije. Sljedeće je trenutno obavezno:

1. Prema računovodstvu usluga transporta tereta (272-P Vlade).
2. Prema obračunu rada, njegova isplata (1-P Državnog komiteta za statistiku).
3. Obračun gotovinskih transakcija (88-P Državnog komiteta za statistiku, 3210-U Banke Ruske Federacije).

Standardni obrazac je također predviđen za nalog za plaćanje. U postupku izdavanja jedinstvenih obrazaca obavezno je popunjavanje knjigovodstvene dokumentacije, odnosno svih predviđenih kolona (redova). Ako bilo koja informacija nedostaje, treba staviti crticu u odgovarajuću kolonu.

Vrijedi napomenuti da se korištenje računovodstvenih dokumenata, koji trenutno nisu potrebni, još uvijek koristi u organizacijama. Uzimajući u obzir interne potrebe preduzeća, ovi obrasci se mogu finalizirati. Mogu se učiniti prikladnijim i pogodnijim za fiksiranje određenih poslovnih aktivnosti. Na primjer, možeteOdbijte da koristite štamparske rekvizite i oznake na prednjoj i zadnjoj strani.

Odobrenje primarnih računovodstvenih dokumenata

Organizacije su dužne odobriti primjenjive primarne obrasce (4. stav 1/2008-PBU). Međutim, važno je zapamtiti da jednostavno povezivanje sa albumom Uniform Forms neće biti dovoljno.

Računovodstvena politika treba da navede specifične vrste dokumenata iz albuma koje će organizacija koristiti, kao i spisak osoba koje imaju pravo potpisivanja primarnih dokumenata.

Obrasci mogu biti odobreni i drugim lokalnim propisima. Na primjer, nalog za odobravanje obrazaca primarnih računovodstvenih dokumenata. Računovodstvena politika mora sadržavati link do takvog naloga.

Potrebni detalji računovodstvenih dokumenata

402-FZ reguliše zahtjeve za obavezne detalje primarnih računovodstvenih dokumenata. Postoji sedam takvih detalja:

1. Datum dokumenta.
2. Njegovo ime.
3. Naziv privrednog subjekta koji je sastavio dokument.
4. Sadržaj poslovnih činjenica.
5. Iznos monetarne ili prirodne mjere (sa jedinicama).
6. Nazivi pozicija osoba odgovornih za transakciju.
7. Potpisi sa prepisima odgovornih lica.

Neki dokumenti koji nisu primarna dokumentacija mogu se koristiti kao takvi.

Ako organizacija odražava troškove zakupnine, tada su takvi računovodstveni dokumenti akti i ugovor o zakupu. 611 i 622 člana Građanskog zakonikautvrditi da se u tom slučaju moraju sačiniti bilateralni akti o prijemu i prenosu izvještajnog objekta. Ako uzmemo u obzir član 753. Građanskog zakonika, tada akti jednostrane prirode mogu poslužiti kao primarni dokumenti.

Dokumentacija u računovodstvu

Važno je uzeti u obzir posebne slučajeve koji se često javljaju u pripremi dokumentacije.

Odbijanje upotrebe pečata. Osnovna namjena pečata je ovjera potpisa odgovornog lica. Od 2015. godine, preduzeća nisu obavezna da pečate. Informacije o štampi treba da budu sadržane u Statutu organizacije (82-FZ). Pečat je potreban samo kada to zahtijevaju savezni propisi.

Mora biti prisutan na sljedećim dokumentima: dupli magacin, akti nezgoda na radu, dokumenti dostavljeni carinskim organima, punomoćje koje vam omogućava da zastupate interese pravnog lica na sudovima.

Pečat nije obavezan rekvizit, međutim, njegovo prisustvo može biti predviđeno obrascem primarne računovodstvene isprave, koji odobrava rukovodilac privrednog subjekta.

Dokumenti sastavljeni na stranom jeziku. Za računovodstvo se mogu prihvatiti dokumenti samo na ruskom jeziku. Ako je dokument sastavljen na drugom jeziku, onda mora postojati prijevod na ruski, i to red po red. Ovjera prijevoda nije potrebna, osim u slučajevima predviđenim Haškom konvencijom:

1. Merači bez rublja u primarnim računovodstvenim dokumentima. Podaci o troškovima u računovodstvenim dokumentima mogu biti izraženi u konvencionalnim jedinicama, u valuti, u rubljama.
2. Primarni u elektronskom obliku.

402-FZ omogućava poslovnim subjektima izdavanje primarnih dokumenata ne samo u papirnom, već iu elektronskom obliku.

Elektronski dokument mora sadržavati sve potrebne detalje postavljene za računovodstvene dokumente, kao i elektronski potpis.

Elektronski potpisi dolaze u tri varijante - jednostavni, poboljšani nekvalifikovani, poboljšani kvalifikovani. Prema Ministarstvu finansija, može se koristiti bilo koji od ova tri potpisa.

Punomoćje za potpisivanje primarnih računovodstvenih dokumenata

Zaposleni u organizaciji ima pravo potpisati ako je sastavljen jedan od sljedećih dokumenata:

1. Punomoćje za potpisivanje primarnog (185-189 član Građanskog zakonika).
2. Narudžba na desnoj strani za potpis.

U poređenju sa nalogom koji daje pravo na potpisivanje, punomoćje se može izdati i osobama koje nisu zaposleni u organizaciji. Po dogovoru strana, faksimil se može koristiti za potpisivanje primarnih dokumenata (član 160. Građanskog zakonika).

Raspored toka rada u računovodstvu

Raspored toka posla je opis, koji može imati oblik tabele ili dijagrama, procedura za kreiranje, premeštanje, obradu, skladištenje računovodstvenih dokumenata. Raspored se može odobriti kao dodatak računovodstvenoj politici ili kao lokalni normativni akt. U drugom slučaju, računovodstvena politika treba da sadrži vezu sa ovim aktom.

Raspored toka posla mora nužno odražavati:

1. Uslovi tokom kojih se dokumenti moraju sastaviti, prenijeti, obraditi, pohraniti.
2. Pozicije osoba odgovornih za poslovanje prikazane u rasporedu toka poslova (105-P Ministarstva finansija).

Časopis za računovodstvo primarne dokumentacije

Vođenje takvog dnevnika je više pravilo racionalnog upravljanja dokumentima, a ne računovodstva. Neophodan je za registraciju knjigovodstvenih dokumenata – ulaznih i izlaznih primarnih dokumenata. Stručnjaci savjetuju vođenje sličnog dnevnika u slučajevima kada se računovodstvo obavlja bez upotrebe specijalizovanih računovodstvenih programa.

Na primjer, kada se koristi 1C, dnevnik dokumentacije se može generirati i odštampati čim je potrebno. Dakle, registar prijemnih dokumenata će prikazati dokumente dobavljača, a registar novčanih dokumenata, odnosno dokumentaciju na blagajni preduzeća.

Računovodstvo, za razliku od poreskog računovodstva, dozvoljava odražavanje činjenica ekonomske aktivnosti u nedostatku primarnih računovodstvenih dokumenata, ali samo ako su ipak primljene kasnije.

U ovom slučaju, činjenice ekonomske aktivnosti treba evidentirati koristeći procijenjenu vrijednost. Kada dokument stigne, on se ne poništava. Potrebno je samo ispraviti datum prijema.

Ovaj pristupregulisano 21/2008-PBU, 119n-P Ministarstva finansija, AKPI16-443-R VS.

Dokumenti koji se odnose na posredničke transakcije su izuzetak od ove procedure. Posrednik je dužan prenijeti svu dokumentaciju. U slučajevima kada je izvještaj o obavljenoj transakciji sastavljen sa greškama ili netačnostima, nalogodavac može imati pravo prigovora u roku od 30 dana od dana prijema (999, 1008 čl. Građanskog zakonika).

Skladištenje i uništavanje računovodstvenih dokumenata

Red pohranjivanja primarnog utvrđuje se 558-P Ministarstva kulture. Ukupan period čuvanja dokumentacije, u skladu sa 402-FZ "O računovodstvu", član 9, je 5 godina. Za organizaciju čuvanja dokumentacije odgovoran je rukovodilac preduzeća.

Neke dokumente treba čuvati duži period:

1. O sticanju pokretne imovine - najmanje 10 godina.
2. Za transakcije nekretninama - na neodređeno vrijeme.
3. Isplate dividendi i putne potvrde za poslovna putovanja na krajnjem sjeveru - 75 godina.

Ako su interni zapisi istekli, mogu se uništiti. Odluku o mogućnosti uništenja treba da donese stručna komisija, koja se formira svake godine ili koja djeluje trajno. Na osnovu rezultata rada takve komisije treba sačiniti akt koji odražava spisak dokumenata koje treba uništiti.

Preduzeće može likvidirati dokumentaciju samostalno ili prenošenjem specijaliziranojorganizacija.

Odgovornost za čuvanje primarnih dokumenata

Predviđene su kazne za grubo kršenje zahtjeva za računovodstvo i finansijsko izvještavanje. Jedan od najgrubljih dokumenata je nepostojanje obavezne primarne računovodstvene isprave, računovodstvenih registara, finansijskih izvještaja i revizorskog izvještaja za privredni subjekt.

Ako se pronađu takvi prekršaji, izriču se novčane kazne u sljedećim iznosima:

1. Službenici - 5-10 hiljada rubalja.
2. Ponovljeni prekršaj od strane zvaničnika - 10-20 hiljada rubalja ili diskvalifikacija na 1-2 godine.