Lista primarnih računovodstvenih dokumenata i pravila za njihovo izvršavanje

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Mnoge operacije se obavljaju svakodnevno u preduzeću. Računovođe ispostavljaju račune ugovornim stranama i šalju im novac, obračunavaju plate, penale, obračunavaju amortizaciju, pripremaju izvještaje, itd. Dnevno se izdaju desetine dokumenata raznih vrsta: upravnih, izvršnih, primarnih. Poslednja grupa je od velikog značaja za delatnost preduzeća.

Šta su "primarni dokumenti"?

Svaki događaj ekonomskog života organizacije mora biti potvrđen papirom. Formira se u trenutku operacije ili neposredno nakon njenog završetka. Sastavljanje knjiženja, izvještavanje se vrši na osnovu podataka navedenih u primarnim računovodstvenim dokumentima računovodstva. Njihova lista je velika. U članku ćemo razmotriti glavne, najčešće korištenedokumenti.

Zašto nam treba primarni?

Primarna dokumentacija je sastavni element računovodstva. Kao što je gore pomenuto, formira se u trenutku transakcije ili neposredno nakon završetka transakcije i predstavlja dokaz realnosti jedne ili druge činjenice ekonomskog života preduzeća.

Lista primarnih računovodstvenih dokumenata za jednu transakciju može uključivati:

1. Ugovor.
2. Račun.
3. Priznanica ili drugi dokument o plaćanju.
4. Tovarni list.
5. Akt završetka.

Potrebni detalji

Trenutno postoje unificirani oblici primarnih računovodstvenih dokumenata. Koriste se da odražavaju informacije o različitim operacijama, odnosno, lista kolona u njima je drugačija. U međuvremenu, svi primarni dokumenti sadrže jedinstvene obavezne detalje. Među njima:

1. Naziv kompanije.
2. Naziv dokumenta (na primjer, "Cash voucher").
3. Datum formiranja.
4. Sadržaj operacije na kojoj je dokument sastavljen. Na primjer, prilikom popunjavanja fakture u odgovarajućoj koloni može biti navedeno "Prijenos materijala na obradu".
5. Novac i prirodni pokazatelji. Prvi se koriste za odraz troškova, drugi - količine, težine, itd.
6. Pozicije odgovornih radnika ("glavni računovođa", "skladištar" itd.).
7. Potpisi osoba uključenih u transakciju.

Važan trenutak

Primarni dokument koji sadrži sve potrebne detalje ima pravnu snagu.

Imajte na umu da se pravilno sastavljeni papiri mogu koristiti u pravnim postupcima kao dokaz valjanosti (ili nevaljanosti) potraživanja. Mnoge dokumente sastavljaju izvođači. Potrebno je pažljivo provjeriti ispravnost registracije i ni u kom slučaju ne stavljati potpise za dobavljače (izvođače i sl.) ako to nisu učinili.

Primarna dokumentacija se mora pažljivo čuvati.

Da li mi treba primarni pečat?

U praksi, mnoge druge ugovorne strane tvrde da ga nema na TTN obrascu i nekim drugim dokumentima. Podsjetimo, od 2015. godine većina organizacija je izuzeta od obaveze posjedovanja pečata. Takva preduzeća ga mogu koristiti po sopstvenom nahođenju. Ako jeste, onda podaci o njegovom prisustvu moraju biti napisani u računovodstvenoj politici.

U slučaju da druga strana insistira na korišćenju pečata prilikom registracije primarnog, a kompanija ima pravo da ga ne stavi po zakonskim osnovama, drugoj strani se mora poslati pismeno obaveštenje sa linkovima na propise koji regulišu ovo problem.

Ugovor

Ako je druga ugovorna strana dugogodišnji partner, onda je sasvim moguće sklopiti ugovor za više transakcija. U ovom slučaju važno je jasno definisati rokove za ispunjavanje obaveza, redoslijed i postupak obračuna i druge nijanse. Ugovor se može sastaviti za prodaju robe, pružanje uslugaili proizvodni rad. Vrijedi reći da građansko pravo dozvoljava i usmeno zaključivanje sporazuma. Međutim, u poslovnim aktivnostima se po pravilu koriste pismeni oblici ugovora.

Faktura

U ovom dokumentu, dobavljač označava iznos koji treba prenijeti drugoj strani za robu, usluge ili radove. Prilikom plaćanja, podrazumevano se pretpostavlja da je subjekt saglasan sa transakcijom.

Faktura mora biti prisutna:

1. Naziv dokumenta.
2. Naziv usluga (roba, radova) za koje se vrši plaćanje.
3. Cost.
4. Ukupni iznos.
5. Detalji za plaćanje.

Trenutno je kompletna lista računovodstvenih dokumenata sadržana u 1C programu, tako da se obrađuju automatski.

Napominjemo da je faktura od male vrijednosti za regulatorna tijela. U njemu prodavac fiksira zadatu cijenu. Sa pozicije računovođe, račun je najvažniji primarni dokument na osnovu kojeg se formiraju knjigovodstvena knjiženja.

Faktura djeluje kao vrsta fakture. Ovaj rad sadrži poseban red za navođenje iznosa PDV-a.

Dokumentacija za plaćanje

Činjenicu plaćanja možete potvrditi gotovinskim računom ili drugim sličnim dokumentom. Plaćanje potvrđuje činjenicu plaćanja za isporuku proizvoda, usluga, rada. Određena vrsta dokumenta se bira u zavisnosti od metodeplaćanje: gotovinom ili bankovnim transferom.

Jedan od najpopularnijih dokumenata za poravnanje je nalog za plaćanje. To je nalog vlasnika računa da banka prenese sredstva na navedeni račun. Dokument se može koristiti za plaćanje usluga, robe, za plaćanje avansa, otplatu kredita itd.

U slučaju odbitaka u budžet, popunjava se polje 22 "Šifra". U nalogu za plaćanje ova kolona označava UIN (jedinstveni identifikator). Zahvaljujući njemu, fiskalni organ prepoznaje platioca.

Polje "Šifra" u nalogu za plaćanje može se popuniti na različite načine. Zavisi kako tačno subjekt ispunjava svoju obavezu prema budžetu: dobrovoljno ili na zahtjev regulatornog tijela.

tovarni list

TTN obrazac sastavlja pošiljalac. Teretnica je osnova za prenos robe primaocu. Dokument je sastavljen u 4 primjerka. Prema TTN-u, prodavac uzima u obzir prodaju, a kupac prima isporuku robe.

Napominjemo da se TTN sastavlja prilikom transporta robe vlastitim snagama. Ako prevoz obavlja treća kompanija, izdaje se obrazac 1-T.

Još jedna važna tačka: informacije u TTN-u moraju odgovarati informacijama na fakturi.

Akt o obavljenom radu

Ovaj dokument sastavljaju kupac i dobavljač. Akt je potvrda izvršenja posla, pružanja usluga po ugovorenoj cijeni u rokovima utvrđenim ugovorom. Jednostavno rečeno, ovoizvještaj izvođača kupcu.

Trenutno nije odobren jedinstveni oblik akta. Preduzeće ima pravo da samostalno izradi obrazac i popravi ga u računovodstvenoj politici.

Glavni detalji čina su:

1. Broj i datum registracije u računovodstvenim evidencijama.
2. Datum kompilacije.
3. Detalji ugovora u skladu sa kojim je akt formiran.
4. Termin, obim, cijena rada.
5. Detalji računa za koji se plaća.
6. Ime kupca i izvođača.
7. Potpisi strana u transakciji.

Akt se uvijek sastavlja u dva primjerka.

Obrazac M-15

Ova skraćenica se koristi za označavanje fakture za izdavanje odlazne robe. Treba napomenuti da ovaj dokument nije obavezan, ali ga preduzeća često koriste.

Račun za predaju materijala na stranu se izdaje ako je potrebno prenijeti dragocjenosti iz glavnog (glavnog) ureda u udaljena odjeljenja ili druga preduzeća (ako postoji poseban dogovor).

Pravila obrasca M-15

U prvom dijelu rada stavljen je broj, u skladu sa tokom dokumenata preduzeća. Ovdje također treba navesti puni naziv kompanije i OKPO.

Prva tabela odražava datum dokumenta, šifru transakcije (ako se koristi odgovarajući sistem), naziv strukturne jedinice, oblast delatnosti preduzeća koje izdaje račun.

Sličnonaznačeni su podaci o primaocu i osobi odgovornoj za dostavu. Slijedi link na dokument u skladu sa kojim se izdaje račun. To može biti ugovor, nalog, itd.

U glavnoj tabeli kolone 1 i 2 označavaju računovodstveni podračun i analitičku računovodstvenu šifru za sve materijale koji se otpisuju.

Dalje se u kolone 3-15 upisuju sljedeći podaci:

• naziv materijala sa individualnim karakteristikama, marka, veličina, razred;
• broj zaliha (ako ga nema, ćelija se ne popunjava);
• šifra jedinice;
• naziv jedinice mjere;
• prenesena količina robe;
• informacije o stvarnim predmetima puštenim iz skladišta (popunjava skladištar);
• ukupni troškovi materijala;
• cijena bez PDV-a;
• iznos dodijeljenog PDV-a;
• ukupni trošak uključujući PDV;
• broj inventara materijala;
• broj pasoša (ako je dostupan);
• broj evidencije prema kartici računa.

Račun potpisuju računovođa, zaposlenik zadužen za ispuštanje dragocjenosti iz skladišta i primalac.

Napredni izvještaji u "1C"

Formiranje izvještajnih dokumenata jedna je od najčešćih radnji računovođe. Mnoga poravnanja koja se obavljaju u gotovini su izvršena avansnim dokumentima. To uključuje putne troškove, kupovinu u domaćinstvu, itd.

Često zaposleni u preduzeću dobijaju sredstva iz blagajne za kućne troškove. Nakon nabavke potrebnih dragocjenosti (na primjer, kancelarijskog materijala), zaposleni se prijavljuju i dostavljaju prateću dokumentaciju računovodstvu.

Računovođa, zauzvrat, mora evidentirati sve troškove u računovodstvenom sistemu. Možete otvoriti "Unapredne izvještaje" u "1C" u dijelu "Banka i blagajna", pododjeljak "Blagajna". Uvođenje novog dokumenta vrši se dugmetom "Kreiraj".

Na vrhu obrasca je naznačeno:

1. Naziv kompanije.
2. Skladište u koje će se kreditirati novoprimljene dragocjenosti.
3. Izvještavanje zaposlenih o sredstvima primljenim na osnovu izvještaja.

Dokument sadrži 5 oznaka. U odjeljku "Avansi" odaberite dokument za koji su sredstva izdata:

1. Dokument novca.
2. Troškovi gotovinski nalog.
3. Debit sa računa.

Ako je roba kupljena sa izdatim sredstvima, ona se odražava na kartici sa istim imenom. U odjeljku "Kontejner" navedite informacije o povratnoj posudi (na primjer, boce za vodu). Kartica "Plaćanje" prikazuje informacije o gotovini plaćenoj dobavljačima za kupovinu objekta ili izdatoj uz nadolazeću isporuku.

U odjeljku "Ostalo" navedeni su podaci o putnim troškovima: dnevnice, troškovi goriva, karte itd.

"Univerzalni" obrazac

U listi primarnih računovodstvenih dokumenata nalazi se jedan papir koji se može koristiti u različitim situacijama. Koristi se u formiranju i računovodstva iporesko izvještavanje. Radi se o računovodstvu. Obrazac je potreban, ako je potrebno, da se ispravi učinjena greška. Osim toga, dokument je neophodan prilikom obavljanja poslova za koje su potrebna objašnjenja, odraz obračuna, potvrda transakcija, ako ne postoje drugi papiri.

Njuance

Vrijedi reći da preduzeće ima pravo potvrditi završetak transakcija koje ne zahtijevaju izvršavanje standardnih (standardnih, unificiranih) obrazaca, ne uz pomoć certifikata, već kroz samostalno razvijeno primarno računovodstvo dokumenata. Njihovu listu, međutim, treba fiksirati u finansijskoj politici kompanije.

Pravila za sastavljanje sertifikata

Jedan jedinstveni obrazac nije odobren za ovaj dokument. Shodno tome, stručnjaci ga mogu sastaviti u slobodnom obliku ili koristiti šablone razvijene u preduzeću. Među obaveznim informacijama koje sertifikat treba da sadrži, treba napomenuti:

1. Informacije o preduzeću.
2. Datum i razlozi za sastavljanje.
3. Primarni računovodstveni dokumenti i računovodstveni registri, uz koje je priložen certifikat.
4. Potpis odgovornog radnika.

Možete pisati na običnom bijelom A4 listu ili na memorandumu kompanije.

Prilikom kompajliranja, morate biti veoma pažljivi da ne napravite greške. Što je referenca detaljnija, inspektori imaju manje dodatnih pitanja.

Dokument bi, naravno, trebao sadržavati samo pouzdane informacije. Ako, tokompravopisne greške će biti identifikovane, preporučljivo je ponovo sastaviti potvrdu.

Funkcije pohrane

Sve što se odnosi na primarnu računovodstvenu dokumentaciju mora se čuvati u preduzeću najmanje 5 godina. Obračun ovog perioda počinje od datuma završetka izvještajnog perioda u kojem su papiri izdati.

Extra

Primary se može izdati u papirnom ili elektronskom obliku. U posljednje vrijeme sve više preduzeća preferira elektronsko upravljanje dokumentima. To je razumljivo: potrebno je mnogo manje vremena za obradu i slanje papira.

Elektronski dokumenti moraju biti ovjereni digitalnim potpisom (poboljšani ili redovni - po dogovoru između ugovornih strana).

Odgovornost

Primarna dokumentacija je najvažniji element poslovnog života preduzeća. U njegovom odsustvu, kompanija će se suočiti sa ozbiljnim sankcijama od strane regulatornih tijela. Kazne će biti izrečene i u slučaju otkrivanja grešaka u primarnoj dokumentaciji, netačnih podataka.

Kršenje propisa kažnjivo je ne samo Poreskim zakonikom, već i Zakonom o upravnim prekršajima. Ako postoje razlozi, počinioci mogu biti procesuirani.

Zaključak

Različiti dokumenti se mogu koristiti u radu preduzeća. U isto vrijeme, neki od njih mogu imati jedinstvenu formu, a neke može samostalno razvijati kompanija. Bez obzira na ovo, svi potrebni detalji moraju biti prisutni u dokumentima.

Neke firme praktikuju upotrebu kombinovanih dokumenata. Govorgovorimo o objedinjenim formama, dopunjenim u skladu sa specifičnostima aktivnosti organizacije.

Važno je da se odabrane vrste primarne dokumentacije odražavaju u računovodstvenoj politici preduzeća. U toku poslovanja kompanije može se pojaviti potreba za novim dokumentima. Ako ih razvija preduzeće, onda ih treba navesti u računovodstvenoj politici.

Napominjemo da druga strana može samostalno razviti određene oblike vrijednosnih papira. U finansijskoj politici potrebno je naznačiti da kompanija prihvata takve dokumente od ugovornih strana.

Za evidentiranje mnogih transakcija, organizacije ne smiju koristiti objedinjene forme primarne dokumentacije. Međutim, ako je riječ o gotovinskim transakcijama, onda se one izvršavaju isključivo odobrenim nalozima i drugim platnim dokumentima.