Gotovinski dokumenti: registracija, verifikacija, skladištenje. Postupak izdavanja primarnih novčanih dokumenata

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Gotovinski dokumenti su papiri koji se sastavljaju u vezi sa kretanjem sredstava pravnog lica ili fizičkog preduzetnika. Njihove obrasce odobrava Državni komitet za statistiku. Razmotrimo dalje koje gotovinske dokumente preduzeća mogu koristiti.

Narudžbe

Oni služe kao primarni gotovinski dokumenti. Narudžbe mogu biti dolazne i odlazne. Prvi se primjenjuje kada se primi gotovina. Nalog za prijem izdaje u jednom primjerku računovodstveni službenik i potpisuje ga gl. računovođa ili službeno lice ovlašteno za to. U nedostatku odgovornih službenika, rukovodilac pravnog lica ili sam preduzetnik može ovjeriti primarne novčane dokumente. Potvrda o kreditnom nalogu mora biti potpisana od strane ovlaštenih lica (računovođa i blagajnik), ovjerena pečatom (pečatom). Osim toga, registrovan je u relevantnom časopisu. Potvrda se daje subjektu koji je položio novac. Sam nalog za prijem ostaje na blagajni. Rashodni papir se popunjava prilikom izdavanja gotovine. Mora se reći da se gotovinski dokumenti sastavljaju ako preduzeće koristi i tradicionalne metode obrade informacija i BT alate. Odlazni nalog, kao i dolazni, izdaje se u 1 primjerku. Također mora biti potvrđen od ovlaštenih osoba i registriran u odgovarajućem časopisu.

Punjenje

Kako izdati gotovinske dokumente navedene gore? Punjenje se vrši na sljedeći način:

1. Linija "Osnova" odnosi se na poslovnu transakciju.
2. U kolonu "Uključeno" upisuje se iznos PDV-a. Napisano je brojevima. Ako se usluge, roba ili rad ne oporezuju, onda red pokazuje "bez PDV-a".
3. U redu "Dodatak" treba navesti prateće i druge radove, navodeći datume njihovog sastavljanja i brojeve.
4. U koloni "Kredit, šifra pododjeljka" upisuje se odgovarajuća oznaka strukturnog odjela kojem se primaju sredstva.

Registracija

Gotovina dokumenti moraju biti evidentirani u posebnom dnevniku. Registrira kako dolazne/odlazne naloge, tako i papire koji ih zamjenjuju. Potonje, na primjer, uključuju platne liste, zahtjeve za izdavanje sredstava, fakture i drugo. Istovremeno, treba napomenuti da nalozi o troškovima, koji se izdaju na platnom spisku za plate i druge iznose koji su tome ekvivalentni, moraju biti registrovani nakon izdavanja isplata.

Blagajna

Koristi se za obračun izdavanja i prijema gotovine. Knjiga je numerisana, vezana i ovjerena pečatom koji se stavlja na posljednju stranicu. Ovdje se također pravi zapis u kojem se navodi broj listova. Posljednja stranica mora biti potpisana. računovođa i poslovni menadžer. Svaki list knjige podijeljen je na 2 jednaka dijela. Jedan (sa horizontalnim ravnalom) treba popuniti kao prvi primjerak, drugi kao drugi primjerak. Potonji se izdaje sa stražnje i prednje strane pomoću karbonskog papira. Obje instance su numerisane istim brojem. Prvi ostaju u knjizi, dok su drugi odvojivi. Potonji služe kao izvještajni novčani dokumenti. Do kraja svih operacija za tekući dan, oni se ne skidaju. Unosi počinju na prednjoj strani prvog primjerka nakon kolone "Stanje na početku dana". Prije punjenja, list se mora saviti duž linije kidanja. Odsječeni dio se stavlja ispod onog koji ostaje u knjizi. Za unos podataka nakon "Transfera", strana za otkidanje se postavlja na prednju stranu drugog primjerka. Unosi se nastavljaju duž horizontalne linije na poleđini neodvojivog dijela.

Dodatni dokumenti

Gotovinske transakcije se mogu registrovati raznim papirima. Jedan od njih je, na primjer, prethodni izvještaj. Koristi se za obračun sredstava koja se izdaju odgovornim licima za administrativne i poslovne troškove. Kako se pripremaju takvi dokumenti? Novčane transakcije ove vrste obračunava se direktno od strane izvještajnog entiteta, iTakođe računovođa. Prethodni izvještaji se sastavljaju na papiru ili kompjuterskom mediju. Registracija novčanih dokumenata vrši se striktno u skladu sa pravilima. Svaki obrazac se popunjava u jednom primjerku. Na poleđini, odgovorno lice iskazuje spisak papira koji potvrđuju nastale troškove. To, na primjer, uključuje putnu potvrdu, tovarne listove, čekove, priznanice, itd. Ovdje predmet označava iznos troškova. Radovi koji se prilažu uz izvještaj moraju biti numerisani redom kojim su navedeni. Provjeru gotovinskih dokumenata vrše zaposleni u računovodstvu. Zaposleni, posebno, vrše reviziju ciljanog trošenja sredstava, kompletnosti datih potkrepljujućih dokumenata, ispravnosti njihovog popunjavanja i obračuna iznosa. Na poleđini su naznačeni troškovi koji su prihvaćeni za računovodstvo, računi na čijem zaduženju su evidentirani.

Važne nijanse

Podaci koji se odnose na stranu valutu (strana 1a na prednjoj strani i kolone 6 i 8 na poleđini) moraju se popuniti samo ako odgovorno lice prima sredstva ne u rubljama. Prethodni izvještaj nakon verifikacije mora odobriti rukovodilac preduzeća ili lice koje on ovlasti. Tek nakon toga se uzima u obzir. Ako predujam nije u potpunosti iskorišten, odgovorno lice vraća stanje blagajniku. Istovremeno se popunjava nalog za prijem. Sredstva se otpisuju u skladu sa podacima odobrenog izvještaja.

Payrolls

Uplata gotovinskih dokumenata se vrši prilikom obračuna i isplate plata zaposlenima u preduzeću. Računovodstvo sastavlja odgovarajući izvod u 1 primjerku. Obračun zarada vrši se prema podacima prisutnim u primarnoj dokumentaciji za obračun za stvarno odrađeno vrijeme, učinak i sl. U redovima „Obračunati“prikazani su iznosi u skladu sa vrstama isplata sa platnog spiska. Ostali prihodi (materijalna i socijalna davanja) koji se obezbeđuju zaposlenom, otplaćuju na teret dobiti preduzeća i koji podležu uključivanju u oporezivu osnovicu takođe se unose ovde. Istovremeno se obračunavaju odbici od plate i utvrđuje iznos koji se predaje zaposlenom. Na naslovnoj strani izjave stoji ukupan iznos koji treba isplatiti zaposlenima. Rukovodilac preduzeća mora potpisati dozvolu za izdavanje plata. U slučaju njegovog odsustva, ovaj dokument izdaje ovlašteni službenik. Na kraju izvoda upisuju se iznosi deponovanih i isplaćenih zarada. Nakon perioda utvrđenog za isplatu sredstava zaposlenima, imena zaposlenih koji nisu primili novac u koloni 23 označavaju se „Deponovano“. Za izdati iznos sastavlja se troškovni nalog. Njegov broj i datum završetka moraju biti naznačeni u platnom spisku na zadnjem listu.

Izvještaj pomoći

Ovaj dokument sadrži očitanja KKM brojila i prihod po smjeni (radni dan). Help-izvještaj se popunjava u 1 primjerku dnevno. Blagajnik ga mora potpisati i predati glavnom službeniku(šef kompanije). Istovremeno se popunjava nalog za prijem. U malim preduzećima novac se predaje direktno sakupljačima. Prilikom prenosa gotovine popunjavaju se relevantni novčani dokumenti banke. Prihod po smjeni (radnom danu) utvrđuje se u skladu sa pokazateljima brojača za sumiranje na početku i na kraju dana. Istovremeno se odbijaju iznosi vraćeni kupcima na osnovu neiskorištenih čekova. Ustanovljeni prihod potvrđuju šefovi odjeljenja. U knjiženju sredstava u izveštaju potpisuje se viši blagajnik, kao i rukovodilac preduzeća. Referentni izvještaj služi kao osnova za sastavljanje konsolidovanih "Informacija o očitanjima KKM brojila i prihodima kompanije".

Dnevnik blagajnika

Ovaj dokument je potreban za obračun troškova i prijema gotovine za svaki KKM preduzeća. Dnevnik također služi kao kontrolni i registarski izvještaj očitavanja brojila. Ovaj dokument je uvezan, numerisan i zapečaćen potpisima gl. računovođa, rukovodilac preduzeća, kao i poreski inspektor. Časopis je ovjeren i pečatom preduzeća. Sve unose vrši blagajnik svaki dan. Procedura izdavanja gotovinskih dokumenata ne dozvoljava brisanje i mrlje u dnevniku. Sve izvršene ispravke moraju biti usaglašene i overene potpisima ovlašćenih lica. Ako se očitanja poklapaju, evidentiraju se za tekuću smjenu na početku rada. Ovi podaci moraju biti ovjereni potpisima dežurnog administratora i blagajnika. Red 15 označava iznose koji su upisaničekovi koje vraćaju kupci. Podaci za to su preuzeti iz relevantnog akta. Ista kolona označava broj odštampanih nultih čekova tokom smjene. Na kraju radnog dana operater generiše konačan izvještaj za smjenu i sa njim predaje primljeni prihod. Ovo stvara dolaznu narudžbu. Nakon očitavanja brojila, provjerava se stvarni iznos računa, a u dnevnik se vrši odgovarajući unos. Potvrđuje se potpisima rukovodioca (dežurnog administratora), višeg blagajnika i blagajnika. U slučaju neslaganja između iznosa navedenih na kontrolnoj traci i iznosa prihoda, utvrđuje se razlog za razliku. Pronađeni viškovi ili nestašice evidentiraju se u odgovarajućim redovima dnevnika.

Podaci o očitanjima KKM brojila i prihodima

Koriste se za generiranje sažetog izvještaja za tekuću smjenu. Ovi podaci služe kao dodatak izjavi blagajnika, koja se sastavlja svakodnevno. Podaci o indikacijama i prihodima formiraju se u jednom primjerku. Zajedno sa utroškom i prijemnim nalozima, potvrdama-izvještajima blagajnika, prenose se u računovodstvo preduzeća do sljedeće smjene. Uzorak novčanih dokumenata, u skladu sa očitanjima brojila, na početku i na kraju radnog dana za svaku kasu uključuje obračun prihoda. Istovremeno je, između ostalog, naznačena i njegova distribucija po odjelima. Ovo poslednje mora biti potvrđeno potpisima menadžera. Na kraju popunjene tabele prikazani su rezultati prema očitanjima brojača svih kasa, aprihodi kompanije se takođe sumiraju sa raspodjelom sredstava po odjelima. U skladu sa aktima, naveden je ukupan iznos novca koji je kupcima izdat na čekovima koje su vratili. Ovaj iznos umanjuje ukupan prihod kompanije. Informaciju moraju potpisati viši blagajnik i šef preduzeća.

Preporuke za punjenje

Prilikom sastavljanja gotovinskih dokumenata, morate se pridržavati procedure utvrđene zakonskim i drugim regulatornim aktima. Osim toga, postoji nekoliko prilično jednostavnih pravila čije će poštivanje izbjeći netočnosti prilikom popunjavanja papira:

1. Iznos u riječima uvijek treba pisati velikim slovom. U ovom slučaju, penije je dozvoljeno pisati brojevima. Na primjer: osamnaest hiljada rubalja 10 kopejki.
2. Papirologija se može završiti bilo ručno ili pomoću tehničkih sredstava (kompjuter, na primjer).
3. Regulatorni akti dozvoljavaju prilagođavanje informacija u gotovinskim dokumentima. Međutim, mora se ispuniti niz zahtjeva. Netačan unos treba pažljivo precrtati jednom linijom. Ispravne informacije su naznačene pored ili (ako je moguće) iznad njih. Ovdje također treba napraviti postscript: "Vjerujte ispravljeno", "Precrtano je nevažeće" ili "Tačno". Pored ovog unosa treba potpisati gl. računovođa i šef organizacije (ili individualni preduzetnik).
4. Ukoliko postoje mrlje, brisanja, mrlje sa "crtom" i druge slične metode korekcije, dokument se smatra nevažećim.

Dodatna pravila

Skladištenje gotovinskih dokumenata, u skladu sa važećim zakonom, vrši se 5 godina. Obračun ovog roka počinje 1. januara godine koja slijedi nakon završetka kancelarijskog posla. Ovo pravilo se smatra opštim. Posebna procedura je uspostavljena za obračune zarada. Ukoliko zaposleni nemaju lične račune, ti papiri se čuvaju u preduzeću 75 godina. Po isteku ovog roka sva dokumentacija se može prenijeti u arhiv ili uništiti ako o njoj nema sudskih sporova, nesuglasica ili sporova. Prilikom rada sa papirima morate se pridržavati sljedećih pravila:

1. Formiranje dokumenata u spajalice treba izvršiti za svaki dan najkasnije narednog radnog dana ili prvog slobodnog dana.
2. Prije prenosa papira u arhivu potrebno je izvršiti njihov inventar.
3. Kontrolu formiranja predmeta vrši blagajnik ili direktni rukovodilac preduzeća.
4. U procesu kreiranja spajalice, papiri se prikupljaju uzlaznim redoslijedom brojeva računa (prvo po zaduženju, a zatim po kreditu).

Odgovornost za sigurnost gotovinskih dokumenata je na rukovodiocu preduzeća. U slučaju nepoštivanja navedenih pravila, prekršiocu se može izreći administrativna kazna u vidu novčane kazne. Visina kazne je određena u skladu sa zakonom.

Zaključak

Keepinggotovinska dokumentacija se smatra prilično odgovornim poslom. Popunjavanju papirologije se mora pristupiti sa svom odgovornošću. Gotovina se koristi prilikom sumiranja raznih podataka, izvještavanja, računovodstva. U tom smislu, greške napravljene u početnim fazama fiksiranja transakcija mogu dovesti do ozbiljnih izobličenja u završnim radovima. Zaposleni koji je postavljen na radno mjesto odgovorno za obradu gotovinskih dokumenata mora imati relevantno znanje i iskustvo. Mora se imati na umu da sve papire koje operater popunjava pregledavaju viši službenici i odobrava ih šef kompanije. Posebnu pažnju treba obratiti na registraciju dokumenata. Upisi u časopise i knjige moraju se vršiti na vrijeme u skladu sa pravilima. Budući da se pri izradi izvještaja koriste gotovinski dokumenti, sve ispravke u njima se provode striktno određenim redoslijedom. Ukoliko se ne poštuju utvrđena pravila, papiri gube na važnosti, a podaci u njima ne mogu se koristiti od strane kompanije u daljem upravljanju.