Propisi o protoku dokumenata u organizaciji. Primjer toka posla u organizaciji

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Dokument je informacija predstavljena u obliku koji odgovara njegovom sadržaju i namjeni. Dokument je kreiran sa svrhom, neko za nekoga. Ali neće uvijek izvor dokumenta i/ili njegov adresat biti osoba. Savremeni nivo - kada je moguće i potrebno efikasno i praktično uključiti mašine i mehanizme u kontrolnu petlju.

Proces, karakteristike i brzina kretanja dokumenta zavise od njegove forme, sadržaja i funkcionisanja "okruženja kretanja". Uspeh, ekonomski pokazatelji i društvena efikasnost zavise od toga koliko je dobro postavljen tok dokumenata u organizaciji, a to je: kvalitet i život kompanije.

O dokumentima i toku rada

Administracija, oblik i postupak toka rada na primjeru organizacije, nije regulisan zakonom. Postoje GOST-ovi, podzakonski propisi i obavezne preporuke. U sklopu knjigovodstvene dokumentacije, papiri za dobijanje kredita odnmedicinski izvještaji su norme zakona.

Dokument nije uvijek strog pisani oblik. Može biti:

• obrazac u kojem se određena polja popunjavaju na određeni način, koji imaju tačan semantički i sintaktički sadržaj;
• stranica napravljena prema posebnom obrascu za konkretnu prijavu (pismo, nalog, zadatak, osoblje,…);
• slobodne forme (objašnjenje radnika, zahvalnost za radna postignuća, rješenje o prijavi,…).

Sve tri verzije dokumenata mogu biti predstavljene na papiru ili elektronski i, zbog dostupnosti tehničkih i pravnih alata, apsolutno su ekvivalentne, iako još uvijek postoje slučajevi kada je moguća samo papirna forma.

Uprkos nepostojanju zakonske regulative oblika i sadržaja dokumenta i toka rada, postoji kruta, općeprihvaćena i o kojoj se ne raspravlja praksa kreiranja, premeštanja, skladištenja ili uništavanja dokumenata, koju svaka organizacija može slobodno prilagoditi sebi na apsolutno bilo koji način.

Savršen primjer toka dokumenata u organizaciji

U osnovi je nemoguće postići ideal:

• u bilo kojoj sferi života i aktivnosti,
• bilo kada,
• bilo gdje u svemiru,

jer svaki novi pristup omogućava sagledavanje novih horizonata. Postoji želja i potreba da ih slijedimo. Dokumentacija nije izuzetak. Naprotiv, to je demonstrativan i živ primjer dinamičke fiksacije procesa kretanja informacija.

Nije bitno kako su informacije zabilježene: na papiru ili u elektronskom obliku. Trenutno oba obrasca imaju istu pravnu vrijednost, iako papirna verzija ima prednosti u nekim slučajevima.

ciklus njihovog kretanja od trenutka pojave (stvaranja) do trenutka deponovanja ili uništenja.

Ne razumiju sve organizacije da se mnogi dokumenti mogu izvršiti direktno pomoću mašina i mehanizama bez ljudske intervencije, kao što svi izvori (autori) ne bi trebali biti samo ljudi.

Uobičajeno razumijevanje automatizacije toka posla u ogromnoj većini slučajeva je na nivou jednostavne "signalne ideje", kada je programu povjereno da prijavi samo pojavu događaja.

Interni i eksterni promet dokumenata

Oba kruga su važna za uspješnu organizaciju. Spoljni obrt ima statičku vrednost, dok unutrašnji obrt ima dinamičku vrednost.

Što bolje menadžment kompanije razumije ovu okolnost, odabire obećavajući sistem elektronskog upravljanja dokumentima. Oni koji žele da daju idealan primer kretanja poslovnih papira u organizaciji pišu sopstveni informacioni sistem.

Dokumenti mogu biti primarni isekundarno. Potonji uvijek imaju istoriju kretanja unutar organizacije.

Analizom primjene znanja o dokumentu i njegovom upotrebom moguće je ocijeniti funkcionalne karakteristike kompanije, socio-ekonomske pokazatelje i vremenske parametre. Ovo je važno i za partnere i za potrošače.

Papirno, ali efektivno ili elektronsko, ali kupljeno

Jedinstvenost je svojstvena ne samo osobi, već i organizaciji. Štaviše, svaka osoba cijeni svoju individualnost i na sve moguće načine nastoji da je istakne odjećom, ponašanjem, obrazovanjem itd.

Kompanija koja kupuje gotov informacioni sistem savršen je primjer toka rada organizacije koji joj oduzima vlastito lice i prisiljava zaposlene da se oblače u "tuđu odjeću."

Bolje je svojim zaposlenima povjeriti rad s papirnim medijima na starinski način nego im nametati treće, ali moderno mišljenje o dokumentima i njihovoj upotrebi. Svaki zaposlenik je važan element funkcionalnosti organizacije, a ne istraživač djelotvornosti tuđih ideja i struktura toka rada treće strane.

Prioriteti, dinamika i funkcionalnost

Spoljna kontura toka posla je uvek ograničena, nepretenciozna i statički stabilna. Uglavnom, ne treba mu pridavati veći značaj nego što zaslužuje. Na primjer, koja je svrha „ulaganja svoje duše“u odnose s poreznim, regulatornim vlastima ili partnerima. Možete nekako diverzificirati proces razmjene informacijareklamne agencije, ali čak i ovo na kraju poprima statičan, svakodnevni oblik.

Nesumnjivo je prioritet našeg vlastitog sistema za obradu informacija, čiji je važan dio uvijek elektronsko upravljanje dokumentima. Ali uvijek i svima je žao vremena i novca za stvaranje vlastitog sistema.

Kombinacija klasičnih opcija "one es" ili "galaxy" koje nikad ne rade bez xel-a i nekoliko lokalnih ekonomskih ili računovodstvenih programa trećih strana, zajedno sa njihovom vlastitom web-stranicom za dobijanje povratnih informacija i dokumenata (narudžbi, reklamacije, ponude,…) od kupaca i partnera - uobičajeno stanje, zaposleni su stalno zauzeti rutinom, a troškova nema.

Dinamiku proizvodnog procesa može se osigurati samo efektivnom implementacijom vlastite funkcionalnosti. Samo u tom svojstvu, elektronsko upravljanje dokumentima u organizaciji je primjer vrijedan imitacije, a u kontekstu realizacije vlastite poslovne ideje odlična dinamika proizvodnih, ekonomskih i društvenih pokazatelja.

Pravilnik o informacionom sistemu organizacije

Svaka organizacija je informacioni sistem koji nastaje i postoji u sličnom okruženju. Dokumenti dolaze u organizaciju spolja, unutra je potrebno i kreiranje dokumenata, od kojih su neki regulisani i obavezni.

Jednostavna dijagram toka organizacije je primjer onoga što svi obično rade. Propisi opravila rada, dnevna rutina, obaveze zaposlenih - uobičajena norma, ali je vrlo malo ljudi uključeno u izradu "Pravila o informacionom sistemu organizacije".

Sa objektivne tačke gledišta, čelnici organizacije mogu se rukovoditi bilo čim, pisati bilo koje propise i opise poslova. Ali efikasnost i praktičnost ovog donošenja pravila zavisi samo od toga koliko interni regulatorni arsenal ispunjava zahteve stvarnosti.

Propisi o dokumentima i njihovom kretanju

Sistem upravljanja dokumentima preduzeća je sastavni deo informacione sfere kompanije, usled čega je „Pravilnik o upravljanju dokumentima“aneks „Pravilniku o informacionom sistemu organizacije“, ali veoma važan i povezuje sve njegove sastavne elemente u jedinstven informacioni organizam.

Ako je menadžment odlučan da stvori savršen primjer toka rada organizacije, to znači da se zaista bavi razvojem uspješnog poslovanja, s ciljem ostvarivanja profita i poboljšanja dobrobiti zaposlenih.

Karakteristika trenutnog stanja razvoja softvera, posebno na čelu distribuirane obrade informacija (primjeri internetskog programiranja), je da je gotovo nemoguće kreirati mobilnu aplikaciju koja se samo prilagođava.

Zadatak elektronskog upravljanja dokumentima u organizaciji je jednostavan, ali pokazan primjer. Ovdje je dinamika neobična:

• dolazni i odlazni dokumenti;
• algoritmi za obradu internih i eksternih poslovnih papira.

Pisanje koda koji može varirati kako se podaci i algoritmi mijenjaju je veoma teško. Trošak vremena i resursa nije dostupan svakoj organizaciji.

Elektronsko upravljanje dokumentima u dinamici

Organizacija toka rada u preduzeću na primeru zadatka elektronske verzije je relevantna, jednostavna, indikativna i praktična. Složenost proizlazi iz procesa dizajniranja koda koji se može dinamički mijenjati. Vrijeme razvoja je također problem.

koristite uobičajenu logiku obrade.

Onda tok posla u organizaciji=primjer + karakteristike vaše poslovne ideje. U prvoj aproksimaciji, rezultat neće biti praktičan, ali čim se prva implementacija zadataka stavi u funkciju, ciklus njihovog rješavanja će postati nepovratan i uz dužnu pažnju, rezultat će biti postignut.

Kreiranje informacionog sistema sposobnog da obrađuje informacije koje se dinamički menjaju je, pre svega, dinamika samog procesa kreiranja.

Dok se ne stvori mehanizam za adekvatnu promjenu dolaznih, odlaznih iinterne dokumente, a kod se neće moći samostalno mijenjati bez učešća programera, neće se moći govoriti o činjenici stvaranja elektronskog sistema upravljanja dokumentima.

Međutim, izmišljanje i implementacija vlastitog sistema za punu podršku informacionih procesa organizacije je isto što i učiniti njen uspjeh briljantnim i savršenim.