Opis posla administratora ureda: dužnosti, funkcije i prava

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Na većini javnih mjesta, prva osoba koju sretnete čim pređete prag je recepcioner. Ove stručnjake angažuju hoteli, kozmetički saloni, restorani i, naravno, kancelarijske institucije. Imaju mnogo obaveza, od komunikacije sa gostima i partnerima do obrade dokumentacije.

Karakteristike

Vrijedi reći da je administrator vrlo svestrana profesija, koja može uključivati raznovrsne dužnosti. Prednost za početnike je što ne zahtijeva nikakvo dubinsko znanje u određenoj oblasti.

Potencijalni poslodavci obraćaju više pažnje na lične kvalitete. Potencijalni kandidat za poziciju kancelarijskog administratora treba da bude umjereno društven, sposoban da uspostavi kontakte sa različitim ljudima i da pravilno izražava vlastite misli. Također će biti prednost imati interes za odabranu oblast.aktivnosti i sposobnost suočavanja sa stresom. Potonji kvalitet će sigurno dobro doći budućem administratoru. Moraće da komunicira sa ogromnim brojem posetilaca, među kojima će sigurno doći do sukoba. Međutim, čak iu takvim situacijama, administrator mora biti u stanju da ostane pristojan.

Treba napomenuti da u zavisnosti od politike zapošljavanja kompanije mogu postojati zahtjevi za visoko obrazovanje, sposobnost rada sa kancelarijskom opremom, itd.

Raspored rada za ovu poziciju obično je određen radnim vremenom ustanove, jer je administrator taj koji otvara ujutro, a zatvara uveče. Međutim, kada se radi non-stop za zaposlenike, sastavlja se raspored smjena. Uredi po pravilu ne rade u ovom načinu rada.

Vrijedi obratiti pažnju i na činjenicu da su administrator i kancelarijski menadžer različite profesije. Menadžer kancelarije zapravo nadgleda druge zaposlene. Administrator, za razliku od njega, ne obavlja ovu funkciju. On obavlja samo svoje vlastite funkcije, komunicirajući s drugim zaposlenima u uredu ako je potrebno.

Glavne odgovornosti

Administrator kancelarije, dok se nalazi na radnom mestu, mora da obavlja znatan broj poslova koje mu uprava dodeli. Hajde da ih ukratko navedemo.

• Prijem i naknadna distribucija telefonskih poziva. U toku pregovora administrator mora evidentirati podatke i prenijeti ih zaposlenima. Ako je potrebno, poziv bi trebaopreusmjeriti na drugi odjel.
• Dužnosti administratora ureda uključuju klauzulu koja zahtijeva da zaposlenik pruži početni savjet potencijalnim klijentima.
• Potreba za obradom ulazne i odlazne dokumentacije.
• Objavljivanje oglasa za posao na specijalizovanim portalima i agencijama za zapošljavanje. Također, dužnosti administratora ureda uključuju vođenje početnih intervjua sa potencijalnim kandidatima.
• Kupovina kancelarijskog materijala i potrošnog materijala potrebnog za nesmetan rad kancelarijske opreme.

Pored gore navedenih dužnosti, administrator kancelarije zapravo stalno komunicira sa ljudima. To su kako potencijalni kupci tako i sadašnji zaposlenici kompanije. Ovaj stručnjak je odgovoran za raspoređivanje zaposlenih.

Prava

Broj prava je, za razliku od dužnosti, mnogo manji. Dakle, šta radi instrukcija administratora ureda?

• Delujte u ime kompanije, zastupajući njene interese u interakciji sa drugim preduzećima.
• Za interakciju sa drugim zaposlenima u okviru dodijeljenih ovlaštenja.
• Dajte prijedloge za razmatranje kako biste poboljšali učinak organizacije.

Funkcije administratora ureda

Ovaj stručnjak bi trebao biti na radnom mjestuobavi znatan broj zadataka koji su mu dodijeljeni:

• Priprema ureda.
• Održavajte red.
• Usluživanje posjetitelja.
• Telefonska usluga.

U stvari, broj funkcija može biti više. Zavisi od liste radnih obaveza kancelarijskog administratora u određenoj instituciji.

Priprema ureda

Ostvarivanje dodijeljenih funkcija, po pravilu, počinje pripremom za novi radni dan. Dolaskom na svoje radno mjesto administrator provjerava rad kancelarijske opreme, dostupnost potrošnog materijala i kancelarijskog materijala. Zatim se specijalista mora upoznati sa listom posjetitelja i stvoriti uslove za njihov sastanak.

Održavanje naloga

Administrator ne bi trebao biti direktno uključen u čišćenje i druge aktivnosti za održavanje reda u kancelariji. Međutim, među njegovim dužnostima je i potreba da koordinira rad osoblja za održavanje. On mora zakazati čišćenje, kao i navesti njegovo trajanje.

Usluga za korisnike

Dužnosti administratora se sastoje i od pregovaranja sa posjetiteljima o vremenu posjete, koordinacije sa šefom. Raspored posjeta treba sastaviti na način da nema preklapanja i da niko ne gubi vrijeme na čekanje. Osim toga, administrator mora izlaziti u susret posjetiteljima. On je taj koji stvara prviutisak.

Telefonska usluga

Ova funkcija je dodijeljena administratoru da oslobodi menadžera od pregovora i da ga ne odvlači od toka posla. Zaposleni može samostalno rješavati neke probleme ili zakazati posjetu u skladu sa rasporedom menadžera. Prilikom obavljanja ovih funkcija zaposlenik svakako mora čuvati povjerljivost, ne otkrivajući strancima informacije koje su mu dostupne.

Uzorak

Opis posla administratora ureda može uključivati različite stavke u zavisnosti od zahtjeva određene organizacije. Međutim, u njemu će po pravilu biti propisani standardni uslovi koji se uzimaju kao uzor.

• Opšte odredbe.
• Kvalifikacioni zahtevi. Po pravilu, za potencijalnog administratora dovoljno je srednje stručno obrazovanje. Iskustvo će svakako biti prednost.
• Odgovornosti. Nijedan opis posla nije potpun bez ove stavke.
• Prava. Administrator, na primjer, ima pravo da daje prijedloge za poboljšanje aktivnosti preduzeća.
• Dodatne odredbe koje mogu uključivati stavke koje nisu uključene u druge odjeljke.

Uobičajeno je dati opis posla novom zaposleniku na uvid, čiju činjenicu on mora potvrditi svojim potpisom.

Radno mjesto

Uputstvo o zaštiti na radu za upravnika biroa postavlja određene uslove za uslove rada. Na primjer, radno mjesto treba biti locirano na takav način da je zaposleniku udobnoizvršavaju svoje dužnosti. Po pravilu se nalazi pored kancelarije menadžera i omogućava vam da nadgledate druge zaposlene.

Morate shvatiti da prilikom obavljanja poslova administrator, kao i ostali zaposleni, često moraju koristiti kancelarijsku opremu. Zato mora biti postavljen tako da bude dostupan za kratkotrajnu upotrebu.

Jedan od važnih zadataka koji nije jasno naveden u opisu posla administratora je da djeluje kao veza između neposrednog nadređenog i podređenih. Stoga bi zaposlenik trebao pokušati stvoriti povoljno okruženje i uspostaviti kontakte sa drugim stručnjacima. Važno je ne samo ispravno prenijeti instrukcije vođe, već i biti u mogućnosti kontrolirati tačnost njihove implementacije.

Iz tog razloga, sposobnost povezivanja s drugima postaje važan faktor u postizanju uspjeha na ovoj poziciji. Ovo se odnosi i na vođe i na podređene. Što se tiče ličnih kvaliteta, organizacija i otpornost na stres smatraju se veoma važnim, što vam omogućava da upravljate drugim zaposlenima i da ostanete smireni čak i kada imate posla sa posetiocima konflikta.