Optimizacija poslovnih procesa je Metode, koraci i greške

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Optimizacija poslovnih procesa je prilično popularna tema. Rijetko ko to može pravilno primijeniti iz prvog puta, jer početnici prave greške koje se na kraju oslikavaju u praksi. Kako biste ih izbjegli, pročitajte naš članak. Započnimo obrazovni program sa definicijom.

Concept

Optimizacija poslovnih procesa su aktivnosti koje imaju za cilj poboljšanje poslovne efikasnosti.

Postoji mnogo metoda optimizacije, svaka sa svojim prednostima i nedostacima.

Pogledaćemo ih u nastavku, ali prvo ćemo shvatiti da li je optimizacija zaista neophodna.

Da li postoji potreba?

Već smo rekli da je optimizacija poslovnih procesa skup aktivnosti koje imaju za cilj poboljšanje poslovne efikasnosti. I zaista jeste.

Svako preduzeće se zasniva na određenim poslovnim procesima, koje obavljaju zaposleni u organizaciji. To uključuje prodaju, proizvodnju i procese upravljanja, nabavku, uredski rad itd. Čim preduzeće počne da automatizuje postojeće procese, onorad postaje mnogo efikasniji.

Velike organizacije rade na sistemu upravljanja određenog standarda (ISO 9001), što ukazuje na visoku poslovnu kulturu. Sistem je izgrađen tako da organizuje što je moguće više procesa, istovremeno ih ističe i raspoređuje.

Budući da je optimizacija poslovnih procesa kompleks određenih mjera, to bi, u teoriji, trebao učiniti stručnjak. Tako je to u velikim kompanijama. Ali kako god da se gradi proces, periodično ga treba reorganizirati, jer se mijenjaju uslovi rada, pojavljuju se nova radna mjesta i procesi. Ako se optimizacija ne provede, tada nastaju sukobi koji onemogućavaju normalno funkcioniranje dijelova organizacije. A ovo se, kao što razumete, na kraju odražava na profit.

Da biste razumjeli da li poslovni procesi kompanije trebaju biti optimizirani, morate provjeriti ima li problema. Ispod je lista i ako se barem jedna stavka odražava u aktivnostima organizacije, trebali biste razmisliti o optimizaciji.

Optimizacija će pomoći

Dakle, tokom vremena mogu nastati problemi u bilo kojoj organizaciji. Oni su lakmusov test pomoću kojeg je lako utvrditi potrebu za optimizacijom poslovnih procesa kompanije. Koji problemi mogu biti?

1. Poslovne obaveze se ponavljaju. Ako na istu stvar budu prisiljeni ne samo zaposleni, već i cijeli odjeli, onda to definitivno ukazuje na potrebu reorganizacije. To ne može trajati vječno, što znači da će rezultat biti haos, nepotrebne finansijske injekcije ineopravdana konkurencija između zaposlenih i odjela.
2. Lideri mogu samo upravljati. Ovi šefovi su uglavnom beskorisni, jer ne znaju ništa o marketingu, ekonomiji i menadžmentu.
3. Preduzeće nema sistem za unapređenje veština zaposlenih. Ovo je ozbiljan propust koji vraća preduzeće nazad. Uostalom, ako zaposlenik ne dobije nova znanja, onda ne nastoji ništa promijeniti i obilježava vrijeme.
4. Savršeno je neprijatelj dobra. Ljudi rade u jednom režimu i odjednom odlučuju povećati nivo aktivnosti. Da bi to učinili, uvode IT sistem za upravljanje zaposlenima, prodajom ili finansijama. Zvuči dobro, ali često zaposleni to rade bez obzira na trenutne procese organizacije ili jednostavno kopiraju tuđe. Kao rezultat toga, ogromne sume su potrošene bez jasnog razloga, a ekonomski efekat nije postignut.

Šta optimizacija poslovnih procesa pomaže da se postigne u organizaciji?

1. Poboljšajte korisničko iskustvo.
2. Smanjuje vrijeme i operativne troškove.
3. Omogućava vam da postignete nove ciljeve.
4. Povećava upravljivost kompanije.

Sve ove stavke utiču na konačnu cenu proizvoda ili usluga u pravcu njenog smanjenja. Osim toga, optimizirana kompanija privlači mnogo više novih kupaca, što znači da profit postaje veći, a konkurentnost raste.

Svaka upotreba materijala je dozvoljena samo ako postoji hiperveza.

Važno je shvatiti da su svi poslovni procesi međusobno povezani. Odnosno, optimizacija poslovnih procesa uorganizacija će uticati na rad čitavog preduzeća na ovaj ili onaj način. Kako bi to bilo manje uočljivo, menadžment kompanije počinje najprije optimizirati male procese, bez trošenja previše vremena i novca. Postepeno se modeliranje i optimizacija poslovnih procesa prenosi na druge odjele.

Pokušaji da se sve promijeni odjednom obično se završavaju veoma tužno, a u budućnosti će želja da se nešto promijeni u radu kompanije biti negativno ispunjena.

Odakle početi?

Modeliranje i optimizacija poslovnih procesa počinje činjenicom da metode starog rada zastarevaju. Optimizacija je neophodna svakoj firmi, osim državnih korporacija. Što brže preduzeće usvoji nove načine rada i implementira ih u svoje procese, to će biti uspješnije.

One firme koje se stalno razvijaju imaju čitavo odeljenje koje se bavi optimizacijom poslovnih procesa malih preduzeća ili velikih organizacija. Uostalom, samo izdašno finansiranje modernih tehnologija je ključ uspješnog poslovanja.

Kriterijumi za procjenu

Da biste pravilno optimizirali, morate odrediti prioritete. Potonji se biraju prema određenim kriterijima. Oni su navedeni ispod:

1. Važnost procesa. Prije optimizacije rada potrebno je identificirati glavne procese čije će poboljšanje dovesti do visokih rezultata. Da bi se utvrdio takav proces, dovoljno je znati kakvu ulogu igra u svim aktivnostima organizacije. Postoji i loša strana: ako je proces već u prvom planu i efikasanradi, onda će optimizacija biti beskorisna. Naravno, već možete pokušati unaprijediti proces, ali to će biti gubljenje sredstava koje bi bilo korisno za nekog drugog. Bolje je trošiti vrijeme i novac na problematične poslovne procese.
2. Problem procesa. Zvuči poznato, ali šta to znači? U tom kontekstu se podrazumijeva razlika između onoga što se dobije kao rezultat i željenih radnji. Odnosno, ako neki proces uopće ne funkcionira kako bi trebao, onda je to jasan razlog za optimizaciju.
3. Mogućnost implementacije promjena procesa. Optimizacija poslovnih procesa malog ili velikog preduzeća počinje činjenicom da se izabere najjednostavnija opcija za pokretanje procesa. Na primjer, biraju upravo onu za koju će biti potrebno najmanje sredstava za usavršavanje, lično vrijeme i radni resursi. Također je važno obratiti pažnju na negativne faktore koji će se neizbježno pojaviti i uzeti ih u obzir.

Pa ispada da morate uzeti u obzir sve kriterije i faktore za uspješnu reorganizaciju. Po pravilu, najveći procesi su podložni optimizaciji, jer na njihov račun preduzeće radi.

Principi

Metode za optimizaciju poslovnih procesa su različite, ali prije nego što odaberete jednu, morate znati principe poboljšanja. Bez njihovog pridržavanja nećete postići željeni efekat. Razmotrite principe ispod:

1. Fondacija. Prije nego počnete optimizirati procese, morate razumjeti koji proces je za šta odgovoran. To jest, prije svega morate razumjeti strukturu poslovanja i tek onda pristupiti optimizaciji. Ako se to ne uradi, ondanije jasno šta treba reorganizirati, što znači da neće biti efekta.
2. Prvo morate popraviti greške. Prije reorganizacije poduzeća potrebno je otkloniti male greške koje će ometati optimizaciju.
3. Dvosmislene odluke. Ovo je naziv situacije kada optimizacija jednog procesa negativno utiče na drugi. Iz tog razloga, prije poboljšanja bilo kojeg procesa, potrebno je izračunati sve pozitivne i negativne strane i tek onda donijeti pravu odluku.
4. Odbijanje promjene. Često zaposleni u organizaciji nisu oduševljeni promjenama, što znači da se opiru svom snagom. Štaviše, otpor može biti nesvjestan ili izražen.

Nivoi optimizacije

Optimizacija poslovnih procesa u logistici ili drugim oblastima podijeljena je na nekoliko nivoa, od kojih svaki na svoj način utiče na rezultat. Na primjer, administrativni i upravljački procesi su odgovorni za donošenje ispravnih odluka i akcija upravljačkog tima. Zahvaljujući njima prikupljaju se informacije o toku rada organizacije uključene u glavni poslovni proces.

Efikasnost optimizacije poslovnih procesa može biti različita, ali će u svakom slučaju dovesti do smanjenja finansijskih troškova. Koji nivo će kompanija izabrati zavisi od mnogo faktora. Na primjer, ako menadžment želi uštedjeti novac, onda će izbor pasti na jedan nivo, a kada je cilj postizanje strateškog rezultata, izbor će pasti na drugi.

Uzmite u obzir sve nivoe poslovne automatizacije i optimizacijeprocesi:

1. Prvi nivo. Ova faza je povezana sa finansijskim troškovima. Svako odeljenje preduzeća kreira troškove za svoje potrebe. Ali ovaj nivo se može nazvati najbržim ako je cilj smanjenje troškova. To je zbog činjenice da nivo ne utiče na interese drugih odjela kompanije, što znači da nisu potrebna dodatna odobrenja. Nedostatak nivoa se smatra malom uštedom. U pravilu ne prelazi 20%. Važno je shvatiti da se svi troškovi ne pripisuju jednom odjeljenju, neki nastaju tokom izvršavanja zadatka. Na primjer, jedno odjeljenje naručuje informacije o analitici organizacije drugom, u ovoj situaciji izvođač će snositi sve troškove.
2. Drugi nivo. Primjeri optimizacije poslovnih procesa drugog nivoa osiguravaju da se troškovi svedu na zajednički proces između kupaca i izvođača. Nivo podrazumijeva aktivnost obje strane, jednostrani rad je jednostavno neprihvatljiv. Do smanjenja troškova dolazi tek kada svi učesnici u optimizaciji razgovaraju i dođu do konsenzusa o tome kako će se odvijati procesi i saradnja. Drugi nivo omogućava uštedu veću od 20%, može se koristiti za optimizaciju različitih funkcija preduzeća. Glavni uslov je da sve funkcije moraju imati isti rezultat i biti usmjerene na postizanje rezultata.
3. Treći nivo. Ovakav pristup optimizaciji poslovnih procesa omogućava uštedu do 30%. Istina, postoje određene poteškoće: da biste radili s troškovima, morate razumjeti cijeli sistem poslovanjaorganizacione procese. To je zbog činjenice da optimizacija ovog nivoa predviđa veliki broj aktivnosti.

Metode optimizacije

Poslovni procesi u svakoj organizaciji odvijaju se na svoj način, ali to ne sprječava stručnjake da istaknu glavne metode optimizacije. Razmotrite ih detaljnije:

1. SWOT analiza. Suština metode je proučavanje snaga i slabosti poslovnog procesa. Ovo je naziv metode strateškog planiranja, koja se koristi za evaluaciju pojava i faktora koji utiču na preduzeće ili poslovni projekat. Postoji nekoliko parametara specifičnih za metodu: prednosti, prilike, slabosti, prijetnje. Ciljevi optimizacije poslovnih procesa ovom metodom su pronalaženje i popravljanje ranjivosti, kao i smanjenje rizika i mogućih prijetnji.
2. Uzroci - posljedice. Metodu karakterizira Ishikawa dijagram ili dijagram uzroka i posljedica. To je jedan od sedam najpoznatijih alata za procjenu, kontrolu, mjerenje i poboljšanje kvaliteta proizvodnih procesa. Metoda vam omogućava da pronađete odnos između parametara, što pomaže u sprovođenju tačnih studija potrebnog poslovnog procesa. Dijagram znatno olakšava identifikaciju glavnih faktora koji utiču na proizvodni proces.
3. Benchmarking. Metoda evaluacije prednosti i analize prednosti konkurenata i partnera za identifikaciju najproduktivnijih faktora. Benchmarking ima nešto zajedničko sa industrijskom špijunažom, ali ne u potpunosti. Za implementaciju metode dovoljno je površno posmatranje, a ne uvodtakmičari.
4. Optimizacija i analiza poslovnih procesa na osnovu indikatora. Koristi se princip postavljanja ciljeva poslovnog procesa, nakon postizanja kojih se cilj ili povećava, ili, ako mu se nije bilo moguće pristupiti, analiziraju se metode njegove implementacije. Tehnologija za optimizaciju poslovnih procesa je takva da se, prije svega, analizira učinak.
5. Brainstorming. Metoda je aktivna diskusija o zadacima, izražavanje različitih opcija. Od svih prijedloga, kao rezultat se bira najuspješnija ponuda.
6. 6 Sigma. Smanjenjem broja grešaka u proizvodnji postiže se povećanje pokazatelja produktivnosti.
7. Promena i izračunavanje fragmentacije procesa. Metoda leži u činjenici da se komponente poslovnog procesa povećavaju ili smanjuju.
8. Analiza poslovne logike. Cilj je eliminirati neefikasne procedure, povezati paralelne aktivnosti, podijeliti odgovornost za procese i podijeliti ovlasti donošenja odluka, uhvatiti informacije na izvoru i obraditi ih u stvarnim aktivnostima kompanije.
9. Funkcionalna analiza troškova. Metoda je usmjerena na postizanje najviše funkcionalnosti objekta uz minimalne troškove i za kupca i za prodavca.
10. Simulacija poslovnih procesa. Optimizacija logističkih poslovnih procesa omogućava vam da predstavite radnje ljudi i upotrebu tehnologija pomoću kompjuterskog modela. Tokom simulacije, moraju se posmatrati četiri faze: izgradnja modela, pokretanje modela, analiza rezultirajućegindikatori učinka, evaluacija drugih mogućih scenarija. Metoda je efikasna samo ako se za izgradnju modela koriste stvarne i tačne vrijednosti.
11. Analiza i proračun složenosti i trajanja procesa. Metoda vam omogućava da izračunate potreban broj radnika i opterećenje kojem su izloženi.
12. Analiza matrice raspodjele odgovornosti. Ovo je funkcionalna vizualna tablica koja distribuira organizaciju na veze, jedinice itd. odnosno, metoda vam omogućava da dodijelite zadatke strukturnim jedinicama.

Koraci optimizacije

Rad na optimizaciji poslovnih procesa podijeljen je u pet faza. Hajde da pričamo više o svakom od njih:

1. Opis procesa organizacije. Analiza i optimizacija poslovnih procesa su neraskidivo povezani. Bez definiranja funkcija svakog odjela i zaposlenika nemoguće je započeti efikasnu optimizaciju. Čini se da se ovaj korak uzima zdravo za gotovo, ali zapravo većina kompanija na to zaboravlja, a to je velika greška. Bolje je započeti procese učenja kroz lanac vrijednosti. Postoje kompanije koje pružaju resurse ili proizvode vašoj organizaciji ili obavljaju dodatne funkcije koje su potrebne vašem klijentu. Razumjeti u kojoj fazi i kako se formira dodana vrijednost finalnog proizvoda. Upotreba takve strategije vam omogućava da brzo izračunate izlazne i ulazne tačke u kompaniju. Tako ćete moći da proučite ceo tok rada preduzeća, objasnite osoblju ko šta radi,razdvojiti radne procese kojima je potrebna prioritetna optimizacija, odlučiti o načinima poboljšanja kvaliteta usluge ili proizvoda. Tokom istraživanja shvatićete da pored ključnih procesa postoje i oni koji podržavaju. Po pravilu ih nije potrebno finansirati, jer čine infrastrukturu preduzeća i pomažu kontinuiranom funkcionisanju glavnih procesa. Postoje i razvojni procesi odgovorni za budući profit.
2. Imenovanje odgovornih osoba. Sistem optimizacije poslovnih procesa izgrađen je na način da ne može funkcionirati bez kontrole. Stoga se imenuje osoba odgovorna za njeno sprovođenje. Štaviše, jedna osoba treba da vrši opšte upravljanje, dok drugi treba da kontrolišu svaku fazu. Menadžer ne samo da mora biti obavezan, već i biti u stanju da koordinira rad podređenih. Takvi lideri se mogu uporediti sa vječnom baterijom, jer moraju stalno raditi i optimizirati proizvodnju. Iz tog razloga treba jasno navesti radne obaveze, za to je dovoljno propisati obaveze internim aktima preduzeća.
3. Implementacija optimizacije. Tako dolazimo do optimizacije poslovnih procesa preduzeća. Za nju je rezervisana samo treća faza, jer se prvo treba pripremiti. Nemojte misliti da je svaka organizacija u savršenom redu. U svakom preduzeću možete pronaći desetine problema. I nakon otkrića, morate djelovati u skladu s planom. Prvo morate procijeniti sve procese kompanije, kao i eliminisati ponavljanje radnih obaveza. sljedeći korakbiće proračun vremena za svaki od poslovnih procesa, uporedna analiza sa prosječnim pokazateljima, prilagođavanje realnim pokazateljima. Zatim morate organizirati operativnu analizu proizvodnih resursa. Morate pratiti kretanje vrijednosti i informacija u kompaniji i iskorijeniti područja u kojima postoji gubitak i jednog i drugog. Poslednji korak će biti analiza efikasnosti korišćenja resursa u svakom procesu.
4. Automatizacija glavnih procesa preduzeća. Nije ni čudo što je ovaj korak naveden u četvrtom paragrafu, jer prije nego što nastavite s njim, morate jasno razumjeti kako će se optimizacija odvijati. Ako postoji potpuna konfuzija u preduzeću, onda bez obzira na to kako optimizujete proces, od ovoga neće biti smisla. Jedino što se može postići su veliki finansijski troškovi i gubitak vremena.
5. Evaluacija rezultata. Optimizacija upravljanja poslovnim procesima je prevaziđena, kao i sama reorganizacija. Vrijeme je da se sagledamo. Ako je operacija izvedena pravilno, rezultat će biti eliminisanje ponavljajućih pozicija i dužnosti zaposlenih, nadzor nad obavljanjem poslova radnika, smanjenje broja grešaka i smanjenje uticaja ljudskog faktora u proizvodnji, uvođenje sistema faktori efikasnosti koji motivišu zaposlene, formirana baza znanja o procesima organizacije, smanjenje prekršaja u proizvodnji zbog nedostatka kadra ili nedostatka resursa, pronalaženje finansija koje nisu uključene u promet i njihova likvidacija, minimiziranje kupovine nepotrebnih proizvoda.

Uobičajene greške

Zaoptimizacija je dala rezultate, moramo se truditi da ne pravimo greške koje prave drugi preduzetnici. Evo nekih od njih.

Prva greška je pogrešna izjava problema. Ako menadžer ne zna šta tačno treba da se uradi da bi se unapredio rad preduzeća, onda neće uspeti. Prvi korak je da shvatite kakav rezultat očekujete od optimizacije. Na primjer, beskorisno je sastavljati karakteristike računovodstvenog odjela ako organizacija nema direktni prihod. Nedostatak profita je posao odjela prodaje, a ne računovođe. Odnosno, u ovoj situaciji potrebno je promijeniti rad ovog konkretnog odjela, a bonus će biti promjena u radu drugih službi. Ukratko, vrijedi započeti optimizaciju s opisom poslovnih procesa, o tome smo već govorili iznad.

Druga greška je nesrazmjer između napora i zadataka. Često možete vidjeti opis procesa koji apsolutno nisu povezani s glavnim ciljem poduzeća. Preuveličan primjer, ali jasno odražava suštinu, jeste komunikacija između načelnika i sekretara radi pozivanja zamjenika. Jasno je da proces nema smisla i nema nikakvu vrijednost. Ispostavilo se da organizacija troši novac na ovaj proces.

Treća greška je pogrešan izbor načina opisa. Za karakterizaciju procesa koriste se različita sredstva, uključujući programe različitih kapaciteta. Cijena takvih programa je prilično visoka, počinje od 100 dolara i nema gornju granicu. Jasno je da kapacitet programa treba da odgovara veličini kompanije. Ispostavilo se da je beskorisnomala firma za sticanje programa velikog obima. Alat se mora izabrati u skladu sa zadacima i ciljevima preduzeća, koje menadžment pokušava da reši kroz optimizaciju. Ali ne treba misliti da je softver glavni alat. Ovo je samo pomoćni alat. Na optimizaciju najviše utiče njena pravilna organizacija.

Dopunska literatura

Pored informacija na internetu, čelnici kompanija treba da čitaju i knjige koje će pomoći u ovom složenom procesu. Evo nekoliko knjiga:

1. “Poslovni procesi. Modeliranje, implementacija, upravljanje” Vladimira Repina. Ako odlučite promijeniti poslovne procese i isprobati novi pristup, onda je ova knjiga za vas. To ne znači da se lako čita, ali se u njemu krije mnogo važnih informacija. Svako poglavlje će morati da se shvati i proradi. Publikacija uključuje mnoštvo crteža, tabela i dijagrama koji pomažu u otkrivanju procesa. Također je vrijedno napomenuti da o tome nema ni riječi u drugim otvorenim izvorima.
2. “Sistematski pristup stalnom poboljšanju. Goldrattova teorija ograničenja od Williama Detmera. Sve autorove knjige zbrisane su s polica kao vrući kolači. A sve zato što pomaže u rješavanju mnogih problema, kao što je kontradikcija između vremena pružanja usluga i kvaliteta, između financijskih troškova i cijene. Ranije nije bilo moguće pronaći potpune informacije od autora, ali sada je izašla knjiga koja otkriva sve tajne.
3. “Upravljanje poslovnim procesima. Praktični vodičo uspješnoj implementaciji projekata” Johana Nelisa, Johna Jestona. Knjiga govori o osnovnim principima upravljanja poslovnim procesima, njihovim prednostima i pozitivnim osobinama. Publikacija je također bogata primjerima kako se upravlja. Knjiga je pogodna kao referenca za preduzeća koja implementiraju projekte upravljanja procesima. To je zbog činjenice da opisani materijal govori o alatima koji se mogu primijeniti u praksi, a također pomaže u efikasnoj implementaciji poslovnih projekata.
4. "Goal. Proces kontinuiranog poboljšanja Eliyahua Goldratta. U publikaciji se objašnjava da je osoba koja vidi neku vrstu problema u poslovnom projektu dužna da izgradi uzročno-posledične veze između ishoda i procesa. Pojedinac treba da razumije osnovne principe postizanja efikasnosti organizacionog toka posla.
5. Lean softver: od ideje do profita, Tom i Mary Poppendyck. Menadžment će pružiti pomoć u situacijama kada je potrebno formirati najefikasnije procese. Ovu knjigu treba da pročitaju vrhunski menadžeri, kao i menadžeri, programeri kompanije. Odnosno, informacije će biti korisne upravo onima koji su uključeni u softver.

Zaključak

Kao što vidite, da biste pravilno optimizirali, morate mnogo znati i razumjeti. Reorganizacija neće pomoći ako menadžer ne razumije s čime radi. Često ima mnogo takvih šefova, što je razlog propasti mnogih kompanija.

Čak i ako osnivač sam ne razumije problem, njegov zadatak je pronaći kompetentne zaposlenike kojineće raditi iz ličnog interesa, već zato što su predani svom poslu. Ostalo je jako malo takvih nesebičnih radnika, što znači da ako imate sreće i našli ste ih, pokušajte da ih ne pustite. Kompetentnost osoblja je ta koja određuje koliko će organizacija procvjetati. Čak ni najtalentovaniji vođa neće moći sam izvući kompaniju, pa stoga ne treba zanemariti profesionalnost osoblja. Na kraju krajeva, radi se o vašem novcu i vremenu.