Reinženjering poslovnih procesa: koncept, ciljevi, principi

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Upravljanje reinženjeringom poslovnih procesa uključuje skup metoda i tehnika. Organizacija ih koristi za uspješno dizajniranje svojih aktivnosti. Ovo se dešava prema postavljenim ciljevima.

Reinženjering poslovnih procesa podrazumijeva potpuno preispitivanje i dalji redizajn svih organizacionih procesa. Ovo je neophodno za postizanje ciljeva i zadataka. Poboljšanja se mogu dogoditi vrlo naglo, u skokovima i granicama. Uprkos tome, organizacija je u stanju da postigne uspeh i izvrši željeno prilagođavanje cene robe i usluga, kvaliteta pruženih usluga i poboljšanja pružanja usluga.

Komponente definicije

Definicija reinženjeringa poslovnih procesa uključuje četiri osnovne riječi: fundamentalno, radikalno, oštro, proces.

Fundamentalnost ulazi u prvu fazu, u kojoj je potrebno odgovoriti na brojna pitanja vezana za glavna:

1. Zašto organizacija radi ovu aktivnost, a ne nešto drugodrugi?
2. Zašto organizacija radi svoj posao na ove načine, a ne implementira druge opcije?
3. Koja organizacija na kraju planira postati i kako se vidi za nekoliko godina?

Ljudi koji odgovaraju na neka od ovih pitanja moraju preispitati trenutna pravila za poslovanje. Često mogu biti zastarjeli, neučinkoviti i neprimjenjivi na određenu proizvodnju.

Radikalno se odnosi na ponovno planiranje poslovanja. Promjene nisu samo površne. Cijeli operativni sistem je podložan promjenama. Vlasniku preduzeća se nude opcije čija implementacija može promijeniti cjelokupnu proizvodnju.

Oštrina. Reinženjering poslovnih procesa se ne koristi u slučajevima kada je potrebno poboljšati i povećati pokazatelje ostvarenog prihoda za određeni procenat, do maksimalno 100%. Svrsishodnost upotrebe je dužna samo ako preduzetnik želi da poveća učinak za 500% ili više. U takvim slučajevima dolazi do potpune zamjene metoda poslovanja i proizvodnje robe. Sve novo dolazi da ih zamijeni.

Upravljanje reinženjeringom poslovnih procesa podrazumijeva korištenje novih metoda u kompaniji korak po korak, zahvaljujući kojima možete kreirati potpuno novi proizvod koji je trenutno relevantan za potrošača. Dobro osmišljeni procesi omogućavaju organizaciji da postigne svoje ciljeve i riješi niz problema.

Za štaorganizacije mogu koristiti reinženjering?

Trenutno postoje tri vrste organizacija koje moraju prilagoditi ili potpuno promijeniti svoj rad:

Organizacije koje su u fazi bankrota. Često je to zbog činjenice da su cijene roba i usluga postavljene mnogo više od onih kod konkurenata, ili kvaliteta ne odgovara deklariranoj vrijednosti. Ako se mjere ne preduzmu na vrijeme, organizacija može biti likvidirana nakon nekog vremena

• Organizacije koje trenutno nemaju problema i poteškoća u poslovanju, ali se mogu pojaviti nakon nekog vremena i negativno uticati na poslovanje. Takvi problemi mogu biti povezani sa povećanjem tržišta roba i usluga konkurenata ili promjenom potreba kupaca.
• Organizacije koje nemaju problema, ali vlasnik poslovanja gleda u budućnost. Želi da spriječi probleme koji se mogu pojaviti na putu kompanije. Takve organizacije su pretežno lideri. Njihova marketinška politika je agresivna, nisu zadovoljni dobrom pozicijom na tržištu, stalno žele da unaprede svoje radne procese.

Dakle, glavni zadaci reinženjeringa poslovnih procesa uključuju uvođenje inovacija koje će omogućiti organizaciji da čvrsto konsoliduje svoju poziciju na tržištu i ne izgubi sposobnost konkurencije. Sve to omogućava kompaniji da opstane i nastavi sa punim funkcionisanjem, bez obzira na to koliko ih imatakmičari.

Možete razmotriti razvoj projekta reinženjeringa poslovnog procesa na primjeru faza koje su uključene u rad:

1. U prvoj fazi razvija se imidž kojem će organizacija odgovarati. Da bi se to postiglo, gradi se određena slika koja će uključivati potrebne pravce za razvoj aktivnosti. Sve ovo će doprinijeti ostvarenju postavljenih ciljeva.
2. Analizirajte učinak postojeće organizacije. U ovoj fazi, stručnjaci sprovode studiju preduzeća, na osnovu koje se gradi šema koja odgovara radu u datom trenutku.
3. Proces razvoja nove aktivnosti. U ovom slučaju se grade novi procesi ili se mijenjaju postojeći. Zahvaljujući informacionim sistemima, ovi procesi počinju da se testiraju.
4. Nakon prolaska kroz sve faze, razvijeni proces se implementira u rad preduzeća.

U ovim fazama je potpuno izgrađena suština reinženjeringa poslovnih procesa.

Glavni koraci

Svaki proces i njegova implementacija sastoji se od faza. Glavne faze reinženjeringa poslovnih procesa uključuju:

1. Globalno razmišljanje, na osnovu kojeg se razvijaju perspektive u pristupima. Vodeći menadžeri moraju biti dobro orijentisani i razumjeti sve karakteristike koje su povezane sa razvojem preduzeća. U tom procesu morate voditi računa o potrebama kupaca, prednostima konkurenata i najnovijim dostignućima u tehnologiji koja se može implementirati u poslovanje.
2. Radite na pripremiorganizacije. Komunikacija je glavni ključ uspjeha. Unaprijed morate napraviti listu zadataka i ciljeva čije je rješenje planirano. U slučajevima kada inicijativa dolazi od zaposlenih, treba ih ohrabriti.
3. Stalno pregledajte implementaciju procesa. Ako nešto treba poboljšati, onda se vrijedi vratiti na to, ovaj pristup će vam omogućiti da izbjegnete brojne greške u radu. Ako je potrebno, možete kontaktirati stručnjake sa punim radnim vremenom koji mogu naići na probleme u toku rada i detaljno ih opisati. Sve ideje koje iskrsnu treba zabilježiti kako bi kasnije mogle dobro doći.
4. Odredite nivo efikasnosti. Efikasnost se može pratiti samo ako je referentna tačka data unaprijed.
5. Budite kreativni. Prvi korak je obratiti pažnju na potrebe potencijalnih kupaca. Prikupljanje informacija mora biti pažljivo praćeno, izvori koji su ih dali treba pratiti i, ako je potrebno, treba ubrzati proces diseminacije. Ako je potrebno, delegirajte ovlaštenje i kontrolirajte korisničku podršku.
6. Promjena aktivnosti unutar organizacije mora se planirati unaprijed. Bez sumnje, poboljšanja u performansama mogu se desiti za kratko vrijeme, ali implementacija će potrajati. Unaprijed morate napraviti plan u kojem možete specificirati sve željene indikatore, a treba ih pretvoriti.
7. Svi procesi moraju biti pregledani i procijenjeni. Mora postojati povratna informacija od zaposlenih. Potrebno je kontrolisati sve faze implementacije i evaluiratiefikasnost i performanse.

Dakle, kada koristite efikasne metode u organizaciji, možete lako i brzo postići svoje ciljeve.

Koje metode se koriste u radu?

Za unapređenje aktivnosti organizacija i preduzeća potrebno je koristiti određene alate. Glavne metode reinženjeringa poslovnih procesa uključuju:

1. U procesu transformacije poslovanja može se desiti da se pojave nepotrebni procesi koje je potrebno prvo zbrinuti kako se na to ne bi gubilo vrijeme. Takvi procesi uključuju verifikaciju i odobrenje.
2. U procesu aktivnosti mogu nastati praznine između procesa, koje je takođe potrebno blagovremeno identifikovati i otkloniti.
3. Svi radovi na reorganizaciji trebali bi koštati minimalni iznos utrošenih resursa. Na primjer, ako trebate riješiti nekoliko zadataka, onda je najbolje da ih grupišete i povjerite izvršenje jednom zaposleniku. Ova metoda vam omogućava da smanjite ne samo troškove, već i broj zaposlenih uključenih u poslovni proces.
4. Neki procesi se mogu delegirati zaposlenima u organizacijama i kompanijama trećih strana.
5. U procesu aktivnosti možete naići na teške zadatke. Svaki takav proces treba da sadrži nekoliko opcija za rješenje. Ovo će vam omogućiti da imate izbor i odaberete najbolju opciju.
6. Vrijeme ciklusa se može smanjiti izvođenjem više koraka na istom mjestu u isto vrijeme. tomože pomoći u smanjenju troškova dostave.
7. Kombinujte više zadataka. Ako rješavanje zadataka padne na ramena zaposlenih, onda se oni mogu okupiti u jednu jedinicu i dati im priliku da obavljaju ne jedan zadatak, već cijeli proces.
8. Učinite posao što lakšim. U većini slučajeva zaposleni u organizaciji imaju ograničeno radno vrijeme, nedostaju odgovarajuće vještine i nema vremena za obuku. U takvim trenucima potrebno je maksimalno pojednostaviti rad, što će svakom biti krajnje jasno i jasno.

S vremenom, kada zaposleni lično ispune svoje ciljeve i rješavaju probleme, počeće sticati iskustvo, tako da će im u budućnosti biti moguće povjeriti teže procese.

Koji su principi rada?

Glavni principi reinženjeringa poslovnih procesa uključuju:

1. Nekoliko vrsta posla je kombinovano u jedan. Tokom funkcionisanja preduzeća, zaposleni većinu svog vremena provode ne na rešavanje problema, već na koordinaciju i interakciju. U ovom slučaju, ne samo izgubljeno vrijeme, već i povećani troškovi. Da biste smanjili ove pokazatelje, preporučljivo je kombinirati.
2. Odluka je na izvođaču. Osoba kojoj je povjereno da obavi posao može lično donositi odluke o zadatku koji obavlja. Ovo će izbjeći gubljenje vremena i usporavanje svih procesa prilikom kontaktiranja menadžera.
3. Svi radovi moraju biti obavljeni po strogom redu.
4. Posao se obavlja gdjeto je neophodno. Funkcije su raspoređene ovisno o procesu rada, a ne prema dužnostima. Na primjer, ako je zaposleniku lakše i bolje da sam kupi ono što je potrebno za rad, onda je bolje da to povjeri njemu, a ne osobi čije bi to trebalo da bude.
5. Bilo koji proces podrazumijeva nekoliko opcija za izvršenje. Implementacija procesa se vrši u zavisnosti od situacije.
6. Smanjite posao provjere i kontrole, jer sve to povlači ne samo dodatno vrijeme, već i nepredviđene troškove.
7. Smanjite udio odobrenja - ovo ne uzrokuje troškove, ali usporava sve procese.
8. Kao odgovorna osoba, možete imenovati menadžera kojem je dodijeljena odgovornost da izvrši zadatak.

Ako se okrenemo procjeni stručnjaka, možemo shvatiti da skoro 50% projekata propadne. Da bi se ovo spriječilo, potrebno je odgovorno pristupiti poslu i efikasno ga obavljati.

Koji su ciljevi rada?

Glavni ciljevi reinženjeringa poslovnih procesa uključuju:

1. Ne samo da povećava nivo sposobnosti da se takmiči sa drugim kompanijama koje pružaju isti asortiman roba i usluga, već i povećavaju profitabilnost poslovanja. Poduzimanje takvog koraka je jednostavno neophodno ako je organizacija na rubu bankrota i naknadne likvidacije.
2. Spriječite moguće probleme koji se mogu pojaviti tokom vremena. Na primjer, ako je aktivnost organizacije prilično uspješna, onda s pojavom novihigrači na tržištu mogu povećati konkurenciju. To može dovesti do povećanja kvalitete proizvedene robe, smanjenja troškova. Za to se potrebni procesi moraju razviti na vrijeme.
3. Pomoć u sprečavanju gubitka pozicije na tržištu roba i usluga. Ovo se može odnositi na vodeće organizacije koje pokušavaju dostići sljedeći nivo i nisu zadovoljne dobrim poslom. U procesu tekućeg rada pokazatelji se poboljšavaju, a vlasnik preduzeća možda neće brinuti da će izgubiti svoju vodeću poziciju.

Šta je koncept reinženjeringa?

Rezultat obavljenog posla određen je efektivnošću motivacionih sistema i tehnologije reinženjeringa poslovnih procesa. Osnovna karakteristika odlučivanja i sprovođenja procesa je da u radu zaposleni koji vrše prenesena ovlašćenja imaju mogućnost da samostalno donose odluke u okviru svojih dužnosti. Ovo pomaže da se poboljša i poveća efikasnost i preduzeća i zaposlenih.

Reinženjering se zasniva na upotrebi radikalnih mjera, posao se radi jednom, ali je obim širok. Koncept reinženjeringa poslovnih procesa leži između menadžmenta i informacione tehnologije, što doprinosi stvaranju dodatnih alata za podršku. Za konsolidaciju implementiranog procesa potrebna je upotreba novih informacionih sistema i uputstava, koja će biti proširena na osoblje. U nekim slučajevima će biti potrebno unaprijediti vještine radnika i njihovo daljetrening.

Koje promjene mogu nastati u radu?

Savremeni svijet u kojem poduzetnici obavljaju svoj posao značajno se promijenio u posljednjih nekoliko godina. Bez sumnje, promjene u reinženjeringu poslovnih procesa također su uticale:

1. U ovom trenutku, potrošači su počeli samostalno da vrše kontrolu nad tržištem, preuzeli su ovu stvar u svoje ruke. Sada svaka osoba ima dovoljno znanja i ideja o tome kako bi proizvod trebao izgledati i koje funkcije bi trebao obavljati, i, u skladu s tim, određuje cijenu ovog proizvoda, iznos koji može potrošiti i ne biti razočaran. I što je najvažnije, kupac ima izbor.
2. Potrošači formiraju očekivanja koja se odnose na određeni proizvod. Bez obzira da li je tek ušao na tržište ili se radi o starom proizvodu koji je pretrpio neke promjene. Roba će biti tražena samo ako je u stanju da ispuni očekivanja i potrebe.
3. U ovom trenutku su produktivne tehnologije pretrpjele značajne promjene, a posebno informacione tehnologije, koje imaju mogućnost da koriste metod za prenošenje potrebnih informacija do potrošača.

Uprkos promjenama koje su se dogodile, ostaju organizacije i preduzeća koja još uvijek koriste stare metode za razvoj i implementaciju ideja upravljanja učinkom.

Implementacija projekta

Projekti se mogu implementiratirazmotrite jasno na primjeru reinženjeringa poslovnih procesa kompanije koja je najveći mobilni operater u Rusiji, odnosno Rostelecom.

Upravljački tim sklopio je ugovor o uslugama sa jednom od kompanija još 2003. godine, a optimizacija procesa upravljanja traje do danas. Kao primjer možemo uzeti u obzir specifičnu etapu koja je završena 2005. godine i koja još uvijek funkcioniše. Među glavnim razvojem je i konstruisani model, koji omogućava proces obračuna usluga za korišćenje komunikacija.

Iz riječi Vadima Izotova, koji je zamjenik generalnog direktora, može se razumjeti da nam je razvijeni model omogućio da pristupimo uvođenju novog sistema naplate.

Šta može uticati

Na reinženjering poslovnog procesa organizacije može uticati niz faktora:

1. Motivacija zaposlenih. Za efikasnu realizaciju projekta potrebno je uvesti motivaciju koja će biti svima razumljiva, ali i dokumentovana. Rukovodilac organizacije mora jasno shvatiti da će primijenjene mjere dovesti do uspjeha i da će se sve izgrađene aktivnosti radikalno promijeniti. Da bi osigurao uspjeh, vlasnik preduzeća mora biti svjestan da je reinženjering poslovnog procesa organizacije neophodna mjera, te obezbijediti sve potrebne uslove za njegovu dalju implementaciju.

2. Liderski tim. Implementacija svih projekata treba da se odvija pod nadzorom menadžerskog tima. Zauzvrat, on jesteautoritet među podređenima i snosi punu odgovornost za obavljeni posao. Da bi se postigli željeni rezultati, reinženjeringom poslovnih procesa mora se upravljati kompetentno, jasno, čvrsto, vješto. Poslovni čovjek mora jasno shvatiti da se u tom procesu mogu pojaviti neki problemi, jer će organizacija biti potpuno reorganizirana. Mora biti čvrst i ne pribjegavati starim metodama. Menadžer je dužan preduzeti sve mjere kako bi se planirani projekat priveo kraju i naknadno implementiran.

3. Osoblje. Tim za reinženjering poslovnog procesa upravljanja trebao bi uključivati stalno zaposlene koji će prethodno dobiti odgovarajuća ovlaštenja. Moraju imati jasno razumijevanje zašto su promjene potrebne i šta ometa efikasan rad unutar kompanije. Zaposleni se mora pridržavati ovlaštenja koja su mu data i kompetentno obavljati svoje dužnosti.

Kao što praksa pokazuje, zaposlenima na nižem nivou je mnogo lakše da objasne zašto treba da koriste inovacije i ponovo izgrade rad čitavog preduzeća. Zaposlenicima koji su dio menadžera mnogo je teže prenijeti ovu ideju, jer ne razumiju šta će im nova proizvodnja dati. Istraživači u Americi identifikovali su tri grupe kojima menadžeri mogu pripadati:

• Tigr je mlad zaposlenik koji je tek počeo da gradi svoju karijeru. Ima želju da učestvuje u projektu, ima entuzijazam, jasno ispunjava zadatke koji su mu postavljeni, ne šteti.
• Magarac je specijalista koji radi ukompanija dugo vremena i dostigla vrhunac na ljestvici karijere. Želi stabilnost u radu, smirenost. On apsolutno ne razumije zašto je potreban reinženjering poslovnih procesa preduzeća. Sa takvim zaposlenima treba postupati pažljivo, jer mogu naštetiti implementaciji projekta.
• Shark - stručnjaci koji razvijaju procedure upravljanja i uputstva, što vam omogućava da upravljate brojnim operacijama unutar organizacije. Takvi zaposleni često imaju uticaj u organizaciji. S njima treba postupati oprezno, jer mogu izazvati velike poteškoće i probleme ako počnu da sabotiraju promjene u životu preduzeća.

4. Komunikacijske vještine. U slučaju da zaposleni treba da postave novi zadatak, onda on mora biti vrlo jasno formuliran unaprijed. Mora se komunicirati na jeziku koji svi razumiju. Uspeh u efektivnosti reinženjeringa poslovnih procesa preduzeća zavisiće u potpunosti od toga koliko jasno zaposleni razumeju svog lidera. To je ono što će Vam omogućiti da postignete željene ciljeve i rezultate.

5. Veličina budžeta. Provođenje reinženjeringa poslovnih procesa podrazumijeva da će u implementaciju i implementaciju biti potrebno uložiti određeni iznos sredstava. Na ovu tačku treba obratiti posebnu pažnju ako se planira uključivanje informacione tehnologije u rad. Organizacioni lideri često imaju tendenciju da pretpostave da se reinženjering samofinansira, što uopšte nije slučaj. Vodite računa o veličini budžeta koji se može potrošiti na sveradi, potrebno unaprijed.

6. Tehnološka podrška. Za efikasno obavljanje poslova na implementaciji i implementaciji projekta reinženjeringa poslovnih procesa potrebna je podrška koja je u potpunosti usklađena sa odabranim metodama i alatima. U većini slučajeva, to uključuje izgradnju informacionog sistema koji može podržati nove poslove.

Započnite pripremne radove unaprijed. Budući da je u većini slučajeva nemoguće u kratkom vremenu formirati stil u odnosu prema članovima osoblja iu timu u cjelini.