Poslovni proces: analiza poslovnih procesa. Opis, primjena, rezultati

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Svaki preduzetnik mora da zna barem indirektno šta je poslovni proces. Analiza poslovnih procesa pomaže u smanjenju troškova, povećanju profitabilnosti i na kraju povećanju profita preduzeća. U ekonomskoj literaturi ovaj koncept se prvi put susreće u radovima istraživača 80-ih godina prošlog veka. Tada su u Sjedinjenim Državama prvi put pomislili da efikasnost cjelokupne proizvodnje ovisi o skupu međusobno povezanih radnji koje se nazivaju poslovni proces.

Definicije

Poslovni proces je složen koncept. Razvoj poslovanja u velikoj meri zavisi od međusobno povezanih operacija, procedura i aktivnosti. Nemoguće je zamisliti pogon bez nabavke sirovina, njihove prerade, radnika na mašinama i računovođa. Preduzeće je zatvoreni sistem koji funkcioniše kao integralni organizam. A da bi sve funkcionisalo kako treba bez zastoja i kašnjenja, potreban vam je glavni mozak - iskusan menadžer koji će analizirati i pratiti koherentnost svih poslovnih procesa.

Ako se posmatra sa ekonomske tačke gledišta, onda se međupovezanost svih mogućih aktivnosti, tokom kojih se prerada ekoloških resursa u konačni proizvod za potrošača, naziva poslovnim procesom. Analiza poslovnog procesa je procjena efikasnosti određene akcije, operacije ili događaja u vezi sa proizvodnjom.

Za šta služe

Opisivanje poslovnih procesa je prilično jednostavno. Ali najveći problem realnosti je što se u bilo kom preduzeću u našoj zemlji retko može naći osoba koja je zaista zainteresovana za poboljšanje efikasnosti različitih proizvodnih procesa. Mala i srednja preduzeća pokušavaju da koriste davno zastarele metode za smanjenje troškova, dok su na Zapadu odavno shvatili da uspeh poslovanja zavisi od kompetentnog angažovanog menadžera koji je zainteresovan da iz svog rada dobije maksimalne rezultate.

Kreiranje poslovnih procesa daje jasno razumijevanje: ko je odgovoran za koju fazu, koju poziciju zauzima i šta treba raditi. Takvo strukturiranje čini organizaciju proizvodnje transparentnom i olakšava upravljanje njome. Saopštavanjem stabla ciljeva zaposlenima, možete povećati njihovu motivaciju pokazujući da je njihov rad usmjeren ka zajedničkim ciljevima. Osim toga, organiziranje poslovanja na ovaj način pomoći će da se identifikuju nepotrebni troškovi finansijskih i vremenskih resursa.

Kako kreirati

Bez obzira da li je posao veliki ili mali, pristup kreiranju detaljnog plana je isti. Razmislitekonkretan primjer. Postoji firma koja prodaje sofe. Dijagram poslovnog procesa sličan je stablu. Glavne grane sadrže glavne karakteristike koje se granaju na manje. Dakle, koje su glavne faze poslovnog procesa za maloprodaju?

1. Kupovina robe. Ovo je prvi i centralni poslovni proces. Koje su njegove podetape?

• Analiza dobavljača.
• Sastavljanje ugovora sa proizvodnim pogonima.
• Sastavljanje ugovora sa transportnim kompanijama.

2. Postavljanje sofe. U ovoj fazi postoje takvi trenuci:

• Odabir sobe.
• Izgradnja ili iznajmljivanje prostorija.
• Stvaranje uslova za prodaju.

3. Proces prodaje.

• Regrutacija.
• Kupovina kase.
• Stvaranje atmosfere i dizajna za prodaju.

4. Marketing i oglašavanje.

• Postavljanje znaka.
• Kreirajte vizit karte, knjižice, brošure, kataloge, itd.
• Postavljanje oglasa.

Lista može biti duga. Važno je razumjeti kako se kreiraju poslovni procesi. A onda ćemo dati nekoliko zlatnih pravila kako da organizirate posao kako biste bili uspješni.

Pravilo 1

Određena osoba je odgovorna za svaku odabranu poslovnu fazu. Uključite ih u kreiranje šeme. To će pružiti priliku da se detaljnije razume proces, da se zainteresuju zaposleni i poveća njihova motivacija za postizanje zajedničkih ciljeva. Ovo je posebno važno u ranim fazama formiranja preduzeća. Pokretanje biznisa je uvijek povezano saogromne poteškoće, a pravovremeno postavljanje ciljeva za određene faze će dati detaljniji plan akcije.

Pravilo 2

Koristite automatizovane programe i vizualizujte svoja kola. Do danas postoji mnogo gotovih programa koji pomažu u strukturiranju informacija. Mala i srednja preduzeća ih koriste svuda.

Ako radite u grupi, uzmite tablu ili komade papira da sve zapišete i nacrtajte stablo vaših procesa dok napredujete. Počnite s velikim operacijama i podijelite ih na manje. Za velika preduzeća kreiranje poslovnih procesa je ogroman mukotrpan posao koji zahteva maksimalnu koncentraciju i koordinaciju akcija svih zaposlenih.

Pravilo 3

Prilikom formulisanja poslovnih procesa vodite se strategijom kompanije, a ne njenom organizacionom strukturom. Ista funkcija može ići dalje od uspostavljenih odjela. Na primjer, prilikom isporuke proizvoda od dobavljača može se uzeti u obzir granica poslovnog procesa sve dok proizvod ne napusti sam maloprodajni objekat, odnosno kada se stavi na police i dostupan potrošaču. Ovaj proces uključuje nekoliko odjela koji su dio organizacijske strukture.

Pravilo 4

Nemojte previše detaljizirati svoj plan. Ako dijagram preopteretite nepotrebnim informacijama, to će dovesti do opće zabune i teškog tereta za odgovorne zaposlenike. Ako planirate napraviti promjene u određenom segmentu, ovaj dio je potrebno detaljno razraditi, a sve ostalo razmotriti.samo površno, ne ulazeći u detalje. Efikasnost poslovnih procesa podliježe Pareto zakonu "20/80", kada će 20% detaljnih opisa donijeti 80% uspjeha cjelokupne operacije.

Pravilo 5

Ne plašite se istine i izgradite šemu zasnovanu na onome što zaista jeste. Ova situacija se dešava veoma često. Glavni menadžer pita svoje podređene o njihovim odjelima kako bi napravio dijagram poslovnog procesa. Oni pokušavaju i govore kako im dobro ide. Iako je u stvari realna situacija daleko od idealne. Ali na osnovu lažnih podataka izgradiće se pogrešna šema, nakon čega će se donositi neefikasne odluke i sav posao će otići u nepovrat.

Ne brkajte "kao što je", "kako treba" i "kako ja želim da bude". Koliko god sve bilo loše, poslovni procesi se kompiliraju upravo da bi se ovo stanje poboljšalo. Stoga je imperativ opisati samo stvarnu situaciju.

Automatizacija poslovnih procesa

Pratiti sva dešavanja koja se dešavaju unutar kompanije veoma je teško, posebno kada su u pitanju velike korporacije i sindikati. Veliki biznis je teško zamisliti bez čitavog sistema automatizovanih programa koji vam omogućavaju da analizirate pristigle podatke kako biste doneli odluku. Stoga danas vrlo često govorimo o automatizaciji poslovnih procesa.

U praksi to znači da postoji poseban kompjuterski program koji obrađuje sve vrste tokova informacija koji obezbeđuju poslovni proces. Analiza poslovnih procesa se odvija van mrežemodu, a osoba se samo upoznaje sa rezultatima i izvlači odgovarajući zaključak.

Izbor metode analize

Kada se suoči sa pitanjem kako najbolje opisati poslovne procese na automatski način, domaći preduzetnik će pronaći mnogo opcija koje nisu dobro optimizovane za rusko tržište. Gotovo sav predloženi softver kreiran je za zapadne kompanije koje imaju iskustva u optimizaciji proizvodnje. Ali nakon analize nekih podataka, napravili smo vlastitu listu programa koji implementiraju poslovni proces.

1. BEST-5 "My business" je softver koji često koriste mala i srednja preduzeća. Program je dostupan za bilo koji računar i vrlo je jednostavan za korištenje. Njegova prednost je što može analizirati male količine podataka iz malog preduzeća.
2. Corporate Modeler. Često se koristi u modernim preduzećima, uglavnom zato što je jeftin. Pokretanje posla je lako organizirati pomoću ovog programa, jer je vrlo zgodno napraviti dijagrame poslovnih procesa, ali praktično ne analizira.
3. iGrafx Enterprise Central. Vrlo dobar kanadski dizajn. Može ne samo prepoznati i izraditi poslovne planove, već i uspješno analizirati nizove ulaznih podataka. Kod nas je veoma malo rasprostranjen, iako je proizvod veoma vredan.
4. Business Studio. Najpoznatiji ruski razvoj. Integrisan sa drugim MS Office proizvodima (Word, Excel, Visio). Zadomaći preduzetnik je najbolji izbor u odnosu cena-rezultat. Odlična analiza poslovnih procesa. Proizvodnja se može uspješno optimizirati zahvaljujući rezultatima dobijenim iz programa.

Tehnologija za izgradnju poslovnih procesa

Najčešća danas je integracija automatske i ručne metode izgradnje šeme "Poslovnog procesa". Analiza poslovnih procesa u ovom slučaju se vrši u dvije faze: prva uz pomoć rezultata dobijenih na računaru, druga - ručno od strane menadžera.

Razmotrimo dva glavna pristupa crtanju grafikona i grafikona. U ovom slučaju, tehnologija poslovnih procesa će se izgraditi korištenjem sljedećih metoda:

1. DFD (dijagram toka podataka).
2. WFD (dijagram toka rada).

Prva DFD metoda uključuje izradu dijagrama tokova podataka. Uključuju: detaljan rad procesa, odgovorne zaposlenike, potrebnu dokumentaciju. Takva konstrukcija daje potpunu sliku aktivnosti kompanije, okolnih ulaznih i izlaznih podataka, svih elemenata proizvodnog procesa i odnosa između njih. Ovaj pristup vam omogućava da istaknete besplatne (dodatne) poslovne procese koji smanjuju efektivnost rezultata i mogu se optimizirati na različite načine.

WFD - dijagrami toka posla koji opisuju poslovne procese nižeg nivoa. Razvoj poslovanja može se značajno promijeniti ako poznajete ne samo vertikalnu hijerarhiju akcija, već i horizontalnu. Šta ovo znači?

Ako pogledatejasno, WFD-dijagrami su mreža vremenskih okvira, čiji je svaki graf odgovoran za određeni proces. Pretpostavimo da isporuka robe traje dva dana - grafikon prikazuje početak i kraj procesa. Zatim dolazi događaj plasmana proizvoda na trgovačkom prostoru, a ovaj proces će započeti tek nakon završetka isporuke. Podaci se iscrtavaju uzastopno na grafikonu. Događaji, operacije i radnje mogu se ispreplitati ako se izvode istovremeno. Zgodno je započeti razvoj poslovanja u ranim fazama na ovaj način, određujući koliko je vremena potrebno za puni proizvodni ciklus.

Zaključci

Za male ili velike, nove ili stare, potrebno vam je razumijevanje šta je poslovni proces. U bilo kojoj fazi životnog ciklusa firme, optimizacija proizvodnje može značajno uticati na dalji razvoj. Uostalom, glavni cilj postojanja svake organizacije danas je zadovoljiti potrebe potrošača. A ako je klijent zadovoljan, ostvariće profit. Ovisnost je ovdje direktno proporcionalna. Što je veći nivo zadovoljstva potrošača, veći je profit firme. A to se može postići samo analizom i promjenom procesa unutar poduzeća.