Analiza situacije: opcije, karakteristike, faze i rezultati analize

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Lideri su često primorani da donose odluke ne u skladu sa postojećim planom, već na osnovu trenutne situacije. To se dešava iz raznih razloga. Glavni zadatak menadžera je analizirati situaciju, razviti i usvojiti najoptimalniji pravac djelovanja u rješavanju nastalih problema.

Šta je ovo

Analiza situacije je način obrade informacija koji ih prvo dijeli na dijelove, a zatim pažljivo ispituje svaki element pojedinačno kako bi se pronašao problem i riješio ga. Na primjer, dobit preduzeća može se smanjiti zbog povećanja troškova ili zbog smanjenja prihoda, povećanja potraživanja i drugih faktora. Da bi se utvrdilo koji faktor je uticao na promjenu dobiti, potrebno je proučiti ove faktore.

Tek nakon što se utvrdi uzrok, donosilac odluke (DM) će moći da razvije akcioni plan i reši problem. U cilju analize situacije, ovlaštena osoba okuplja tim stručnjaka koji prikupljaju podatke i sprovode analitičkeprocedure, svaka u svojoj oblasti stručnosti i vještina.

Ko radi analizu

Analizu konkretnih situacija ne radi jedna osoba, već više grupa. Njih vodi menadžer ili donosilac odluka (DM). Tim se sastoji od:

• Stručnjaci prvog nivoa. Oni prikupljaju i obrađuju primarne informacije.
• Stručnjaci drugog nivoa. Pregledajte izvještaje i razvijte ideje za rješavanje problema.
• Analitička grupa. Ispituje ideje koje su stručnjaci drugog nivoa razvili i bira najrealnije, sa njihove tačke gledišta, opcije za razvoj događaja. Analitičari razvijaju poslovne strategije i strategije rješavanja problema.
• Donosilac odluke od predloženih opcija razvojne strategije bira onu koja je, po njegovom mišljenju, najpogodnija za rješavanje problema u trenutnoj situaciji. On snosi punu odgovornost za ovo.

Samo velika kompanija može sebi priuštiti izvođenje radova velikih razmjera koristeći nekoliko grupa stručnjaka. U većini slučajeva, šef kompanije provodi analizu situacije uz uključivanje jedne grupe - stručnjaka iz odjela. Poslove druge grupe i analitičara obavljaju ljudi koji su članovi uprave kompanije, računovođe, marketinški stručnjaci i inženjeri. Okupljaju se na poslovnom sastanku, razgovaraju o situaciji i traže rješenja za probleme.

Proceedings

Analiza počinje identifikacijom odstupanja poslovanja kompanije od planiranih. Na primjer, u izvještajnom kvartalu otkriveno je smanjenje prihoda od 30%, a menadžer ne može objasniti razlogeovaj nivo pada. U tom slučaju treba okupiti grupu stručnjaka i proučiti situaciju. Proces se sastoji od sljedećih faza analize situacije:

1. Identifikacija odstupanja indikatora - identifikacija problema.
2. Organizacija grupe stručnjaka od strane vođe.
3. Dodjela svakom stručnjaku stranice za rad.
4. Prikupljanje informacija po odjelima.
5. Stručnjaci obrađuju primljene informacije koristeći svoja specijalizovana znanja i vještine.
6. Priprema izvještaja o napretku od strane stručnjaka.
7. Proučavanje ovih izvještaja od strane načelnika, rasprava na generalnoj skupštini o sadržaju izvještaja.
8. Razvijanje rješenja problema i primjena jednog ili više njih u praksi.

Priprema za izvještaj i njegovu prezentaciju

Lideri su uvijek zauzeti poslom, tako da nemaju vremena za čitanje dugih izvještaja. Ovo sugerira da bi informacije u izvještaju trebale biti predstavljene kratko, koncizno i po mogućnosti na vizuelan i pogodan način. Bolje je da, umjesto stotina ispisanih stranica i kolona brojeva, izvještaj sadrži grafikone, dijagrame, rezultate proračuna i mišljenje stručnjaka koji je izvršio analizu u određenoj oblasti. Naravno, u izvještaju treba navesti izvore informacija i najvažnije pokazatelje koji su, po mišljenju stručnjaka, izazvali odstupanje u radu kompanije. Dakle, tehnologiju analize problematičnih situacija treba razraditi prije nego što takva situacija nastane. Preduzeće mora imati računare sa posebnim softverom zarješavanje sličnih problema.

Prezentacija svakog izvještaja ne bi trebalo da traje više od 15 minuta kako se proučavanje i diskusija o rezultatima analize stanja ne bi odužila nekoliko dana. Izvještaji moraju biti činjenični i informacije moraju biti aktuelne u vrijeme pripreme i prezentacije.

Šta vođa radi sa primljenim informacijama

Dobijanje rezultata analize situacije u obliku izvještaja je samo pola bitke. Dalje, ove informacije treba da prouči i analizira šef kompanije. I tu mnogo zavisi od njegovog znanja i iskustva. Istovremeno, iskustvo znači ne samo njegovo lično iskustvo, već i koliko dobro zna kako su se slične situacije rješavale u drugim preduzećima. Menadžer se obično sastaje s drugim menadžerima i stručnjacima, uključujući one koji su bili uključeni u analizu terena i izvještavanje, prije donošenja konačne odluke.

Kakve situacije postoje

Problematične situacije su standardne i nestandardne. Za rješavanje standardnih problema, menadžeri koriste metode analize situacije po analogiji. Odnosno, upoređuju podatke koje imaju o drugim preduzećima sa onima koji su dobijeni kao rezultat studije njihove kompanije. Ako su situacije slične, onda koriste iste metode za rješavanje problema.

Ako je situacija nestandardna, primijeniti metode analize konkretnih situacija. Za to se koriste različiti kompjuterski programi za modeliranje mogućih razvojnih opcija, izvođenje proračuna, dinamiku proučavanja itd. Da bi to učinio, menadžer može koristiti posebne kompjuterske simulacijske programe na osnovu unesenih podataka. Na primjer, Project Expert se koristi ne samo za izradu poslovnih planova, već i za predviđanje rada postojećih preduzeća.

Problem se može riješiti bez pomoći kompjuterskih programa, ali će to zakomplikovati ionako složene proračune. Osim toga, stručnjaci će morati da nacrtaju grafikone i dijagrame kako bi pripremili izvještaj. Trebaće mnogo vremena. Menadžer ne smije koristiti poseban softver, ali samo u slučaju kada je modeliranje na računalu nepraktično. Na primjer, u slučaju više sile, ako treba brzo djelovati i rješenje ne ovisi o prošlom stanju stvari ili dinamici. Istovremeno, količina i kvalitet pristiglih informacija nije dovoljan da se napravi model na računaru.

Brainstorming kao metoda rješenja

U teškim situacijama, kada je menadžeru potrebno izvanredno rješenje složenog problema, može se poslužiti ovom metodom analize konkretne situacije - okupiti sve stručnjake, šefove odjela i dogovoriti "brainstorming". Suština ove metode je da svaki učesnik sastanka iznese svoje mišljenje o mogućem uzroku problema i načinu njegovog rješavanja. Pravo da izraze svoje misljenje i ideje imaju svi, a niko od ucesnika, prema pravilima, ne bi trebao biti sarkastican prema misljenju drugih.

Prirodno je da se rasprava o problemu odvija u okviru poslovnog bontona iprijaviti se. Međutim, odluku i dalje donosi rukovodilac ili lice koje je za to određeno. Kao rezultat brainstorminga, menadžer će dobiti nekoliko vrijednih ideja odjednom. Takva analiza ima i prednosti i nedostatke. Glavni plus su brzina i veliki broj opcija, minus je što takva analiza situacije ne odražava uvijek stvarno stanje stvari i često pati od nedostatka objektivnosti.

Problemi modeliranja događaja

Glavni problem tehnologije analize slučajeva je to što stručnjaci moraju raditi sa velikim količinama informacija, što može uzrokovati greške. Problem u modeliranju razvoja događaja predstavljaju i velike količine podataka koje je potrebno obraditi u kratkom vremenu. Ili će analiza trajati mnogo duže i rezultat će izgubiti relevantnost, ili će se zbog ograničene količine informacija rezultati analize dobiti sa visokim stepenom izobličenja. Kao rezultat toga, model može biti u najboljem slučaju neefikasan, u najgorem - dovesti do bankrota.

Tri glavna faktora utiču na efikasnost analize. Ovo su kvalifikacije stručnjaka, količina informacija koje on može obraditi i vrijeme na raspolaganju za analizu situacije.

SWOT analiza

SWOT-analiza je proučavanje i procjena snaga i slabosti preduzeća, kao i njegovih mogućnosti za razvoj i prijetnji s kojima se suočava ili bi se moglo suočiti. Ispod je matrica za provođenje SWOT analize.

Gornja lijeva ćelija pokazuje snage i mogućnosti koje kompanija ima i koje su identifikovane tokom monitoringa i u prvoj fazi analize situacije. Primjer bi bila situacija u kojoj se saznalo da neko preduzeće ima monopolski položaj na tržištu za proizvodnju određenih proizvoda, a zbog određene tehnologije koju posjeduje može proizvoditi i jeftinije. Analiza će pomoći da se utvrdi o kakvoj se vrsti proizvoda radi prije nego konkurenti uđu na tržište.

Gornja desna ćelija označava snage i prijetnje. Na primjer, za neke od osnovnih proizvoda firme od kojih ostvaruje najveći profit, pojavilo se nekoliko konkurentskih firmi koje proizvode slične proizvode i prodaju ih jeftinije.

U donjoj lijevoj ćeliji su navedeni nedostaci i mogućnosti preduzeća. Na primjer, uprkos visokim troškovima, proizvod koji proizvodi kompanija je tražen.

Donja desna ćelija ukazuje na slabosti i prijetnje. Prvi može biti visoka cijena proizvoda ili njihov nizak kvalitet, a kao prijetnje - radnje konkurenata ili solventnost potrošača. Kako izgleda SWOT analiza može se vidjeti u gornjoj tabeli.

Prednost SWOT analize pri analizi i procjeni situacije je u tome što omogućava procjenu ne samo unutrašnjih, već i eksternih faktora, koji mogu biti čak i značajniji od internih.

Faktorska analiza

Faktorska analiza je metoda analize situacije koja uključuje izradu proračuna na osnovupodatke o radu preduzeća i izgradnju multifaktorskog modela postojećeg stanja i daljeg razvoja preduzeća. Obično se ova metoda koristi za procjenu finansijskog stanja preduzeća. Izračunavaju se pokazatelji kao što su likvidnost, profitabilnost, finansijska snaga i vjerovatnoća bankrota.

Analiza slučaja

Ovo je metoda analize kada se, nakon čitanja izvještaja o trenutnom stanju preduzeća, učesnici sastanka dijele u grupe i razilaze se na grupnu diskusiju o primljenim informacijama. Nakon toga se ponovo sastaju i svaka grupa iznosi svoje ideje na javnu raspravu.

Prosječna veličina grupe je tri do sedam ljudi. Svoje ideje mogu izraziti i na generalnoj skupštini i direktno osobi koja mora donijeti odluku. Analiza slučaja uključuje opis problema, njegovo poređenje sa sličnim slučajevima i rješenje. Odnosno, grupe treba da kažu kako vide situaciju, kako im ona izgleda i koje korake treba poduzeti da se problem riješi.

Evaluacija dobijenih rezultata

Nakon sprovođenja aktivnosti koje su nastale kao rezultat analize situacije, potrebno je izvršiti evaluaciju ovih rezultata, odnosno ponovnu analizu. Samo u ovom slučaju se ne provjerava stanje preduzeća, već učinak nakon implementacije rješenja u praksi. Da biste to učinili, koristite metodu poređenja onoga što je bilo prije i poslije promjena.

Uloga analize u radu kompanije

Bez redovne fizičke analize situacijenormalan razvoj preduzeća je nemoguć. Menadžer uvijek treba da bude svjestan onoga što se dešava i da može odrediti ne samo stanje kompanije, već i izglede za njen razvoj. Pomaže ne samo da se otkriju nedostaci u radu preduzeća, već i da se identifikuju spoljne pretnje i mogućnosti za povećanje njegove konkurentnosti i razvoja. Međutim, to se mora učiniti brzo i uz minimalne troškove. Pravovremena analiza omogućava održavanje finansijske stabilnosti preduzeća, utvrđivanje postojećih nedostataka u radu i pronalaženje rezervi za njihovo otklanjanje. Menadžer će u budućnosti moći da koristi pogodnosti koje mu daju iskustvo i znanje stečeno kao rezultat rada.