Radno vrijeme. Fotografija radnog vremena: primjer, uzorak

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Efikasnost čini ljude uspješnim, konkurentnim. Odličan alat za istraživanje koliko efikasno koristite radno vrijeme je fotografiranje radnog vremena, drugim riječima naziva se i mjerenje vremena. Šta je ovaj alat, kako ga koristiti i kakve rezultate donosi - pročitajte u članku.

Šta je fotografisanje radnog vremena?

Ovo je istraživačka metoda u kojoj se cijeli radni dan ili određeni vremenski period podvrgava kontinuiranom mjerenju. Zahvaljujući ovom zapažanju možete dobiti informacije o tome šta zaposleni, grupa zaposlenih ili tim radi tokom radnog dana. Nadzor vrši specijalista, a ovakva studija se može izvesti i samostalno. Sve radnje, kako vezane za posao tako i za ometanje, pauze od dima, neformalnu komunikaciju i tako dalje, potpuno su fiksirane.

Među zaposlenima koji vole upravljanje vremenomi shvatiti važnost upravljanja vremenom, to je popularan alat. Štaviše, ako vas zanima pitanje kako optimizirati radno vrijeme, fotografiranje radnog vremena će biti prvi korak. Možete upravljati samo onim što se mjeri. Često samo posmatranje, čak i bez promjene radnog dana, već dovodi do povećanja efikasnosti.

Golovi

Ova metoda služi u brojne svrhe. Jedna od najvažnijih je identifikacija gubitaka vremena tokom radnog dana. Sljedeće je utvrditi razloge gubitka vremena i razviti sistem mjera koje će vam omogućiti efikasniji rad. Fotografija radnog vremena vam omogućava da razvijete vremenske standarde za radne procese, učite iz organizacionog iskustva najuspješnijih zaposlenika i tome naučite druge ljude kako bi postigli visoke rezultate.

Ova vrsta istraživanja postaje posebno vrijedna kada se odlučuje o pitanju proširenja ili smanjenja osoblja, preraspodjele odgovornosti.

Ako sa svojim pretpostavljenim želite da razgovarate o povećanju plate ili traženju asistenta, samostalno sastavljena fotografija radnog vremena biće odlična baza dokaza. Imaćete jake argumente, vođa će ozbiljnije shvatiti vaše predloge ako se pripremite na ovaj način.

Fotografiranje radnog vremena

Uprkos činjenici da naziv postupka sadrži riječ "fotografija", ništa od fotografske opreme nije potrebno. Dovoljno papira iolovke. Da bi se pojednostavio zadatak, razvijeni su gotovi obrasci sa uzorcima popunjavanja. Mogu se naći u pravnim sistemima poput "Konsultanta". Formu možete razviti sami ili se snaći sa običnim stolom.

Jedan dan nije uvijek dovoljan, tako da nadzor može potrajati nekoliko dana.

Cijeli proces se uslovno može podijeliti u tri faze: priprema, proces posmatranja, obrada rezultata. U pripremnoj fazi se sastavljaju i popunjavaju obrasci, u fazi posmatranja se vodi evidencija, u fazi obrade rezultata računa se koliko dugo traje ova ili ona vrsta posla, analizira se efektivnost i izvode se zaključci.

Rezultati brojanja

Da bi bilo lakše brojati, operacije istog tipa se kombinuju, skupljaju u grupe. Najpopularnije grupe su:

• Pripremno-završni radovi (pokretanje opreme, priprema potrebnog alata, gašenje opreme, čišćenje radnog mesta).
• Organizacioni problemi.
• Vrijeme korišteno za direktno obavljanje dužnosti.
• Odmor i pauze za ručak.

Manje grupe se mogu identifikovati ako je prikladno za određenu studiju. Zatim se izračunava koeficijent koji pokazuje efikasnost ili neefikasnost radnog dana zaposlenog.

Tablica za mjerenje vremena

Obrazac mora imati “zaglavlje” u koje se unose podaci o punom nazivu i specijalnostizaposlenik, objekat u kojem se studija sprovodi, datum i vrijeme analize.

Onda bi trebao postojati sto. Prva kolona je redni broj, a zatim kolona za naziv obavljenog posla. Treća kolona označava vremenski period od kada i koliko dugo je posao obavljen. Četvrta kolona izračunava količinu vremena utrošenog na posao. Možete dodati kolonu komentara.

Glavne vrste istraživanja

Može se posmatrati jedan zaposlenik, tada će to biti pojedinačna fotografija. Oni mogu gledati grupu ili brigadu, onda će to biti fotografija grupe ili brigade.

Ako se posmatranje vrši tokom radnog dana, onda se takva fotografija naziva klasičnom. Možete popraviti ne cijeli dan, već samo njegove pojedinačne trenutke.

Još jedna podjela je već spomenuta gore. Specijalista može posmatrati, ili možete sami da slikate radni dan. Kada koristite vanjskog posmatrača, možete naići na negativnu reakciju zaposlenih. Mogu odbiti da rade pod nadzorom, ili, naprotiv, počnu raditi brže i više nego inače, što će dovesti do netačnih podataka o vremenskim troškovima.

Istraživanje se može obaviti uz pomoć video opreme. S jedne strane, to vam omogućava da dobijete objektivne informacije, s druge strane, ne može se svaka radnja jasno razlikovati posmatrajući je samo sa strane, bez komentara osobe koja radi.

Psihološkipriprema

Istraživanje o tome kako zaposleni koriste radno vrijeme - fotografisanje radnog vremena, tehnički jednostavan, ali psihološki težak način. Zaposleni takve studije doživljavaju kao pokušaj njihovog praćenja, pogoršanja uslova rada, uočavanja nedostataka i kažnjavanja.

Stoga je važno obratiti pažnju na preliminarna objašnjenja važnosti takve studije. Psihološka klima u timu ima ozbiljan uticaj. Ako ljudi rade u atmosferi povjerenja i dobre volje, rado će učiniti sve što će pomoći da organizacija postane efikasnija i konkurentnija. Ako, naprotiv, tim karakteriše nepovjerenje, konstantno kažnjavanje, tada će biti izuzetno teško doći do pouzdanih informacija koje će zaista dati rezultate.

Važno je izgraditi sistem motivacije u kojem bi zaposlenima bilo od koristi da rade najefikasnije.

Seciranje primjera

Nije moguće da svaki zaposleni odredi tačan vremenski raspored radnog dana. Najteže je to provesti sa zaposlenima na rukovodećim pozicijama, posebno je teška fotografija radnog vremena računovođe. Lakše je sa onim stručnjacima čije operacije imaju jasne granice i karakteristične karakteristike. Po pravilu, to su radni specijaliteti.

Pogledajmo primjer. Zaposleni je menadžer u korporativnom odjelu. Evo fotografije radnog vremena (uzorak):

• Početak radnog dana - 9-00.
• Priprema radnog mjesta(podizanje računara, priprema dokumenata) - 9-10.
• Planerka – 9-15.
• Telefonski razgovor sa ključnim klijentom - 9-30.
• Provjera e-pošte - 9-42.
• Priprema ugovora za klijenta – 9-53.
• Pauza - 10-37.
• Priprema prezentacije novog proizvoda za klijenta – 10-57.
• Ručak - 14-05.
• Stažiranje za novog zaposlenog - 14-58.
• Pauza - 16-15.
• Pozivanje klijenata - 16-30.
• Kraj dana (čišćenje desktopa, gašenje računara) - 17-55.
• Odlazak od kuće - 18-00.

Sada morate izračunati koliko je vremena trajala svaka radnja, rasporediti vrste posla u grupe, izračunati omjer efikasnosti menadžera. Ova fotografija radnog vremena (primjer) će vam pomoći da napravite svoju.

Kome trebaju ove informacije?

Pre svega, stejkholderi su menadžeri i vlasnici kompanije koji žele da razumeju koliko je osoblje optimalno popunjeno, da li se radni resursi kompanije efikasno koriste.

Zaposlenicima odjela za ljudske resurse, odjelima za ljudske resurse su također potrebne slične studije kako bi se izradili izvodljivi opisi poslova, odabrao tačan broj zaposlenika koji je potreban organizaciji i obavili istraživački rad.

Sami odgovorni zaposleni su zainteresovani da se radni dan iskoristi efikasno, bez zastoja i vanrednog rada, nema situacija sa prekovremenim ili uzetim radomdom.

Sada ste upoznati sa tehnikom koja vam omogućava da procenite da li se radno vreme efikasno koristi (fotografija radnog vremena). Pokušajte primijeniti metodu u praksi, naći ćete veliki broj rezervi, vidjet ćete kako da radite optimalno. Zahvaljujući ovakvom pristupu možete se pretvoriti u jednog od najproduktivnijih zaposlenih u kompaniji, a to će se svakako vidjeti i cijeniti.