Primarni računovodstveni dokumenti: vrste, obrada i skladištenje

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Obavljanje računovodstva u preduzećima različitih oblika svojine nemoguće je bez dokumentarne refleksije. Niti jedan postupak, niti jedan projekat, niti jedna poslovna transakcija se ne sprovodi bez ispravno izvršenog dokumenta, regulisanog internim naredbama preduzeća i eksternim zakonskim normama. Svaka radnja koju izvrši zaposlenik, na primjer, trgovačke kompanije, počevši od operatera za prijem prijava pa do direktora, odražava se u dokumentarnoj bazi, koja se zasniva na listi primarnih dokumenata.

Koncept i značaj

Verovatno je teško zamisliti funkcionisanje postojećeg preduzeća u okviru bilo koje moguće oblasti delatnosti bez dokumenata koji potvrđuju poslovne transakcije. Kao iu svakom drugom pitanju, dokumentacija ovdje igra vrlo važnu ulogu. Teško možete zamislitikvalitetan i zakonski opravdan rad aerodroma, omogućavajući putniku odlazak bez dokumenata koji dokazuju njegov identitet - pasoša i identifikacionog koda građanina. Isto tako, teško je pretpostaviti puštanje u kretanje automobila čiji vozač nema odgovarajuću dokumentaciju u vidu dozvole i tehničkog pasoša za automobil kojim upravlja. Kao i primarni računovodstveni dokumenti. Svaka kompanija registrovana na državnoj listi preduzetnika mora imati niz dokumenata neophodnih za računovodstvo, koji su temeljna osnova i početna karika u lancu regulatorne regulacije njenih poslovnih procesa.

Primarna računovodstvena dokumentacija je skup potvrda, akata, naloga, faktura, izvoda i izvještaja, putem kojih se evidentira poslovanje kompanije i regulišu njeni poslovni postupci..

Vrste dokumenata

Klasifikacija računovodstvenog toka rada uključuje sljedeće glavne vrste primarnih dokumenata:

• po funkcionalnoj namjeni - računovodstvo, menadžment, osoblje;
• prema stepenu regulacije - interna i eksterna.

Prvi smjer klasifikacije omogućava da se među sobom razlikuju dokumenti tri glavna funkcionalna nivoa svakog poslovnog društva prema prirodi njihove namjene, a drugi - prema načinu organizovanja pravnog regulisanje ekonomskih odnosa. Svaki od pravaca uključuje masuodređene vrste dokumenata koji odražavaju izvođenje konkretnih radnji od strane zaposlenih u kompaniji.

Računovodstvena dokumentacija

Ako uzmemo u obzir primarne računovodstvene dokumente, one se, pak, dijele na regulisanje tri faze poslovnih transakcija.

Prvu fazu karakterizira zaključivanje transakcije. Ovdje primarnu knjigovodstvenu dokumentaciju predstavlja zaključivanje ugovora i izdavanje računa za plaćanje. Sporazum je dokument kojim se reguliše odnos između dve strane u cilju uspostavljanja uslova za interakciju između njih. Faktura za plaćanje je uslov sa definicijom određenog iznosa koji, prema uslovima ugovora, kupac mora platiti prodavcu za prodatu robu ili pruženu uslugu.

Druga faza preduzetničke aktivnosti se ogleda u platnim dokumentima i naziva se faza plaćanja za transakciju. S obzirom da se plaćanje može izvršiti bezgotovinskim putem ili gotovinom, primarni dokumenti za to se prikazuju ili kao izvodi sa tekućeg računa i nalozi za plaćanje, ili blagajnički čekovi i priznanice za pristigle gotovinske naloge.

Treća, završna faza je određena prijema proizvoda ili usluge. Shodno tome, regulisano je i primarnom dokumentacijom u vidu otpremnice, prodajnog računa i akta prijema i prijenosa proizvoda ili akta obavljenog posla u slučaju pružanja bilo koje vrste usluge.

Upravljačko računovodstvena dokumentacija

Razlika između računovodstvenog i upravljačkog toka posla uglavnom leži u činjenici da je računovodstvena djelatnost regulirana državnim zakonodavstvom s okvirom za odražavanje poslovnih operacija koje su posebno utvrdile vlasti, a menadžment je određen internim odlukama i ličnim preferencijama direktora ili direktnog vlasnika određene kompanije. Drugim riječima, primarni računovodstveni dokumenti imaju strogu formu koju kontroliše zajednički regulatorni okvir, dok se upravljački dokumenti razvijaju isključivo na nivou preduzeća. Koji dokumenti kontrolišu vođenje upravljačkog računovodstva u preduzeću? Među glavnim su sljedeće:

• kod internih propisa o radu;
• računovodstvena politika preduzeća;
• kolektivni ugovor;
• propisi i nalozi direktora kompanije;
• opisi poslova;
• administrativni dokumenti.

HR dokumentacija

Što se tiče liste primarnih dokumenata kojima se regulišu međunivo odnosi zaposlenih u preduzeću, kao i kontrole postupka obračuna zarada i utvrđivanja odgovornosti svakog od zaposlenih u kompaniji, ovde radna dokumentacija obuhvata sledeće glavne vrste:

• zaposlenost - uključuje ukupnost svih pozicija u preduzeću, odraz njihovog broja i broja kadrovskih jedinica, kao i opis nivoa njihovih platanaknade, postupak za bonuse, odvezivanje, prihvatanje odredbi o dodacima;
• raspored rada - uključuje informacije o radnom danu, organizacionim i administrativnim pitanjima, pravilima prijema i otpuštanja zaposlenih, kao i uslove za njihovo napredovanje kao doplatu za rad ili osudu u vidu opomene i odbici od plaća;
• opis posla - rad kadrovske službe svakog preduzeća zasniva se na skupu prava i obaveza, općih odredbi, zadataka, odgovornosti, kvalifikacionih zahtjeva i odnosa u smislu subordinacije između različitih nivoa kadrovskih jedinica u preduzeće.

Potrebni dokumenti

Svaka kompanija koja je registrovana i posluje legalno ima listu obaveznih dokumenata koji se moraju pojaviti u okviru njenih aktivnosti. Obavezni primarni dokumenti su sljedeći:

• ugovor - bez obzira na posao, ovaj dokument je temeljna osnova u započinjanju odnosa između dva preduzetnika, između prodavca i kupca, između ponude i potražnje;
• izdati račun - prilikom donošenja odluke o prodaji robe ili pružanju usluga, prodavač izdaje račun kupcu kao preduslov za transakciju;
• oblici strogog izvještavanja - u procesu dogovora nije potpun bez čekova, gotovinskih i robnih dokumenata vezanih za listu obaveznih;
• roba-tovarni list - dokument koji označava primaoca, prevoznika, pošiljaoca robe, samu robu u asortimanu njene nomenklature, broj otpremljenih proizvoda, cijenu i iznos;
• Akt prijema i prijenosa završenog posla ili otpremljene robe.

Interni dokumenti

Kao što je ranije spomenuto, rad bilo koje kompanije podrazumijeva postojanje eksterne i interne dokumentacije. Glavni primarni dokumenti za interne svrhe su spisak svih onih obrazaca, potvrda, izjava, naredbi, uputstava koji se izrađuju direktno u preduzeću i odnose se samo na osoblje koje u njemu funkcioniše, bez ikakvog zakonodavnog uticaja na društvo koji prevazilazi ova kompanija.

Spoljni dokumenti

Dokumentacija eksterne namjene podrazumijeva viši hijerarhijski nivo subordinacije, budući da su eksterni dokumenti oni koji su regulisani državom i njenim zakonodavnim okvirom. Razvijene odredbe o računovodstvu, set računa računovodstvene korespondencije, standardi računovodstva i finansijskog izvještavanja - sve to ima regulatornu pozadinu i regulisano je pravnim okvirom države.

Obrasci dokumenata

Obrasci primarnih dokumenata su višestruki po svojoj prirodi namjene, vrsti dizajna i vlasništvu. Sljedeće glavne podjele se pravno razlikuju:

• obrasci kadrovske evidencije (naredbe, naredbe, rasporedi,redovni načini i rasporedi);
• oblici obračuna plata i radnog vremena (vremenski listovi, lični računi, dnevnici, platni spisak);
• računovodstveni obrasci kapitalne izgradnje (potvrde, dnevnici, akti);
• obrasci za knjigovodstvo proizvoda (akti i registri inventara, vaganski listovi, partijske karte, izvještaji o kretanju zaliha);
• obrasci za knjigovodstvo novca (dnevnik blagajne, akti o transferima i gotovina na blagajni);
• obrasci za knjigovodstvo trgovine (narudžbe, fakture, akti, specifikacije, certifikati kvaliteta);
• oblici računovodstva gotovinskih transakcija (unapredni izvještaj, PKO, RKO, dnevnik njihove registracije);
• obrasci za evidentiranje rezultata inventara (popisne liste, akti, potvrde, dnevnici, izvodi).

Pored navedenog, postoje i obrasci primarnih dokumenata za računovodstvo građevinskih mašina i mehanizama, drumskog saobraćaja, osnovnih sredstava i nematerijalnih ulaganja, materijala, niskovrijednih predmeta, poljoprivrednih proizvoda i sirovina.

Procedura registracije

Primarni dokumenti se sastavljaju zbog određenih zahtjeva koji moraju biti ispunjeni. Na primjer, upisi u dokumentaciju moraju se vršiti isključivo plavim mastilom, a moraju biti uredni i čitljivi. Takođe, dokument mora sadržavati određeni broj podataka potrebnih za svaku vrstu i biti ovjeren ličnim potpisom rukovodioca, glavnog računovođe ili ovlaštenog lica, te zapečaćen pečatom preduzeća. Brojevi u novčanim dokumentimatakođer treba pisati riječima, a tamo gdje je kolona dokumenta prazna, mora biti crtica kako bi se izbjeglo naknadno popunjavanje lažnih brojeva od strane bilo kojeg zlonamjernika.

Skladište

Skladištenje primarnih dokumenata se vrši direktno u preduzeću. Ili možete koristiti usluge privatne (ili državne) arhive. Ako se revizijom poreske inspekcije utvrdi nedostatak primarnog dokumenta, preduzeću se izriče novčana kazna, čija se visina utvrđuje u zavisnosti od vrste i broja izgubljenih dokumenata. Prema važećem zakonodavstvu Ruske Federacije, primarni dokumenti se čuvaju u preduzeću najmanje pet godina.