Upravljanje projektima - šta je to? Za i protiv

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2024-01-17 18:43

Upravljanje projektima je sastavni element modernog sistema upravljanja u Rusiji. Mnoge domaće i strane kompanije koriste upravljanje projektima za poboljšanje kvaliteta proizvoda i usluga, smanjenje troškova, povećanje profita. Šta je upravljanje projektima i koje su njegove glavne prednosti?

Šta je projekat?

Koncept "projekta" može se tumačiti na potpuno različite načine. Prva opcija uključuje definisanje projekta kao skupa dokumentacije, prema kojoj je moguća izgradnja zgrade ili građevine. Ovaj članak će raspravljati o drugom značenju riječi "projekat".

Postoji mnogo definicija projekta, iako se sve slažu u jednom: projekat je ideja koja uključuje implementaciju određenog materijalnog zadatka u ograničenom vremenskom periodu. Istovremeno, glavne karakteristike projekta se zovu:

• Jedinstvenost (projekat je nešto što se stvara po prvi put).
• Vremenski ograničen (projekat uvijek ima rokove za implementaciju).
• Svrsishodnost (projekat se uvek izvodi radi rešavanja specifičnih problema, izraženih, po pravilu, u kvantitativnim jedinicamamjere).

Ako su ispunjena sva tri uslova, tada se skup aktivnosti može nazvati projektom.

Programi i portfelji

Projekti se često grupišu u programe i portfelje. Istovremeno, programi su skup projekata koje objedinjuje zajednički cilj. Na primjer, program za poboljšanje kvaliteta obrazovanja stanovništva može uključivati projekte povećanja plata nastavnika za 20%, izgradnju 15 novih škola, izdavanje 26 novih udžbenika iz osnovnih predmeta.

Projektni portfolio okuplja projekte koji se finansiraju iz jednog izvora, bez obzira na njihove ciljeve. Na primjer, portfolio projekata kompanije N može uključivati projekte za dobrotvorne svrhe, izgradnju nove korporativne kancelarije, proslavu godišnjice direktora i povećanje godišnjeg prometa za 10%.

Projekti u portfeljima i programima takođe treba da imaju tri glavne karakteristike opisane iznad.

Osnovni principi upravljanja projektima

S obzirom na dinamično razvijajuće tržište za tehnologije dizajnirane da olakšaju proces upravljanja, teško je imenovati specifične metode koje u potpunosti opisuju upravljanje projektima.

Upravljanje projektima uključuje mnoge pristupe i alate i zasniva se na sljedećim osnovnim principima:

• Orijentirani na rezultate. Ovaj princip je određen značenjem pojma "projekat". Upravljanje projektima nije samo upravljanje kvalitetom, to je svrsishodan skup međusobno povezanih radnji.
• Princip "dizajn trougla". Atupravljanje projektom treba da se vodi međuzavisnostima između: vremena, budžeta, kvaliteta projekta. Promjena jednog od faktora dovodi do promjene ostalih, što ih čini, takoreći, stranicama istog trougla.



• Obračunavanje životnog ciklusa projekta. Životni ciklus projekta počinje formiranjem same ideje o kreiranju projekta i završava se istekom vremenskog perioda navedenog u projektu. Životni ciklus projekta, po pravilu, završava u trenutku kada započne životni ciklus proizvoda nastalog kao rezultat projekta.
• Procesni pristup upravljanju. Ovaj princip uključuje evaluaciju projekta kao skupa procesa koji su međusobno povezani i kulminiraju međurezultatima u obliku poluproizvoda ili važnih dokumenata. Ovaj pristup vam omogućava da kontrolišete projekat bez takozvanih "slepih zona".

Metode ohrabrivanja učesnika u projektu

Podsticanju učesnika u projektu obično se posvećuje posebna pažnja kada je upravljanje projektom odabrano za obavljanje specifičnih zadataka. Upravljanje projektom obično uključuje opipljive i nematerijalne motivacijske mehanizme.

Materijalne stimulacije uključuju bonuse, kazne, dodatne isplate za prijevremeni završetak srednjih zadataka.

Neopipljive metode motivacije uključuju sertifikate i disciplinske poklone u vidu slobodnog vremena, kao i raspoređivanje takmičenja među učesnicima projekta u okviru takmičarskog takmičenja.

Glavne faze upravljanja projektom

Upravljanje projektom se javlja u fazama životnog ciklusa projekta i fazama složenosti upravljanja. Odnos između faza i faza prikazan je u tabeli ispod.

FAZE:	Upravljanje troškovima	Upravljanje obavezama	Upravljanje sadržajem	Upravljanje rizikom
FAZE:	1	2	3	4
Inicijacija	Preliminarna procjena finansiranja	Preliminarna procjena vremenskog okvira projekta	Definicija ključnih zadataka	Preliminarna analiza mogućih negativnih faktora
Planiranje	Obračun budžeta i traženje izvora finansiranja	Izračun rasporeda projekta	Izračun ciljeva projekta	Izračun prilagođavanja rizika
Implementacija	Postupno finansiranje projekta	Praćenje implementacije rasporeda	Praćenje postizanja srednjih indikatora	Praćenje promjena u ključnim pokretačima
Zatvaranje	Procjena dobiti/gubitka	Skor noge/vode	Procjena završetka/neuspjeha projektnih ciljeva	Analizanapravljene greške

Dakle, oblasti upravljanja projektima uključuju finansijske, kadrovske, strukturne oblasti organizacije.

Obim upravljanja projektom

Struktura upravljanja projektima uključuje podjelu cjelokupnog rada organizacije na projekte koji su vremenski i ciljevi ograničeni. Istovremeno se formira tim svakog projekta i tim projekt menadžera, koji izvještavaju menadžera o napretku svog projekta.

U tom smislu, upravljanje projektima se po pravilu koristi u organizacijama različitih industrija i veličina, sa širokim spektrom istovremeno izvršavanih naloga. Međutim, u malim preduzećima on također koristi projektni menadžment za rješavanje specifičnih problema modernizacije proizvodnje ili, na primjer, uvođenja novog proizvoda.

Upravljanje projektima u građevinskoj industriji

U građevinskoj industriji posebno je relevantna upotreba metodologije upravljanja projektima. U kompanijama koje obavljaju funkcije naručioca ili izvođača, projektni menadžment koristi prirodnu podjelu posla na projekte (prema proizvodnom principu, odnosno izgradnja svake zgrade je poseban projekat), a struktura top menadžmenta praktično ne zahtijeva ozbiljno restrukturiranje.

Upravljanje projektnom organizacijom se također često odvija po projektnom principu, uspješno koristeći već formirane timovedizajneri kao projektni tim.

Upravljanje projektima u državnim strukturama

Upravljanje projektima u vladi je prilično nov trend našeg vremena. Programsko-ciljni metod upravljanja, koji se razvijao od sovjetskog perioda, sada je preuzeo oblik upravljanja projektima u cijeloj zemlji. Sada se za rješavanje strateški važnih zadataka za državu koriste programi koji uključuju pojedinačne projekte sa ciljnim pokazateljima i rokovima realizacije. Međutim, sama metodologija upravljanja ovakvim programima je još uvijek daleko od idealne i zahtijeva modernizaciju i ažuriranje.

Iskustvo implementacije upravljanja projektima u Belgorodskoj regiji

Javna uprava zasnovana na projektima dokazala se u cijelom svijetu. U Rusiji postoji iskustvo u primeni ove tehnologije u Belgorodskoj oblasti.

Ovaj eksperiment velikih razmera uticao je na skoro sve aspekte državne službe u Belgorodskoj oblasti. Među glavnim elementima su obuka za upravljanje projektima, organizaciona i metodološka podrška, inspekcije na licu mjesta, motivacija, procjena kompetencija zaposlenih, stručne komisije za pregled projekta.

Upravljanje projektima regije Belgorod sada uključuje kolegijalna tijela za upravljanje projektima:

• Međuresorna komisija koja upravlja projektnim aktivnostima.
• Sektorske stručne komisije koje odlučuju o otvaranju/zatvaranju projekata.
• Regionalni projektni ured koji kontrolira usklađenost s metodologijomupravljanje projektima.

One Stop Shop

U okviru tranzicije na upravljanje projektima, Belgorodska oblast je još 2010. godine prešla na koordinaciju investicionih projekata kroz sistem „jednog prozora“, danas dobro poznat u Moskvi. Ulogu ovog prozora upravo obavlja jedna od novouvedenih usluga - regionalni projektni ured. Sada, tačno mjesec dana nakon prijave u projektnu kancelariju, poslovni subjekt dobija dokument o odobrenju.

Automatski informacioni sistem "Upravljanje projektima"

Informaciona i tehnička podrška za upravljanje projektima u Belgorodskoj oblasti vrši se putem automatizovanog informacionog sistema (AIS) "Upravljanje projektima". Ovo je web aplikacija bez softvera koja obavlja sljedeće funkcije za projekte, portfelje i programe:

• Održavanje registra (baze podataka).
• Raspored.
• Budžetiranje.
• Praćenje implementacije na regionalnom i opštinskom nivou.
• Distribucija ovlasti i odgovornosti tima.
• Promijeni sadržaj.
• Sistem upozorenja o predstojećim i predstojećim događajima za projekte.
• Tok dokumenata.
• Automatsko analitičko izvještavanje.
• Integracija sa elektronskom vladom Belgorodske oblasti.

Prednosti i nedostaci upravljanja projektima

Opisano iskustvo implementacije upravljanja projektima u Belgorodskoj regiji pokazalo se uspješnim. Efekat ovih promjena je prvenstveno izražen upovećanje stope rasta bruto regionalnog proizvoda za 0,1% (više od 3 milijarde rubalja), smanjenje vremena utrošenog na odobrenje projekta (za 2 mjeseca za svaki projekat) i povećanje stope razvoja investicija u regionu za 23%. Međutim, najvažniji rezultat je formiranje projektnog razmišljanja kod zaposlenih koji aktivno analiziraju i pokušavaju riješiti problem, ponekad čak i koristeći nestandardne, inovativne metode.

Motivacija i restrukturiranje upravljačke strukture omogućilo je postizanje pozitivnog efekta ne samo za državnu službu, već i za poslovanje, stvarajući povoljnu investicionu klimu i uklanjajući barijere preduzetništvu.

Stanovništvo regije sada aktivno učestvuje u odabiru i kontroli realizacije važnih strateških projekata. Za ljude, upravljanje projektima je prilika da uživaju u visokokvalitetnim uslugama i visokoj mobilnosti.

Međutim, uprkos svim prednostima strukture upravljanja projektom, postoje i nedostaci ovog pristupa.

Pre svega, prelazni rok. Potrebno je određeno vrijeme da projektni tim radi zajedno i obavlja svoje funkcije kao dobro koordiniran mehanizam.

Drugo, kada se implementira upravljanje projektima u preduzeću, potraga za dobrim projektnim menadžerom može biti odložena. Pred ličnim i profesionalnim kvalitetima projekt menadžera postavljaju se veoma visoki zahtjevi: sveobuhvatne kvalifikacije, potpuna uživljenost u projekat, iskustvo u upravljanju projektima potrebnih specifičnosti.

Treći nedostatak upravljanja projektima može se smatrati potrebomdijeljenje resursa kompanije između projekata. U "siromašnim" firmama to možda uopšte nije izvodljivo. Projektni menadžeri će morati da se "bore" za finansiranje i kadrove, što je neprihvatljivo u uslovima potpune kontrole svih faza životnog ciklusa projekta.

Jedan od najvažnijih nedostataka puta upravljanja projektom u organizaciji je zapošljavanje članova projektnog tima i projekt menadžera nakon završetka projekta. Kao što znate, opterećenost tima je najvažnije pravilo uspješnog poslovanja, a u slučaju projektnog rada redovno se pojavljuju grupe stručnjaka koji „vise u zraku“, koji odjednom gube svoj stalni posao.

Rezimirajući navedeno, možemo zaključiti da je projektni menadžment sastavni dio modernog poslovnog prostora, a proučavanje njegovih osnova jednostavno je neophodno za kompetentno donošenje upravljačkih odluka kako na državnom nivou tako i unutar jednog biznisa.