Inventar je obavezan: slučajevi, red, vrijeme

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Inventar predstavlja poseban postupak za usaglašavanje postojećih vrednosti, robe, novca ili osnovnih sredstava preduzeća sa onim vrednostima koje su dostupne u službenim dokumentima preduzeća. Može se provoditi na obaveznoj osnovi ili na inicijativu menadžmenta kompanije. Provođenje inventara je obavezno za neke kompanije, a ovaj proces se obavezno provodi svake godine u svim firmama. Glavna svrha ovog postupka je da se identifikuju različite nedosljednosti i nedostaci. Mnoge firme ne shvataju vrednost ovog procesa, pa se koristi samo kao formalnost. Iako ako pravilno pristupite popisu, onda uz njegovu pomoć možete identifikovati sve nestašice ili viškove.

Svrha procesa

Mnogi ambiciozni poduzetnici razmišljaju o tome da li je potrebno izvršiti inventuru i koji se ciljevi mogu postići ovim procesom. Postupak predstavlja sistematsko računovodstvo materijalnih sredstava i sredstava, za koje se vrši poređenje stvarnihindikatori sa podacima iz zvaničnih dokumenata.

Glavna svrha inventara je da se identifikuju neslaganja. Mogu se pojaviti iz različitih razloga:

• vrijednosti su pod utjecajem prirodnih faktora, pa to uključuje skupljanje, propadanje zbog nepravilnog skladištenja, isparavanje ili gubitak koji nastaje tokom transporta robe;
• nezakonite radnje od strane zaposlenih u kompaniji, na primjer, uzimanje pogrešnih mjera, dozvoljavanje kompleta za tijelo ili čak krađa dragocjenosti;
• problemi koji se javljaju tokom računovodstva, stoga se nakon popisa često otkrivaju razne greške, ispravke, netačnosti, tipkarske greške ili druge nejasnoće u dokumentima.

Na osnovu toga, sistematska revizija omogućava svakom menadžeru kompanije da blagovremeno identifikuje različite prekršaje i probleme.

Funkcije verifikacije

Provođenje popisa robe nužno uključuje korištenje različitih funkcija postupka:

1. Uvjeti pod kojima se skladišti razna roba objektivno se procjenjuju, a takva procjena je objektivna.
2. Utvrđuje se koliko se pravilno i kompetentno obavlja održavanje različitih dokumenata u kompaniji.
3. Odražava karakteristike upravljanja skladištem u kompaniji.
4. Ocjenjuje se kompletnost i ispravnost računovodstva.
5. Sprečavanje raznih zloupotreba i kršenja od strane angažovanih stručnjaka je odobreno.

Zbog tako brojnih funkcija, držanjeInventar se smatra važnim procesom u svakoj kompaniji.

Slučajevi obaveznog brojanja inventara

Neke kompanije su obavezne da sprovedu proceduru bez greške na osnovu zakonskih zahtjeva. Informacije o tome u kojim slučajevima je popis obavezan nalaze se u sljedećim propisima:

• u saveznom zakonu br. 402 “O računovodstvu”;
• u smjernicama odobrenim Naredbom Ministarstva finansija br. 49.

Provjera se svakako vrši u sljedećim situacijama:

• pri iznajmljivanju nekretnine;
• prodaja ili otkup imovine u vlasništvu kompanije;
• transformacija državnog ili opštinskog preduzeća;
• prije formiranja godišnjeg računa;
• prilikom imenovanja nove materijalno odgovorne osobe u kompaniji;
• kada se otkrije oštećenje dragocjenosti ili krađa imovine;
• poslije prirodnih katastrofa ili drugih vanrednih situacija;
• kada se kompanija reorganizuje;
• prije likvidacije organizacije;
• u drugim situacijama predviđenim zakonom.

Popis je obavezan prije pripreme godišnjih izvještaja. Takav proces omogućava ne samo da se uzmu u obzir zahtjevi zakona, već i da se spriječe razne greške ili nestašice u računovodstvenim dokumentima. Kompanije obično vrše pregled svake godine prije kraja kalendarske godine.

Popis osnovnih sredstava vrši se svake tri godine. Svaki rukovodilac treba da poznaje sve slučajeve obaveznog popisa. Osim toga, može samostalno imenovati inspekciju ukoliko postoje sumnje u poštenje rada određenih angažovanih stručnjaka.

Kako se uspostavlja procesni red

Provođenje inventara nužno uključuje uzimanje u obzir zahtjeva sadržanih u Smjernicama. Brojne nijanse određuju direktni menadžeri kompanija. Za to su pravila fiksirana u konstitutivnoj dokumentaciji.

Direktor kompanije može identifikovati neke važne tačke:

• kada je potreban proces;
• koliko se puta godišnje može obaviti inventar;
• u koje vrijeme se proces provodi;
• koliko traje;
• koja imovina će se sigurno provjeriti;
• koji je član ili predsjednik komisije za popis.

Odgovori na sva ova pitanja fiksirani su u osnivačkoj dokumentaciji. Provođenje inventara je obavezno kod promjene materijalno odgovornih lica. Pod takvim uslovima, novoprimljeni specijalista može biti siguran da nestašice koje su nastale kod njegovog prethodnika neće ni na koji način biti prebačene na njega.

Šta se provjerava?

Popis se može izvršiti u odnosu na različitu imovinu, pa je provjera gotovine, osnovnih sredstava, materijala ili drugih artikala istaknuta. U toku postupka procjenjuje se sva imovina i obaveze društva i njegovih podjela. Sljedeći elementi podliježu verifikaciji:

• osnovna sredstvafirme koje se koriste za obavljanje poslova;
• nematerijalna imovina kompanije;
• razna finansijska ulaganja;
• roba i materijal;
• rad u toku;
• novac na računima i na ruci;
• hartije od vrijednosti i SSO;
• namirenja sa drugim ugovornim stranama, kupcima, Federalnom poreskom službom, raznim fondovima i drugim dužnicima ili poveriocima;
• rezerve;
• aktiva i obaveze preduzeća.

Kada je potreban popis materijala? Takva provjera se vrši kada postoji sumnja da angažovani stručnjaci u kompaniji zloupotrebljavaju svoja ovlaštenja, pa se otkriva krađa ili nestašica.

Provjeri se ne podvrgava samo imovina u vlasništvu kompanije, već i dragocjenosti koje se nalaze na vanbilansnim računima. Preduzeće nema vlasnička prava na njima, ali se koriste u procesu rada na osnovu ugovora o zakupu ili drugih ugovora.

Koraci procesa

Provođenje popisa imovine nužno uključuje implementaciju uzastopnih radnji. Stoga je proces podijeljen u faze:

1. Izdaje se nalog od strane načelnika o potrebi inventara.
2. Saziva se komisija za popis, a u njoj bi trebali biti uključeni stručnjaci koji nisu zainteresirani za rezultate revizije.
3. Odredite vremenski okvir tokom kojeg će se postupak izvršiti.
4. Imovina za procjenu je odabrana.
5. Materijalodgovorna lica kompanije daju priznanice poslodavcu.
6. Odštampajte popise vrijednosti u kompaniji, kreirane za svaku materijalno odgovornu osobu.
7. Radi se direktna provjera koja se sastoji u vaganju, upoređivanju stvarne količine sa podacima iz dokumenata, mjerenju, brojanju i drugim sličnim radnjama.
8. Informacije iz popisne liste se upoređuju sa informacijama dostupnim u računovodstvenim dokumentima, što omogućava identifikaciju bilo kakvih neslaganja
9. Formiraju se uporedni iskazi uz pomoć kojih je moguće identifikovati uzroke neslaganja.
10. U toku je sastavljanje rezultata provjere, o čemu se sastavlja odgovarajući akt.
11. Ukoliko se utvrde nestašice i drugi problemi, tada se u preduzeću sprovodi istraga čija je svrha da se identifikuju počinioci.
12. Identifikovani prekršioci podliježu administrativnoj ili krivičnoj odgovornosti, ovisno o karakteristikama prekršaja.

Popis je potrebno izvršiti prije neposredne pripreme, potpisivanja i podnošenja godišnjih izvještaja Federalnoj poreznoj službi. Postupak inventure se obavezno završava posebnim izvještajem.

Pravila prijave

Izvještaj se generiše na osnovu rezultata provjere. Sadrži sljedeće informacije:

• datum inventara;
• podaci o članovima popisne komisije;
• period tokom kojeg je postupak obavljen;
• provjerljiva imovina kompanije;
• Identifikovani problemi i nestašice;
• potpisi svih inspektora.

Dok je inventar potreban prije pripreme godišnjeg računa, svaki rukovodilac kompanije može započeti proces bez dobrog razloga. Za to se izdaje odgovarajući nalog, nakon čega su zaposleni u preduzeću dužni da ispoštuju proceduru.

Odgovornosti komisije za inventar

Inventar je obavezan po zakonu, tako da svaka kompanija mora stvoriti posebno tijelo odgovorno za provjeru i računovodstvo. Zove se komisija za likvidaciju. Ona ima neke obaveze:

• primjena raznih preventivnih mjera u cilju očuvanja imovine preduzeća;
• učešće u raznim sporovima vezanim za skladištenje ili oštećenje imovinskih vrijednosti;
• kontrola ispravnosti izrade raznih dokumenata koji se odnose na imovinu kompanije;
• popis na osnovu naloga uprave kompanije;
• priprema izvještaja o rezultatima revizije;
• provođenje istrage u cilju utvrđivanja krivca za razne prekršaje i probleme.

Sve ove radnje treba da obavljaju isključivo zaposleni u firmi koji nisu zainteresovani za rezultate revizije.

Ko je u komisiji

Prilikom formiranja komisije u rad se obično uključuju sljedeći stručnjaci:

• administrativni radnici;
• specijalisti računovodstvenog odjela;
• domaćirevizori;
• često su uključeni čak i nezavisni stručnjaci;
• predstavnici različitih pozicija dostupnih u kadrovima organizacije.

Ako kompanija ima mali iznos različite imovine, onda se često odgovornost za provođenje popisa prebacuje na revizijsku komisiju, ako ona postoji u kompaniji.

Ako se tokom inspekcijskog nadzora utvrdi da je i jedan član komisije odsutan, rezultati postupka se poništavaju.

Odgovornost za ne-inventar

Neki vlasnici preduzeća namjerno odbijaju reviziju iz različitih razloga. Zakon ne predviđa odgovornost za takvu odluku. Ali Federalna porezna služba može kazniti kompaniju ako se pokaže da postoje nedosljednosti ili greške u primljenim finansijskim izvještajima.

Preporuke stručnjaka

Prilikom inventure u preduzeću preporučljivo je koristiti određene preporuke. To uključuje sljedeće:

• 10 dana prije čeka, šef izdaje odgovarajući nalog, koji se evidentira u dnevniku.
• Dozvoljeno je formiranje komisije ne samo stalne, već i jednokratne ili radne.
• Ukoliko organizacija koristi mnogo robe i materijala, tada odluku o potrebi selektivne inventure donosi menadžer na osnovu trenutnog stanja u kompaniji.
• Svi članovi komisije trebaju biti uključeni u verifikaciju, inače se rezultati lako prepoznajunevažeći.
• Odgovorne osobe su uključene u proces.
• Uprava firme mora osigurati da se proces odvija brzo i jednostavno.
• Verifikacija često može potrajati, posebno u kompanijama koje koriste veliki broj materijala ili isporučuju dosta robe.

Prilikom popisa, članovi komisije moraju voditi računa o zahtjevima zakona.

Rokovi

Šef kompanije određuje koliko često će se vršiti provjera. Ali istovremeno se uzimaju u obzir određene preporuke, pa se inventura u skladištu vrši najmanje jednom godišnje.

Prodavnice se moraju provjeravati dva puta godišnje. Materijali i roba se bez greške procenjuju pre sastavljanja godišnjih izveštaja. Verifikacija se obično obavlja u roku od tri dana, ali se ponekad proces odlaže i po nekoliko sedmica.

Zaključak

Inventar je obavezan proces za svaku kompaniju. Podrazumijeva poređenje raspoloživog materijala i robe sa količinom naznačenom u dokumentaciji kompanije. Proces sprovodi posebna komisija.

U zakonu nema informacija o odgovornosti za odbijanje popisa, ali ako poreski inspektori otkriju greške i prekršaje u prijavljivanju, kompanija će morati da plati značajne kazne.