RACI matrica kao alat za upravljanje obavezama. RACI: transkript

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Jedan od najčešćih uzroka neuspješnih projekata je nepravilna raspodjela funkcija između članova tima. Sigurno ste se već susreli sa ovim: na najmanju poteškoću, učesnici počinju da traže krivce i prebacuju odgovornost jedni na druge umjesto da rješavaju problem. I samo da bi se izbjegle takve situacije, izumljena je RACI matrica - jednostavan i efikasan alat za planiranje ljudskih resursa.

"Pod mikroskopom": 4 ključne uloge u svakom projektu

Distribucija zadataka je jedna od glavnih odgovornosti menadžera. Ali u praksi sve obično izgleda drugačije: menadžer jednostavno imenuje članove tima sa očekivanjem da će stručnjaci sami odlučiti ko će šta raditi. Ali što se događa ako su rokovi propušteni ili je pušten nekvalitetan proizvod? "Ja to ne radim", "Nije mi rečeno"… I nema korisne akcije.

Dobro dizajnirana RACI matrica odgovornosti rješava mnoge probleme. Prema ovoj metodologiji, bez obzira na složenost i obim posla, član tima na bilo kojem projektu obavlja jednu od četiri uloge.

R - Odgovorno

Preveo Odgovorniznači "izvođač". Riječ je o zaposleniku koji je direktno odgovoran za realizaciju određene oblasti rada. Istovremeno, on u većini slučajeva ne bira rješenja i izvještava voditelja projekta.

Na ovu ulogu se imenuju kompetentni radnici i stručnjaci - ljudi koji znaju kako da rade. U RACI, izvođači obavljaju sljedeće funkcije:

• odredite šta je konkretno potrebno uraditi za implementaciju projekta i koliko će to trajati (unutar uslova postavljenih "odozgo");
• napravite listu potrebnih resursa;
• učestvujte u koordinaciji i odobravanju tehničke dokumentacije;
• analizirajte napredak projekta i međurezultate;
• dajte izvještaje o napretku menadžeru.

U timu može biti nekoliko takvih ljudi. Osim toga, ova uloga se može kombinirati s drugim. Najčešća kombinacija je Accountable + Resbonsible (prevedeno kao "odgovoran + izvršilac").

A - Odgovoran

"Odgovoran" ili "odgovoran" je glavni menadžer projekta. On je taj koji je odgovoran da zadaci budu obavljeni na vrijeme, sa potrebnim nivoom kvaliteta iu okviru predviđenog budžeta. Također, A:

• odabire izvršioce i tim za upravljanje projektom;
• dodjeljuje zadatke svim učesnicima;
• kontroliše tok rada;
• distribuira resurse među izvođačima;
• vodi evidenciju o korištenju resursa, iće također opravdati kustosu potrebu za izdvajanjem dodatnih sredstava;
• razmatra ideje i sugestije drugih članova tima i može ih odobriti ili odbiti.

Uobičajeno, menadžer projekta djeluje kao "veza" između korisnika ili višeg menadžmenta i tima.

C - konsultirano

Treća uloga u RACI matrici je "konsultant" (ponekad se naziva i "facilitator"). Zajedno sa menadžerom učestvuje u upravljanju projektima, ali se prvenstveno bavi strateškim pitanjima:

• odobrava sve promjene u obimu i vremenu rada;
• određuje resurse potrebne za implementaciju projekta;
• ako je potrebno, dogovorite se sa kupcem o potrebi povećanja budžeta;
• prima izvještaje o napretku od menadžera;
• donosi odluke u svim nepredviđenim situacijama, u slučaju kritičnih promjena koje mogu uticati na tajming i cijenu projekta.

Uloga konsultanta se obično dodeljuje višim menadžerima. Oni su ti koji određuju globalne ciljeve, a zatim imenuju projekt menadžera koji već raspoređuje zadatke među članovima tima.

I - Informiran

Pored navedenih uloga, u RACI matrici je naznačen "informisani" ("posmatrač"). Obavlja funkcije administratora i uglavnom se bavi organizacijom upravljanja dokumentima. Međutim, posmatrač izveštava menadžera projekta, za razliku oddrugih učesnika, ne snosi odgovornost za njegove rezultate. Umjesto toga on:

• prikuplja i organizira sve informacije o projektu, resursima i planovima;
• vodi zapisnike sa sastanaka;
• prihvata dokumentaciju od učesnika u projektu da bi je potom prenio u odgovarajuće strukture;
• prati rokove za predaju i ispravnost popunjavanja izvještaja.

Imajte na umu da je komunikacija sa posmatračem pretežno jednosmjerna. Njegova glavna funkcija je osloboditi menadžera potrebe za gubljenjem vremena na birokratske procedure i "rasterećenje" ga.

Učenje kako izgraditi RACI matricu koristeći primjer

Hajde da razgovaramo o praktičnoj strani problema. Kako napraviti dijagram za raspodjelu ovlasti i odgovornosti?

1. Sastavljanje na do-listu

Pre svega, potrebno je da zapišete sve što treba da se uradi. Nivo detalja zavisi od konkretnog projekta. Ponekad se radi lakše kontrole i upravljanja razvija nekoliko matrica. Prvo navedite glavne blokove rada, a zatim ih razdvojite na zasebne funkcije i zadatke. Spisak radova je prikazan u tabeli okomito.

Koraci
Uslovi poslovanja
Prototip
Dizajn
Programski kod
Izvještaj o testiranju
Prezentacija web stranice

2. Odabir članova tima

Ovdje trebate odgovoriti na pitanje: "Ko će biti uključen u ovaj projekat?". Horizontalno, potrebno je navesti sve zaposlene i/ili odjele koji su uključeni u implementaciju u svim fazama - od planiranja do prezentacije rezultata i podnošenja izvještaja.

Koraci	Analitičar	Dizajner	Sys. arhitekt	Programer	Tester	Sys. admin	Projektni menadžer
Uslovi poslovanja
Prototip
Dizajn
Programski kod
Izvještaj o testiranju
Prezentacija web stranice

3. Popunjavanje tabele

Nakontada možete početi distribuirati funkcije. Da biste to učinili, morate imati jasno razumijevanje svake faze rada i kako rad funkcionira u timovima.

Uzmimo naš primjer kao osnovu i zaustavimo se na fazi "Dizajn". U ovom slučaju, R - izvođač - samo jedan. U procesu rada fokusira se na unaprijed pripremljeni prototip stranice. Stoga, sistemski arhitekta koji ga je razvio, u ovoj fazi, djeluje kao konsultant C. Također, analitičar i programer mogu izraziti svoje želje. Gotov dizajn se odobrava sa projektnim menadžerom (A). Ali testeri i sistem administrator u ovoj fazi ne donose nikakve odluke, već samo dobijaju informacije o tome kako se posao odvija, pa im se stoga dodeljuje uloga informisanih - I.

Koraci	Analitičar	Dizajner	Sys. arhitekt	Programer	Tester	Sys. admin	Projektni menadžer
Uslovi poslovanja	R	ja	C	C	ja	C	A
Prototip	C	ja	R	C	ja	ja	A
Dizajn	C	R	C	C	ja	ja	A
Programski kod	C	ja	C	AR	ja	ja	ja
Izvještaj o testiranju	C	C	C	C	AR	ja	ja
Prezentacija web stranice	C	ja	C	C	ja	AR	ja

Varijacije modela

U većini slučajeva možete proći sa standardnom matricom. Međutim, kada se radi na složenijim projektima, ponekad postoji potreba za dodatnim ulogama. Stoga su se posljednjih godina pojavile 2 proširene verzije dijagrama odgovornosti.

RACI-VS

Ovdje su još dvije uloge dodane standardnim ulogama:

• Provjerava (V) - zaposlenik ili poseban tim koji provjerava da li rezultat implementacije određenog zadatka ispunjava odobrene kriterije.
• Odjava (S) koordinira isporuku projekta sa kupcem, vodi prezentaciju i daje izvještaje. Obično ovu funkciju obavlja odgovorni, ali RACI-VS za to angažuje posebnog stručnjaka.

Uz povećanu kontrolu i bliži kontakt sa klijentom, ovaj model je idealan za tehnički složene ili velike projekte koji uključuju desetine (ili čak stotine) ljudi.

RASCI

U ovoj varijanti pojavljuje se jedna nova uloga u matrici - Podržava (S). Njegove ključne funkcije su da projektu obezbijedi dodatne resurse, odnosno podršku menadžeru i izvođačima.

Savršena ravnoteža uloga

RACI matrica je sastavljena ne samo da bi se znalo koga "potisnuti" u slučaju bilo kakvih problema. Čak iu fazi planiranja, koristeći ovu tabelu, možete vidjetislabosti u organizaciji toka posla.

Vertikalna analiza vam omogućava da vidite odgovornosti i ovlasti svakog od učesnika u projektu, da objektivno procenite nivo posla:

• puno R - najvjerovatnije će osoba morati biti rastrgana između nekoliko zadataka, što će negativno utjecati na brzinu i rezultate rada;
• mnogo A - zaposleni "upada u vrat" svima; preporučuje se ravnomjernija raspodjela odgovornosti;
• bez ćelija R i A - razlog za razmišljanje o prikladnosti ove pozicije kao takve (u stvari, plaćate stručnjaka koji ništa ne radi);
• nema praznih ćelija - opet problem preopterećenja, nisu svi u stanju da obavljaju toliko zadataka u isto vrijeme.

Horizontalna analiza, zauzvrat, demonstrira kvalitet organizacije rada u svakoj fazi. I ovdje se često javljaju problemi:

• mnogo R - možda postoji dupliranje funkcija, a jedan od članova tima radi nepotreban posao;
• mnogo A - postoji "zamagljivanje" odgovornosti i konfuzija u realizaciji projekata;
• mnogo C - diskusije značajno usporavaju tok posla (treba sačekati da svi unesu svoje izmjene i komentare, pronađu kompromise, itd.);
• ne I - može biti signal da previše izvođača radi na jednom zadatku, što takođe usporava projekat.

Sa RACI-jem, menadžer može brzo identifikovati prezaposlene ili nedovoljno zaposlene radnike, beskorisne poslove i oblasti rada za koje niko nije odgovoran. Dobro osmišljena matrica može značajno poboljšati kvalitet organizacije i kontrole realizacije projekata, kao i smanjiti broj konflikata između izvođača („Ja to uopšte ne radim…“, „Trebalo je da uradi ovo…”, itd.).

Korisni savjeti

Postoji nekoliko važnih stvari koje treba imati na umu kako bi RACI matrica obavljala svoje funkcije i osiguravala efikasan kontinuitet poslovanja u kompaniji.

1. Prilikom popunjavanja tabele uzmite u obzir kvalifikacije zaposlenih. Dakle, računovođu ne treba imenovati za konsultanta (C) u fazi izrade sajta, barem zato što ne razume ovu oblast.
2. Mora postojati samo jedan odgovorni (A) po lotu. Ako ih ima više, molimo navedite uslove. Na primjer, A1 je odgovoran za testiranje desktop verzije stranice, a A2 je odgovoran za testiranje mobilne verzije.
3. Svaki zadatak mora imati Odgovoran i Odgovoran (u prijevodu - "Odgovoran" i "Izvršitelj").
4. Pokušajte svaki zadatak formulirati što je preciznije moguće. Koristite glagole - "objaviti", "pripremiti", "pisati", "provjeriti", "ažurirati" itd. Preporučljivo je odmah naznačiti potrebne rezultate - ne samo "Provjerite brzinu učitavanja stranice", već "Provjerite da li brzina učitavanja sajta nije veća od 0,8 sek."
5. Radnje ne treba da se odnose na određenog zaposlenog, već na poziciju u celini.
6. Bolje je sastaviti RACI matricu u timu, na osnovu analizestvarne radne situacije. Važno je da svaki učesnik bude svjestan svoje uloge i zadataka sa kojima se suočava.