Šta je primarna dokumentacija u računovodstvu? Definicija, vrste, karakteristike i zahtjevi za punjenje

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Računovodstvo bilo kojeg preduzeća bavi se primarnim izvještavanjem. Spisak primarne dokumentacije u računovodstvu uključuje nekoliko obaveznih papira. Svaki od njih je vezan za faze poslovnog procesa. Ako zaposleni u organizaciji ne održavaju primarnu dokumentaciju u "1C: Računovodstvu", kompanija će se suočiti sa opipljivim sankcijama.

Šta je ovo?

Obračun primarne dokumentacije u računovodstvu je glavni prioritet. Sve aktivnosti koje se provode u ovom pravcu regulisane su Federalnim zakonom "O računovodstvu". Dakle, u prvom pasusu devetog poglavlja se kaže da se kao primarna dokumentacija može nazvati svaki papir koji je ispravno sačinjen i ovjeren od strane menadžmenta, a koji odražava različite epizode poslovanja kompanije. Inače, ove epizode se zovu:

• primanje novca za pruženu robu ili uslugepreduzeće;
• transfer sredstava za primljenu robu i materijal.

Tako, pored obavezne liste primarne dokumentacije u računovodstvu, postoji i dodatna. Obično se sastavlja na zahtjev uprave kompanije. I u njega unose formulare koji sadrže podatke o međusobnim kompenzacijama koji nemaju finansijsku osnovu.

Osobine rada sa primarnom dokumentacijom u računovodstvu

Prva stvar na koju treba obratiti pažnju je da svi "primarni" obrasci moraju biti povezani sa transferom sredstava. Stoga, ne biste trebali uključiti punomoć za primanje dokumenata na ovu listu.

Skladištenje ove vrste papira vrši se najmanje pet godina od datuma potpisivanja. Prilikom poreskih kontrola inspektoru je potrebna primarna dokumentacija na period od jedne do tri godine. Tako se radovi sa dužim rokom mogu slati u arhiv na čuvanje. Nakon pet godina mogu se u potpunosti zbrinuti. Uništavanje "primarne" vrši se u skladu sa internim statutom kompanije i zakonodavstvom zemlje. Ovaj postupak je prilično složen i dugotrajan. Stoga mnoga preduzeća drže „primarne” sve dok ima mjesta u računovodstvu. Period čuvanja radova u arhivi u Rusiji nije ni na koji način ograničen.

Lista

Da biste razumjeli šta je to primarna dokumentacija u računovodstvu, morate znati koje vrste dokumenata uključuje. Treba zapamtiti taj govorradi se o radovima vezanim za kretanje sredstava. Evo liste onoga što je uključeno u primarnu dokumentaciju u računovodstvu:

1. Ugovor.
2. Račun za plaćanje.
3. Gotovina i računi.
4. Obrasci za strogo izvještavanje.
5. Acts.
6. Fakture.

Više informacija o svakom od ovih primarnih dokumenata dato je u sljedećim paragrafima.

Ugovor

Ova stavka izaziva dosta kontroverzi među zaposlenima u računovodstvu. Činjenica je da primarnu dokumentaciju u svakom slučaju treba čuvati u računovodstvu, ali ugovori ponekad završe kod advokata ili čak u kadrovskoj službi. Ali postoji i druga strana medalje. Uostalom, upravo je ugovor osnova za transakciju koja se odnosi na kretanje novčanih tokova.

Faktura

Ovaj obrazac se odnosi na primarnu dokumentaciju u računovodstvu. Šta je račun, zna svaki učesnik u poslovnom procesu. Zapravo, ovaj dokument je osnova za prijenos sredstava za primljenu robu ili usluge. Ako jedna od strana prihvati račun, to znači da ona prećutno pristaje na transakciju. Može sadržavati i informacije o ranijem sporazumu. Račun sadrži ne samo ove podatke, već i proceduru za povraćaj sredstava u slučaju ove potrebe.

tovarni list

Ovaj rad je jedan od najsjajnijih predstavnika primarne dokumentacije u računovodstvu. Poenta je da uoznačava kompletnu listu robe koja se isporučuje kupcu. U ovom slučaju govorimo i o gotovim proizvodima i o sirovinama. Tovarni list se sastavlja u neograničenom broju primjeraka. Ovaj momenat nema jasnu regulativu i zapravo se zasniva samo na tome koliko stranaka treba ovakav dokument. Odnosno, koliko učesnika u transakciji, toliko primeraka treba obezbediti. Vrijedi zapamtiti da su važeći samo oni obrasci na kojima je potpisan potpis odgovorne osobe. Pečat ili žig nisu potrebni u ovoj situaciji.

Akt prijema-prijenosa

Obradom primarne dokumentacije u računovodstvu se bave obični zaposlenici ovog odjela. Kao prateći dokument najčešće dobijaju potvrde o obavljenim radovima (uslugama). Ovaj rad, kao što mu naziv govori, sastavlja se nakon pružanja usluga ili izvršenja posla. Akt o prijemu i prijenosu, potpisan bilateralno, smatra se važećim. Postoje slučajevi kada jedna od ugovornih strana odbije da odobri dokument. U ovoj situaciji obrazac može ovjeriti samo jedna strana, ali pod uslovom da prilikom potpisivanja budu prisutni posmatrači. Osim osnovnih informacija, akt prihvata i prijenosa može uključivati podatke pojašnjenja ili pojašnjenja. U pravilu se unose u posebno formiranu tabelu. Što se tiče odobrenja pečata, ono je uvijek dobrodošlo, ali ako nema otiska, to ne poništava papir. Vrijedi napomenuti da prilikom održavanja primarne dokumentacije u računovodstvu, akt koji odražava kretanje osnovnih sredstavapreduzeća takođe treba da budu uključena u listu primarnih dokumenata.

Payroll

Ova vrsta primarne dokumentacije odražava kretanje sredstava između preduzeća i njegovih zaposlenih. Pored osnovnog iznosa plate, uključuje sve bonuse i naknade. U ovoj situaciji, glavni računovođa zajedno sa rukovodiocem preduzeća djeluje kao svjedok izjave. Da bi dokument bio validan i stupio na snagu mora biti ovjeren pečatom. Ako se to ne učini, obrazac se može smatrati nevažećim. Vrijedi napomenuti da ovaj pečat nije obavezan u dva gore navedena dokumenta.

Gotovinski dokumenti

Ova lista uključuje sljedeće obrasce:

• priznanica,
• napomena o isplati,
• bankarska knjiga.

Ova primarna dokumentacija sadrži najpotpunije informacije o kretanju sredstava. Novčani nalozi se dijele na nekoliko vrsta. Dakle, najčešće se u radu računovodstva koriste KO-1, KO-2 i KO-4. Oni odražavaju sve činjenice ekonomskog života organizacije. Stoga su inspektori prilikom poreske kontrole najizbirljiviji prema njima. Pored ovih tipova, postoje i oblici KO-3 i KO-5. Treći je registar gotovinskih naloga, a peti vodi računa o kretanju gotovine u preduzeću. Inspektori po pravilu mnogo manje obraćaju pažnju na ove vrste primarne dokumentacije. Što se tiče njihovog skladištenja i registracije, ovih procesasprovedeno u skladu sa opštom procedurom.

Razdvajanje u zavisnosti od faze transakcije

Svaka transakcija je podijeljena u tri faze. I svaki od njih ima specifičnu dokumentaciju.

Prvo, strane se uvijek slažu o uslovima transakcije. U ovom trenutku sklapaju ugovor i izdaju račune za plaćanje. Nakon toga, jedna od strana daje doprinos na zahtjev. I u prilog tome, obveznik je dužan da dostavi prateću dokumentaciju. Ako su sredstva poslana sa tekućeg računa, onda se mora predočiti izvod. Ako se plaćanje vrši gotovinom, potvrda se vrši davanjem blagajničkog čekova, obrasca strogih izvještaja ili računa. Završna faza svake transakcije je pružanje plaćene robe ili usluge. Ovaj momenat mora biti potvrđen aktom obavljenog posla (usluga) ili tovarnim listom, ako je riječ o raznim vrstama proizvoda.

Ispunite zahtjeve

Za pravilan radni tok nije dovoljno samo znati koja je to primarna dokumentacija u računovodstvu. Važno je uzeti u obzir osnovne zahtjeve za popunjavanje. Prije svega, svaki obrazac mora imati svoj naziv. Takođe, sastavljač dokumenta je dužan da navede datum formiranja ovih izvještaja i naziv preduzeća. Poduzeće se odnosi na dobavljača, izvođača ili kupca. Bankovni detalji,inicijali službenika i naziv operacije su također prikazani u posebnim kolonama primarne dokumentacije u računovodstvu. Svi znaju kako se zove operacija, samo zapamtite da ova vrijednost mora biti izražena u kvantitativnom obliku. Završni momenat u izradi ove vrste papira je potpis i pečat odgovornih osoba.

Uređivanje

U radu sa velikim brojem dokumenata zaposleni često griješe. Moraju se ispraviti u skladu sa pravilima utvrđenim zakonom. Postoje dvije vrste uređivanja:

1. Za strogu odgovornost. Ako je potrebno izvršiti manju ispravku u obrascu, onda je odgovorno lice dužno tankom linijom precrtati neispravnu liniju i na vrhu označiti tačan upis. Za potvrdu tačnosti unesenih izmjena na papiru potrebno je napisati „Ispravljeno vjerovati“i obrazac ovjeriti potpisom i pečatom službenog lica. Ako se isprava ne može tačkasto ispraviti, tada je odgovorno lice dužno tankom crvenom linijom precrtati pogrešno sastavljen obrazac od ugla do ugla. Također mora biti označeno kao "Otkazano". Nakon kreiranja ispravne instance, pogrešnu instancu je zabranjeno uništiti.
2. Za nestrogu dokumentaciju. U tom slučaju, oštećeni formular se uništava i stvara se papir sa tačnim podacima.

Vrijedi znati da precrtavanje treba raditi samo vrlo tankom linijom. Ako je zaposlenikprecrtava tekst na takav način da postane nečitljiv, ovo je veoma gruba greška.