Obrada primarne dokumentacije: zahtjevi, primjer. Primarna računovodstvena dokumentacija

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Delatnost svakog preduzeća je usko povezana sa održavanjem i obradom primarne dokumentacije. Neophodan je za izvještavanje, obračunavanje plaćanja poreza, donošenje upravljačkih odluka. U članku ćemo razmotriti šta je to - primarna dokumentacija u računovodstvu - i kako se obrađuje.

Osnovni koncepti

Primarna dokumentacija u računovodstvu - šta je to? To se zove dokaz činjenice poslovne transakcije, odražen na papiru. Trenutno se mnogi dokumenti sastavljaju u automatizovanom sistemu "1C". Obrada primarne dokumentacije uključuje registraciju i računovodstvo podataka o obavljenim poslovnim transakcijama.

Primarno računovodstvo je početna faza fiksiranja događaja koji se dešavaju u preduzeću. Poslovne transakcije su radnje koje za sobom povlače promjene u stanju imovine ili kapitala organizacije.

Obrada primarne dokumentacije u računovodstvu: primjer šeme

Po pravilu, u preduzećima pod konceptom „rad sadokumentacija podrazumijeva:

• Dobijanje primarnih podataka.
• Informacije za prethodnu obradu.
• Dokumentacija.
• Odobrenje rukovodstva ili stručnjaka ovlaštenih naredbom direktora.
• Ponovna obrada primarne dokumentacije.
• Izvođenje radnji neophodnih za obavljanje poslovne transakcije.

Klasifikacija

Postoji jednokratna i kumulativna primarna dokumentacija. Obrada informacija sadržanih u takvim papirima ima niz karakteristika.

Jednokratna dokumentacija je namijenjena da jednom potvrdi događaj. Shodno tome, postupak njegove obrade je značajno pojednostavljen. Kumulativna dokumentacija se koristi za određeni vremenski period. U pravilu odražava operaciju izvedenu nekoliko puta. U ovom slučaju, prilikom obrade primarne dokumentacije, informacije iz iste se prenose u posebne registre.

Zahtjevi za dokumentaciju

Primarna dokumentacija se sastavlja u trenutku operacije ili neposredno nakon njenog završetka.

Refleksija informacija se vrši na posebnim unificiranim obrascima. U nedostatku odobrenih obrazaca, preduzeće ih može samostalno razvijati.

Fape obrade primarne računovodstvene dokumentacije

U svakom preduzeću u državi postoji zaposlenik odgovoran za rad sa primarnim informacijama. Ovaj specijalista bi trebao znatipravila za obradu primarne dokumentacije, striktno pridržavati se zahtjeva zakona i redoslijeda radnji.

Faze primarne obrade dokumentacije su:

• Taxi. To je procjena transakcije prikazana na papiru, indikacija iznosa povezanih s njenom provedbom.
• Grupiranje. U ovoj fazi, dokumenti se distribuiraju prema zajedničkim karakteristikama.
• Računovodstvo. Pretpostavlja oznaku zaduženja i kredita.
• Gašenje. Kako bi spriječio ponovno plaćanje na primarnim dokumentima, računovođa stavlja oznaku "plaćeno".

Greške u dokumentima

Mogu se pojaviti iz različitih razloga. U osnovi, njihov izgled je uzrokovan nemarnim odnosom zaposlenika prema poslu koji obavlja, nepismenošću specijaliste i neispravnošću opreme.

Korekcija dokumenata je veoma obeshrabrena. Međutim, u nekim slučajevima nemoguće je bez ispravljanja grešaka. Računovođa mora ispraviti grešku u primarnoj dokumentaciji na sljedeći način:

• Precrtajte netačan unos tankom linijom tako da bude jasno vidljiv.
• Napišite tačne informacije iznad precrtane linije.
• Provjerite "ispravljeno vjerovati".
• Navedite datum prilagođavanja.
• Sign.

Upotreba korektivnih sredstava nije dozvoljena.

Rad sa dolaznim dokumentima

Proces obrade pristiglih papira uključuje:

• Određivanje vrste dokumenta. Knjigovodstveni papiri uvijek sadrže podatke o obavljenim poslovnim transakcijama. Na primjer, oni uključuju fakturu, nalog za primanje sredstava, itd.
• Provjera detalja o primaocu. Dokument mora biti adresiran na određenu kompaniju ili njenog zaposlenika. U praksi se dešava da se dokumentacija za nabavku materijala posebno izdaje kompaniji, iako ugovor sa dobavljačem nije zaključen.
• Provjera potpisa, pečata. Lica koja potpisuju dokument moraju imati ovlaštenja za to. Ako uočavanje primarnih papira nije u nadležnosti zaposlenog, oni se poništavaju. Što se tiče otisaka, u praksi se greške često javljaju u onim preduzećima koja imaju više pečata. Podaci na otisku moraju odgovarati vrsti dokumenta na kojem se nalazi.
• Provjera statusa dokumenata. U slučaju otkrivanja oštećenja na papirima ili nedostatka listova, potrebno je sačiniti akt, čiju kopiju treba poslati drugoj strani.
• Provjera valjanosti događaja prikazanog u dokumentu. Zaposleni u preduzeću moraju potvrditi informaciju o činjenici transakcije. Dokumente o prijemu dragocjenosti ovjerava upravnik skladišta, uslove ugovora potvrđuje trgovac. U praksi se dešavaju situacije kada dobavljač dobije fakturu za robu koju kompanija nije dobila.
• Odredite period kojem dokument pripada. Prilikom obrade primarnih papira važno je da iste informacije ne zabilježite dva puta.
• Definirajte odjeljak računovodstva. Po prijemu primarnogdokumentacije, potrebno je utvrditi u koje svrhe će se isporučene vrijednosti koristiti. Mogu djelovati kao osnovna sredstva, materijali, nematerijalna imovina, roba.
• Odredite registar u koji će dokument biti upisan.
• Registarski papir. Izvodi se nakon svih provjera.

Rad sa odlaznim papirima

Obrada ove vrste dokumentacije je nešto drugačija od gore navedene.

Pre svega, ovlašćeni radnik preduzeća formira nacrt izlaznog dokumenta. Na osnovu toga se izrađuje nacrt dokumenta. Šalje se menadžeru na odobrenje. Međutim, drugi službenik sa odgovarajućim ovlaštenjima također može odobriti nacrt dokumenta.

Nakon certifikacije, projekat se izrađuje prema utvrđenim pravilima i šalje primaocu.

Planiranje toka rada

Ova faza je neophodna kako bi se osigurao brzi prijem, slanje i obrada dokumentacije. Za kompetentnu organizaciju cirkulacije dokumenata u preduzeću izrađuju se posebni rasporedi. Oni označavaju:

• Mjesto i rok registracije primarnih papira.
• Ime i pozicija osobe koja je pripremila i predala dokumente.
• Računi izvedeni iz vrijednosnih papira.
• Vrijeme i mjesto čuvanja dokumentacije.

Računovodstveni registri

Potrebni su za registraciju primarne dokumentacije. Istovremeno, naRadovi su označeni knjigovodstvenom oznakom. Potrebno je spriječiti ponovnu registraciju dokumenata.

Primarni papiri se mogu pohraniti u elektronske registre. Međutim, na zahtjev vladinih agencija ili partnera, preduzeće mora obezbijediti štampane kopije.

Karakteristike oporavka dokumenata

Trenutno ne postoji jasna procedura za restauraciju papira u propisima. U praksi, ovaj proces uključuje sljedeće aktivnosti:

• Imenovanje komisije koja će istražiti razloge gubitka ili uništenja dokumenata. Ako je potrebno, rukovodilac preduzeća može uključiti organe za provođenje zakona u proceduru.
• Žalba bankarskoj organizaciji, drugim stranama za kopije primarnih dokumenata.
• Ispravka prijave poreza na dohodak. Potreba za podnošenjem ažuriranog izvještaja je zbog činjenice da se nedokumentovani troškovi ne priznaju kao rashodi za poreske svrhe.

U slučaju gubitka primarne dokumentacije, IFTS će obračunati iznos poreskih olakšica na osnovu dostupnih dokumenata. Istovremeno, postoji mogućnost da će poreski organ primijeniti mjere odgovornosti u vidu novčane kazne.

Uobičajene greške u procesu izdavanja primarnih papira

Uobičajeno, zapisničari čine sljedeće prekršaje:

• Popunite formulare koji nisu jedinstveni ili odobreni od strane rukovodioca preduzeća.
• Ne navodite detalje iliodražavaju ih s greškama.
• Ne odobravajte dokumente sa njihovim potpisom ili dozvolite zaposlenima koji nemaju ovlaštenja da potpisuju papire.

Dokumentacija koja potvrđuje činjenice o poslovnim transakcijama izuzetno je važna za preduzeće. Njegovom dizajnu treba pristupiti vrlo pažljivo. Svaka greška može dovesti do negativnih posljedica.