Automatizacija poslovnih sistema: alati i tehnologije

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

CRM-sistemi, ERP-rešenja, WEB-alati i BPM-koncepti - svi ovi pojmovi spadaju u današnje preduzetnike koji teže da modernizuju svoje poslovanje. Nerazumljive skraćenice, nejasne strane termine… A da li je tačno, o čemu se radi - ERP-, BPM-, CRM-sistemima?

Novi artikli za dobrobit mase

Odnedavno informaciona tehnologija, računarska snaga su postali važan element svakodnevnog života. Nisu zaobišli ni sferu preduzetništva. Automatizacija poslovnih sistema je prilično komplikovan proces pisanja takvog softverskog paketa koji će vam omogućiti da preuzmete kontrolu nad svime što se dešava unutar kompanije i, ako je moguće, smanjite vjerovatnoću da ljudski faktor napravi greške.

Tradicionalni modeli upravljanja poslovanjem postepeno postaju relikt prošlosti. Automatizacija poslovnih sistema ovih dana je obavezan događaj, koji je bolje ne odlagati, jer od toga umnogome zavisi fleksibilnost kompanije, njena sposobnost opstanka na tržištu, prilagođavanja promenljivim uslovima čak iu situaciji žestoke konkurencije.

Opća terminologija

Posaoproces - skup faza koje vam omogućavaju da pojednostavite i implementirate strategiju za postizanje ciljeva koje su formulisali lideri preduzeća. Koristeći efikasne alate za automatizaciju poslovanja, možete standardizirati sve operacije kako biste dobili ono što želite. To će učiniti interakciju s kupcima efikasnijom, odjeli organizacije će biti u stalnom dijalogu, a profit će se povećati. Istovremeno, klijentela će biti zadovoljna, stari kupci će ostati, jer će kvalitet usluge biti dosta visok, a dolaziće i novi, uključujući i po preporuci prethodno usluženih.

Glavni ciljevi automatizacije poslovnih procesa su pretvaranje toka posla u efikasan, efikasan, profitabilan način opstanka na tržištu roba i usluga. Razvoj sistema upravljanja korištenjem funkcionalnih i praktičnih rješenja omogućava vam da upravljate svim procesima u kompaniji.

Kako to funkcionira?

Kada preduzetnik treba da donese odluku, treba shvatiti da izbor sistema za automatizaciju poslovanja nije lak i veoma odgovoran zadatak. Neophodno je, kad god je to moguće, dati prednost efikasnom proizvodu specijalizovanom za oblast u kojoj preduzeće posluje. Vjeruje se da su opcije zgodne za korištenje i efikasne u radu, omogućavajući modeliranje svih procesa koji se odvijaju u organizaciji, bez obzira na složenost. Ukoliko se implementira na serverima u oblaku, što omogućava online pristup, ovakva automatizacija poslovnih procesa će biti najvećaefikasno.

Vizuelni alati čine rad sa sistemom praktičnijim, lakše je kontrolisati kvalitet unetih informacija, potpunost popunjavanja, a takođe i proceniti efikasnost svakog zaposlenog u preduzeću. Tačne informacije koje se dostavljaju menadžeru kroz automatizaciju poslovnih procesa postaju osnova za donošenje menadžerskih odluka.

Dobro za sve

Ništa manje važne nisu tehnologije automatizacije poslovanja za menadžere kompanija, koji na taj način dobijaju alat preko kojeg u svakom trenutku možete pratiti osobu odgovornu za zadatke, kao i sve učesnike u procesu. Istovremeno je moguće izračunati vrijeme utrošeno na izvođenje radova. Ove informacije su neophodne za dalje planiranje aktivnosti.

Prilikom razvoja sistema za automatizaciju poslovanja, proizvod mora uključivati automatski podsjetnik koji vam omogućava kontrolu hitnih zadataka. Poruke se generiraju u načinu koji je odredio program, možete konfigurirati izdavanje informacija o raznim događajima koji su važni za osoblje i kupce organizacije. Prilikom razvoja sistema potrebno je posebnu pažnju obratiti na dizajn - interfejs mora biti razumljiv na intuitivnom nivou kako bi se zaposleni brzo uključili u rad sa njim i ne bi pogrešili.

Sve za prodavače

Jedno od glavnih područja implementacije sistema automatizacije je unapređenje rada kompanija specijalizovanih za prodaju, a prije svega kadrovi će morati da rade na novom proizvodu,odgovoran za transakcije. Automatizacija vam omogućava da rasporedite radno vrijeme i povećate efikasnost svakog novog dana. Poslovni procesi programirani u sistemu podijeljeni su u zasebne faze, a menadžer koji koristi proizvod uvijek može dobiti informacije o pomoći u vezi sa trenutnim korakom.

Moderni sistemi sadrže alate koji vam omogućavaju da pratite sve faze interakcije sa određenim klijentom. Ovo pomaže da se analiziraju zahtjevi, na osnovu kojih je moguće ponuditi uslugu, proizvod koji je relevantan za tog konkretnog kupca. Individualni pristup i uvažavanje potreba danas su veoma cijenjeni. Da biste analizirali efikasnost, možete pribjeći automatizaciji izračunavanja toka prodaje. Sličan alat će biti koristan u identifikaciji uskih grla u radu preduzeća. Poznato je da drugi alati pomažu u donošenju analitike u poslovne procese. Preduzetnik treba da izabere one najpogodnije, uzimajući u obzir specifičnosti svog preduzeća, i formuliše zadatak za programere koji implementiraju kontrolni sistem.

Upravljajte mudro

Uobičajeno je govoriti o tri klase sistema za automatizaciju poslovnih procesa: razvojni, podrška, primarni. Gradacija je određena stepenom uticaja na rad kompanije, zavisnošću rezultata od ispravnosti primene određenog sistema.

Učinkovita automatizacija je također alat putem kojeg možete kontrolirati potencijalne klijente, odrediti potrebe potencijalne i već uspostavljene klijentele. Novi trag mora bitiregistrovani, prikazani u sistemu, tako da ubuduće rukovodilac odgovoran za proces to može uzeti u obzir u radu i ispraviti svoje korake.

Sve za kupca

Osnovna ideja rada svakog preduzeća zainteresovanog za uspeh je da zadovolji potrebe klijenta, uzimajući u obzir njegove potrebe i ukuse. Besprekornost usluge postaje ključ za održavanje akumulirane publike, a moguće je pružiti upravo takav nivo usluge ako implementirate automatizirani sistem kontrole svih poslovnih transakcija. To će pomoći da se izbjegnu greške uzrokovane ljudskim faktorom, te će sva pitanja, rokovi i važni aspekti biti u fokusu. Višekanalni korisnički servis je prilično važan alat za implementaciju promišljenog i efikasnog sistema.

Razvoj uključuje programiranje referentnog procesa, prema kojem će se graditi svi zahtjevi i žalbe. Kada analizirate primljene informacije, možete koristiti jedan prozor za obradu maksimalne količine podataka. Koristeći zgodan sistem, operateri će moći da pozivaju ugovore vezane za klijenta, pregledaju njegovu istoriju, prate rokove, kontrolišu dostupnost povratnih informacija i utroše minimalno vreme i trud na sve ove operacije.

Podrška za dokumentaciju

Ponekad se čini da je dokumentovanje svake operacije dosadno, zamorno, dugotrajno i potpuno beskorisno. Programeri modernih alata za automatizaciju preduzeća uzeli su u obzir tako uobičajeno mišljenje, tako da je biznismen odličanizbor softverskih proizvoda koji pomažu u optimizaciji procesa dokumentacije.

Svi službeni papiri su uvijek pri ruci u elektronskom obliku, strukturirani su i poređani, a posebnim programiranim alatima kontroliše se ispunjenje rokova. Možete pratiti korespondenciju, računovodstvenu dokumentaciju, zaključene ugovore sa kupcima i dobavljačima. Mnogi proizvodi također uključuju ugrađene predloške koji olakšavaju kreiranje novih dokumenata. Prilikom naručivanja automatizovanog sistema za preduzeće, biznismen obezbeđuje programerima osnovni šablon koji se čuva u memoriji.

Zašto je ovo potrebno?

Upotrebom automatizovanog sistema, možete brzo i efikasno pronaći pravi dokument među ukupnom količinom informacija. Mnogi programi vam omogućavaju da priložite skenirane kopije, što je takođe zgodno i omogućava vam pristup štampanom obrascu, bez obzira na to gde se nalazi osoba kojoj je potreban dokument.

Konsolidacija dokumenata u elektronskoj memoriji pomaže da se zadrži kontrola nad podacima i da se ništa ne izgubi. Pogodnost i brzina pretraživanja čine radni tok efikasnijim, a samim tim i efikasnijim. Proširujući prava pristupa, sa odabranim dokumentom možete raditi kao grupa, što pomaže da se nosite sa složenim zadacima koji zahtijevaju kolektivno rješenje. Ako preduzeće često radi na komercijalnim dokumentima, potrebno je izabrati takav sistemautomatizacija koja uključuje mogućnosti nišana. Ovo će učiniti proces odobravanja dokumentacije bržim i efikasnijim.

Pogledajte u budućnost

Period krize primorava preduzeća da pribegnu najefikasnijim i najmoćnijim alatima, inače je jednostavno nemoguće opstati na tržištu. Integrisana automatizacija je tako moderan pristup, zahvaljujući kojem se smanjuju troškovi, rezultat rada postaje značajniji, finansijska komponenta je mnogo isplativija za preduzeće nego pre upotrebe automatizovanih rešenja.

Razvoj sistema je odgovoran zadatak koji prvo uključuje identifikaciju svih poslovnih procesa organizacije, određivanje njihovog slijeda, ocjenjivanje njihove važnosti i složenosti. Upotreba ovog pristupa omogućava vam da ujedinite sve učesnike u procesu, da postignete međusobno razumevanje kako unutar kompanije, tako i u komunikaciji sa klijentom. Prilikom rada na kreiranju automatizovanog sistema potrebno je obratiti pažnju kako na glavne procese u radu organizacije tako i na pomoćne koji podržavaju infrastrukturu. Mora se imati na umu da su poslovni procesi ti koji postaju osnova za planiranje aktivnosti preduzeća, razvoj osoblja i poboljšanje performansi.