Naknada za rad na službenom putu: pravila, propisi, papirologija, obračun i plaćanja

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Mnoge kompanije zahtijevaju od zaposlenih da redovno putuju kako bi riješili brojne radne probleme. Istovremeno, svaki poslodavac i zaposleni treba da znaju kako funkcioniše naknada na službenom putu. Za to se uzima u obzir plata stručnjaka u kompaniji, trajanje službenog putovanja i drugi faktori. Ukoliko se prekrše pravila za obračun isplate, tada preduzeće može snositi administrativnu odgovornost zbog kršenja odredbi Zakona o radu.

Koncept poslovnog putovanja

Poslovna putovanja predstavljaju odlazak zaposlenog u drugi grad ili državu po nalogu menadžera. Njihova osnovna svrha je izvršavanje određenih naloga, uspostavljanje kontakata sa drugim firmama ili rješavanje raznih pitanja sa izvođačima ili kupcima. Trajanje takvih putovanja zavisi od njihove svrhe.

Najčešće su potrebna poslovna putovanja radi rješavanja važnih pitanja za kompaniju:

• izgradnja odnosa sa drugim kompanijama;
• kontrola nad aktivnostimagrane;
• neophodnost potpisivanja novog ugovora;
• prisustvovanje izložbama ili prezentacijama.

Zaposlenom koji je otišao na službeni put zadržava se posao, a prosječna plata se ne smanjuje. Osim toga, poslodavac je dužan kompetentno nadoknaditi sve troškove vezane za ovo putovanje. Dakle, plaćanje službenog puta obračunava računovodstvo.

Koga možete poslati na službena putovanja?

Za slanje službenika na službeni put, dovoljno je samo da šef izda poseban nalog. Na osnovu toga, specijalista mora izvršiti određeni zadatak u drugoj regiji Rusije ili čak u drugoj državi. Da bi to učinio, zaposlenik mora imati odgovarajuće vještine i iskustvo.

Istovremeno, postoje neki stručnjaci koji se ne mogu poslati na službeno putovanje. Ovo uključuje zaposlenike kompanije:

• trudnice;
• građani sa malom djecom;
• maloljetni radnici;
• ljudi koji brinu o djeci s invaliditetom ili bolesnim rođacima.

Navedeni stručnjaci mogu ići na službena putovanja samo nakon pismenog pristanka i ne smiju postojati medicinske kontraindikacije za slanje na službeno putovanje.

Koncept putnih naknada

Naknada za rad na službenom putu mora se izvršiti prema određenim pravilima. Sredstva koja građanin prima nazivaju se putnim naknadama. Toovo uključuje plaćanja:

• Po danu. Oni su predstavljeni troškovima neophodnim za život i ishranu građanina u drugom gradu ili državi. Sredstva se obezbjeđuju isključivo unaprijed, tako da ih prije slanja na put mora primiti stručnjak. Za prijenos sredstava potrebno je da šef izda odgovarajući nalog. Novac se može izdati u gotovini ili transferom na bankovnu karticu zaposlenog. Nakon povratka, građanin mora sastaviti zapisnik koji se dostavlja računovođi. U njemu su navedeni svi troškovi koje građanin ima tokom putovanja, tako da moraju čuvati sve čekove, karte ili drugu platnu dokumentaciju. Ako je ranije primljeno premalo novca, tada se dodeljuju dodatna sredstva.
• Plaćanje tokom poslovnog putovanja. Predstavlja ga direktna plata građanina tokom službenog putovanja. Pod takvim uslovima, sredstva se obračunavaju i bilježe istovremeno sa zaradom za sve ostale dane u mjesecu. Naknada za vreme službenog puta se prenosi po opštem redosledu, odnosno na dan isplate plate u firmi.

Obračun plate je malo drugačiji, a to je zbog činjenice da je građanin primoran da ne samo radne dane, već i vikende provodi u drugom gradu.

Njanse obračunavanja

Prilikom utvrđivanja visine naknade na službenom putu, računovođe moraju voditi računa o nekim pravilima, a ona se redovno povećavaju zbog unošenja izmjena u zakonsku regulativu. Ovimapravila uključuju:

• Dnevnica ne može premašiti 700 rubalja ako putovanje ne uključuje prelazak državne granice.
• Ako planirate posjetiti drugu zemlju, onda se ovaj iznos povećava na 2,5 hiljada rubalja.
• Dozvoljena isplata dnevnica u stranoj valuti, ali u obračunu se uzima u obzir kurs na dan kada su sredstva direktno prebačena na zaposlenog u kompaniji.
• Ako specijalista samostalno stiče valutu u drugoj zemlji, onda mora računovođi dati potvrdu o razmjeni, a ako ovaj dokument nedostaje, tada se koristi kurs Centralne banke u trenutku izdavanja sredstava.
• Ako službeno putovanje ne traje duže od jednog dana, dnevnica se ne isplaćuje.
• Svi troškovi koje zaposleni ima na putovanju ne podliježu porezu na dohodak ili premijama osiguranja.
• Kompanija može izdvojiti dnevnice veće od 700 ili 2500 rubalja, ali se od viška iznosa plaća porez na dohodak.
• Procedura za obračun naknade zaposlenog na službenom putu ima slične momente sa obračunom regresa za godišnji odmor.
• Plate se obračunavaju za osobe na službenom putu samo radnim danima, ali na godišnjem odmoru sredstva se obračunavaju na osnovu punih kalendarskih dana.

Računovođa treba da dobije tačne informacije o tome koliko je dana zaposleni proveo na službenom putu.

Zakonodavna regulativa

Plaćanje za rad za vrijeme službenog putovanja vrši se na osnovu odredbi čl. 167 TK. Ukazuje da je rukovodilac preduzeća dužan da svoje radno mesto zadrži za zaposlenog, itakođer pokriva sve troškove vezane za putovanje.

Stoga, nezakonito je prenositi samo plate bez raznih naknada.

Postupak obračuna regulisan je čl. 139 TK i PP br. 749. Ako računovođa kompanije prekrši zakon, kompanija i službenici mogu biti pozvani na administrativnu odgovornost.

Koja se plata isplaćuje?

Naknadu za službena putovanja, prema Zakonu o radu Ruske Federacije, treba izračunati na osnovu prosječne godišnje zarade zaposlenog. Dodatna sredstva se dodeljuju zaposlenom pored direktne plate. Ovo uključuje isplate:

• nadoknada troškova života u drugoj regiji ili zemlji;
• sredstva namijenjena obavljanju radnih aktivnosti na službenom putu;
• uplata za transport.

U nekim kompanijama plaćanje dana na službenom putu se dešava neposredno prije puta, ali je samo određeni dio ovog iznosa dozvoljeno uplatiti unaprijed, a ostatak sredstava se prenosi nakon službenog puta. Plaćanje nije uvek predstavljeno strogo definisanim iznosom, jer na troškove utiču različiti faktori, koji uključuju kurs, cenu smeštaja i karata, kao i trajanje putovanja.

Zaposleni koji se vraća sa službenog puta mora popuniti poseban izvještaj. U njemu su navedena sva utrošena sredstva i kupljeni artikli, a svi troškovi moraju biti potkrijepljeni odgovarajućom uplatnom dokumentacijom. Na osnovu izvještaja, konačnaplaćanje službenog puta na osnovu prosječne plate zaposlenog.

Koji dani se plaćaju?

Prije obračuna treba odrediti koliko će dana zaposlenik biti na službenom putu. Naknada za rad na službenom putu na slobodan dan se ne obračunava, dakle, uzimaju se u obzir samo oni dani kada preduzeće radi direktno, za koje se uzima u obzir raspored rada preduzeća.

Računovođa prilikom obračuna mora koristiti obračun radnog vremena. Ovo je posebno istinito u situaciji kada kompanija koristi promjenjivi raspored rada. Odmor na službenom putu se ne plaća, ali svaka organizacija može samostalno akumulirati sredstva ako je potrebno za zaposlene.

Procedura obračuna

Proces utvrđivanja plate zaposleniku koji je duže vrijeme na službenom putu podrazumijeva da računovođa obavlja nekoliko uzastopnih radnji. Preporučljivo je u toku postupka koristiti odredbu o naknadi službenih putovanja, koju mogu formirati direktna preduzeća i obezbijediti odgovarajućim nalogom.

Proces obračuna je podijeljen u faze:

• određuje koliko će radnih dana zaposlenik provesti na službenom putu;
• obračunava iznos plate koji bi se obračunao specijalistu da je nastavio da radi u kompaniji tokom obračunskog perioda;
• otkriva koliko dana je uključeno u izračun;
• izračunava prosječnu zaradu za period u kojem će stručnjak biti uposlovno putovanje.

Prilikom obračuna naknade vozača na službenom putu u obzir se uzimaju dodatni troškovi koje će zaposleni morati snositi na službenom putu. To uključuje troškove benzina, smještaja u različitim hotelima ili gostionicama, kao i troškove potrebne za izvršavanje uputa menadžmenta kompanije. Svi ovi troškovi su predviđeni Pravilnikom o zaradama.

Osobine uplate sredstava

Prilikom obračuna, računovođe mogu koristiti različite načine i metode obračuna plata za osobe koje su na službenom putu. Dakle, karakteristike ovog procesa uključuju:

• Po potrebi može se naplatiti doplata do prosječne plate građanina. Često se dešava da se nakon službenog puta ispostavi da je zaposlenik dobio mnogo manje novca nego što bi mu bilo plaćeno da je napustio službeni put i radio u kancelariji. U tom slučaju mogu podnijeti zahtjev inspekciji rada. Kako bi se izbjegli sukobi sa zaposlenima, naplaćuje se doplata. Njegova veličina može biti različita, jer je glavni uvjet potreba da se isplati toliki iznos sredstava koji je jednak prosječnoj plati građanina. Ovo posebno važi ako se plate po komadu koriste na službenom putu. Budući da građanin praktički nema rezultata aktivnosti, onda se standardnom kalkulacijom može ispostaviti da mu se isplaćuje premala plata, pa se doplaćuje do prosječnog prihoda. Sami čelnici kompanija donose takvu odluku, jer ih to ne zanimapogoršati finansijsku situaciju zaposlenih koji pristanu na službeni put.
• Plaćanje slobodnih dana. Često stručnjak iz organizacije treba da ode na službeno putovanje na samo nekoliko dana. U ovom periodu predstoji mnogo posla. U ovom slučaju, dva dana mogu pasti na vikend. Prema zakonu, plaće na službenom putu na slobodan dan nisu potrebne, ali u stvari, tokom ovog perioda građanin se nije odmarao, već je bio angažovan na poslu. U ovom slučaju, duplu platu dodjeljuje rukovodilac preduzeća. Umjesto takve isplate, menadžment može ponuditi mogućnost da uzme slobodno vrijeme u budućnosti.
• Pravila o plaćama za radnike sa skraćenim radnim vremenom. Često stručnjaci kombiniraju nekoliko poslova odjednom, pa rade u kompaniji sa skraćenim radnim vremenom. Nakon što građanin bude premješten na glavnu poziciju, nastaju poteškoće s obračunom njegove prosječne zarade ako ide na službeno putovanje. U ovom slučaju treba uzeti u obzir periode u kojima je građanin radio nepuno radno vrijeme. Pod ovim uslovima, iznos uplate će biti dovoljno nizak da uprava može nametnuti doplatu.

Zbog gore navedenih tačaka, ispravan obračun plata za osobe koje odlaze na službena putovanja smatra se prilično specifičnim i složenim procesom. Prilikom njegove implementacije, računovođa mora uzeti u obzir odredbe ruskog zakonodavstva. Ako naprave ozbiljne greške, onda zaposlenik može napisati zahtjev inspekciji rada. U ovom slučaju, kompanija može biti administrativno odgovorna.

Kako se refundiraju praznici?

Ako je zaposlenik kompanije primoran da radi na službenom putu čak i vikendom, onda treba da dobije naknadu. Da biste to učinili, možete odabrati jednu od opcija:

• ubuduće će zaposleni imati priliku da uzme slobodno bilo koji dan;
• Plaćeni rad vikendom duplo.

Za prijenos dvostruke uplate, rukovodstvo kompanije izdaje odgovarajući nalog. U njemu se navodi radno mjesto i puno ime i prezime zaposlenika koji je upućen na službeni put. Navodi se država i regija u kojoj je boravio, period putovanja i razlog putovanja.

Kako bi se spriječile duple situacije, preporučuje se potpuna konsolidacija internog regulatornog akta u kompaniji, na osnovu kojeg se vrši ispravan obračun zarada za zaposlene koji su primorani da rade vikendom tokom službenog puta. Ovo će uvelike pojednostaviti posao računovođe.

Kako se sredstva mogu prenijeti?

Plaćanje se može izvršiti na dva različita načina:

• obezbeđivanje sredstava u obliku gotovine izdatih zaposleniku pre puta na blagajni kompanije;
• prebacivanje novca na bankovnu karticu koja je plata.

Ako se osnovna plata prenosi na bankovni račun, tada se plaćanje službenog puta obično vrši na isti način.

Koje ožičenje se koristi?

Računovođa mora ispravno prikazati različite transakcije povezane snaknade zaposlenima na službenom putu. Za to se koriste objave:

• D71 K50 - izdavanje novca po izveštaju zaposlenom u organizaciji za pokrivanje troškova nastalih tokom službenog putovanja;
• D71 K50 - isplata naknade zaposleniku ako je tokom putovanja potrošio ne samo primljena sredstva, već i svoj novac, stoga podnosi izvještaj računovođi sa svim svojim troškovima;
• D50 K71 - vraćanje sredstava od strane zaposlenog ako nakon radnog puta ima viška novca.

Zaposleni se mora prijaviti organizaciji za sve nastale troškove, za koje formira predujam. Uz njega su priloženi različiti dokumenti o plaćanju koji potvrđuju troškove. To uključuje račune, čekove ili karte. Ako se identifikuju neodgovarajući troškovi, organizacija može odbiti da plati nadoknadu. Često se u rashodovnoj dokumentaciji nalaze računi u kojima se izdvaja PDV. Pod takvim uslovima, porez se može prihvatiti za odbitak.

Zaključak

Poslovna putovanja su obavezna u različitim kompanijama, jer samo službena putovanja mogu riješiti različite probleme, zaključiti nove ugovore ili kontrolirati rad filijala. Stručnjaci kompanije poslani na službena putovanja moraju dobiti dnevnice i ispravno obračunate plate.

Prilikom obračuna plate uzima se u obzir prosječna plata građanina za godinu dana rada. U isto vrijeme, poteškoće mogu nastati ako zaposlenik radi u kompaniji kratko vrijeme ili je premješten u državunedavno. U tom slučaju se dodjeljuje doplata do prosječne zarade. Da biste to učinili, potrebno je pravilno sastaviti knjigovodstvene unose.