Zadatak službe na službenom putu

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Organizacija šalje svoje zaposlene na poslovna putovanja, dajući svakom od njih određeni zadatak. Može biti individualno i grupno. Sve je određeno konkretnim zadacima koji stoje pred upućenim zaposlenima.

Organizacija koja šalje zaposlene na službeni put izdaje nalog ili instrukciju u kojoj se navodi svrha putovanja, mjesto gdje se zaposlenik šalje, vrijeme i spisak poslanih osoba. Putnim radnicima moraju biti izdate putne potvrde sa zadatkom na poslu. Ovo su obavezni dokumenti koji potvrđuju valjanost odlaska na mjesto rada van organizacije. Na putnoj potvrdi stavlja se bilješka o polasku. Po dolasku na mjesto zaposleni u putnoj potvrdi moraju dobiti oznaku dolaska, a po završetku - odlaska. Kada se vratite u svoju organizaciju, obavezno označite povratak sa poslovnog puta.

Specijalisti koji rade u drugom području radi rješavanja određenih problema dobijaju individualni posao. Na primjer, radnici u lancu nabavkešalju se u objekte sa kojima njihovo preduzeće ima komercijalne odnose za nabavku specifičnih materijala, sastavnih delova i sklopova. Ponekad telefonska komunikacija nije dovoljna za razgovor o uslovima isporuke ili bilo kojim karakteristikama isporučenih proizvoda: koordinacija tehničkih specifikacija, definicija parametara, izbor optimalnih karakteristika.

Zaposleni u marketinškim odjelima, kao i inženjerskim i tehničkim službama također dobijaju posao. Na primjer, učešće na izložbama zahtijeva prisustvo ne samo menadžera prodaje koji mogu predstaviti svoje proizvode i odrediti cijenu. Od koristi mogu biti i dizajneri, tehnolozi i proizvodni radnici, koji razjašnjavaju posebne zahtjeve i želje potencijalnih potrošača. Na takvim poslovnim putovanjima stručnjaci razmjenjuju iskustva, ocrtavaju izglede za razvoj svojih proizvodnih pogona.

Neke organizacije usmjeravaju cijele grupe ljudi na određene objekte, dajući im servisni zadatak, čiji je primjer dat u obliku instrukcija ili lista ruta. Da bi upućena grupa jasno ispunjavala službeni zadatak, nalogom se mora imenovati rukovodilac grupe koji je odgovoran za njegovo sprovođenje. Posebno često se potreba za takvim poslovnim putovanjima javlja u slučaju uvođenja opreme ili čitavih kompleksa u preduzeće kupca. Kako bi tim na novoj lokaciji mogao efikasnije raditi, rješavaju se pitanja privremenog boravka: rezervacije hotela ili apartmana. Mesta na kojima će zaposleni bitiishranu, kao i uslove za dostavu zaposlenih na radno mesto. Karte za prevoz nazad i nazad plaća preduzeće koje je poslalo svoje zaposlene. U takvim slučajevima rokovi su strogo ograničeni. Isplaćuju se i dnevnice. Plate se čuvaju za čitav period odsustva zaposlenih.

Prilikom slanja stručnjaka sastavljaju se putne isprave koje uključuju putne potvrde, kao i spisak zadataka. Ovisno o karakteristikama i vrsti zadataka, upućeni stručnjaci dovršavaju potrebne alate i uređaje. Servisni zadatak je u ovom slučaju glavni kriterij za odabir potrebnih zaliha.

Po rezultatima rada na službenom putu, zaposleni koji su se vratili u svoje preduzeće sastavljaju izvještaj o obavljenom poslu. Ove izvještaje odobrava načelnik ili njegovi zamjenici. Za izvještaj o troškovima izrađuju se avansni izvještaji uz koje se prilažu dostupni dokumenti koji potvrđuju troškove.

Poslovno putovanje se smatra uspješno obavljenim pod uslovom da je servisni zadatak u potpunosti obavljen. U slučaju neispunjenja (mogu nastati situacije kada je zadatak djelimično završen ili ga nije moguće izvršiti), moraju se navesti razlozi. Često su razlozi sasvim opravdani, ali ponekad postoji i nemar zaposlenih. Rukovodstvo organizacije donosi odluku na osnovu rezultata razmatranja svih razloga koji sprečavaju donošenje pozitivne odluke od upućenih radnika.