PDCA-ciklus - filozofija kontinuiranog unapređenja poslovanja

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

PDCA-ciklus (Demingov ciklus) je jedan od osnovnih koncepata u modernoj teoriji upravljanja. Takođe podupire seriju standarda ISO 9000, koji se koriste širom svijeta za upravljanje kvalitetom u preduzećima svih veličina i tipova.

Definicija

PDCA Demingov ciklus je tehnologija za kontinuirano unapređenje procesa u poslovanju i bilo kojoj drugoj oblasti aktivnosti. Naziv ove metode je skraćenica od 4 engleske riječi, što znači logičan slijed faza poboljšanja:

• P - Plan (plan);
• D - Uradi (uradi);
• C - Provjerite (provjerite, analizirajte);
• A - Djelujte (djelujte).

Sve je logično i jednostavno: prvo morate razmisliti o akcijama. Zatim se izvršavaju prema planu. Treći korak je analiza dobijenih rezultata. I konačno, posljednja faza – Djelovanje – podrazumijeva uvođenje specifičnih promjena za poboljšanje procesa i/ili postavljanje novih ciljeva. Nakon toga ponovo počinje faza planiranja u kojoj treba uzeti u obzir sve što je do sada urađeno.

Šematski, PDCA kontrolni ciklus je prikazan kaotočak, što pokazuje kontinuitet ovog procesa.

Sada pogledajmo svaki korak detaljno.

Plan (Plan)

Prvi korak je planiranje. Potrebno je jasno formulirati problem, zatim odrediti glavne oblasti za rad i doći do najboljeg rješenja.

Uobičajena greška je razvijanje plana zasnovanog na subjektivnim nagađanjima i pretpostavkama menadžmenta. Bez poznavanja temeljnih uzroka problema, moguće je, u najboljem slučaju, neutralizirati njegove posljedice, i to samo privremeno. Koji alati se mogu koristiti za ovo?

Metoda "5 Zašto"

Razvijen je još 40-ih godina, ali je stekao popularnost 30 godina kasnije, kada je Toyota počela da ga aktivno koristi. Kako se vrši takva analiza?

Prvo morate formulisati i zapisati problem. Zatim postavite pitanje: "Zašto se ovo dešava?" i napiši sve razloge. Nakon toga, morate učiniti isto za svaki odgovor. Zatim slijedimo isti obrazac, sve do pitanja "Zašto?" neće biti pitan 5 puta. Po pravilu, peti odgovor je pravi razlog.

Ishikawa dijagram

Ova metoda vam omogućava da grafički predstavite uzročno-posledične veze bilo koje pojave u poslovanju. Nazvan po svom kreatoru, hemičarki Kaori Ishikawa, i naširoko se koristi u menadžmentu.

Kada se pravi dijagram, postoji 5 vjerovatnih izvora problema: ljudi, materijali, okoliš (okolina), oprema i metode. Svaki od njih, zauzvrat, može sadržavati detaljnije razloge. Na primjer,rad zaposlenih zavisi od nivoa znanja, zdravlja, ličnih problema itd.

Slijed izgradnje Ishikawa dijagrama:

1. Nacrtajte horizontalnu strelicu udesno i napišite dobro definisan problem blizu njenog vrha.
2. Koso prema glavnoj strelici, oslikajte 5 glavnih uticajnih o kojima smo pričali iznad.
3. Koristite male strelice za prikaz detaljnih razloga. Po potrebi se mogu dodati manje grane. Ovo se radi sve dok se ne otpišu svi mogući uzroci.

Nakon toga, sve primljene opcije se ispisuju u kolonu, od najrealnije do najmanje.

"Brainstorm"

Grupna diskusija sa stručnjacima i ključnim osobljem, u kojoj je zadatak svakog učesnika da navede što više potencijalnih uzroka i rješenja problema, uključujući i one najfantastičnije.

Nakon teorijske analize, potrebno je pronaći stvarne činjenične podatke koji potvrđuju da su uzroci problema ispravno identificirani. Ne možete se ponašati na osnovu predosjećaja ("najvjerovatnije…").

Što se tiče samog planiranja, ovdje su bitne i specifičnosti. Važno je postaviti rokove, zacrtati jasan slijed radnji i mjerljivih rezultata (uključujući i one srednje) do kojih treba da dovedu.

Uradi (Uradi)

Druga faza ciklusa PDCA je implementacija plana, implementacija promjena. Najčešće je svrsishodnije prvo provesti odluke donesene umalog obima, izvršite "test na terenu" i provjerite kako funkcionira na maloj površini ili objektu. Ako ima kašnjenja, kašnjenja, važno je razumjeti koji je razlog (nerealno planiranje ili nedostatak discipline od strane zaposlenih). Dodatno, uvodi se sistem srednje kontrole, koji omogućava ne samo čekanje na rezultate, već i stalno praćenje onoga što je već urađeno.

Provjera

Jednostavno rečeno, sada moramo odgovoriti na jedno jedino pitanje: "Šta smo naučili?". PDCA ciklus podrazumijeva stalnu procjenu postignutih rezultata. Potrebno je ocijeniti napredak u odnosu na postavljene ciljeve, utvrditi šta dobro funkcionira, a šta treba poboljšati. Uglavnom se vrši provjerom izvještaja i druge dokumentacije preduzeća.

Za uspješnu implementaciju Shewhart-Deming ciklusa (PDCA) u poslovanju potrebno je uspostaviti redovno izvještavanje o obavljenom poslu i razgovor o rezultatima sa zaposlenima. Idealan alat za to je uvođenje ključnih indikatora uspješnosti KPI, na osnovu kojih se gradi sistem motivacije i nagrađivanja najproduktivnijih zaposlenika.

Akt

Posljednji korak je zapravo akcija. Ovdje može biti nekoliko opcija:

• provedite promjenu;
• odbacite odluku ako se ispostavi da je neefikasna;
• ponovite sve faze PDCA ciklusa ponovo, ali uvedite određeneprilagođavanja.

Ako nešto radi dobro i može se replicirati, rješenje treba standardizirati. Da bi se to postiglo, vrše se odgovarajuće izmene u dokumentaciji preduzeća: pravilnik o radu, uputstva, kontrolne liste za proveru radnog učinka, programi obuke zaposlenih itd. Paralelno, treba proceniti mogućnost uvođenja poboljšanja u druge poslovne procese u kojima se mogu pojaviti slični problemi..

Ukoliko razvijeni akcioni plan nije donio očekivane rezultate, potrebno je analizirati razloge neuspjeha, a zatim se vratiti na prvu fazu (Plan) i isprobati drugu strategiju.