Opisi poslova administratora: odgovornosti i glavne funkcije

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Pod pozicijom administratora podrazumijeva se kvalifikovani specijalista koji ima ovlaštenja da upravlja određenim područjem u kompaniji. Zaposleni u ovoj oblasti je menadžer, odgovoran organizator, koji ima sposobnost upravljanja i administriranja procesa.

Ovaj zaposleni analizira rad opšteg mehanizma, identifikuje propuste u njegovom radu i otklanja ih, u cilju unapređenja poslovanja kompanije. Ranije je ova profesija uticala samo na sferu upravljanja ljudskim resursima i aktivnosti odjela kompanije. Sada opisi poslova administratora mogu uključivati upravljanje bazom podataka, informacione sisteme.

Šta su administratori

Postoje administratori ljudskih resursa i poslovni radnici. Prvi kontrolišu kvalitet i blagovremenost izvršavanja zadataka koji su im dodeljeni od strane podređenih.zadataka. To mogu biti prodavci, konobari, barmeni i još mnogo toga.

Administrator mora osigurati da ovi zaposleni obavljaju svoj posao u skladu sa standardima i podzakonskim aktima kompanije. Potonji upravljaju osobljem merchandisera, sklapaju ugovore u ime kompanije, prihvataju i prenose robu i sl. Za više informacija o ovome, pogledajte opis posla administratora.

Propisi

Zaposlenik koji je dobio poziciju administratora je specijalista. U trenutku njegovog odsustva prava i obaveze zaposlenog prelaze na drugog zaposlenog koga je uprava imenovala da ga zameni. Samo izvršni direktor može odlučiti da li će zaposliti ili otpustiti administratora. Da bi dobio ovaj posao, kandidat mora imati diplomu srednje stručne spreme.

Pored toga, poslodavci često zahtijevaju od kandidata da imaju radno iskustvo u sličnoj oblasti od godinu dana ili više. U osnovi, direktni nadzornik administratora je menadžer. Opis posla administratora pretpostavlja da se u svojim aktivnostima mora rukovoditi statutom kompanije, zakonskim aktima, naredbama i uputstvima svojih pretpostavljenih. On također mora uzeti u obzir vladajuće akte, i, zapravo, samu instrukciju.

Znanje

Prilikom konkurisanja za posao, zaposleni mora imati određena znanja, uključujući i upoznavanje sa propisima,uputstva, naredbe i drugi regulatorni materijali koji se odnose na delokrug njegove delatnosti. Osim toga, mora naučiti pravila i metode organizacije rada servisnog osoblja.

Zaposleni mora poznavati organizacionu i kadrovsku strukturu, odnosno koje dužnosti, ovlaštenja i uslove rada imaju njegovi podređeni. Da bi pravilno i efikasno obavljao poslove administratora, zaposleni mora proučiti vrste usluga koje pruža kompanija u kojoj je zaposlen, znati pravilno sastaviti izvještajnu dokumentaciju, koristiti poslovnu komunikaciju i bonton u praksi. Takođe, zaposleni treba da ima znanja iz oblasti prava i marketinga.

Funkcije

Prilikom prijave za posao zaposleniku se dodjeljuju određene funkcije. Bavi se prevencijom i otklanjanjem konflikata, prihvata tvrdnje i komentare klijenata na nekvalitetnu uslugu u ustanovi u kojoj je zaposlen. Osim toga, dužnosti administratora uključuju savjetovanje posjetitelja o pitanjima vezanim za pružanje usluga i prodaju robe, kao i bonus programe i promocije. On mora poboljšati rad osoblja, povećati efikasnost usluge, kao i stvoriti ugodne uslove za posjetioce i zaposlene. Zaposleni kontroliše red, čistoću u posjetama i rad čistačica.

Odgovornosti

Glavne funkcije administratora uključuju obavještavanje osoblja o dolasku kupaca, snimanje podataka o posjetiteljima ubaze klijenata, izvještavanje menadžmenta o problemima i konfliktnim situacijama. Pored toga, administrator je dužan da prati poštivanje discipline od strane zaposlenih, kao i ostalih tačaka statuta organizacije.

Mora da ispunjava sve instrukcije svog šefa, kontroliše sigurnost robe i drugih materijalnih sredstava, normative za uređenje sala, postavljanje, stanje i zamenu reklamnih proizvoda. Također, ovaj zaposlenik je taj koji osigurava da svo osoblje poštuje naređenja svojih pretpostavljenih.

Ostale funkcije

Opis posla administratora sugerira da prije pregovora sa budućim klijentima i partnerima kompanije pripremi materijalnu i tehničku podršku. Zaposleni vodi evidenciju i to dokumentuje. Osim toga, on vodi telefonske razgovore, obrađuje zahtjeve klijenata, partnera drugih organizacija i državnih službenika.

Prava

Uputstvo o zaštiti na radu za administratora pretpostavlja da zaposleni ima određena prava, uključujući donošenje samostalnih odluka, ako ne izlaze iz okvira njegove nadležnosti. Takođe, ovaj specijalista ima pravo da zastupa interese kompanije, prestane da obavlja svoje funkcije ukoliko dođe do opasnog stanja koje ugrožava njegovo zdravlje i život, potpiše dokumentaciju koja je u njegovoj nadležnosti.

Zaposleni ima pravo obavijestiti menadžment o identifikovanim problemimau radu organizacije i ponuditi načine za njihovo rješavanje, kao i davati prijedloge za poboljšanje efikasnosti njenih aktivnosti i rada cjelokupnog preduzeća. Ima pravo da sarađuje sa drugim odeljenjima ustanove u rešavanju zadataka koji su mu povereni, zahteva informacije i dokumente, kao i zahteva od rukovodstva da stvori normalne uslove za rad.

Odgovornost

Zaposleni je odgovoran za nepropisno obavljanje svojih dužnosti, kao i za kršenje pravila protivpožarne sigurnosti za administratora. Može se smatrati odgovornim ako je dao lažne informacije svom menadžmentu ili klijentima organizacije. Odgovoran je za kvalitet izvještajnih dokumenata, za kršenje etiketa u ophođenju sa posjetiocima i za posljedice svojih odluka.

Može biti krivično gonjen ako je pogrešno postupao s ličnim podacima kupaca, otkrio povjerljive informacije i otkrio poslovne tajne. Odgovoran je za nanošenje materijalne štete preduzeću u kojem je zaposlen, državi, izvođačima ili zaposlenima u preduzeću. Osim toga, zaposlenik je odgovoran za kršenje pravila i statuta kompanije.

Zahtjevi administratora

Kada se profesija tek uvodila u poslovnu sferu zemlje, zahtjevi za zaposlenima nisu bili ozbiljni, dovoljno je bilo i samo srednje obrazovanje. Radno iskustvo je takođe bilo malo interesantno za poslodavce. Sada su uslovi postali teži, a kompanije ne traže samo kandidatevisoko obrazovanje iz oblasti ekonomije ili menadžmenta, ali i poznavanje stranih jezika, sposobnost korišćenja personalnog računara i vođenje poslovne evidencije.

Što se tiče ličnih kvaliteta, posao će dobiti osoba sa dobro izvedenim govorom, prijatnog izgleda. Komunikacijske vještine, sposobnost pravilnog vođenja telefonskih razgovora i rješavanja konfliktnih situacija su veoma važne.

Zaključak

Tipična uputstva administratora sadrže osnovne informacije neophodne da zaposleni razume svoje mesto u kompaniji. Njegove tačke mogu varirati u zavisnosti od organizacije, njene veličine i potreba menadžmenta. Bez odobrenja ovog dokumenta, zaposleni nema pravo da započne svoje dužnosti. Da bi dobio poziciju, kandidat mora ispunjavati uslove kompanije, imati određena znanja i lične kvalitete neophodne za kvalitetno obavljanje funkcija koje su mu dodijeljene i zadataka koji su mu dodijeljeni.