Optimizacija broja zaposlenih: vrste, ciljevi, aktivnosti, procedure

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Zaposleni u svakoj kompaniji moraju imati odgovarajuće vještine i sposobnosti da bi obavili posao. Da bi djelatnost cjelokupnog preduzeća bila efikasna i profitabilna, menadžment mora voditi računa o optimizaciji broja zaposlenih. Preduzeće treba da zapošljava toliki broj građana koji je neophodan za optimalno funkcionisanje preduzeća. Stoga nije neuobičajeno da se nakon pažljive analize utvrdi potreba za otpuštanjem, smanjenjem, premještajem ili zapošljavanjem radnika. Optimizaciju može izvršiti direktno rukovodstvo kompanije ili predstavnici trećih organizacija specijalizovanih za ovaj događaj.

Koncept optimizacije

Optimizacija broja zaposlenih u preduzeću je proces određivanja broja zaposlenih neophodnih za efikasno i optimalno funkcionisanje kompanije. U takvim uslovima može se očekivati da će uz minimalne troškove za naknadu radnika bitida osiguramo odličan rad kompanije.

Optimizacija strukture i broja osoblja omogućava vam da odredite najbolji omjer troškova rada sa efikasnošću stručnjaka. Menadžment različitih kompanija može koristiti različite metode za implementaciju ovog procesa, ali rezultat je obično promjena u broju zaposlenih u firmi. Dozvoljeno je ostaviti nepromijenjeni broj angažovanih stručnjaka, ali se u isto vrijeme vrše transferi između različitih strukturnih jedinica.

Funkcije procesa

Svaki poslodavac bi trebao biti svjestan nekih nijansi koje čine optimizaciju broja zaposlenih uspješnom:

• najčešće, nakon završetka ovog procesa, potrebno je izvršiti određene promjene u kadrovima kompanije;
• često menadžment mora u potpunosti promijeniti glavne aspekte funkcionisanja preduzeća;
• u velikim kompanijama optimizaciju sprovode direktni zaposlenici kompanije sa potrebnim obrazovanjem i znanjem;
• male kompanije outsource procedure.

Upravo kroz ovaj proces firme mogu odrediti koliko je radnika potrebno da bi kompanija ostvarila visok profit uz minimalne troškove rada.

Koji ciljevi se postižu?

Ciljevi optimizacije broja zaposlenih su sljedeći:

• smanjenje troškova rada za vlasnika preduzećaangažovani stručnjaci;
• nadogradnja vještina zaposlenih, jer oni obavljaju samo poslove koji odgovaraju njihovim vještinama, obrazovanju i kvalifikacijama;
• osloboditi se zaposlenih koji ne donose nikakvu korist kompaniji, a skoro u svakom preduzeću ima tako neefikasnih zaposlenih koji ne žele da poboljšaju svoj učinak i nisu zainteresovani za razvoj preduzeća;
• poboljšanje organizacione strukture kompanije, čime se obezbeđuje lakoća upravljanja svim zaposlenima u kompaniji.

Dok dobro organiziran proces zaista može postići mnoge značajne ciljeve, važno je povjeriti proceduru samo iskusnim profesionalcima.

Posljedice nepismene optimizacije

Ako se optimizacija broja zaposlenih ne izvrši pravilno, to može dovesti do negativnih posljedica za preduzeće. Menadžment neće moći vidjeti nikakve koristi od procesa, a to također može dovesti do smanjenja profita od aktivnosti.

Ukoliko zaposleni koji su zaista važni i neophodni za rad preduzeća budu otpušteni ili smanjeni, to će uzrokovati gubitak, pogoršanje imidža kompanije ili otpuštanje ostalih zaposlenih u kompaniji. Stoga bi postupak trebali provoditi samo iskusni stručnjaci koji će prvo pažljivo analizirati sve zaposlenike kompanije.

Kada je potrebna procedura?

Mjere za optimizaciju broja zaposlenihmože biti drugačije. Odabiru se ovisno o razlogu procesa. Proces je najčešće potreban u sljedećim situacijama:

• kompanija troši previše da plati veliki broj zaposlenih, ali se profit od poslovanja smatra niskim;
• vrše se određena prilagođavanja korporativnoj kulturi preduzeća, a pojedini konzervativci ne mogu da menjaju pravila svog rada, što dovodi do smanjenja efikasnosti njihovih aktivnosti, a to postaje razlogom za treba tražiti lojalnije i uspješnije stručnjake;
• u proizvodni proces se uvode različite tehnologije ili oprema sa kojima postojeći stručnjaci nisu ranije radili, pa postoji mogućnost da jednostavno neće moći da se nose sa novim zadacima;
• zbog niske dobiti, menadžment kompanije može odlučiti da prestane raditi u bilo kojoj oblasti djelatnosti, stoga prestaje potreba za uslugama nekih stručnjaka, što dovodi do smanjenja pozicija ili osoblja.

Glavni cilj ovog procesa je smanjenje troškova zarada zaposlenih i povećanje profita od aktivnosti preduzeća. Ali u procesu optimizacije broja osoblja u preduzeću, potrebno je uzeti u obzir razloge za njegovu implementaciju.

Obrasci za obradu

Postoje različiti oblici i tipovi optimizacije broja zaposlenih. Odabiru se ovisno o razlogu implementacije procesa ikarakteristike promjene broja zaposlenih. Odabiru se sljedeći oblici postupka:

• smanjenje iznosa troškova rada zaposlenih;
• tražite nove zaposlenike sa visokim kvalifikacijama, iskustvom i drugim potrebnim vještinama;
• provođenje različitih aktivnosti, čija je osnovna svrha povećanje kvalifikacija postojećih zaposlenih ili korištenje motivacije za poboljšanje učinka.

U zavisnosti od dostupnog obrasca, odabiru se najbolji metodi.

Koje metode se koriste za optimizaciju broja zaposlenih?

Za izvođenje ovog procesa, menadžment preduzeća može koristiti različite metode. U pravilu pribjegavaju takvim metodama:

• otpuštanje radnika (moguće smanjenje, kao i otpuštanje po sopstvenoj volji ili na osnovu posebnog sporazuma stranaka);
• uklanjanje iz kompanije pojedinačnih jedinica koje ne ostvaruju profit;
• leasing zaposlenika, outsourcing ili outstaffing.

Izbor metoda za optimizaciju broja osoblja zavisi od razloga za sprovođenje procesa, kao i od ciljeva koje menadžment preduzeća mora postići. Zatim razmotrite svaki proces detaljnije.

Koje efikasne intervencije se koriste?

Za optimizaciju broja osoblja sve više se koriste različite metode koje su vrlo efikasne i nove za poslodavce. Ovo uključuje:

• Outstaffing. Predstavlja ga proces tokom kojeg se zaposleni odvode iz kompanije. Mogu se registrovati kod druge firme, obavljajući iste poslove.
• Outsorsing. To podrazumijeva povlačenje direktnog procesa rada iz rada kompanije. To dovodi do smanjenja troškova kompanije, kao i do smanjenja broja zaposlenih.
• Lizing zaposlenih. Pretpostavlja da kompanija koristi usluge uposlenika koji nije zvanično registrovan. Takve specijaliste nude posebne lizing kompanije na osnovu posebnog ugovora. U određenom vremenskom periodu rukovodstvo organizacije procjenjuje sposobnosti i sposobnosti stručnjaka. Ukoliko je saradnja uspješna, tada se zaključuje ugovor o radu na neodređeno.

U Rusiji se gore navedene metode optimizacije broja osoblja u organizaciji koriste prilično rijetko, ali se efikasno koriste u zapadnim zemljama, jer vam omogućavaju da postignete svoje ciljeve uz minimalne troškove i napore sa strane vlasnika preduzeća.

Politika smanjenja broja radnika

Menadžer koji planira optimizaciju mora proučiti određene preporuke specijalista, za šta bira odgovarajuću stručnu literaturu. Optimizacija broja zaposlenih gotovo je uvijek povezana s potrebom smanjenja broja zaposlenih u kompaniji. Ovo može biti zbog promjene smjera, uvođenja nove opreme ili drugih faktora.

Za smanjenje količineradnici se mogu koristiti na različite načine:

• otpuštanje građana izradom mirovnog sporazuma, kroz koji zaposleni mogu očekivati dobru naknadu;
• ako je potrebno prekinuti saradnju sa zaposlenima koji se ne snalaze u svojim glavnim zadacima, pa njihove radnje dovode do loših rezultata u funkcionisanju kompanije, onda se vrši certifikacija, pa ako se ispostavi od strane rezultat ovog procesa da građanin zaista nema potrebne vještine i znanja, onda biva otpušten zbog nedosljednosti sa svojim položajem;
• smanjenje osoblja ili pozicije, ali se postupak mora sprovesti na osnovu zahtjeva zakona, pa se svi zaposleni sa kojima će se raskinuti ugovori obavještavaju o planiranom procesu dva mjeseca unaprijed, a neka lica takođe imaju povlašćeno pravo da ostanu u firmi;
• otpuštanje radnika koji redovno krše radnu disciplinu, jer pod takvim uslovima ne donose nikakvu dobit kompaniji, stoga mogu biti otpušteni u okviru disciplinskog postupka.

Potreba da se prekine saradnja sa angažovanim stručnjacima uz optimizaciju broja zaposlenih dovodi do toga da zaposleni imaju negativan stav prema ovom procesu.

Razlozi da imate nepotrebne zaposlene u kompaniji

Optimizacija broja osoblja gotovo je uvijek povezana s potrebom za raskidom ugovora o radusa različitim zaposlenima. Možda nisu dorasli zadatku ili možda neće moći da rade u nekoj drugoj oblasti aktivnosti. Prepoznavanje takvih stručnjaka je prilično jednostavno, ali je važno znati odakle tačno dolaze u kompaniji. Razlozi za pojavu dodatnih radnika koji ne donose nikakav profit kompaniji su:

• ako kompanija ažurira opremu i tehnologije, onda mnogi zaposleni jednostavno ne mogu da se nose sa ovim stavkama, a obično se ovaj problem javlja kod ljudi nakon 45 godina;
• kompanija koristi loše napisane i loše osmišljene opise poslova, tako da mnogi zaposleni ne razumiju koje radnje su uključene u njihove dužnosti;
• cijela kancelarija nije podijeljena na zone i odjele, tako da su svi zaposleni u jednoj velikoj prostoriji i obavljaju razne funkcije;
• šef kompanije je novajlija u poslu, tako da prilikom otvaranja preduzeća nije formirao kompetentnu organizacionu strukturu;
• u kompaniji nema kadrovskog planiranja, pa se zaposleni zapošljavaju spontano, a to se obično odnosi na preduzeća u kojima ljudi pozivaju svoje rođake ili prijatelje na posao;
• kompanija nema jasnu podelu nadležnosti između svih zaposlenih u kompaniji;
• u svakoj filijali glavni direktor može samostalno obavljati funkcionalne usluge, što često dovodi do nepismene organizacije rada zaposlenih;
• sa radnicima koji moraju obavljati privremeni rad sastavlja se standardni ugovor o radu;
• inkompanija dobija novu opremu kojoj su potrebni novi radnici, a raniji specijalisti ostaju kao asistenti, iako u stvari ne donose nikakvu korist kompaniji.

Kako se u budućnosti ne bi suočili sa potrebom otpuštanja zaposlenih, preduzetnici moraju odgovorno pristupiti izboru zaposlenih. Za sezonski ili jednokratni rad poželjno je sklopiti ugovore na određeno vrijeme.

Kako se identifikuju dodatni zaposlenici?

Prije optimizacije broja zaposlenih potrebno je utvrditi razloge za njegovu implementaciju, kao i odabrati najbolje metode i forme. Obično je postupak potreban kada se identifikuje veliki broj zaposlenih koji ne donose nikakvu korist kompaniji. Možete ih definirati na sljedeće načine:

• provodi se kadrovska revizija radi utvrđivanja strukture zaposlenih prema položaju, starosti i drugim kriterijumima;
• upoređuje stopu rasta troškova rada sa stopom rasta profita od aktivnosti kompanije;
• procijenite broj zaposlenih u konkurentskim firmama.

Prije otpuštanja ili otpuštanja radnika treba procijeniti da li će ovaj proces donijeti pozitivan rezultat za rad preduzeća.

Kako se odvija proces?

Ako rukovodilac preduzeća shvati potrebu za optimizacijom zaposlenih, onda može sam da obavi proces ili da se obrati profesionalcima. Ako se odabere klasičan pristup ovom događaju, tada se izvode sljedeće metode:

• direktor kompanije utvrđuje perspektivne pravce razvoja kompanije, kao i ciljeve koji se moraju ostvariti u određenom vremenskom periodu;
• odabrani su oblici i metode buduće optimizacije;
• odbrana procedura se implementira, za koju se mogu zaposliti novi stručnjaci, kao i otpuštati ili smanjivati sadašnji zaposleni;
• preispituju se svi procesi koji se implementiraju u kompaniji, jer uzrok gubitaka mogu biti ne samo zaposleni koji nemaju potreban nivo kvalifikacija, već i druge nijanse aktivnosti kompanije;
• sastavljanje novog osoblja;
• uvode se novi opisi poslova ili drugi dokumenti na osnovu kojih rade specijalisti.

Ako kompanija koristi otpuštanja da smanji broj zaposlenih, onda se poslodavac mora pripremiti za značajne finansijske gubitke, jer je neophodno isplatiti otpremnine otpuštenim radnicima.

Čak i budžetske institucije često dobijaju nalog za optimizaciju broja osoblja. To je obično zbog niske efikasnosti takve organizacije.

Preporuke za poslodavce

Ako se šef preduzeća odluči za optimizaciju, onda je preporučljivo uzeti u obzir sljedeće savjete:

• potrebno je pronaći individualan pristup otpuštanju svakog zaposlenog;
• poslodavac se mora pripremiti za nezadovoljstvo zaposlenih;
• poželjno je koristiti različite podsticaje koji građanima omogućavaju da sami ili kompilirajućisporazum strana;
• ako je potrebno, koristi se skraćeno radno vrijeme;
• ako zaposleni ima dobro iskustvo, ali se ne snalazi dobro sa novim zadacima, onda je preporučljivo da ga pošaljete na naprednu obuku, a ne da ga odmah prisiljavate da da otkaz.

Ukoliko, u sklopu optimizacije, zaposleni budu nezakonito otpušteni, mogu se obratiti sudu da budu vraćeni na posao i dobiju moralnu štetu od direktora.

Zaključak

Restrukturiranje i optimizacija broja osoblja u preduzeću su složeni procesi koji se mogu implementirati u različitim oblicima i tipovima. Njihov glavni cilj je minimiziranje troškova rada zaposlenih. Mogu se sastojati od zapošljavanja ili otpuštanja različitih radnika.

Proceduru mogu obaviti zaposleni u kompaniji ili stručnjaci treće strane. Ako se planira otpuštanje stručnjaka, onda je važno ovaj proces provesti uzimajući u obzir zahtjeve zakona kako se takva odluka poslodavca ne bi mogla osporiti.