Metode kolektivnog odlučivanja u menadžmentu: glavne faze i primjeri

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Donošenje odluka za menadžera je stalan i prilično odgovoran posao. Sprovodi se bukvalno u svim akcijama lidera na bilo kom nivou, pomažući u formulisanju postavljanja ciljeva i dovodeći do njihovog postizanja.

Odlučivanje se ne odnosi samo na menadžera. To pogađa zaposlene u organizaciji, a ponekad i cijeli tim. Zato je za uspeh veoma važno razumeti prirodu i suštinu ovakvih radnji, koje će omogućiti uspeh u oblasti menadžmenta.

Da bi odluka bila što efikasnija, menadžer treba da uzme u obzir niz faktora. Ovo će se postići korištenjem ciljanih međufunkcionalnih timova, čiji članovi moraju biti odabrani sa različitih nivoa i odjela organizacije.

Metode kolektivnog prihvatanjaodluke su najefikasniji način razmišljanja. Uostalom, njihova upotreba nam omogućava da sa povjerenjem govorimo o maksimalnoj objektivnosti dobijene stručne procjene. Ovo se dešava zahvaljujući uključivanju predstavnika i širokog spektra stručnjaka.

Prednosti grupnih rješenja

Razmotrimo prednosti i nedostatke kolektivnih metoda. Njihove pogodnosti su sljedeće:

1. Dobijanje više informacija. Kada je grupa uključena u proces donošenja odluka, mogu se uočiti različita gledišta na osnovu iskustva stečenog od strane svakog od stručnjaka uključenih u nju. Ovo postaje nemoguće za jednu osobu.
2. Razvijanje više opcija. U vezi sa upotrebom velike količine informacija od strane grupe, mnoga gledišta su predmet diskusije. Ova prednost metoda kolektivnog odlučivanja posebno je evidentna u slučajevima kada je tim sastavljen od predstavnika različitih specijalnosti. Mnoštvo sugestija i razmišljanja dovodi do korisnijih opcija nego u slučaju rada svakog pojedinačnog zaposlenog.
3. Maksimalna vjerovatnoća odobrenja odluka od strane tima. Često se dešava da kompanija ne postigne svoj cilj. Ovo se dešava zbog neslaganja zaposlenih da sprovedu odluku na koju im je saopšteno. Ukoliko, međutim, neposredni izvršilac bude učestvovao u njegovom usvajanju, onda će on u budućnosti sigurno početi da ga sprovodi i obezbedi da to isto učine i njegove kolege.
4. Odličan legitimitet. Kolektivne metode donošenja odluka su u skladu sa demokratskim idealima društva. Zbog toga mišljenje koje je grupa izrazila mnogi ljudi percipiraju kao više pravne snage. Odluka koju donesete sami, a štaviše, osoba sa punom moći, često se doživljava kao despotska i diktatorska.

Nedostaci grupnih metoda

Šta se može pripisati nedostacima timskog rada? Među njima:

1. Značajno gubljenje vremena. Nije moguće brzo sastaviti grupu. Takođe je potrebno vreme da tim zaposlenih razvije jedno rešenje. Takav nedostatak je lišen radnji jedne osobe.
2. Moć manjine. Članovi formirane grupe nikada neće imati isti položaj. Međusobno će se razlikovati po statusu u organizaciji, radnom iskustvu, poznavanju problema, sposobnosti izražavanja vlastitog mišljenja i ideja, kao i ličnom samopouzdanju. Takav utjecaj će sigurno dovesti do toga da će jedan ili više članova grupe početi koristiti svoju prednost i „pritisnuti“druge. Kao rezultat toga, dominantna manjina može utjecati na usvajanje konačne verzije.
3. Grupni pritisak. U procesu donošenja odluka, većina članova tima želi biti „kao svi ostali“. To se dešava pod uticajem formiranog tima. To dovodi do pojave fenomena koji se naziva šablonsko ili grupno mišljenje. U ovom slučaju osoba ili uopće nema svoje mišljenje, ili ga odbija u korist mišljenja većine. Razmišljanje šablona je neobičnooblik podnošenja. Kada je ona prisutna, članovi tima će napustiti nepopularna ili nestandardna gledišta samo kako bi stvorili privid da se slažu sa većinom. Sve ovo negativno utiče na efikasnost grupnih odluka.
4. Nedostatak jasne podjele odgovornosti. Svi članovi grupe su odgovorni za donesenu odluku. Ali kod koga tražiti konačni rezultat? Kada se donese jedna odluka, odgovor na ovo pitanje je očigledan. Ali niko nije odgovoran za rezultate rada grupe.

Odabir tima

U prvoj fazi korištenja metoda kolektivnog odlučivanja u menadžmentu, potrebno je stvoriti radni tim. Po pravilu, to je privremeni tim, koji uključuje i vođe i izvođače. Takav tim je ciljano udruženje zaposlenih koje prevazilazi organizacionu strukturu kompanije.

Među karakterističnim karakteristikama grupe stvorene za donošenje upravljačkih odluka, mogu se izdvojiti sljedeće:

1. Dijelimo vodstvo među članovima.
2. Posjedovanje komplementarnih vještina i sposobnosti.
3. Prisustvo lične i međusobne odgovornosti.
4. Kreiranje proizvoda koji može pružiti sinergiju.
5. Procjena efikasnosti aktivnosti na osnovu konačnog rezultata.
6. Zajedničko donošenje i izvršenje odluka.

Timske uloge

Prema teoriji R. Belbina, u svakoj grupi stvorenoj za donošenje optimalne upravljačke odluke,Najefikasniji timski rad je moguć kada članovi ispunjavaju sljedećih devet uloga:

1. Generator ideja. Ovo je osoba čiji je zadatak da iznese nove strategije. Istovremeno, ovaj član tima moraće da se fokusira samo na glavne probleme koje grupa treba da reši. Generator ideja treba da bude ozbiljan mislilac, individualista, au isto vreme otvoren za sveže ideje.
2. Resource Explorer. Ovaj član tima bi trebao otkriti i komunicirati nove ideje i razvoje koji se odvijaju izvan tima. Po prirodi, takva osoba treba da bude ekstrovertna, zainteresovana, radoznala i druželjubiva.
3. Koordinator. Ovaj član grupe je svakako samouvjerena i zrela osoba koja ima kvalitete lidera. Njen zadatak je da definiše zajedničke ciljeve. Nakon što je vodio proces donošenja odluka, fasilitator mora vješto delegirati ovlaštenja.
4. Motivator. Ovo je dinamična i stimulativna osoba. Dok radi u timu, ne bi trebao izgubiti prisebnost ni u najtežoj situaciji. Motivator treba da ima hrabrosti i zagona, što će omogućiti grupi da uspešno savlada prepreke koje se pojave.
5. Critic. Zadatak ovog člana tima je da analizira probleme sa pragmatične tačke gledišta. Kritičar ocjenjuje primljene prijedloge i ideje na način da usmjeri tim na donošenje uravnotežene odluke. Ova osoba, koja igra ulogu skeptika u timu, treba imati zdrav razum, razboritost idiskrecija.
6. Pčela koja radi. Zadatak ovog člana tima je da koncepte i planove pretvori u praktične procedure. Istovremeno, pčela radilica mora redovno i efikasno ispunjavati sve preuzete obaveze. Takva osoba treba da bude osetljiva, nežna i društveno orijentisana. Samo treba da bude dobar diplomata i da adekvatno reaguje na razne situacije i postupke ljudi, kao i da aktivno učestvuje u oblikovanju duha tima.
7. Podrška grupi. Osoba koja igra ovu ulogu morat će podržati tim i pomoći mu u najtežim situacijama, pomažući u stvaranju dobrog raspoloženja. U grupi mu je dodijeljena uloga diplomate. Po prirodi bi trebao biti miran i samouvjeren, kao i da svoje ponašanje drži pod kontrolom.
8. Specijalist. Ovaj član tima treba da pretvori planove u stvarnost. Takva osoba treba da bude posvećena postizanju visokih standarda u svom profesionalnom polju, kao i posjedovanju rijetkih vještina i znanja.
9. Konačno. Za ovog člana tima važno je da zadrži upornost među svojim članovima, da ih sačuva od grešaka povezanih ne samo sa aktivnošću, već i sa neaktivnošću. Po prirodi mu je bitno da bude vrijedan, savjestan i marljiv.

Pređimo na specifične metode kolektivnog odlučivanja.

Brainstorming

Vjeruje se da su ovu metodu izmislili stari Vikinzi. Desilo se to tokom putovanja, kada je njihov brod došao u tešku situaciju. Onda se kapetan okupiopalube ceo tim. Svaki od njegovih članova je zauzvrat ponudio svoje rješenje problema. Štaviše, kabinski momci su prvi izneli svoje mišljenje, a kapetan je poslednji govorio. Upotreba ovakvog reda omogućila je da se isključi uticaj autoriteta starijih članova tima na mišljenje mlađih. Ali konačna odluka je i dalje bila na kapitenu.

Metodu brainstorminga karakterizira lavinsko napredovanje novih ideja bez njihove kritičke evaluacije. Ovaj proces se nastavlja sve dok se ne pojavi optimalno rješenje. Zadatak ove metode je razviti maksimalan broj opcija za pronalaženje izlaza iz neizvjesne situacije.

Rašireno je uvjerenje da je brainstorming neka vrsta neformalnog sastanka na kojem zaposleni izražavaju sve što im padne na pamet o postojećem problemu. S jedne strane, to je istina. No, budući da je brainstorming prvenstveno metoda koja vam omogućava da dođete do rješenja problema, on ima svoju tehnologiju, a ima i određena pravila i faze. Njihovo poštovanje može značajno povećati efikasnost ove metode i razviti najefikasnije i najkvalitetnije rješenje.

Brainstorming uključuje šest koraka. Prvi je pripremni. Neophodan je za odabir ljudi i raspodjelu njihovih uloga. Tada se bira vođa.

Koji je princip formiranja grupe? Sve će zavisiti od zadatka. Na primjer, moždaučešće cijelog odjela, koji se tiče određenog pitanja. Ali ako ovoj fazi pristupite sa svom odgovornošću, onda biste u grupu trebali uključiti one zaposlenike organizacije koji se u svojim službenim dužnostima moraju suočiti s problemom koji je nastao.

Jedan primjer mozganja je izazov razvoja ideje reklamne kampanje za proizvođača hrane za bebe. U ovom slučaju, za raspravu o ovom pitanju, potrebno je pozvati dizajnere i kreativce, kao i šefa odjela. Za učešće u timu trebat će vam i zaposlenici reklamne agencije koji imaju malu djecu. Ovi radnici će vjerovatno sami kupiti proizvod, a njihove ideje mogu biti osnova za razvoj konačnog proizvoda.

Druga faza metode brainstorminga uključuje postavljanje ciljeva i zadataka, što je i postalo povod za ovaj događaj. Ovdje je važno svakom od članova tima detaljno i razumljivo objasniti suštinu postojećeg problema. Ovo će svesti na minimum moguće nesporazume. Tim mora dati što je više moguće doprinosa. Ovakva akcija će biti glavni podsticaj za početak rasprave.

U trećoj fazi korišćenja metode vrši se zagrevanje. Mozgu je to potrebno jednako kao i mišićima. Prije nego što počne sama diskusija, grupa treba da se „zaljulja“. U ovom slučaju, vođa djeluje kao kolovođa. Svaka grupna igra je pogodna za zagrijavanje mozga. Samo nekoliko minuta i učesnici će biti u pravom raspoloženju.

Sljedeći korak je najvažniji. On pretpostavljakontinuirano i aktivno generiranje ideja. Efikasnost konačnog rezultata direktno zavisi od ove faze. Istovremeno, moguće je iznijeti bilo koju ideju - fantastičnu, apsurdnu, pa čak i nerealnu. Najvažnija stvar je kontinuitet samog procesa. Metode za dobijanje informacija u ovom slučaju mogu biti veoma različite. Riječ je o usmenim izjavama koje zahtijevaju fiksiranje od strane jedne osobe na papiru i pisanje ideja od strane svakog od učesnika, koje će biti predmet daljeg razmatranja.

U petom koraku brainstorminga, sve ideje se rangiraju i evaluiraju. U njihovom razvrstavanju učestvuju ili svi članovi grupe ili samo vođa. U idealnom slučaju, ovo bi trebao raditi poseban tim zaposlenih. Međutim, takav uslov za primjenu metode nije obavezan. Nakon razmatranja svih prijedloga, najslabiji od njih se eliminišu. Kao rezultat, ostaju najbolje opcije. Njihov broj zavisi od produktivnosti događaja.

U završnoj fazi, rezultati brainstorminga se dostavljaju na javnu raspravu. U ovom trenutku, grupa će morati da se prebaci sa leta fantazije na racionalno razmišljanje. Zbog toga je preporučljivo izvršiti takve radove nekoliko dana nakon događaja.

Varieties of Brainstorming

Ova metodologija se može primijeniti korištenjem različitih načina vođenja događaja. Razmotrite najzanimljivije od njih:

1. Igranje uloga. Suština ove metode leži u činjenici da svaki od članova grupe moraisprobajte jednu ili drugu sliku. To mu omogućava da što preciznije osjeti određenu situaciju. Na osnovu pozicije uloge, zaposlenik organizacije opisuje senzacije, ideje i misli koje su mu pale na pamet. Glavna stvar u isto vrijeme je da budete što je više moguće oslobođeni, zbog čega se čak možete promijeniti u svoje heroje. Primjer ove vrste brainstorminga bio bi završetak zadatka kreiranja ambalaže proizvoda. U ovom slučaju, članovi tima moraju igrati ulogu kupaca iz supermarketa.
2. "120 soba". Ova metoda vam omogućava da generirate sto dvadeset kreativnih ideja u prilično kratkom vremenu. Da bi to učinili, članovi grupe moraju zamisliti kuću ispred sebe. Ima 120 praznih soba. Zadatak tima je ući u svaku od njih, osjetiti atmosferu i ispuniti prostoriju novom idejom.
3. Obrnuti metod. Glavni zadatak tokom ovog događaja je pronaći najuspješnija rješenja sa njihovom transformacijom u najprihvatljivija.

Delphi metoda

Ovaj način donošenja kolektivnih odluka razvijen je u SAD 50-ih-60-ih godina XX veka. Njen glavni zadatak bio je da predvidi uticaj onih naučnih dostignuća koje je nameravao da primeni u budućnosti na metodologiju vođenja vojnih operacija. Ova metoda je razvijena u američkom strateškom centru RAND.

Danas se smatra jednim od metoda predviđanja i planiranja, što postaje moguće prilikom provođenja stručne procjene. Njegova glavna karakteristika je višeslojna, anonimnost, kao i prepiska. BasicPreduslov za kreiranje ove metode je ideja da će se generalizacijom i pravilnom obradom pojedinačnih procena velikog broja stručnjaka o određenoj situaciji dati mišljenje koje ima maksimum pouzdanosti i pouzdanosti.

Suština Delphi metode leži u pronalaženju načina za određivanje najoptimalnijeg rješenja problema. Kako se to dešava? Postupak se provodi korištenjem brainstorminga, upitnika i intervjua. Zasnovan je na mišljenju da će stvoreni tim nezavisnih eksperata mnogo bolje procijeniti i predvidjeti rezultat od strukturirane grupe običnih ljudi. Štaviše, tim stručnjaka u ovom slučaju može biti odabran na takav način da njegovi članovi ne znaju jedni za druge. Time se izbjegava sukob različitih mišljenja.

Postoje dvije grupe koje učestvuju u Delphi metodi. Prvi od njih kreiran je od stručnjaka koji izražavaju svoje gledište o postojećem problemu. Drugu grupu predstavljaju analitičari. Oni su neophodni da bi mišljenja stručnjaka doveli do jednog zajedničkog imenioca.

Sama metoda uključuje nekoliko koraka:

1. Prvi od njih je izbor članova ekspertske grupe. Po pravilu, ovo je 20 ljudi.
2. U drugoj fazi, problem je formulisan. Stručnjaci, shvatajući glavno pitanje, razbijaju ga na nekoliko malih. Zadatak analitičara u ovoj fazi je sastavljanje upitnika. Nadalje, to je omogućeno stručnjacima, koji nude svoje načine za izlazaktrenutnu situaciju, te proučiti dostupnost resursa i relevantnost predstavljenih načina rješavanja problema. Analitičari uzimaju u obzir mišljenja stručnjaka i pokušavaju ih što više približiti. Ovi koraci se ponavljaju iznova i iznova dok se ne postigne konsenzus.
3. Treća faza je analitička. Ovdje se opet provjerava konzistentnost stručnih mišljenja, analiziraju nalazi i izrađuju konačne preporuke.

Dakle, ova metoda je metoda ispitivanja, čija je procedura višestepena. Nakon svake runde, dobijene podatke finaliziraju analitičari, a o rezultatima ovog rada izvješćuju stručnjake, navodeći ocjene.

U prvoj fazi metode anketiranja, članovi tima ne navode razloge za svoju biografiju. U drugom krugu to je već prisutno, ako stručnjak ne promijeni svoju procjenu.

Morfološka metoda

Proces donošenja odluke kada se koristi ova metoda je da se postojeći problem razloži na njegove komponente. Nakon toga se dijele na metode implementacije. Dalji rad se provodi na kompilaciji svih mogućih kombinacija. Formira se projekat za najperspektivnije od njih.

Metoda analogija

Suština ovakvog načina donošenja kolektivnih odluka je pokušati riješiti postojeći problem uz pomoć ideja koje se odvijaju u drugim područjima nauke i života.

Tokom određenog vremenskog perioda, ovaj metodIzbor alternativa prihvaćen je tako uspješno da je postao osnova za nastanak nove nauke - sinektike. Koraci za primjenu ove metode su sljedeći:

• Izolujte uzrok poteškoća.
• Njegov ograničavajući izraz, percipiran od strane stručnjaka u drugim oblastima.
• Opis svrhe i objektivnih ograničenja.
• Izdvajanje oblasti nauke ili života gde mogu biti prisutna bliska rešenja.
• Odabir tima stručnjaka iz odabranog područja djelovanja.
• Organizirajte i vodite sesije razmišljanja.
• Tumačenja dobijenih rješenja.
• Odabir najefikasnijih i izvodljivih prijedloga.

Metoda recenzije

Moraju se donijeti neke menadžerske odluke u oblasti predviđanja i planiranja ekonomskog razvoja organizacije. Realizacija ovih zadataka je složen proces u više faza. Uključuje rješavanje širokog spektra naučnih, tehničkih i društveno-ekonomskih problema. Istovremeno, različite metode predviđanja i planiranja nalaze svoju primjenu. Najčešći od njih su intuitivne metode, koje se zasnivaju na korišćenju logičkog razmišljanja.

Ovo uključuje metodu stručnih procjena. Zaključuje se intuitivno-logičkim razmišljanjem specijaliste. Istovremeno se kombinuje sa kvantitativnim metodama za evaluaciju, kao i obradu dobijenih rezultata. Kada se koristi ova metoda, prognoza se zasniva na mišljenju tima stručnjaka saprofesionalno, praktično i naučno iskustvo.