Odjel za planiranje i ekonomiju: njegove funkcije i zadaci. Pravilnik o plansko-ekonomskom odjelu

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Odjeljenja za planiranje i ekonomiju (u daljem tekstu PEO) kreiraju se za efektivnu organizaciju privrede organizacija i preduzeća. Iako često rad ovakvih odjela nije jasno uređen. Kako treba da budu organizovani, kakvu strukturu treba da imaju i koje funkcije treba da obavljaju?

Uvod

U bilo kojem udžbeniku ekonomije se kaže da PEO prikuplja ekonomske pokazatelje detalja kompanije, analizira ih i izrađuje razvojne planove na osnovu zaključaka dobijenih tokom analize.

Ako govorimo o malom biznisu, onda ovu funkciju može obavljati čelnik kompanije (ili individualni preduzetnik), kako obim aktivnosti raste, ova ovlaštenja se mogu prenijeti na drugu osobu ili čak grupa ljudi. Što je organizacija veća, to je više ljudi u njoj odgovorno za ekonomsko planiranje. Radi pogodnosti rada, ovi ljudi su ujedinjeni u PEO.

PEO struktura

PEO ima standardnu strukturu. Ovo odjeljenje vodi osoba kojapodnosi izvještaj direktno finansijskom menadžeru, direktoru oglašavanja i promocije ili čak izvršnom direktoru. Sve zavisi od strukture organizacije kompanije kao celine.

Postoje dvije vrste PEO strukturne organizacije:

1. Organizacija u kojoj se poslovi PEO zaposlenika nalaze unutar odjela.
2. Organizacija u kojoj neki od zaposlenih rade van odeljenja (prikupljaju informacije o radu kompanije), a neki rade unutra (analiziraju primljene informacije i prave planove).

Posljednji tip organizacije tipičan je za proizvodne kompanije.

Prednost prvog tipa organizacije je u tome što je rad takve strukturne jedinice kompanije lako kontrolisati. Nedostatak je što osoblje PEO ne prima informacije uvijek na vrijeme.

Ako koristite prvu opciju za organizaciju plansko-ekonomskog odjela i njegovih funkcija, tada bi sljedeće funkcije trebale biti dodijeljene njegovim zaposlenicima:

• pribavljanje primarnih podataka iz finansijskih izvora i strukturnih jedinica;
• kreiranje metoda planiranja i upravljanja izvještavanjem;
• direktno kreiranje upravljačkih izvještaja;
• kontrola i analiza kompanije u cjelini.

Drugi metod PEO organizacije se ne koristi ništa manje. U tom slučaju zaposlenima u odjelu treba povjeriti sljedeće funkcije:

• praćenje implementacije izrađenih planova;
• praćenje izvršenja budžeta određene jedinice;
• analiza učinkaodređena jedinica.

Važno je da PEO koji rade izvan svoje jedinice imaju sve što im je potrebno za dalju analizu i planiranje ekonomije organizacija i preduzeća.

PEO zaposleni mogu podnijeti izvještaj direktno šefu odjela i šefu bilo koje proizvodne jedinice. U prvom slučaju, podređenost se naziva funkcionalnom, u drugom - administrativnom. Ovako izgleda dvostruko podnošenje.

Sljedeće funkcije treba dodijeliti ekonomisti plansko-ekonomskog odjela:

1. Razvijanje linije poslovnih metodologija (i u cijeloj firmi i unutar pojedinačnih odjela organizacije).
2. Razvoj osnovnih imenika koji sadrže indikatore performansi divizija kompanije.
3. Razvijanje politike upravljanja kompanijom.
4. Razvoj obrazaca za planiranje i izvještavanje.
5. Razvoj metoda za analizu i ocjenu učinka firme.

Prednost ovakvog načina organizacije plansko-ekonomskog odjela i njegovih funkcija je da sve potrebne informacije bez odlaganja idu analitičarima jedinice. Nedostatak je slaba kontrola nad radom ekonomista koji rade van odjela, kao i činjenica dvostruke podređenosti zaposlenih.

Ovakav način organizacije rada može značajno povećati broj osoblja PEO-a na neopravdanu veličinu.

Primjer PEO strukture u raznim preduzećima

Kada su u pitanju kompanije srednje veličineveličine, tada najčešće PEO u njima ima sljedeću strukturu: šef je šef odjela, a njemu su podređena tri specijalista PEO-a.

Ako govorimo o velikom preduzeću, onda je struktura plansko-ekonomskog odjela na njemu sljedeća: šef odjeljenja je zadužen za odjel, zamjenik odjeljenja je njemu podređen, kojima su i glavni ekonomista odeljenja i vodeći ekonomista odeljenja direktno podređeni. Dva PEO ekonomista javljaju glavnom ekonomisti.

Problemi IEE

Zadaci ove divizije kompanije uključuju pripremu sljedećih dokumenata i aplikacija:

• planovi i prognoze razvoja kompanije;
• izvještajna dokumentacija različite prirode (jednokratna i redovna);
• potrebne reference i analitička objašnjenja;
• ekonomske kalkulacije;
• investicioni projekti i poslovni planovi.

PEO takođe ima određene funkcije koje bi trebale biti jasno naznačene u regulatornoj dokumentaciji kompanije.

Funkcije PEO

Funkcije PEO-a su sljedeće:

• analiza učinka firme;
• predviđanje performansi kompanije;
• procjena finansijskog stanja organizacije;
• izrada standarda za proizvodne procese;
• kontrola formiranja i promjene troškova proizvodnje;
• kontrola cijena za proizvode;
• izvještavanje o upravljanju;
• učešće u formiranjubudžeti odjela.

Sve funkcije PEO-a su međusobno povezane sa poslovnim procesima koji se odvijaju u kompaniji. U nastavku se opisuje odnos između ovih koncepata.

Odnos između PEO funkcije i poslovnih procesa u firmi

Glavni poslovni procesi koji se odvijaju u kompaniji su:

• sales;
• proizvodnja;
• kupovine;
• istraživanje i eksperimentalni razvoj.

Za svaku od faza rada kompanije, PEO ima svoj zadatak.

Kada radi sa prodajom proizvoda, PEO vrši planiranje, kontrolu i dalju analizu prodaje. U proizvodnji proizvoda zadaci PEO-a su slični.

Kada je proces proizvodnje u fazi nabavke potrebnih resursa, PEO se bavi i planiranjem nabavki, njihovom kontrolom i analizom stečenih vrijednosti i sredstava. Ista situacija je i sa istraživanjem i eksperimentalnim razvojem.

Planiranje, kontrola i analiza su tri odgovornosti ekonomiste u preduzeću kada radi sa osnovnim poslovnim procesima. Zašto ovo radiš? Za optimizaciju istih procesa u budućnosti.

Poslovni procesi mogu biti i pomoćni. To su:

• proizvodne tehnologije;
• kvalitet proizvoda;
• inženjering;
• kapitalna izgradnja objekata;
• logistika.

Koji su zadaci PEO-a u ovom slučaju? Isto: planiranje, kontrola i analiza. U prvom slučaju radi se na tehnologiji za proizvodnju eksperimentalnih razvoja, udrugi - preko sertifikacije, licenciranja i metrologije, u trećem - preko održavanja opreme i snabdevanja energijom, u četvrtom - preko izgradnje zgrada, u petom - preko troškova transporta.

Odlikuju se organizacije koje opslužuju poslovne procese, što uključuje:

• rad sa osobljem;
• marketing;
• finansijsko upravljanje;
• pravne usluge;
• opća administracija.

U ovom slučaju, dužnosti ekonomiste u preduzeću se ne mijenjaju.

Regulacija PEO rada

Neke kompanije kreiraju PEO, ali ih uopšte nije briga za regulisanje rada ove strukturne jedinice. Ne postoje odredbe za odjel za planiranje i ekonomiju.

Ukoliko organizacija ni na koji način ne reguliše rad PEO-a, hitno je pripremiti dokument koji će riješiti ovaj nedostatak. Ovaj dokument će postati osnova za kreiranje opisa poslova za zaposlene u WtE, koji će riješiti probleme opisane na početku članka.

Standardni regulatorni dokument plansko-ekonomskog odjela i njegovih funkcija sadrži sljedeće stavke:

1. Opšte odredbe.
2. Struktura odjela.
3. Glavni zadaci odjela.
4. Funkcije odjela.
5. Prava.
6. Rad sa drugim strukturama preduzeća.
7. Odgovornost.
8. Kriterijumi za ocjenjivanje aktivnosti odjela.

Dalje, struktura dokumenta kojim se uređuju rad i zadaci plansko-ekonomskogodjel.

Struktura dokumenta koji reguliše rad IEE

Odeljak Opšte odredbe sadrži opšte informacije o ovoj jedinici. Određeno:

• svrha stvaranja odjela u skladu sa ekonomskom politikom preduzeća;
• osnovni uslovi;
• osoba koju imenuje šef;
• dokumenti kojima se ovo odjeljenje rukovodi u obavljanju svojih dužnosti.

Odjeljak "Struktura odjela" sadrži informacije o strukturi PEO-a i njegovom kvantitativnom sastavu.

Odjeljak "Ključni zadaci odjela" opisuje ključne zadatke EEO-a, kao i liste izvještaja i planova koje zaposleni moraju dostaviti menadžmentu na razmatranje.

Glavni zadaci PEO

Glavni zadaci planskog i ekonomskog odjela, koji bi trebali biti navedeni u regulatornom dokumentu, uključuju:

1. Rad na ekonomskom planiranju, racionalizaciji privredne aktivnosti.
2. Razvijanje strategije razvoja kompanije u cilju brzog prilagođavanja poslovnih aktivnosti stalno promenljivim tržišnim uslovima.
3. Provođenje sveobuhvatne ekonomske analize finansijskih i ekonomskih aktivnosti preduzeća.
4. Statističko računovodstvo svih pokazatelja funkcionisanja kompanije.
5. Tehničko i ekonomsko planiranje aktivnosti ostalih odjela kompanije.

Glavne funkcije PEO

Glavne funkcije PEO-a, koje su obično naznačene u regulatornoj dokumentaciji, uključuju:

1. Economicplaniranje rada kompanije, u cilju racionalizacije poslovnih aktivnosti.
2. Izrada nacrta planova za aktivnosti ostalih odjela kompanije. Priprema uključuje i obrazloženje za zaključenje određenih ugovora, potkrijepljeno kalkulacijama.
3. Izrada planova za proizvodne, finansijske i komercijalne aktivnosti kompanije za različite periode (kratkoročne, srednje i dugoročne).
4. Informisanje odjela kompanije o trenutnim planovima.
5. Provođenje sveobuhvatne analize aktivnosti kompanije u svim oblastima.
6. Praćenje realizacije tekućih planova po odjelima, kao i blagovremeno izvještavanje.
7. Kreirajte racionalne evidencije koje malo povećavaju birokratski teret zaposlenih.

Ovo nije potpuna lista glavnih funkcija koje je dužno obavljati odjel za planiranje i ekonomiju.

PEO prava

Specijalista za planiranje i ekonomiju, u okviru svog opisa posla, ima pravo:

• zahtjev od ovlaštenih predstavnika drugih sektora kompanije podatke potrebne za kontrolu i analizu njihovih aktivnosti;
• kreirajte stručne radne grupe čiji je zadatak ekonomsko planiranje organizacije;
• u okviru svoje nadležnosti učestvuju u poslovnim pregovorima sa predstavnicima drugih firmi i organizacija, potpisuju ugovore;
• organizovati analizu novih programa i naučnih projekata kompanije na njihovu efikasnost isvrsishodnost razvoja;
• dajte prijedloge o pitanjima koja spadaju u nadležnost IEE u obliku projekata.

Interakcija, odgovornost, evaluacija

Regulatorna dokumentacija koja reguliše rad PEO-a često sadrži odeljke koji specificiraju interakciju PEO-a sa drugim strukturama organizacije; odgovornost za sve radnje koje počine zaposleni u odjeljenju; Evaluacija aktivnosti IEE.

U odeljku „Rad sa drugim strukturama preduzeća“napravljen je samo uvod prema šablonu: „U toku svoje delatnosti, odeljenje sarađuje sa sledećim strukturnim odeljenjima (ovi odseci su navedeni u nastavku)”. Prilikom premještaja sve ovisi o tome koliko se široka ovlaštenja planiraju dati zaposlenima PEO-a.

U dijelu "Odgovornost" je naznačeno da šef IEE preuzima punu odgovornost za rad odjela; stepen odgovornosti zaposlenih utvrđuje se u skladu sa njihovim opisom poslova; svi zaposleni i šef PEO-a lično su odgovorni za dokumente koje su sastavili i operacije koje se sprovode u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije.

U rubrici "Kriterijumi za vrednovanje djelatnosti odjela" propisana su dva kriterija:

1. Pravovremena i kvalitetna realizacija zadataka.
2. Kvalitetno obavljanje neposrednih dužnosti.

Možete odrediti druge kriterije evaluacije.

Ovim je završena izrada regulatornog dokumenta. Naravno, mora biti oblikovan u skladu s pravilima dizajna.slični papiri: svi podaci moraju biti potpisani i pečatirani i datirani.

Kontrola PEO operacije

Kontrola rada PEO jednog od sljedećih zaposlenika:

• glavni finansijski direktor firme (u velikoj kompaniji);
• CFO (u maloj ili srednjoj kompaniji);
• glavni ekonomista (u proizvodnji).

Kontrola PEO aktivnosti se vrši u sljedeće svrhe:

1. Brzo izvršenje jednokratnih zadataka.
2. Usklađenost sa izvještavanjem i protokom dokumenata, u skladu sa internim propisima kompanije.
3. Osiguravanje pouzdanosti dostavljenih proračuna i izvještajne dokumentacije.
4. Analiza rada u cilju utvrđivanja efikasnosti funkcionisanja IEE.

Zaključak

Svaki udžbenik iz ekonomije kaže da je PEO zaista neophodna strukturna jedinica kompanije. Bez toga, efikasnost mnogih preduzeća i organizacija je značajno smanjena. Iako nemaju sve kompanije ispravno postavljene PEO.

Negde funkcije odeljenja nisu jasno definisane, negde zadaci zaposlenih. U nekim firmama postoji teška situacija sa subordinacijom zaposlenih u PEO. Iako je planiranje u tržišnoj ekonomiji najvažniji proces.

Da biste riješili problem, potrebno je da šef firme jasno razumije odgovore na sljedeća pitanja:

1. Šta je PEO?
2. Kakva je njegova struktura?
3. Da li je potrebno ovoj kompaniji ili njena funkcija možepogubiti jednu osobu?

Ukoliko je nedvosmisleno donesena odluka o kreiranju PEO-a, onda se odmah isplati pristupiti izradi regulatorne dokumentacije, gdje će, pored općih odredbi, biti napisano i sljedeće:

• struktura odjela;
• prava i funkcije;
• odgovornost;
• rad sa drugim strukturama firme.

Ako se pridržavate ovih preporuka prilikom dizajniranja planskog i ekonomskog odjela i njegovih funkcija, tada će kompanija imati efektivnu strukturnu jedinicu.

Zaista, ako je rad ove jedinice jasno utvrđen, onda su njeni stručnjaci u mogućnosti optimizirati sve proizvodne procese bez štete po djelatnost. Prevedeno na jezik novca, to znači da vam efikasan PEO omogućava da potrošite manje resursa i zaradite više.