Kontrola gotovinskog poslovanja banke. Pregled sistema kontrole gotovinskih transakcija

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Blagajnik je ogroman porezni i računovodstveni sektor, vođen mnogim propisima i opsežnim skupovima pravila. Sve organizacije i individualni preduzetnici koji se obračunavaju sa drugim ugovornim stranama koristeći gotovinu dužni su da ih se pridržavaju. Budući da se u ovoj oblasti računovodstva često susreću razne vrste prevara, iz godine u godinu kontrola gotovinskih transakcija je sve komplikovanija, pooštrena i modernizovanija. Ovaj članak govori o ulozi blagajne u preduzeću, pravilima ponašanja, kao io metodama i sistemima za kontrolu poslovanja.

Uloga blagajne u organizacijama i bankama

Blagajnik preduzeća je neophodan za organizacije koje prihvataju i izdaju gotovinu. Svrha ovih operacija može biti bilo koja: izdavanje plata zaposlenima, putni troškovi, kancelarijski troškovi, primanje uplata od kupaca, obračuni sa dobavljačima. Sve ove radnje moraju se obaviti preko blagajne. Kontrola gotovinskog prometa je povjerena Poreskoj službi.

Kada ste u uobičajenoj rutiniU dijalogu se koristi riječ "kasa", sama kasa se pojavljuje pred vašim očima. Zapravo, u organizacijama to nije samo kontrolna i računarska oprema. Blagajna fizičkog ili pravnog lica je cijeli sistem koji uključuje dobro opremljeno radno mjesto blagajnika, softver, sam uređaj, dostupnost izvještaja, poštovanje limita i pravila naplate. Specijalista koji radi u ovoj oblasti također mora biti propisno izdat.

Pravila za opremu sobe

Kontrola gotovinskog prometa počinje zahtjevima za prostorije u kojima se nalazi sama blagajna. Bez odgovarajuće opreme i opreme, kako nalažu pravila i propisi Centralne banke, blagajna ne bi trebalo da funkcioniše. Naravno, sve organizacije se ne pridržavaju propisa. Takav pristup, prvo, može dovesti do novčanih kazni, a drugo, opasan je za novac i zaposlenog koji je za njih finansijski odgovoran. Bankarske organizacije moraju se pridržavati svih zahtjeva, inače im može biti oduzeta licenca. U nastavku su navedeni opći zahtjevi za opremanje kase:

• Prisustvo samo jednih vrata koja se zatvaraju iznutra. Brava na vratima mora biti bezbedna, u nekim slučajevima se koriste gvozdeni šrafovi i šrafovi, kao i katanci tako da je nemoguće razbiti vrata sa spoljašnje strane.
• U prostoriji se nalazi prozor za kontakt sa kupcima, prijem i izdavanje sredstava. Prozor također treba dobro zatvoriti i biti opremljen šarkamakatanac. Inače, dimenzije vrata i prozora su jasno regulisane. Odstupanje od utvrđenih dimenzija je dozvoljeno ako preduzeće ima obezbeđenje.
• Soba treba da bude opremljena metalnim ormarićima. Moraju biti pričvršćeni za noseće konstrukcije zgrade tako da se ne mogu izvaditi zajedno sa unutrašnjim detaljima na koje su pričvršćeni. Na kraju radnog dana, ormari se zaključavaju i zatvaraju.
• Ventilacija i prozori trebaju biti sigurno zatvoreni i opremljeni metalnim šipkama.
• U prostoriji moraju biti dva aparata za gašenje požara.
• Blagajna mora biti naoružana alarmima koji šalju signale iz različitih sigurnosnih krugova lokalnoj policijskoj stanici ili sigurnosnoj organizaciji.

Procedura za rad sa blagajnikom

Kontrola gotovinskih transakcija podrazumijeva određeni redoslijed rada. Po dolasku na svoje radno mjesto, primarna dužnost blagajnika je da provjeri ispravnost pečata na kutijama i sefu, kao i da provjeri da li ima tragova provaljivanja i neovlaštenog ulaska u prostorije. Ako se ne pronađu znakovi upozorenja, možete krenuti na posao. Ako postoje znakovi tuđeg prisustva, potrebno je odmah pozvati organe za provođenje zakona i prije dolaska zaposlenih osigurati nepovredivost dokumenata, opreme i namještaja koji se nalaze u kasi. Samo u prisustvu policijskih službenika moguće je provjeriti šta je nedostajalo sa lica mjesta. Kod njih se preračunava sadržaj sefa. Nakon inspekcijeU prostorijama, sastavlja se akt u četiri primjerka: jedan je namijenjen policijskim službenicima, drugi osiguravajućem društvu, a treći samoj kompaniji. Četvrta kopija je potrebna ako postoji matična organizacija.

Pristup prostoriji u kojoj se nalazi blagajna trebao bi imati samo blagajnik, izdat prema svim zahtjevima Centralne banke i TKRF-a, te nadležnima. Komplet ključeva namijenjen nadređenima mora biti zapečaćen i čuvan na sigurnom mjestu. U blagajni ne bi trebalo biti ličnih stvari blagajnika. Tu se nalazi samo ono što pripada privrednoj organizaciji.

Postoje i zahtjevi za iznos gotovine koji se može držati na blagajni organizacije. Potrebno je unapred izračunati i dokumentovati u odgovarajućim aktima limit sredstava preko kojeg na kasi na kraju radnog dana ne bi trebalo da bude gotovine. Za održavanje limita sprovodi se posebna operacija - naplata, što znači da specijalizovani transport sa pouzdanom zaštitom prenosi sredstva do banke. Male filijale banke svoja sredstva prikupljaju u glavne trezore, a organizacije - u banku sa kojom imaju ugovor o usluzi i podršci. Ograničenje gotovine se može prekršiti samo u roku od tri dana, kada se isplate plate zaposlenima u organizaciji.

Procedura izdavanja gotovine na blagajni

Kontrola gotovinskih transakcija banke i organizacija zasniva se na jasnoj regulativi fiksiranja svih radnji saU gotovini. Sve transakcije su propisno dokumentirane i prikazane u različitim vrstama poslovnog računovodstva.

Sistem kontrole gotovinskih transakcija podrazumeva odraz svih manipulacija gotovinom korišćenjem novčanih primanja i izdataka, avansnih izveštaja, čekova i akata o utrošenim sredstvima izdatim po izveštaju. Sve transakcije se evidentiraju u knjizi blagajne. Na kraju radnog dana sastavlja se izvještaj sa priloženim konačnim fiskalnim računima odštampanim iz kase.

Sve radnje za izdavanje sredstava moraju biti potvrđene gotovinskim nalozima sa potpisom osobe kojoj su izdate. U računovodstvenom programu, svrha izdavanja je navedena u komentarima. Akontacije i uplate prema izvještaju tada moraju biti potvrđene čekovima, aktima obavljenog posla ili primljenim uslugama. Izdavanje plata je takođe potvrđeno troškovnim novčanim nalogom, kao i platnim listom.

Kontrola gotovinskih i obračunskih transakcija kategorički zabranjuje izdavanje sredstava namijenjenih jednoj osobi uz potpis druge.

Pravila blagajnika

Računovodstvo i kontrola gotovinskih transakcija prvenstveno je dodijeljena stručnjaku koji se zove "blagajnik". U organizacijama s malim brojem osoblja, sljedeći službenici mogu obavljati njegovu ulogu:

• Glavni računovođa.
• Računovođa određene sekcije.
• Svaki zaposlenik sa posebnim znanjem ivještine.

Obavezni uslov za sve službenike koji obavljaju funkciju blagajnika (čak i na pola radnog vremena) je ugovor o punoj odgovornosti. Ako se odluči da menadžer ili računovođa bude blagajnik, onda to uvijek mora biti ista osoba. Ako ode na bolovanje ili godišnji odmor, zamjenjuje ga drugi zaposlenik koji je naveden u nalogu rukovodioca, a takođe se potpisuje novi ugovor o odgovornosti. Pored toga, potrebno je sačiniti akt o prijemu i prijenosu materijalnih sredstava. U procesu njegove pripreme broji se gotovina, provjerava se stanje opreme, dostupnost svih dokumenata u prisustvu komisije. Komisija je grupa ljudi od najmanje tri osobe. Najčešće uključuje glavnog računovođu i menadžment. Akt je sastavljen u tri primjerka.

Prilikom registracije blagajnika, uzorak njegovog potpisa šalje se uslužnoj banci organizacije ili centrali banke. Ona bi trebala biti na svim dokumentima vezanim za rad blagajne.

Kandidat koji se prijavljuje za poziciju blagajnika mora biti pažljivo provjeren da li ima neugodnih presedana u radu prije nego što bude primljen. Njegovi dokumenti i fotografija se prosljeđuju službi sigurnosti ili se traže podaci od agencija za provođenje zakona. Sada je Internet dobar pomoćnik poslodavcu u ovom pitanju. Postoje mnoge baze podataka u kojima organizacije dijele informacije o zaposlenima koji su otpušteni i počinili nedolično ponašanje na radnom mjestu.

Ne preporučuje se rad sa kasomdozvoljavaju osobama koje su zavisne od alkohola i droga, ranije osuđivane, narušavače javnog reda i mira, kao i sa raznim psihičkim oboljenjima.

Kontrola registracije gotovinskih transakcija

Ispravno sastavljanje i dostupnost svih dokumenata je neizostavan zahtjev Centralne banke, servisne banke, poreske službe i drugih kontrolnih organa. Finansijska kontrola gotovinskog prometa može se vršiti neplanirano, uz upozorenje, uz oduzimanje dokumentacije i gotovinske opreme. Mnoge organizacije, posebno finansijske strukture, praktikuju plansku internu reviziju blagajne. U tom slučaju se sastavlja komisija koju čine njeni kompetentni službenici za ovu materiju ili se angažuje posebna revizorska kuća koja vrši sve provjere na stručnom nivou i izdaje izvještaj o kvarovima, neusklađenostima u gotovinskom prometu i dokumentaciji.

Terenske i druge vrste pregleda mogu uticati na ugovore o radu, odgovornost, lične podatke zaposlenih, stanje novčanih dokumenata, ispravnost i redovnost njihovog vođenja, fiskalnu memoriju kase, opremu i opremu preduzeća blagajna, odraz transakcija, njihova valjanost u računovodstvu, ekonomskom i poreskom računovodstvu.

Oprema za kase

Popis opreme za kontrolu gotovinskih transakcija uključuje specijalizovanu kasu. Ovo ne možete kupiti u redovnim prodavnicama hardvera. Za razliku odod štampača, faksa, računske mašine i druge kancelarijske opreme, KKM mogu prodavati samo organizacije koje su za to dobile posebnu licencu. Po pravilu, iste organizacije opslužuju upravljačke i računarske uređaje. Svaka kasa mora biti registrovana u poreskoj upravi. Specijalni memorijski uređaj stalno bilježi sve operacije koje blagajnik obavlja sa mašinom. Dalje, ove indikacije se prenose poreskoj službi radi usaglašavanja sa dostavljenim izveštajima preduzeća. Svi kvarovi, popravke, otpisi kase također se moraju prijaviti poreznoj upravi.

Sva pravna lica (preduzeća) koja primaju gotovinu od kupaca su obavezna da rade sa kasom. Od upotrebe kasa mogu biti izuzeti samo individualni preduzetnici. Imaju pravo da ručno izdaju čekove, potvrđujući njihovu autentičnost vlastitim pečatom. Ali ova olakšica ne važi za sve preduzetnike. Neke aktivnosti zahtijevaju samo korištenje kase.

Kontrola gotovinskih transakcija

Pored provjere od strane eksternih servisa, potrebna je interna provjera. Pravilima održavanja blagajne predviđen je sljedeći raspored zakazanih kontrola: prije podnošenja godišnjeg izvještaja, prije podnošenja tromjesečnih izvještaja, u slučajevima kada se promijeni materijalno odgovorno lice koje je radilo na ovoj kasi. Takođe se vrši kontrola blagajne i gotovinskih transakcija, ukoliko je zaposlenik osumnjičen za nepoštenje, otkrivene činjenice krađe ili prevare, iznos gotovine ne odgovara onom prikazanom u dokumentima..

Uprava nekih organizacija ima politiku čestih neplaniranih inspekcija, kako zaposleni ne bi bili u iskušenju da iskoriste svoj službeni položaj i bliski kontakt s gotovinom. Za svaki ček se imenuje posebna komisija, koja se svaki put sastoji od različitih ljudi koji nisu vezani za formiranje sadržaja kase. Sastav komisije evidentira se u aktu verifikacije. Često je sam proces praćen video snimkom.

Osebenosti bankovnih gotovinskih transakcija

Sistem kontrole gotovinskih transakcija banke podrazumijeva složeniju konfiguraciju. U filijalama finansijskih institucija postoji nekoliko nivoa verifikacije koje provode različiti stručnjaci. Budući da kroz banku prolazi mnogo više novca nego u običnim organizacijama, složenost i povećani zahtjevi za kontrolnim sistemom su potpuno opravdani. I pored toga što se svake godine trude da automatizuju sve poslove u bankama, potrebna su najmanje dva službenika koji su odgovorni za pravilno vođenje poslovanja: blagajnik-operater i menadžer blagajne. Prvi obavlja transakcije tokom radnog dana, drugi izdaje iznos avansa, prikuplja i prebrojava stanja, popunjava gotovinsku dokumentaciju, prikuplja sredstva iznad gotovinskog limita i vrši dnevnu kontrolu na primarnom nivou.

Kontrola gotovine i drugi sistemi kontrole blagajne

Kontrola nad vođenjem gotovinskih transakcija sve više se vrši korištenjem najnovijih tehnologija. Njihova svrha je snimanje akcijablagajnik, klijent, kao i podaci iz fiskalne memorije kasa. Ovi podaci vam omogućavaju da dokažete nedolično ponašanje, prevaru, krađu i druge prevare. Na sudu će ovaj video zapis biti neosporan dokaz, jer više nije moguće promijeniti objedinjeno svjedočenje dva izvora.

Cash Control je sistem kontrole kase, koji se sastoji od kase, video kamera u boji visoke rezolucije, video servera, programa koji sinhronizuje materijal snimljen kamerom sa tekstualnim očitanjima kase, kao i udaljeno radno mjesto za stručnjaka za sigurnost. Danas na tržištu postoji mnogo takvih sistema. Svi su zasnovani na istom načinu rada, s razlikama u funkcionalnosti, cijeni, dizajnu i metodama povezivanja i analize. Među njima su i sljedeći kontrolni sistemi:

• DIT-POS - trošak zavisi od podešavanja servera, povezuje do 16 kasa, pohranjuje video i tekstualne informacije u kompleksu.
• POS-inspektor - ruski razvoj, košta oko 6.000 rubalja, ima funkciju traženja operacije po parametrima računa.
• POS-intelekt - takođe ruski razvoj, odlikuje se mogućnošću integracije sa različitim sistemima trgovanja, tekst na videu nije samo superponovan, već je integrisan programski, pretraga video fragmenata se vrši automatski.
• CHEKTV je još jedan ruski razvoj sa mogućnošću integracije sa kasama i trgovinskim sistemima, sa univerzalnim sistemom za video snimanje, softverskom integracijom teksta i videa, sa mogućnošću hardveraanaliza podataka i automatska pretraga fragmenata.