Kontrola u preduzeću: alati, ciljevi i zadaci

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2024-01-17 18:43

Oni koji prvi put čuju riječ "kontrola" obično zamišljaju da kontroliraju nešto, ali u stvari to uopće nije slučaj. Kontroling u preduzeću je složen sistem koji ima za cilj unapređenje finansijskih, kadrovskih i tehnoloških procesa u cilju efikasnog funkcionisanja organizacije kao celine. Za razliku od kontrole, koja je dizajnirana da identifikuje probleme i greške napravljene u prošlosti, kontroling nastoji da izgradi sistem upravljanja procesima u kompaniji koji se fokusira na sadašnje i buduće poslove. Zašto je ovo toliko važno?

Usluga kontrolinga u preduzeću je važan element, jer njegovi zaposleni mogu da minimiziraju gubitak resursa, analiziraju tekuće i buduće planove, kao i da identifikuju moguće greške, odnosno one koje se mogu napraviti u toku aktivnosti kompanije. Međutim, da bismo razumjeli šta je ova vrsta aktivnosti, važno je detaljnije proučiti njene karakteristike i ključne tačke. Ovaj članak će raspravljati o osnovnim konceptima, ciljevima i zadacimaupravljanje, kao i njegove koncepte, alate i funkcije.

Koncepti i definicije

Kontrola je novi pravac u sistemu upravljanja, tako da danas ne postoji jednoznačna definicija ovog koncepta. Međutim, postoji nekoliko definicija koje su najpopularnije i odražavaju suštinu ovog pojma.

Njegovo porijeklo je povezano sa engleskim glagolom kontrolirati. U prijevodu, "kontroliranje" je "upravljanje, nadzor, kontrola, upravljanje, regulacija". Međutim, takav opis nije dovoljan da se shvati suština ovog fenomena, pa je vrijedno razmotriti sljedeće dvije preciznije definicije.

Kontrola je posebna oblast djelovanja u organizacijama, koja je povezana sa realizacijom ekonomske funkcije i usmjerena je na donošenje ispravnih strateških i operativnih odluka od strane menadžmenta.

Kontrola je skup radnji koje imaju za cilj podršku svim procesima potrebnim informacijama i analitičkom podrškom za donošenje ispravnih upravljačkih odluka. Najčešće su usmjereni na povećanje profita u organizaciji.

Moderni kontroling u preduzeću mora obavezno da sadrži sistem upravljanja kvalitetom, upravljanje rizikom i sistem ključnih indikatora, kao i upravljanje procesima u sprovođenju bilo koje vrste planiranja.

Ciljevi i ciljevi

Na osnovu osnovnih koncepata možemo zaključiti da je glavnisvrha kontrolinga u preduzeću je orijentacija svih procesa upravljanja ka postizanju određenih ciljeva, koji se mogu izraziti u poboljšanju proizvoda, dostizanju adekvatnog nivoa konkurentnosti i sl. Drugim riječima, cilj je održati efektivno upravljanje organizacijom. Koja je njegova svrha?

Na osnovu cilja izdvajaju se sljedeći glavni zadaci kontrole prilikom upravljanja kompanijom:

• razvoj metodologije planiranja i njene organizacije;
• računovodstvo, uključujući prikupljanje informacija i njihovu obradu;
• control;
• organizacija posebnih događaja sistema posmatranja.

Ovi zadaci, ukratko, imaju posebne podzadatke koje mora obavljati služba ili odjel kojem je povjerena kontrolna funkcija. Razvoj metodologije planiranja i njena organizacija uključuje sljedeće:

• osiguranje stvaranja regulatornog okvira koji će pomoći u implementaciji predviđanja razvoja kompanije;
• pružanje savjeta ljudima koji razvijaju strateške planove;
• koordinacija rada u pripremi raznih planova, u određivanju glavnih ciljeva kompanije i budžetiranju;
• učešće u diskusijama i definicijama parametara (kvalitativnih i kvantitativnih) rada.

Računovodstveni zadatak uključuje sljedeće:

• razvoj strukture za prenošenje i primanje informacija;
• kreiranje sistema informacione podrške za pružanje referenci, informacija iizvještava lica odgovorna za određeni proces u upravljanju kompanijom;
• odrediti potrebu za dostavljanjem potrebnih informacija rukovodiocima ili drugim odgovornim osobama;
• poređenje planova i izvještaja i sastavljanje privremene izvještajne dokumentacije koja pokazuje napredak planova;
• analiza odstupanja od planova, identifikacija mogućih uzroka i izrada predloga za sprečavanje uticaja negativnih faktora koji su izazvali smetnje u radu.

Kontrolni zadatak uključuje:

• praćenje implementacije planova usmjerenih na postizanje strateških ciljeva;
• praćenje stanja životne sredine vezano za izradu strateških planova;
• praćenje slabosti koje su identifikovane tokom planiranja ili pregleda napretka programa.

Zadatak organizacije događaja za poseban osmatrački sistem predviđa sljedeće:

• razvoj regulatornog okvira za dobijanje i pružanje informacija unutar organizacije;
• razvoj aktivnosti pružanja dodatnih informacija i analitičke podrške.

Posebno mjesto u sistemu kontrole finansija, kadrova i resursa zauzima računovodstvo. Tradicionalno izvještavanje po pravilu podrazumijeva fokusiranje na prošlost i prezentaciju činjeničnih podataka o prošlim procesima i pojavama, dok je izvještavanje u kontrolingu usmjereno na budućnost.

Tako se vidi da organizacija kontrolinga u preduzeću doprinosi stvaranjutekuća kontrola procesa u cilju utvrđivanja posljedica određenih upravljačkih odluka. Takođe se može reći da vam uvođenje kontrolinga omogućava da spasite menadžment kompanije od donošenja ishitrenih ili neprofitabilnih odluka koje podrazumevaju rasipanje resursa.

Metode

Za ispunjenje svih zadataka postavljenih prilikom upravljanja organizacijom, kontrola uključuje korištenje sljedećih općih naučnih metoda:

• analiza;
• odbitak;
• indukcija;
• specifikacija;
• apstrakcija;
• sinteza;
• analogija;
• simulacija.

Nakon što su razmotreni ciljevi, ciljevi i metode ovog područja djelovanja, izuzetno je važno zadržati se na njegovim funkcijama.

Funkcije

Kontrolni sistem u preduzeću uključuje takve osnovne funkcije kao što su:

• informativni;
• računovodstvo i kontrola;
• analitički;
• funkcija planiranja.

A takođe, uslovno, mogu se razlikovati tri funkcije, koje će biti kombinacija gore navedenog - servis, komentarisanje i upravljanje.

Razlozi za kontrolu

Na prelazu iz devetnaestog u dvadeseti vek, mnogi američki lideri u procesu upravljanja organizacijama suočili su se sa hitnom potrebom da unaprede metode ekonomskog računovodstva i finansijske kontrole. Prvi pokušaji poboljšanja računovodstvenog sistema izgledali su ovakonačin - rukovodioci preduzeća povereni su glavnom finansijeru i sekretaru preduzeća zadatak da daju analitičke informacije o pitanjima privredno-ekonomskog dela. Tako je uspostavljen blizak radni odnos između finansijske službe i osobe koja pomaže izvršnom direktoru. Naknadno je utvrđeno da je zbog raznovrsnosti informacija i potrebe za njihovim detaljima svrsishodnije ovaj zadatak povjeriti pojedinim službenicima. Tako je došlo do uvođenja kontrolinga u preduzeće.

Mogu se razlikovati sljedeći preduslovi za nastanak kontrolinga:

• globalna ekonomska kriza;
• komplikacija i pooštravanje sistema oporezivanja za preduzetnike;
• komplikacija oblika finansiranja.

Razvoj kontrolinga kao grane ekonomske nauke je zbog sljedećih razloga:

• internacionalizacija i diferencijacija kompanija;
• promjena tehnologija uključenih u proizvodna područja;
• komplikacija sistema upravljanja preduzećem;
• komplikacija vanjskog okruženja;
• kompliciranje komunikacijskih procesa za donošenje upravljačkih odluka, što je dovelo do hitne potrebe za kompetentnim kadrovima iz oblasti sistemskog inženjeringa i organizacije.

Danas mnogi čelnici stranih preduzeća primjećuju da je nakon stvaranja kontrolnih odjela u preduzeću, na primjer, povećan prihod kompanije, korištenje finansijskih, ljudskih i drugih vrsta resursa postalo je ispravnije i uspjelo značajan način.smanjiti troškove.

Služba kontrolinga u organizaciji ima veoma ozbiljan zadatak - da obezbedi brzo prikupljanje i pripremu detaljne analize informacija o svim raspoloživim troškovima u cilju upravljanja preduzećem. Direktor preduzeća, rukovodilac finansijske službe i rukovodioci proizvodnih sektora moraju blagovremeno i redovno dobijati informacije kako bi u slučaju eventualnih odstupanja preduzeli prave mere i ispravili rad celog preduzeća.

Koncepti

Danas se u ekonomskoj literaturi izdvajaju njemački i američki koncept kontrolinga. Generalno, ovi koncepti su veoma slični jedni drugima, ali je njihova glavna razlika u tome što je prvi više fokusiran na razmatranje problema internog računovodstva i analize unutrašnjeg okruženja organizacije, a drugi je više fokusiran na probleme eksterno okruženje sa kojim je kompanija blisko povezana.

Vrijedi napomenuti da je njemački koncept stekao šire prihvaćanje. Prema ovom konceptu, centralni zadatak je rješavanje problema internog računovodstva u planskom, kontrolnom i dokumentarnom obliku.

Američki koncept u prvi plan stavlja i rješavanje pitanja vezanih za planski, kontrolni i dokumentarni oblik internog računovodstva, ali ovdje je centralno mjesto dato i rješavanju problema procjene eksternog okruženja i njegovog detaljnog analiza.

Alati

Alati za kontrolu su skup radnji koje vam omogućavaju obavljanje određenih funkcija i zadataka. Ovi alati se mogu klasifikovati kaokriterijumi:

• period važenja (strateški ili operativni);
• opseg (zavisi od zadataka).

Kako biste jasno razumjeli koji su glavni alati koji se koriste u kontroli i pod kojim okolnostima ih je najbolje koristiti, razmotrite donju tabelu.

Oblast primjene	Toolkit	Period važenja
Računovodstvo	Izvještaji o poslovnim aktivnostima Obrasci za evidenciju Obračunske brojke Metode analize izvještavanja	Operativna
Organizacija tokova informacija	Sistem upravljanja dokumentima	Strateški
Planiranje	Rad sa količinama narudžbi Analiza prelomne tačke ABC analiza Analiza slabosti firme Analiza investicionih projekata Analiza popusta Analiza obrazaca prodaje i potrošnje Procjena isplativosti pokretanja proizvodnje sirovina za proizvodnju vlastitih proizvoda Procjena krivulje učenja Logističke metode Benchmarking Procjena potencijala firme SWOT analiza Mape percepcije Mjerenje kvaliteta usluge Ganttov grafikon Izračun nivoa zaliha Planiranje kapaciteta Cijene Analiza ulaznih barijera Mrežno planiranje i više	Strateški
Nadzor i kontrola	Sistem ranog upozorenja Analiza troškova Analiza korespondencije indikatora (planiranih i stvarnih) analiza jaza	Strateški

Pitanju izbora alata u kontrolingu treba pristupiti krajnje oprezno. Na primjer, za organizaciju koja posluje na oligopolskom ili monopolskom tržištu, apsolutno nema smisla koristiti analizu konkurencije.

Navedeni alati u kontroli finansija mogu uveliko pojednostaviti proceduru ekonomskog razvoja i pripremu planske i izvještajne dokumentacije.

Strateški i operativni kontroling

Postoje dvije vrste kontrole, koje se razlikuju po periodu djelovanja, kao i zadacima i načinima rješavanja.

Strateški kontroling je usmeren na realizaciju dugoročnih programa, strategija. Njegov cilj je formiranje jasnog sistema planiranja koji će vam omogućiti pouzdano upravljanje kompanijom, što će dovesti do povećanja profita.

A. Galweiter (naučnik-ekonomista) je u svojim spisima identifikovao osam oblasti koje bi strateški kontroling trebalo da pokriva, i to:

1. Utvrđivanje kompletnosti planova kompanije, kao i njihovog formalnog i finansijskog sadržaja.
2. Kontrola nestabilnihuslovi unutar organizacije i u eksternom okruženju, koji su usko povezani sa implementacijom strateških planova kompanije.
3. Kontrola donošenja važnih odluka i njihove implementacije, na osnovu aspekta tajminga.
4. Praćenje realizacije planova, posebno u teškim ili važnim fazama njegove implementacije.
5. Pravovremeni odgovor na nepovoljne vanjske i interne uslove koji mogu uzrokovati finansijsku štetu organizaciji ili dati nusproizvod aktivnosti.
6. Praćenje strateške situacije firme na osnovu redovnih pregleda.
7. Provjera razgraničenja strateških jedinica preduzeća.
8. Praćenje usklađenosti sa definisanim principima preduzeća, koji su prethodno definisani.

Mogu se razlikovati sljedeći zadaci ovog tipa kontrolinga:

• definirajte kvantitativne i kvalitativne ciljeve;
• odgovornost za planiranje;
• razrada sistema alternativnih strategija;
• određivanje kritičnih tačaka u unutrašnjem i eksternom okruženju za sistem alternativnih strategija;
• prepoznavanje i upravljanje organizacijskim slabostima;
• formiranje kartice sa rezultatima;
• upravljanje devijacijama i njihovim pokazateljima;
• upravljanje motivacijom u instituciji;
• upravljanje ekonomskim potencijalom.

Operativni kontroling u preduzeću razlikuje se od strateškog po tome što je usmeren na pomoć menadžerima da postignu rezultate u kratkoročnim ciljevima. Treba napomenuti da je njegov glavni zadatak sprečavanje krizestatus u organizaciji i pratiti trenutni napredak planiranih aktivnosti.

Da biste razumjeli razlike između ove dvije vrste, razmotrite tabelu ispod.

Znakovi	Strateški kontroling	Operativna kontrola
Orijentacija	Unutrašnje okruženje Spoljno okruženje	Profitabilnost Efikasnost troškova
Kontrolni nivo	Strateški (dugoročni)	Taktički i operativni
Golovi	Stvaranje uslova za opstanak Provođenje antikriznih mjera Održavanje uspješnog potencijala	Osiguravanje likvidnosti i profitabilnosti
Glavni zadaci	Definirajte kvantitativne i kvalitativne ciljeve Odgovornost planiranja Razvijanje sistema alternativnih strategija Određivanje kritičnih tačaka u unutrašnjem i eksternom okruženju za sistem alternativnih strategija Identifikacija i upravljanje organizacijskim slabostima Analiza isplativosti	Metodološka pomoć u izradi budžeta Tražite slabosti za taktičku kontrolu Određivanje skupa upravljivih indikatora u skladu sa strujomgolovi Poređenje planiranih i stvarnih pokazatelja Utvrđivanje uticaja odstupanja na izvršenje tekućih planova Motivacija

Odnos između operativnog i strateškog kontrolinga

Ova dva tipa kontrolinga su sastavni delovi jedan drugog. Najvažniji zadatak strateškog kontrolinga je osiguranje dugoročnog postojanja određenog preduzeća, a operativno - tekuće planiranje i realizacija određenih planova za profit.

Odnos ova dva tipa može se predstaviti kao izreke:

• "raditi pravu stvar" je strateška kontrola;
• "raditi pravu stvar" je operativno.

Dakle, možemo zaključiti da je operativni kontroling sastavni dio implementacije strateškog.

Uvod i organizacija usluge

Ako je rukovodilac preduzeća odlučio da implementira kontrolni sistem, tada će prvo morati da izvrši promene u organizacionoj strukturi i stvori službu (odeljenje) koja mora biti direktno podređena generalnom direktoru ili šefu izvršni. Služba kontrole može uključivati sljedeće stručnjake:

• šef službe;
• kontrolor-kustos radionica (odjeljenja/odjeljenja/odjeljenja);
• računovođa;
• Specijalista za informacione sisteme.

Ako obim proizvodnje iliveličina organizacije je mala, tada možete kombinirati funkcije ovih područja i isključiti jednu poziciju.

Za pravilnu organizaciju rada prilikom implementacije ovakvog sistema, svakom stručnjaku treba dati opis poslova, čija će funkcionalnost biti određena na osnovu potreba preduzeća.

Svaki lider, posebno ona preduzeća koja se nalaze na postsovjetskim teritorijama, mora imati na umu da uvođenje inovativnih metoda upravljanja može izazvati kritiku od strane osoblja, au nekim slučajevima čak i potpuno odbijanje. Stoga je prije početka rada službe kontrolinga potrebno predstaviti novine i svim zaposlenima prenijeti glavne zadatke, ciljeve i glavne funkcije koje će ova strukturna jedinica obavljati.

Takođe je vredno napomenuti da implementacija takve usluge treba da bude fazna i da uključuje pripremnu fazu u kojoj se proučava stanje preduzeća, zatim samu implementaciju i na kraju fazu automatizacije, ako je potrebno.

Zaključak

Uopšteno govoreći, kontroling odražava ogroman raspon naučnih ekonomskih i menadžerskih disciplina - menadžment, strateško planiranje, kibernetiku, ekonomsku teoriju i tako dalje. Zahvaljujući tome, profesionalni menadžer ili tim od nekoliko stručnjaka kojima je povjerena kontrolna funkcija može riješiti proizvodna, ekonomska i kadrovska pitanja, uzimajući u obzir raznolikost i širok spektar problema ove djelatnosti. Zato postojanje uspostavljenog sistema kontrolinga u preduzeću omogućava rešavanje, a često i predviđanje problema, što zauzvrat dovodi do pravovremenog reagovanja i minimiziranja raznih troškova i ozbiljnih finansijskih gubitaka.