Plaćanje putnih naknada: šta trebate znati o tome?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Plaćanje putnih troškova nije samo mogućnost putovanja o trošku kompanije, već je i odgovornost koja nameće niz ograničenja slobode kretanja zaposlenika. Neki smatraju da je besplatno putovanje i minimum posla nešto čemu treba težiti kada poslodavac dodjeljuje odgovornost za poslove van grada ili zemlje. Kako super: možete se opustiti i malo dosaditi na konferencijama. Međutim, nije sve kako je izgledalo na prvi pogled.

Šta se može smatrati poslovnim putovanjem?

Prema članu 167. Zakona o radu Ruske Federacije, službeno putovanje je putovanje na određeni period o trošku poslodavca radi obavljanja službenih dužnosti izvan "zidova" kancelarije. Preduslov je prelazak granice zemlje, odnosno putovanje u drugi grad nije službeno. U tom slučaju se dani polaska i dolaska uzimaju u obzir kao obavezni za uključivanje u ovaj period putovanja. Zaposleniku ostajekancelariju, ali raspored rada van zemlje ne određuje kompanija pošiljalac.

Također je dozvoljeno smatrati službenim putovanjem u izuzetnim slučajevima ona putovanja koja zahtijevaju putovanje u susjedni grad. Ovo pravilo se odnosi na one pozicije koje ne uključuju stalne potrebe za prelaskom granice, na primjer, taksista. Iz grada može putovati svaki dan, ali vrijeme provedeno na putu ne smatra se službenim. Drugačija je situacija sa službenicima koji rade u kancelarijama, a ponekad im je potrebno da putuju u drugi grad da bi se usavršavali i pohađali kurseve. Sve troškove snosi poslodavac, jer je to u njegovoj nadležnosti, a zadržava se pravo zaposlenog da odbije testiranje i učenje.

Dodatne razlike u putovanju

Putovanje u inostranstvo uključuje neke izuzetke od pravila. One se uglavnom odnose na vremenske i vremenske troškove. Pretpostavimo da je zaposlenik poslat u drugu zemlju, gdje mora ostati tjedan dana kako bi imao vremena posjetiti izložbu ili se upoznati s novim proizvodima dobavljača. Let kasni, a zaposleni je primoran da ostane u drugoj zemlji sa svojim novcem:

• Platite hotelsku sobu.
• Jedi.
• Koristite prevoz unutar zemlje/grada.
• Imajte potrebne potrepštine za njegu i higijenu.

Svi troškovi moraju biti potkrijepljeni čekovima i priznanicama, kako bi kasnije, nakon povratka na posao, pojačali materijalnu podršku zapovrat novca. Ako je riječ o putovanju u drugi grad, onda se naknada za putovanje plaća samo djelimično - prevoz i hrana.

Šta tačno firma plaća?

Kompanija snosi sve putne troškove jednog ili grupe zaposlenih. U cijenu nije uključeno samo putovanje, smještaj, ulaznice i posjete određenim muzejima ili izložbama. Putni dodatak uključuje i obavezne uplate:

• Zdravstveno osiguranje.
• Lično osiguranje.
• Plaćanje za prtljag i njegovo osiguranje.
• Izjava o traženom iznosu.
• Premije osiguranja za iznajmljivanje automobila (ako zaposleni nema lična ili službena vozila).

Vikendi se takođe uzimaju u obzir, jer je osoba prinuđena da bude na zadatku van radnog vremena u vezi sa nalogom za odlazak. Plaćanje za službena putovanja vikendom se posebno obračunava i iskazuje u finansijskim izvještajima kao jednokratni ili dnevni trošak. To je neophodno kako bi osoba mogla nešto pojesti i kretati se. Ostatak viška (odlasci u pozorišta, muzeje, kafiće, restorane, kupovinu) zaposleni obezbjeđuje sam.

Procedura isplate putne naknade: kada se novac izdaje i vraća?

Prvo treba izdati nalog službeniku koji je, po mišljenju nadređenih, nadležan za stvari koje treba rješavati u inostranstvu. To moraju biti službenici koji ispunjavaju određene obaveze i ispunjavaju kriterijume za izbor za poziciju. Drugim riječima, ako zaposlenik ne poznaje strancajezika, nadležni su mu dužni platiti tumača, ako je potrebno za pregovore sa kompanijom koja poziva. Nakon uvida u nalog, zaposleni ga potpisuje i dobija avans za naručivanje karata i iznajmljivanje hotela najkasnije 24 sata prije polaska.

Važno! Akontacija mora iznositi 50% iznosa izdvojenog za putovanje. Mora pokriti sve troškove koji su predviđeni tokom boravka u inostranstvu. Plaćanje dnevnih putnih troškova ne odnosi se na mobilnu komunikaciju i mobilni internet saobraćaj.

Preostala polovina iznosa će se koristiti za ponovni obračun preostalih troškova, koji će se smatrati nepredviđenim ili dodatnim. Zaposlenik im obezbjeđuje čekove, a tek po dolasku kući može računati na naknadu za gubitke. Na primjer, obezbjeđen je vozač koji obezbjeđuje prevoz. Za njega se izdvaja posebna putna naknada za popravku mašine, zamjenu dijelova, zalihe i punjenje gorivom. Drugi zaposleni ne može tražiti nadoknadu troškova prevoza, jer je obezbeđen transfer i lični vozač.

Još jedan slučaj, ako su karte naručene, ali je let odgođen. Radnik je hitno pozvan nazad i morao je svojim novcem da kupi autobuske karte. Tada se troškovi nadoknađuju. Kada novca uopšte nema, kompanija ga šalje na račun primaoca na najbrži i najpovoljniji način.

Kada je to korisno za putnika?

Putovanje na posao nije uvijek povezano s ličnim troškovima. Tu jeslučajevi u kojima pošiljalac refundira troškove ishrane, a zaposleni ostaje "na crno". Ovo se odnosi na trenutke kada domaćin plaća sve troškove ishrane u hotelu u kojem osoba boravi, ili troše iz ličnog novca (gost dolazi u kuću/apartman). Istovremeno, građaninu se vraća 50% troškova obezbijeđenih za ishranu bez potrebe za predočenjem računa za kupovinu hrane ili pripremljene hrane u restoranima i kafićima.

Ovo je predviđeno zakonom, a zbog činjenice da osoba ima pravo odbiti hranu koja mu je nepoželjna iz zdravstvenih razloga. Dakle, može kupiti nešto po svom ukusu i potrebama, ali će se plaćanje dana putovanja vršiti na način propisan zakonom. Ponekad se troškovi mogu nadoknaditi zajedničkim dogovorom zaposlenog i šefa.

Plaćanje putnih naknada: putovanja i komunikacije vikendom

Ako je osoba prisiljena da obavlja radne aktivnosti vikendom, na primjer, sklapanje ugovora ili njihovo potpisivanje, tada se mobilna komunikacija mora platiti. Takvi nepredviđeni, ali očekivani troškovi mogu se djelimično ili u potpunosti nadoknaditi zajedničkim dogovorom. U praksi se često dešava da poslovno putovanje u inostranstvo može uključivati ne samo drugu vremensku zonu, već i dane u sedmici ili godišnja doba.

1. Ukoliko je zaposlenik poslat u SAD, gdje se nedjelja smatra radnim danom, onda će se troškovi za taj dan nadoknaditi u 100% iznosu. Međutim, nepovjerenje treba zanemariti, jer će se i to morati dokazati.
2. Ako je putnik na putu za Južnu Afriku, tada se u obzir uzimaju i sezonalnost i promjena godišnjih doba. Na primjer, "od zime do proljeća" letjeti s koferima zimske odjeće dodatno je opterećenje promjenjivog donjeg rublja za toplu sezonu. Plaćanje za skladištenje prtljage se dijeli na pola ako se strane dogovore: zaposleni ne uzima puno stvari - menadžer plaća, postoji višak zbog krivice zaposlenog - trošak toga.

Ista stvar se dešava iu drugim slučajevima, kada postoje nesuglasice i kontroverzna pitanja u vezi troškova. Ponekad isplata putnih dana implicira njen izuzetan nastup krivicom kompanije, ali i tu činjenicu treba dokazati zaposlenom. Važno je uzeti u obzir i neke druge okolnosti koje utiču na razdvajanje obaveza.

Plate

Da li šef mora da isplati platu dok je zaposlenik u inostranstvu? Ovo je kontroverzno pitanje, jer zaposlenik već obavlja svoje aktivnosti, primajući odbitke. S druge strane, provodi svoje slobodno vrijeme koje bi mogao provesti sa porodicom ili na odmoru s posla. I umjesto toga, prisiljen je raditi vikendom, ali samo na račun odbitaka za put.

Budući da je naknada za putovanje vikendom samo djelimična, potrebno je zaposleniku isplaćivati radne sate, procjenjujući njegov doprinos razvoju kompanije po osnovici prema potpisanom ugovoru o radu. Plata ne smije uticati na dodatna putovanja ako je to u najboljem interesu kompanije, ilice je dužno da ispunjava svoja ovlašćenja. Ali motiv može biti situacija u ogledalu, kada prekovremeni rad na službenom putu može uticati na veličinu paušala. To znači da dnevnica, prema čl. 1. čl. 168 Zakona o radu Ruske Federacije, dodaju se stopi plate.

Šta utiče na dnevnice u različitim organizacionim strukturama?

Plaćanje dnevnice ne zavisi od zemlje i mesta stanovanja osobe. Odlukom Vrhovnog suda br. CAS 05-151 od 26.04.2015. godine, dnevnice se pokrivaju u potpunosti do polaska. Ako su prekoračeni, onda ih uprava mora nadoknaditi. Riječ je o „džepnim troškovima“neophodnim za obavljanje poslova van stalnog radnog mjesta u vezi sa radnim trenucima ili službenim zaduženjima. Vrijedi napomenuti da se novac uplaćuje iz opšteg budžeta, koji čini državni fond.

Ako je zaposlenik budžetske organizacije, onda ona ima poseban fond iz kojeg dolazi novac za takve troškove. Riječ je o Ministarstvu unutrašnjih poslova - socijalne i medicinske aspekte ove organizacije u potpunosti obezbjeđuje država, nema nikakve veze sa fondovima osiguranja i obezbjeđuje građane koji rade na nevladinim funkcijama.

Ovdje plaćanje putnih troškova u budžetskim institucijama u potpunosti zavisi od državnog tipa upravljanja i snabdijevanja jedinica. Kada je u pitanju vojni rok, odbici su nešto veći nego u nedržavnim strukturama ili privatnim poslovnim firmama. “Pošto je dužnost i zadatak za službenika zadatak države, onda i troškovidržava plaća.”

Putne takse

Za tekući izvještajni period primjenjuje se sljedeći zakon: ne postoje minimalna i maksimalna ograničenja za organizacije, odnosno svaka kompanija može postaviti svoj limit plaćanja kako bi osigurala zaposlenom jedan dan van radnog mjesta. Međutim, ako ode na nekoliko sati, dnevnica se isplaćuje u cijelosti, jer to nije naknada, već pokriće troškova.

Mala preduzeća pokušavaju da se ograniče na dnevnicu od 700 rubalja, jer se taj iznos ne oporezuje u skladu sa stavom 3. čl. 217 Poreskog zakona Ruske Federacije. Porez na dohodak fizičkih lica će se morati odbiti od iznosa koji čini razliku iznad utvrđenog minimuma.

Važno! Ako je zaposlenik poslat u inostranstvo, neoporezivo ograničenje je 2.500 rubalja. Plaćanje putnih troškova u budžetskoj ustanovi vrši se na potpuno isti način.

Primjer obračuna odbitaka od dnevnih uplata

Pretpostavimo da je g. Petrov otišao na službeni put na 5 dana, od čega su 2 dana bila vikendom. On ima pravo na 1000 rubalja za svaki dan proveden u drugom gradu, prema odluci vlasti. Od ovih 5.000 rubalja, iznos jednak 5700=3.500 rubalja se ne oporezuje. Preostalih hiljadu i po podliježe oporezivanju i plaćanju premija osiguranja.

Kada putuje u inostranstvo na istih 5 dana, osoba dobija 3.000 rubalja dnevno. Od 15.000 rubalja ostaje iznos od 2.500 rubalja koji se plaća porezom na dohodak idoprinosi. U ovom slučaju, u svakom slučaju, predočenje čekova i računa nije potrebno.

Koje dokumente treba predočiti?

Odmah vrijedi krenuti s transportom - ako putujete privatnim automobilom, računovodstvo izdaje tovarni list na kojem se izdaju čekovi i računi za uplatu goriva i drugog potrošnog materijala. Karte za avione, vozove i autobuse čuvajte do povratka kući. Pasoš sa oznakama graničnog prelaza takođe treba fotokopirati radi prilaganja tovarnom listu. Za gradska putovanja unutar zemlje potrebno je izdati izvještaje o zadatku - ovo je list koji odražava servisnu listu obaveza.

Ako je hotel lično rezervisao zaposlenik, potrebno je unaprijed saznati da li imaju obrasce br. 3-G za izdavanje gostima. U suprotnom, smještaj će biti na teret zaposlenika, jer KKM takvim organizacijama nije potreban. Prilikom izdavanja dopisa (za budžetske organizacije), potrebno je dodatno priložiti karte sa datumom polaska i dolaska. Isplata putnih naknada vikendom može biti prinudna ako se sačini lokalni akt i potpiše nalog na obrascu T-9. Ovi dokumenti imaju prednost nad zakonima koji vode računovođe. One se prvo moraju uzeti u obzir kako se ne bi preplatila putna naknada.

Glavna razlika između budžetskih i privatnih preduzeća je obavezno obezbjeđivanje službenika koji je "krivnjom" rukovodstva izvan zemlje. Važno je učiniti sve kako bi zaposleni mogao blagovremeno i pažljivozavršiti sve zadatke kompanije. Privatne firme su rijetko zainteresirane za ovakva plaćanja, jer uvijek treba popuniti dodatnu dokumentaciju i odbiti porez. Stoga unaprijed provjerite sve što će biti izdato i potpisano na vaše ime. Također saznajte koje organizacije izvan grada ili zemlje izdaju relevantne dokumente. Ponekad je prilično teško nabaviti kartu u javnom prevozu da dokažete činjenicu službenog putovanja.