Horizontalna komunikacija: osnovni koncepti, vrste, metode upravljanja u organizaciji

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Komunikacija se obično naziva raznim oblicima prijenosa informacija. Što se tiče poslovnog okruženja, uobičajeno je razlikovati vertikalne i horizontalne komunikacije. Svaki od njih ima svoje karakteristike, karakteristične karakteristike interakcije učesnika. Ovaj članak će to detaljnije istražiti. Istaknimo glavne razlike između ovih vrsta komunikacije.

Šta je ovo?

Prvo, razmotrite ključni koncept. Dakle, komunikacija je proces prijenosa informacija koji koriste ljudi. Može se pojaviti u nekoliko oblika:

• Explicit. Ovo je upotreba govornog jezika, teksta ili neke vrste grafičkih slika, vizuala, itd.
• Implicitno. Komunikacija kroz neverbalne geste, izraze lica, određene izraze lica.

Što se tiče glavnih sredstava poslovne komunikacije, to su:

• Sastanak.
• Video konferencija.
• Email.
• Telefonski razgovori.
• Prenos bilješki.
• Personalrazgovor.
• Korišćenje Internet tehnologija (četovanja, instant messengeri).
• Podnošenje izvještaja.

Uobičajeno je izdvojiti sljedeće elemente komunikacije:

• Pošiljaoci. To su osobe koje formiraju, kodiraju podatke i prenose ih drugim učesnicima u procesu.
• Poruke. Kodirane informacije specifične za pošiljaoca.
• Kanali. Ovdje se ističu sredstva komunikacije, okruženja u kojima se informacije mogu širiti.
• Primalac. Osoba kojoj je informacija poslana. Element koji interpretira informacije.

Interne i eksterne grupe

Vertikalne i horizontalne komunikacije u organizaciji su po prirodi potkategorije.

Poslovne komunikacije se generalno dijele na eksterne i interne. Potonji su predstavljeni komunikacijom koja se odvija direktno unutar organizacije, posebno između pojedinačnih zaposlenih, odjela, radionica, odjela kompanije. Eksterna komunikacija je komunikacija sa vanjskim subjektima. Oni mogu biti izvođači, dobavljači, kupci, uslužne organizacije, predstavnici vladinih agencija, itd.

Zauzvrat, interne komunikacije u organizaciji su predstavljene horizontalnim i vertikalnim, kao i komunikacionim mrežama. Vertikalne se dalje dijele u još dvije kategorije:

• Obrnuto (princip odozdo prema gore).
• Hijerarhijski (princip odozgo prema dolje).

Karakteristike ovihpredstavljene sorte će biti detaljno razmotrene u članku.

Horizontalna komunikacija

Kako to mislite? Horizontalna komunikacija je razmjena službenih, poslovnih informacija između zaposlenih koji zauzimaju isti, ravnopravan položaj u kompaniji. Ovdje komunikacija može biti relevantna kako između radnika iste radionice, odjeljenja, grane, tako i između radnika ekvivalentnih odjela radionica i podružnica.

Horizontalna komunikacija je komunikacija između menadžera koji imaju isti obim kompetencija, kao i između zaposlenih koji imaju istu kategoriju, nalaze se na ekvivalentnim pozicijama, imaju jednak skup ovlaštenja i odgovornosti.

Horizontalne komunikacije u organizaciji su prije svega neophodne za stvaranje zdrave, prijateljske, ugodne radne atmosfere. Ovo je organizacija punopravne, plodne poslovne komunikacije. Pravilno organizovan sistem horizontalne komunikacije omogućava postizanje pozitivnih rezultata na osnovu rezultata rada svakog člana tima.

Mogući problemi

Ovakva poslovna komunikacija može biti zasjenjena određenim problemima. Evo glavnih koje su karakteristične za horizontalne komunikacije u menadžmentu:

• Upotreba profesionalnog žargona. Novoprimljenim radnicima, radnicima drugog odjela, može biti neshvatljivo.
• Sporovi o važnosti njihove određene stranice, njihove posebne vrste aktivnosti.
• Smanjenje poslovne komunikacije nadomaćinstvo, razgovor o ličnim problemima. Pojava na osnovu toga glasina, razgovora iza leđa, diskusija koje odvlače pažnju od procesa rada.
• Efikasnost poslovne komunikacije može se smanjiti zbog pojave lajkova, ličnih nesviđanja itd.

Rješavanje problema

Da bi interne horizontalne komunikacije u kompaniji spriječile takve probleme, menadžer bi trebao učiniti sljedeće:

• Tražite od podređenih, kolega da komuniciraju na jeziku razumljivom svima, da dešifruju profesionalne termine.
• Regulirajte komunikaciju između vaših podređenih, neutralizirajte sporove i nesporazume među njima.
• Održavajte opšte sastanke, uključujući i neformalne, kako bi zaposleni mogli međusobno komunicirati.

Okomiti tip

Horizontalne komunikacije su komunikacije između zaposlenih u istoj organizaciji, poslovna komunikacija između radnika istog odjela, radionice, na ravnopravnim pozicijama. Vertikalna komunikacija u poslovnom okruženju je prijenos informacija između menadžmenta i podređenih. Uključuje sljedeće forme:

• Narudžbe.
• Preporuke.
• Narudžbe.

Ovo se šalje od šefa njegovim podređenima. Zaposleni šalju izvještaje, poruke, izvještaje itd. kao odgovor menadžeru.

Vertikalna komunikacija je podijeljena na dva tipa:

• Između odjela, odjela, radionica smještenih na različitim hijerarhijskim nivoimau kompaniji.
• Direktno između podređenih i rukovodstva.

Prenos informacija ovde je dostupan u dva oblika - nizvodno (hijerarhijski) i uzvodno (obrnuto). Predstavimo ih konkretno.

Grupa odozgo prema dolje

Ovdje će informacije doći sa viših nivoa hijerarhije na niže. Odnosno, od šefa do njegovih podređenih. Unutar ove grupe mogu se razlikovati sljedeći oblici poslovne komunikacije:

• Narudžbe i narudžbe. Može biti popraćeno objašnjenjima o postizanju ciljeva, implementaciji zadataka, primjeni određenih tehnika i metoda.
• Dokumenti-procjene napora podređenih.
• Podrška i kontrola.
• Podsticaji za zaposlene.

Problemi sa hijerarhijskim podtipovima

Problemi poslovne komunikacije tipa "top-down" (komunikacija menadžera sa podređenima) uključuju sljedeće:

• Nesporazum. Može doći do situacije da šefovi i izvođači govore različite jezike - i doslovno i figurativno. Čak i ako je ruski jezik jasno odabran kao jezik komunikacije, različiti nivoi stručne obuke i dalje će ostaviti prostora za nesporazume. Na primjer, ako šef zloupotrebljava profesionalni, tehnički vokabular u komunikaciji sa niskokvalificiranim osobljem. Drugi primjer: čelnik međunarodne kompanije ne može uvijek pronaći zajednički jezik sa zaposlenima koji su predstavnici druge nacionalne kulture. Oni, čak i ako znaju strani jezik, možda ne razumiju posebnosti govora njegovog izvornog govornika - iste skraćenice, žargon, igru riječi.
• Količina informacija. Menadžeri ne šalju uvijek potrebne informacije u odgovarajućoj količini. U nekim situacijama podređenom je teško izvršiti dodijeljeni zadatak zbog nedostatka potrebnih informacija. I u drugim slučajevima, izvođač pati od potrebe da proučava suvišne, beskorisne, irelevantne informacije.

Grupa odozdo prema gore

Ovo je informacija koja se šalje od podređenih vođi. Ovdje se ističu sljedeći oblici:

• Memoriali.
• Izvještaji.
• Poruke o fazama obavljenog posla.
• Izvještava o nastanku nepredviđenih problema u toku rješavanja servisnog zadatka.
• Predlozi sa inovativnim idejama, načini unapređenja proizvodnje, uvođenje novih tehnologija i metoda rada u kompaniji.

Takve povratne informacije nisu ništa manje važne za menadžere nego da im sami daju naredbe. Upravo od podređenih možete dobiti najnovije informacije o stanju stvari u kompaniji. Ove informacije nam omogućavaju da procijenimo kolektivno raspoloženje, da identifikujemo rastuće nezadovoljstvo zaposlenih u pupoljku.

Problemi obrnutih podtipova

Povratne informacije između izvođača i uprave mogu biti poremećene sljedećim problemima:

• Podređeni rijetko šalju negativne povratne informacije, pritužbe svom rukovodstvu čak i na one aspekte koji su priličnoozbiljno. Razlog je jednostavan - strah od otkaza.
• Često čak i komentari i prijedlozi koje šalju zaposleni ostaju bez odgovora. Razlog je ili pretjerana zaposlenost menadžera, ili nedostatak poštovanja prema vlastitim zaposlenima. On smatra da nije važno analizirati njihove poruke. Kao odgovor, radnici su uvjereni da su takve povratne informacije beskorisne.
• Uspostavljena kritika možda uopće neće stići na svoje konačno odredište. Na primjer, u slučaju kada zaposlenik pošalje pismo generalnom direktoru sa pritužbom na njegovo direktno rukovodstvo. Podređeni šef može spriječiti takve povratne informacije, jer će to rezultirati negativnim posljedicama po njega.
• Za razjašnjenje nejasnih tema, pomoć u rješavanju problema koji su se iznenada pojavili, zaposlenici se u većini slučajeva radije obraćaju kolegama nego menadžerima. Razlog može biti taj što se ne nadaju punopravnoj, kvalifikovanoj pomoći, boje se da će biti optuženi za nekompetentnost.
• Često postoji teritorijalni, geografski razlog za nemogućnost takve veze. Uredi u kojima se nalaze podređeni i komandno osoblje mogu se nalaziti u različitim dijelovima naselja, pa čak iu različitim gradovima, državama.

Načini rješavanja problema

Svi gore navedeni problemi se mogu riješiti na sljedeći način:

• Definirajte anonimnu poštu i e-mail sandučiće u kojima su zaposlenimoći će slati inkognito žalbe i prijedloge.
• Razvijte sistem nagrađivanja zaposlenih koji koriste povratne informacije od menadžmenta.
• Kreirajte komunikacijske šeme između jednostavnog radnika i visokog šefa bez srednjih barijera u obliku direktnog usmjeravanja zaposlenika.
• Uvesti registraciju svih žalbi koje primaju rukovodioci od podređenih sa potrebom da izvještavaju o mjerama koje su preduzete kao odgovor.