Matrična struktura upravljanja: šema, osnovni principi, efikasnost

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Organizaciona struktura je model odnosa između pozicija i ljudi u datoj organizaciji.

Organizaciona struktura je skup različitih zavisnosti (npr. funkcionalnih, hijerarhijskih) između pojedinačnih elemenata (kao što su organizacione pozicije, ćelije, jedinice) organizacija koje vam omogućavaju da njome upravljate. Suština OS je u ispravnom povezivanju ciljeva i zadataka sa ljudima i načinima uticaja na njih u radnim procesima, odnosno stvaranje određenih dijelova u organizaciji, a potom i njihova integracija radi efikasnijeg upravljanja njima.

Matrična struktura je jedna od najtraženijih struktura za složene organizacije koje karakteriše fokus na projektnim aktivnostima.

Matričnu strukturu karakteriše odstupanje od tradicionalne pretpostavke da formalna organizaciona struktura kao celina treba da bude stalan i nepromenljiv sistem. U ovoj strukturi, bilo je moguće kombinovati pozitivne karakteristike strukture osoblja sa svojstvima strukture.

Concept

Matrični oblik organizacije upravljanja odnosi se na jedan od oblika organizacionih struktura preduzeća, koji su prilično rasprostranjeni u savremenim uslovima. Zasnovan je na preklapanju dva kriterijuma spajanja. Funkcionalni odjeli čine osnovu kreiranja matrice. Nakon njihove definicije, skupovi grupa se biraju i crtaju. U zavisnosti od profila preduzeća, glavni kriterijum za razlikovanje prethodno navedenih grupa je proizvodno ili privremeno odeljenje koje se bavi određenim zadatkom.

Ova vrsta strukture povezana je sa matematičkim konceptom matrice, odnosno pravougaonog niza realnih brojeva, karakteriziranog kombinacijom stupaca i redova.

U matričnoj strukturi, kolone su ekvivalentne funkcijama koje se konstantno ponavljaju. Svaki element matrice ima 2 centra odlučivanja - menadžer funkcija i menadžer zadataka. Njegove prednosti su fleksibilnost i otvorenost za promjene u okruženju, povećana odgovornost projektnog menadžera za projekat, poboljšan protok informacija i mogućnost da zaposleni povećaju svoju kreativnost.

Ova vrsta organizacione strukture uvedena je šezdesetih godina u avio-industriju. NASA je odigrala vodeću ulogu u primjeni ovog okvira. Struktura niza se najčešće gradi oko problema ili projekata u kojima organizacija učestvuje. Obično se prepoznaju u redovima matrice. Stupci matrice su analogi konstantnih, ponavljajućih funkcija.

Prijave

Matrična strukturakoristi se kada je potrebno izvršiti određene posebne aktivnosti koje zahtijevaju imenovanje projektnih timova u sistemu upravljanja preduzećem. Članovi ovih grupa su zaposleni u stalnim organizacionim jedinicama strukture.

Dodjela zaposlenih može se dogoditi u sljedećim slučajevima:

• potpuno isključenje sa prvobitne ćelije (odjela) za vrijeme trajanja zadatka (projekta) preduzeća i potpuna podređenost rukovodiocu dodijeljene projektne grupe (riječ je o tzv. projektnim timovima);
• dvostruka podređenost zaposlenih: i šefu odjeljenja glavne ćelije i šefu tima (ovo rješenje odgovara tipičnim matričnim strukturama).

Svaki zaposlenik, koji je jedna od karika u strukturi niza, član je projektnog tima, kao i funkcionalnog odjela. Rezultat ovog dvostranačja je činjenica da postoji nekoliko lidera. Matrična organizaciona struktura je prilično složen poduhvat. Ne može ga svaka kompanija efikasno implementirati. Primjena ove strukture može dovesti do mnogih stvari i pozitivnih i negativnih u organizaciji.

Pogodnosti

Među pozitivnim karakteristikama upotrebe matrične strukture su:

• stvaranje uslova za interdisciplinarni rad;
• promoviranje vještina saradnje;
• fleksibilnost;
• promovirajte visoku identifikaciju zaposlenika s ciljevima;
• kreirajte nezavisne mehanizme upravljanja i koordinacije;
• promoviranje pojave fenomena sinergije;
• oslobađanje kreativnog potencijala zaposlenih;
• mogućnost sveobuhvatnog fokusiranja na detaljan problem;
• veća otvorenost i fleksibilnost u prilagođavanju promjenama u okruženju;
• povećanje odgovornosti menadžera-koordinatora za preduzeće zbog proširenja njegovih kompetencija za ceo ciklus implementacije projekta;
• poboljšanje protoka informacija.

Nedostaci

Među negativnim karakteristikama upotrebe matrične strukture su:

• visoki troškovi upravljanja;
• mogućnost anarhije;
• povećano vrijeme završetka zadatka;
• kršenje principa jedinstva komandovanja i mogućnost spora o nadležnostima između šefova funkcija i koordinatora projekta;
• nedostatak odnosa i povjerenja od strane voditelja funkcija i projekta;
• postavlja prilično visoke zahtjeve pred menadžere i podređene, što uzrokuje poteškoće u popunjavanju radnih grupa;
• neizvjesnost i prijetnje koje prate vođu tima i učesnike u mehanizmu upravljanja projektom;
• preopterećenje projektnih menadžera tekućim problemima koordinacije.

Karakteristike strukture

Matrična struktura se preporučuje kao moderna zbog lakoće s kojom organizacija radi u matricisistem sposoban da odgovori na promenljive uslove okoline. Ova vrsta strukture izgrađena je na principu dvodimenzionalnog grupiranja: kolone su ekvivalenti funkcija koje se stalno ponavljaju, a linije predstavljaju neobične, periodično promjenjive zadatke, proizvode, projekte.

Ako organizacija obavlja nekoliko odvojenih zadataka (projekata) istovremeno, timovi koji ih obavljaju ponašaju se kao da "prelaze" tradicionalnu strukturu "osoblje" stvarajući matricu zadataka i funkcija.

Svaki element matrice - pozicija ili organizaciona jedinica - su dva centra za donošenje odluka: menadžer funkcije i menadžer zadataka (projekta). Oba sistema se ukrštaju kao rezultat prodora stare podjele na funkcije sa novom podjelom na projekte. To dovodi do prijenosa informacija i koordinacije rada u horizontalnom rasporedu, a rasterećenje obično preopterećuje vertikalne kanale (hijerarhijska podjela po funkciji).

U matričnoj strukturi, koja koristi dva pravila grupiranja koja se preklapaju, postoje takve strukturne karakteristike upravljanja preduzećem kao što su:

• visok stepen profesionalne specijalizacije;
• duboka decentralizacija;
• mali stepen formalizacije.

Matrična struktura u praksi

Svetski poznati američki automobilski koncern Ford koristio je niz pristupa da stvori jedan od svojih najpopularnijih modela, odnosno Ford Focus. Grupa stvorena za ovu svrhu zvala se „timfokusi“, uključujući inženjere, dizajnere, stručnjake za marketing i proizvodnju. Organizaciju rada šefa obavljali su stručnjaci iz drugih oblasti kompanije. Zahvaljujući implementaciji ove strukture i okupljanju stručnjaka, projekat kreiranja novi model je bio uspješan barem godinu dana ranije, nego što se to moglo postići korištenjem prethodnog pristupa kompanije.

Sljedeće kompanije također koriste matričnu strukturu: Prudential, General Motors, NCR, American Cyanamid i Manhattan Bank. Međutim, matrična struktura, uprkos svim naporima u implementaciji i pokušajima implementacije, nije našla primjenu u kompanijama poput Philipsa ili Citibanke. Gornja situacija pretpostavlja da matrična struktura nije univerzalna struktura pogodna za implementaciju u bilo kojem preduzeću.

Primjer matrične strukture

Slika ispod pokazuje primjer matrične kontrolne strukture i dijagram odnosa unutar nje.

Kao što se može vidjeti sa slike, struktura sadrži i princip funkcionalnog i dizajna razdvajanja podređenih veza.

Šef kompanije u okviru ove strukture ima nekoliko zamjenika. direktor za oblasti: marketing, istraživanje i razvoj, proizvodnja, ekonomija i finansije, tehnički odjel. Ova lista može varirati od kompanije do kompanije. Svaki od ovih zamjenika direktori snose svoje funkcionalne odgovornosti prema profilu.

U podređenosti svakog od njih možete vidjeti funkcionalnezaposlenih. Ako uzmemo kadrovsko odjeljenje, onda će kadrovski menadžer biti podređen zamjeniku za kadrove. Ako uzmemo marketinškog asistenta, onda će marketinški stručnjak biti podređen, itd.

Menadžer za ljudske resurse obavlja svoje funkcionalne poslove u oblasti kadrovskog rada, ali istovremeno ima i drugog projekt menadžera (ne samo funkcionalnog). Ovaj zaposlenik sluša i ispunjava naredbe svog projektnog menadžera kojem je vezan. Ovo otkriva suštinu dvostrukog lanca komandovanja.

Slično, možete uzeti primjer stručnjaka za nabavku. S jedne strane, u okviru organizacione strukture, odgovara svom šefu odjela nabavke, s druge strane, učestvujući u projektu, odgovara projekt menadžeru u obavljanju funkcije nabavke.

Kada treba primijeniti matričnu strukturu?

Matrična kontrolna struktura i šema njene primjene moguća je u sljedećim situacijama:

• Kada eksterno okruženje preduzeća vrši snažan pritisak na njega, na primer, u slučaju velike konkurencije na tržištu. Usvajanjem sveobuhvatnih mjera svih ćelija strukture niza, možete brzo i efikasno privući pažnju potrošača.
• U situaciji u kojoj preduzeće obrađuje nebrojene količine podataka i informacija. Upotreba ove strukture uvelike olakšava raspodjelu odgovornosti i koordinaciju zadataka.
• U slučaju da su resursi u kojima se organizacija nalazi ograničeni, ispostavlja se da matrična struktura štediodluka. Korištenjem ograničenih resursa, kao što su stručnjaci za proizvodnju, može se koristiti ne samo odjel koji proizvodi proizvod A, već i odjel koji proizvodi proizvod B.

Uprkos poteškoćama u kreiranju strukture aktivnog niza, on radi u preduzećima i često doprinosi uspjehu i ubrzava vrijeme projekata.

Osnovni principi formiranja

U strukturi upravljanja matrice i šemi njenog formiranja razlikuju se dva odvojena dijela: fiksni i varijabilni. Fiksni dio čine organizacione jedinice specifične za kadrovsku strukturu (opšta uprava), dok varijabilni dio čine grupe zaposlenih koji su raspoređeni na određenu obavezu (projekat). Nakon završetka ovog projekta, ovi timovi su razdvojeni i mogu se rekreirati u zavisnosti od potreba ustanove.

Dakle, varijabilni dio strukture uključuje organizacione pozicije ili skupove pozicija kreiranih od pridruženih zaposlenika, kao dio funkcija koje čine proizvodni proces (na primjer, istraživanje i razvoj, planiranje, nabavka, proizvodnja, prodaje), za realizaciju pojedinačnih projekata. U zavisnosti od tipa preduzeća, imenuju se projekt menadžeri i drugi zaposleni u industrijskim sektorima. Fiksni dio ove strukture sastoji se od tipičnih pratećih organizacionih jedinica (npr. osoblje, finansije, računovodstvo, itd.) koje su potrebne zaefektivno upravljanje institucijama.

Struktura upravljanja matricom i šema njene strukture su matrica u kojoj su kolone funkcionalna hijerarhija, a redovi veza tehnička hijerarhija. Tako izvršne ćelije (odjeljenja) odgovaraju funkcionalnom menadžeru u vertikalnom sistemu, dok u horizontalnom sistemu zavise od koordinatora projekta.

Naziv matrične strukture izveden je iz matematike: u nauci, termin "matrica" se odnosi na pravougaoni niz realnih brojeva koji karakteriše povratnu informaciju redova i kolona. Zajedno, ovo stvara matricu koja definira odnos između elemenata reda i stupaca.

U matričnom organizacionom dijagramu, redovi obično predstavljaju neobične, ponavljajuće subjekte, dok su kolone ekvivalent stalnih, ponavljajućih funkcija koje obavljaju grupe osoblja. Ako se istovremeno izvodi nekoliko ili desetak velikih projekata, tada timovi koji te radove izvode djeluju kao da se „unakrste“tradicionalne kadrovske strukture, stvarajući matricu objektno-funkcionalnih zadataka. Karakteristična karakteristika matrične strukture je odstupanje od principa isključive kontrole.

Zaključak

Matrična struktura se može smatrati univerzalnim rješenjem, posebno u onim ustanovama gdje se obavljaju složeni individualni zadaci koji zahtijevaju koordinaciju i saradnju stručnjaka iz različitih industrija. Dakle, matricastruktura je posebno korisna u naučno-istraživačkim institutima, projektantskim biroima, istraživačkim centrima itd. Trenutno se takva struktura koristi iu mnogim velikim institucijama (holdingima, korporacijama), kao i u organizacionim konsultantskim kućama i reklamnim agencijama. Struktura matrice je fleksibilna i omogućava interakciju između ljudi na svim nivoima upravljanja organizacijom.