Organizacija sistema interne kontrole u organizaciji: kreiranje, svrha, zahtjevi i analiza

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Vlasnik bilo kojeg privrednog objekta uvijek brine o kvalitetu organizacije svoje ekonomske djelatnosti. Svako profitabilno preduzeće nosi potencijalni profit za svog vlasnika. Koji kompetentni preduzetnik ne bi bio zainteresovan za uslove funkcionisanja sopstvenog potomstva, koji mu donose tako ozbiljne prihode? Vjerovatno treba biti budala pa pustiti da sve ide svojim tokom i pretpostaviti da će uvijek tako biti, da će se rad u organizaciji odvijati kako je planirano i zauvijek donositi iste pozitivne finansijske rezultate, bez udubljivanja i miješanja u proces rada vaših podređenih. Upravo zato što se svaki privrednik zdrave pameti i sa objektivnim odnosom prema menadžmentu svoje kompanije plaši da će izgubiti profit i jednog dana postatistečaj, uvodi sistem interne kontrole organizacije. Šta je to? Šta ovaj sistem daje? Kako je to organizirano? A koji su ciljevi? Prvo prve stvari.

Šta je sistem interne kontrole u organizaciji

Uzorak svakog uzornog privrednog subjekta je preduzeće koje neprekidno obavlja svoju privrednu djelatnost i ispunjava osnovni uslov za postojanje - ostvaruje dobit, redovno je povećava. Vlasnik kompanije uvijek sve napore i ulaganja usmjerava samo na ono što njegovu organizaciju čini još jačom i moćnijom, proširujući izvore povrata u vidu prihoda. Naravno, svaki vlasnik želi da njegova kompanija nesmetano funkcioniše. I on razumije da za to morate poduzeti odgovarajuće mjere. Tu se javlja globalna potreba za organizacijom sistema unutrašnje kontrole organizacije. Ovdje se jasno vidi potreba da se unutar preduzeća formira jedan ovakav aparat za praćenje i utvrđivanje nedostataka u procesu upravljanja, koji će vlasniku signalizirati o eventualnim kršenjima i nedosljednostima. Šta bi trebao biti takav uređaj?

Sistem interne kontrole u upravljanju organizacijom je skup metoda za praćenje, praćenje, provjeru, evaluaciju i analizu svih procedura i poslovnih procesa koji se odvijaju u preduzeću koji su direktno povezani sa rezultatima ekonomska aktivnost kompanije u cjelini. Drugim riječima, to su posebni radnici, specifične metodeistraživanja, spisak analitičke opreme i srodnih tehnologija, koji zajedno daju vrlo kontrolni efekat koji vlasnik preduzeća želi da dobije. Takva kontrola mu je potrebna kako bi se zaštitio od nepoštenih podređenih ili nekvalitetnog obavljanja njihovih dužnosti, što na kraju može uticati na finansijski rezultat preduzeća u cjelini. Ali kako je ovaj proces organiziran?

Organizacija sistema interne kontrole u preduzeću je formiranje ovako povoljne osnove za funkcionisanje regulatornih organa u vezi sa njihovim pristupom tehničkoj opremi i svim potrebnim informacijama privrednog subjekta koji mogu da obezbede visoke -kontrola kvaliteta u praćenju rada radnika i njihovih neposrednih zadataka u skladu sa opisom poslova. Jednostavno rečeno, stvaranje kontrolnog aparata u preduzeću uključuje vršenje provera od strane specijalističkih revizora u svim funkcionalnim oblastima kompanije.

Golovi

Kompetentan biznismen nikada ništa ne radi besciljno, stoga, on promišlja svaki detalj svog postupka, inovacije, naloga ili naloga datog preko direktora i to implementira u poslovne aktivnosti svog preduzeća kako bi postigao određeni rezultat. Shodno tome, isto je i sa kontrolnim aparatom. Postoje četiri glavna cilja sistema interne kontrole u organizaciji, koja vode svakog vlasnika da izbjegnejavljaju se problemi:

1. Provjera efektivnosti ekonomske aktivnosti. To podrazumijeva potrebu praćenja i praćenja ekonomskih transakcija koje se sprovode u preduzeću kako bi se identifikovala moguća odstupanja i suzbila ih.
2. Informaciona sigurnost. Podrazumeva organizaciju transparentnog funkcionisanja računovodstvene službe u obezbeđivanju pouzdanog, objektivnog, potpunog i blagovremenog izveštavanja menadžmenta i viših organa.
3. Suzbijanje krađa i nezakonitih radnji zaposlenih. Ovo se odnosi na strožu kontrolu nad mogućim incidentima pranja novca i prevara od strane zaposlenih u preduzeću.
4. U skladu sa propisima. Svaka državna jedinica u kadrovskom aparatu mora striktno pratiti interni regulatorni raspored rada.

Nastojeći da zaštiti sebe i plodove funkcionisanja svoje kompanije u vidu prihoda, njen vlasnik postavlja sebi konkretne ciljeve. Ovi ciljevi se uspješno ostvaruju zahvaljujući efikasnoj organizaciji sistema interne kontrole u organizaciji.

Struktura

Mehanizam kontrole u svakom preduzeću se odvija kroz hijerarhijsku subordinaciju kontrolnih tijela. Na svakoj lokaciji postoje tijela odgovorna za obavljanje aktivnosti praćenja i verifikacije. Kako izgleda primjer sistema interne kontrole u organizaciji u smislu strukturne i hijerarhijske podređenosti?

NaravnoMnogo zavisi od oblika vlasti u preduzeću. Sa malom firmom i osobljem od tri-četiri čoveka, sve je jasno, nema šta posebno da se kontroliše, to radi neposredni rukovodilac. Ali u velikim preduzećima sve je drugačije: što je kompanija veća, relevantnije mere interne kontrole treba da budu distribuirane njenim strukturnim odeljenjima. Na primjer, organizacija interne kontrole u korporativnim sistemima provodi se u kontekstu nekoliko strukturnih blokova:

• Prvi blok je upravni odbor, glavni i nepokolebljivi administrativni aparat, kojim se centralno upravlja i kontroliše.
• Drugi blok uključuje grananje kontrole od odbora direktora na dva glavna tijela u obliku upravljačkog aparata i odbora za reviziju.
• Treći blok - predviđa podjelu kontrole od upravljačkog aparata na šefove svih odjela koji postoje u kompaniji, koji zauzvrat kontrolišu direktne aktivnosti svojih podređenih u svakom odjeljenju.
• Četvrti blok - uključuje raspodjelu kontrolnih odgovornosti revizorskog odbora na jedinicu za upravljanje rizicima i jedinicu interne kontrole.

Na osnovu blok strukturiranja kontrolnih tijela u kompaniji, možemo zaključiti da postoje dva pravca korporativnih oblika vlasti: to su posebna strukturna tijela unutar preduzeća i šefovi odjeljenja koji prate svoje podređene. Često je takva organizacija sistema internihkontrola u preduzeću.

Struktura nadzora finansijskih institucija izgleda malo drugačije. Sistem interne kontrole kreditne institucije predviđa šest glavnih izvora diseminacije relevantnih mjera na određenim nivoima hijerarhije:

• organi upravljanja kreditne institucije;
• glavnik i njegovi zamjenici;
• glavni računovođa i njegov zamjenik;
• revizijska komisija ili revizor spojeni u jedno;
• specijalne kontrolne jedinice;
• ostali strukturni odjeli kontrolnih tijela kreditne institucije.

Pregledi

Klasifikacija varijeteta internog nadzora je prilično višestruka zbog velikog broja karakteristika jedinice. Dakle, stvaranje sistema interne kontrole organizacije predviđa nekoliko grana u glavnim oblastima.

Po redoslijedu implementacije:

• administrativni;
• administrativni;
• finansijski;
• tehnološki;
• legal;
• računovodstvo.

Prema obliku podnošenja:

• stvarno;
• kompjuter;
• dokumentarni film.

Privremeno:

• preliminarni;
• current;
• sljedeća.

Po pokrivenosti:

• puna i djelomična;
• čvrsto ili selektivno;
• kompleksno ili tematsko.

Metode

Pored navedenih vrsta nadzora, revizorski postupci koji se sprovode u preduzeću mogu se manifestovati u implementaciji različitih metodoloških pristupa verifikaciji. Stoga, organizacija sistema interne kontrole u preduzeću uključuje upotrebu skupa od tri glavna metodološka područja.

Opšte metode:

• Revizija - uključuje kontrolu računovodstva i finansijskog izvještavanja.
• Monitoring - uključuje proučavanje ispravnosti postupaka koji se obavljaju u određenim oblastima u određenim odjelima preduzeća.
• Revizija - izvršena verifikacionim manipulacijama sa dokumentacijom.
• Analiza - izračunava specifične ekonomske pokazatelje i upoređuje ih sa vrijednostima norme.
• Tematska provjera - vrši se na temu nečeg specifičnog, na primjer, provjera kase i gotovine.
• Službena istraga - nastaje kada se otkrije neko nepoštivanje propisa ili prekršaj materijalno odgovornog lica.

Dokumentarne kontrole:

• Pravna procjena - odnosi se direktno na ovlasti pravnog odjela u preduzeću sa aktivnostima verifikacije u vezi sa ugovorima i ostalom dokumentacijom.
• Logička kontrola - vrši se radi provjere profitabilnosti tekućih poslovnih operacija, što se odražava u relevantnim dokumentima.
• Aritmetička verifikacija - manifestuje se u specifičnom pogrešnom proračunu i poređenju indikatora u dokumentima sa stvarnimpodaci.
• Protuprovjera - uključuje podizanje primarnog za određeni period i njegovu analizu: ovo uključuje tovarne listove, porezne fakture, usklađivanja poreskih faktura i još mnogo toga.
• Formalna verifikacija - omogućava kontrolu dostupnosti obaveznih dokumenata na osnovu kojih su izvršene određene operacije.
• Uporedna provjera - otkriva netačnosti i nedosljednosti u digitalnim, sažetim, ekvivalentnim podacima.

Tehnike stvarne kontrole:

• Inventar - obezbjeđuje provjeru od strane sistema interne kontrole računovodstva u organizaciji prisustva i preračuna takve imovine kao što su osnovna sredstva, materijalna i nematerijalna imovina, gotovina u blagajni, negotovinska sredstva na bankovnim računima, itd.
• Ekspertiza - sprovodi se privlačenjem stručnjaka ili stručnjaka za osoblje u određenom pitanju određenog fokusa.
• Vizuelno posmatranje - podrazumeva praćenje zaposlenog i njegove radne aktivnosti izvana. Na primjer, ovako viši računovođa može promatrati obavljanje svojih dužnosti od strane običnog računovođe.
• Kontrolno mjerenje - karakterizira iznenadna odluka da se provjeri kvantitativna ili kvalitativna reprodukcija određene operacije u preduzeću kako bi se uporedila sa normom.
• Analiza upravljačkih informacija - predodređuje proučavanje naredbi, naredbi, uredbi interne prirode i provjeru rezultata njihove implementacije.

Funkcije

Organizacija sistema unutrašnjeg nadzora u organizaciji bilo kog oblika vlasništva omogućava obavljanje specifičnih funkcija od strane relevantnih organa. Uostalom, svaka kontrolna operacija uključuje postizanje određenog rezultata. Globalni rezultat treba da bude neprekidan rad preduzeća sa redovnim i stabilnim prihodima. A čini se da je to moguće postići samo obavljanjem skupa strateških funkcija. Evo nekih od njih:

• Praćenje poslovnih aktivnosti kompanije i njenog vanjskog okruženja - uključuje praćenje tržišnih trendova, promjena potreba potražnje, kao i konkurentskih objekata i njihovih politika.
• Razvoj strateških pravaca aktivnosti kompanije - obezbeđuje postizanje glavnog cilja kompanije kroz taktičke korake u operativnim i ekonomskim aktivnostima.
• Kreiranje sistema procjene i upravljanja rizikom - regulatorna tijela svakog preduzeća treba da imaju predstavu o tome koji negativni faktori mu prijete u okviru njegovih aktivnosti.
• Evaluacija investicionih i kapitalnih investicionih projekata - interna kontrola treba da izvrši rad na proceni produktivnosti, racionalnosti i profitabilnosti projekata u koje je investirala.

Krećući se od opšteg ka posebnom, možemo izdvojiti trenutne funkcije sistema interne računovodstvene kontrole u organizaciji kao temeljne informacijske podatke za provođenje visokokvalitetnih internihtvorničke inspekcije:

• proučavanje postojećih računovodstvenih sistema;
• procjena produktivnosti i profitabilnosti ovih sistema;
• finansijska analiza i računovodstvena kontrola;
• monitoring metoda kontrole;
• globalna usklađenost;
• usklađenost sa internim propisima od strane zaposlenih;
• procjena nivoa pouzdanosti dostavljenih informacija;
• savjetovanje u računovodstvu, porezu, pravnim pitanjima;
• učešće u direktnoj automatizaciji računovodstva, upravljanja i poreskog računovodstva;
• Provjera realizacije planiranih pokazatelja.

Koraci

Kao i svaki drugi ekonomski ili proceduralni postupak, provođenje kontrolnih mjera predviđa fazni redoslijed obavljanja određenih zadataka. Evo glavnih faza u organizaciji sistema interne kontrole kojima se ova vrsta procesije karakteriše:

1. Pokretanje verifikacije. Svaka kontrolna radnja se sprovodi ili po nalogu menadžmenta kompanije, ili kao planirani događaj. Provjera se vrši na osnovu naloga direktora ili planiranog rasporeda postupaka kontrole.
2. Kontrola planiranja. Svakoj inspekciji prethodi identifikacija nekog odstupanja u funkcionalnosti preduzeća ili želja menadžera da procijene stanje u kadru i posao koji obavljaju. Dakle, prije direktnih postupaka kontrolevrši se planski pregled terena koji se provjerava i izrada taktičkih pravaca u reprodukciji predstojećih događaja.
3. Direktna verifikacija. Na određenom lokalitetu za određeni vremenski period, određeni dokumenti se uzimaju na pregled i analiziraju se poslovne transakcije u njihovoj povezanosti sa srodnim procesima ekonomske aktivnosti u preduzeću.
4. Priprema rezultata testa. Na osnovu rezultata svih verifikacionih operacija, rezultati kontrolinga podležu obaveznoj dokumentaciji kako bi se menadžmentu kompanije dali konačni pokazatelji.
5. Obavljanje relevantnih poslova nakon proučavanja rezultata inspekcije. Prilikom obavljanja kontrolnih radnji otkrivaju se prekršaji materijalno odgovornih lica, otkrivaju se odstupanja od normi, uočavaju se slučajevi nemarnog odnosa pojedinih zaposlenih prema poslu, koji u određenom smislu nanosi štetu ekonomiji preduzeća. kao cjelina. Stoga takvi situacijski presedani daju reakciju rukovodnog aparata u vidu opomene, oduzimanja bonusa ili otpuštanja nemarnih podređenih. Osim toga, obavezna je analiza dobijenih podataka i izvođenje zaključaka o mogućoj modernizaciji procesa rada koja je potrebna u ovoj fazi kako bi se povećala efikasnost kompanije u cjelini.

Analiza

Analiza sistema interne kontrole u organizaciji je od velikog značaja za održavanje kvaliteta i ispravnosti interne revizije napreduzeće. Zašto je to toliko važno u savremenom poslovnom sistemu? Zato što je analiza i evaluacija sistema interne kontrole organizacije podsticaj za izradu preporuka za njeno unapređenje i modernizaciju poslovnog procesa u celini. Ne samo da je provjera proceduralnih operacija ekonomskih aktivnosti preduzeća važna sama po sebi, već i nivo efektivnosti njene implementacije može uticati na prosperitet i profitabilno funkcionisanje kompanije kao takvog.

Analizu sistema interne finansijske kontrole organizacije sprovode nadležni organi centralizovane subordinacije kompanije u sledećim oblastima:

• analiza procesa upravljanja kao predmet analitičkog istraživanja;
• istraživanje kvalifikacionog potencijala i profesionalnosti zaposlenih koji obavljaju kontrolne poslove;
• sagledavanje kvaliteta organizacije planiranog rada revizora u vidu pripreme za sam proces revizije;
• provjera zacrtanog strateškog akcionog plana tokom interne revizije na nivou preduzeća;
• proučavanje dostupnosti planova inspekcija za budućnost, kao i analiza njihove relevantnosti i dubine pitanja koje razmatra nadzorni aparat.

Ocjena

Koncept analize je neraskidivo povezan sa konceptom evaluacije. U širem smislu, ovaj pojam podrazumijeva utvrđivanje apsolutne ili relativne vrijednosti istraživanog objekta, subjekta, pojave. U ekonomskom smisluProcjena podteksta sistema interne kontrole organizacije podrazumijeva poređenje sa normom koju su proveli revizori tokom revizije radnji, kao i razmatranje kvaliteta mjera koje su oni sastavili, u cilju utvrđivanja nedosljednosti, netačnosti, grešaka. u toku poslovnih aktivnosti. Jednostavno rečeno, ovo je test kvaliteta rada samih inspektora.

Kombinacija dva povezana koncepta - procjene i analize - predodređuje potrebu za dodatnim aktivnostima nakon revizije. Uostalom, na osnovu rezultata analize sistema interne kontrole računovodstva u organizaciji, postoji potreba za pooštravanjem, na primjer, propisa o radu u pogledu izvršenja i čuvanja toka dokumenata, odnosno odluke se donose o temeljitijim i češćim popisi osnovnih sredstava preduzeća, budući da u ovom dijelu računovodstva često postoje neusklađenosti sa prethodnim bodovima i sl. I to se ne odnosi samo na računovodstveno odjeljenje poduzeća. Odnosno, drugim riječima, procjena rezultata dobijenih tokom revizije omogućava da se ocijeni potreba za poboljšanjem sistema interne kontrole organizacije ili, obrnuto, da se izvuku zaključci o njegovom kvalitetnom funkcionisanju u ovoj fazi. Ocjenom konačnih pokazatelja dobijenih tokom revizije može se ocijeniti i rad samih regulatornih tijela, na osnovu dubine i sadržaja njihovog izvještaja na kraju kontrolnih aktivnosti.

Zahtjevi

Uz sve ovo, ne treba zaboraviti da sistem interne kontrole koristi organizacijamoraju biti u skladu sa utvrđenim standardima i propisima. Štaviše, ova usklađenost treba da se sprovodi kako na nivou preduzeća, tako iu smislu usaglašenosti sa važećim zakonodavstvom. Federalna poreska služba predviđa da sve postojeće organizacije kao privredni subjekti poštuju naredbu od 16. juna 2017. godine „O odobravanju uslova za organizaciju sistema interne kontrole“. Evo koji su ti zahtjevi:

• Stvaranje ovakvog kontrolnog aparata u preduzeću, koji će osigurati uredno i efikasno obavljanje poslovnih aktivnosti, postizanje pozitivnih finansijskih rezultata, sigurnost imovine i imovine preduzeća.
• Formiranje okruženja prilagođenog za kvalitetnu kontrolu unutar kompanije.
• Razvijanje sistema upravljanja rizikom.
• Mogućnost provjere postojećih činjenica o utaji poreza, naknadama, premijama osiguranja.
• Otkrivanje potrebnih informacija o mogućim rizicima i njihovo pružanje menadžmentu u odgovarajućem obliku.
• Provedba kontrolnih procedura usmjerenih na minimiziranje i smanjenje rizika.

Na osnovu zahtjeva za organizaciju sistema interne kontrole, možemo izvući zaključke o ozbiljnom udjelu značaja koji se pridaje upravo rizicima – postojećim mogućim prijetnjama koje su sastavni element potencijalnih strahova preduzetnika.

Rizici

Model interne kontrole zasnovan na riziku je model koji vam omogućava da analizirate pretnjepreduzeća zbog potrebe pribavljanja pouzdanih informacija o imovini i obavezama datog privrednog subjekta. Orijentacija na rizik u organizaciji sistema internih kontrola podrazumeva cilj menadžmenta preduzeća da stekne razuman stepen poverenja da će preduzeće ostvariti svoje ciljeve na najefikasniji način. I u tom smislu, osnovna svrha kontrole je da obezbijedi pravovremenu identifikaciju i analizu rizika pouzdanosti finansijskih izvještaja, usaglašenosti zaposlenih sa propisima i normativima za regulisanje procesa radnog rada predviđenim računovodstvenom politikom Društva. preduzeća, kao i sprovođenje finansijskih i ekonomskih planova, efikasno korišćenje resursa, istinitost finansijskih i upravljačkih informacija. Dakle, glavni štit poslovnog subjekta u borbi protiv prijetnji i rizika koji ga onemogućavaju funkcionisanje u normalnim uslovima jeste dobro izgrađena i pravilno organizovana kontrola.