Plan upravljanja projektom: opis, kompilacija, analiza

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Šta je plan upravljanja projektom može se razumjeti razumijevanjem pojma upravljanje projektom. To je umjetnost i nauka u isto vrijeme, dobro etablirana u tržišnoj ekonomiji orijentiranoj na potrošače. Radi se o strukturiranoj izradi plana rada sa naznakom međuciljeva za određene datume. U okviru njegove implementacije imenuje se odgovoran projekat koji će obavljati poslove i regulatorna tijela koja će pratiti poštovanje propisa. Da li je upravljanje projektima uvijek efikasno? Ko ili šta utiče na konačni rezultat?

Teoretski aspekt

Plan upravljanja projektom je uvijek povezan s inovativnim implementacijama i sastoji se od elemenata analize novog proizvoda, tržišta, kategorija potrošača. Njegova glavna svrha je riješiti planirani zadatak u najkraćem mogućem roku uz maksimalnu uštedu novca.resursi.

Po dizajnu, svaki projekat ima ograničen inovativni efekat. Inovacija se manifestuje u individualnom pristupu kreiranju robe koja se razlikuje od sličnih roba ili usluga. Ova sposobnost vam omogućava da sistematski precizirate i mijenjate svojstva proizvoda ili usluge.

Ovaj parametar je sastavni dio plana upravljanja komunikacijama projekta, razvoja novih proizvoda, popravke građevinskih radova ili izborne kampanje, formiranja informacionog sistema u kompaniji.

Teorijski aspekt uključuje kombinovano znanje, vještine, načine i sredstva za stvaranje novog proizvoda i usluge. Da bi se zadovoljili zahtjevi tržišta i očekivanja investitora, potrebno je pronaći optimalan balans između troškova, rokova, ciljeva i kvaliteta projekta koji se izvodi.

Projektni plan treba logično povezati sve oblasti znanja sa raspoloživim resursima i potencijalima izvođača.

Vrste sistema

Svaki zadatak, kao što je kreiranje novog proizvoda i zatim njegova prodaja, može se obaviti sa ili bez plana upravljanja projektom.

Prva opcija će se zasnivati na korišćenju matričnog sistema, koji određuje odgovornog (menadžera) projekta. On će odgovarati direktoru, a njegovu grupu će činiti zaposleni iz različitih odjela koji su za vrijeme trajanja projekta oslobođeni neposrednih radnih obaveza. Takve kadrovske promjene zahtijevaju timsku koheziju i jasno razumijevanje ciljeva i rezultata projekta.

Druga opcija pretpostavlja da će jedan od šefova odjela biti imenovan odgovornim. Sve projektne zadatke obavljat će zaposleni u ovoj jedinici. Ali generalno, zaposleni neće imati potpuno razumijevanje ovog zadatka i doživljavat će ga kao dodatni teret. Kao rezultat toga, vrijeme i rezultati mogu biti nepredvidivi.

Različiti projekti

Kompanije koriste projekte na poslu kao netradicionalnu metodu preuzimanja inicijativa koja se ne može koristiti u svakodnevnim operacijama. Njihov udio u kompanijama se povećava svake godine.

Projekti su uvijek različiti, ali imaju nešto zajedničko. To su uvjeti ograničenog vremena, traženja kompetentnih izvođača i dodatnog novca. Razlikuju se sljedeći pravci:

1. Arhitektonski dizajn. Za uspjeh u poslovanju neophodno je učešće inženjera, dizajnera, potrošača i investitora. Upečatljiv primjer je izumitelj i arhitekta iz SAD-a B. Fuller, koji je uspio zainteresirati ljude i razviti model modularnog kupatila. Ove prostorije su ekonomična opcija i koriste se i danas u izgradnji stambenih zgrada.
2. Konceptualna vizija. Poenta je da se stvore uslovi pogodni za stvaranje novih ideja. Primjer je projekt s telefonskim kompanijama u SAD-u koji traže način da zaštite telefonske govornice od pljačkaša. Od mnogih opcija, odlučili smo se za konstrukciju od nehrđajućeg čelika. Danas se ovaj element može uočiti na ulaznim vratima.u mnogim zgradama.
3. Planiranje. Veoma je važno izgraditi redoslijed izvođenja projekta. Na primjer, prema ovom kriteriju, Nacionalni park Yellowstone uspio je implementirati master plan za petlju i njeno održavanje.
4. Izgradnja objekata. Rad se fokusira na poštovanje normi i pravila građenja, kao i na sistematsku kontrolu svake faze. Odsustvo kontrolnog tijela može dovesti do uništenja objekta uz nepredviđenu štetu.

Prije odlučivanja za jedan od pristupa potrebno je izraditi plan upravljanja kvalitetom projekta. U proizvodnji medicinske opreme ili lijekova, bolje je fokusirati se na kvalitet faza planiranja. U slučaju kada je gotov proizvod potrebno prenamijeniti iz jednog prostora u drugi, na primjer, ugradnja sistema klimatizacije i grijanja u višespratnicama, fokus je na kontroli.

Faktor uspjeha

Plan upravljanja projektom je danas sastavni dio uspješnog ishoda. U prošlosti je njegovo stvaranje bilo karakteristično za tradicionalne oblasti proizvodnje (odbrana, energetika, građevinarstvo). Trenutno ovaj pristup koristi skoro svaka druga firma, odnosno 45% svih organizacija. To uključuje finansijske institucije koje pružaju usluge i robu kompaniji.

Često, firma fokusirana na proizvod osjeća potrebu da je sistematski modificira kao odgovor na zahtjeve novih kupaca. U ovom slučaju, stvaranjeplan upravljanja projektom. Danas većina organizacija funkcioniše kroz ovaj pristup.

Savjeti za kreiranje plana

U praksi mnoge kompanije u svojim nastojanjima nailaze na poteškoće i bankrotiraju. Na primjer, Lockheed, koji je propao sa avionom L-1011, ili projekat Deep Tunnel, imao je za cilj povećanje kanalizacione infrastrukture grada Čikaga. Kompanije su imale velike troškove pokušavajući da zadrže ono što su uspjele i donekle prodaju - svoj proizvod.

Glavni razlog neuspjeha je to što nije izvršena detaljna izrada plana upravljanja projektom, te je menadžment kompanije bio potpuno fokusiran na krajnji rezultat, a ne na uzastopne faze postizanja cilja.

Za implementaciju uspješnog preduzeća potrebno je razviti koncept sa jasnim redoslijedom akcija, uz uvažavanje sljedećih savjeta:

1. Pogledajte projekat od treće strane. Ova tehnika će vam omogućiti da objektivno procijenite šta se događa, iznova sagledate situacije, riješite probleme koji su se pojavili i pregledate troškove;
2. Delegirajte donošenje odluka. Takav pristup će omogućiti razumijevanje međuciljeva projekta, povećati efikasnost za nekoliko puta;
3. Napravite rezervni plan. Dodatne opcije za rješavanje nastalih problema pomoći će uštedjeti vrijeme i novac. A podjela koncepta na nekoliko dijelova približit će ga završetku.

Odgovoran za upravljanje

Plan upravljanja kvalitetomProjekat je tada efikasan kada njegov vođa ispunjava određene kriterijume. Odabir osobe koja je u stanju da obavlja potrebne aktivnosti i podigne kompaniju na novi nivo je rizičan poduhvat. Ipak, bolje je ne odlagati rješavanje problema.

Glavni atributi kandidata trebaju biti odgovornost, ambicija, sposobnost upravljanja ljudima i visok nivo kompetencije. U praksi to nije dovoljno, jer treba da zna i sadržaj rada. Plan upravljanja obimom projekta u većini slučajeva sastoji se od faza:

• izrada dokumentacije;
• raspodjela ovlasti i zadataka;
• odobrenje plana rada;
• kreiranje scenarija za neočekivane situacije.

Konačno, bolje je dati prednost motiviranim i samo-nominiranim kandidatima. Ovo pokazuje glavnu osobinu lidera - sposobnost brzog donošenja ozbiljnih odluka.

Rizici projekta

Plan upravljanja rizikom je strukturirani sistem za identifikaciju faktora, njihovu procjenu i odgovor na njih. Sastoji se od dostupnih i prihvatljivih normi predviđanja u smislu posljedica scenarija.

Postoji nekoliko nivoa upravljanja rizicima u poslovanju:

• prepoznavanje pristupa i izrada akcionog plana;
• tražite rizike koji mogu promijeniti rezultat projekta;
• kvalitativna i kvantitativna procjena rizika;
• razvoj metoda i procedura za smanjenje mogućih prijetnji;
• praćenje izvođenja cijelog ciklusa projekta.

Resursi

Možete uticati na povećanje konačnih rezultata koncepta, kao i na smanjenje troškova i vremena rada, odabirom modernih tehnologija, kvalifikovanih radnika i finansijskih sredstava za završetak zadatka. Korištene tehnologije i plan upravljanja projektnim resursima smatraju se ključnim alatima za uspjeh kompanije.

Zajedno sa ključem, postoje dodatni alati potrebni za upravljanje ključem. Na primjer, mogu se zaključiti ugovori koji vam omogućavaju da privučete potrebne resurse u pravo vrijeme. Brodovi pripisuju sistem upravljanja osobljem i sam koncept, formiranje informacione interakcije svih učesnika.

Ocjena

Analiza planova upravljanja projektom uključuje dva elementa: procjenu strukture i ispitivanje stepena implementacije. Analiza je potrebna da bi se u potpunosti razumjelo koliko je koncept efikasan u smislu uloženih resursa.

Prvi element uključuje procjenu od strane zaposlenih indikatora, zadataka, konačnih rezultata rada. Ovdje se vrši prilagođavanje budućeg radnog procesa. Svi dalji procesi će se odnositi na element analize učinka, u kojem se evidentira obavljeni rad i razvijaju prognoze.

Većina kompanija koristi koncept kriterijuma sistema evaluacije, gde procenjuju troškove, trajanje rada i njihov kvalitet. Ako bilo koji od kriterija nije ispunjen, formira se plan upravljanja promjenama projekta. U ovom slučaju dolazi do revizije vrijednosti indikatora, zadatakase prilagođava.

Završna faza analize je poređenje postignutih rezultata sa planiranim.

Nepredviđene okolnosti

Pribranost direktora u nepredviđenim situacijama i njegova adekvatna procjena nastalih problema igra važnu ulogu u implementaciji plana upravljanja projektom.

Manjak ovog kvaliteta kod lidera i nedostatak vremena za razmatranje posljedica nekih odluka glavni su uzroci problema. Neriješeni zadaci koji su se pojavili na samom početku rada možda neće biti riješeni, što će dovesti do propuštanja rokova ili nepotrebnih ekonomskih troškova. Istovremeno, strah i neizvjesnost u postupcima rukovodstva mogu se brzo proširiti na cijelu radnu grupu. Ovo je psihološko ponašanje. Zato je veoma važno da lider ima koncentraciju i da ne gubi prisebnost skrivanjem emocija.

Svestranost projekta

Bilo koji plan upravljanja projektom zahtijeva istovremeno rješavanje mnogih zadataka. Istovremeno, na svako pitanje mora biti odgovoreno tačno i detaljno. Svaka nova nijansa određuje sudbinu samog projekta. Pitanje prevencije rizika uglavnom se rješava kompetentnim pristupom stručnjaka.

Da biste implementirali uspješan projekat, morate pratiti brzinu izvršavanja zadataka, pokazati pažnju na detalje, delegirati posao kolegama i ocijeniti njegov kvalitet u svim fazama pokretanja projekta.

Pažnja na detalje

Provedite analizu tržišta, SWOT analizu, proračun novčanog toka iostali ključni indikatori obezbeđuju povećanje efektivnosti projekta. Poslovni plan upravljanja projektom ne samo da definiše vrstu poduhvata koji se implementira, već uključuje i projekcije prihoda i rashoda. Uključuje sljedeće stavke:

• opis poslovanja;
• marketinška strategija;
• evaluacija konkurenata;
• operativne procedure;
• staff.

Plan u cjelini

Svi zaposleni na projektu djeluju kao dio jedinstvene cjeline, jer od njihovog djelovanja zavisi konačni rezultat.

Svaki učesnik, u okviru svog područja odgovornosti, utiče na duh radne grupe i efikasnost rada uopšte. U menadžmentu je važno ne voditi stalnu kampanju za realizaciju postavljenih zadataka kako bi se postigli traženi pokazatelji učinka, već osigurati da svaki učesnik osjeća svoju važnost u zajedničkoj stvari.