Osnova, stilovi i struktura pregovaranja

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

U životu svake osobe, pregovori igraju važnu ulogu. Svaki dan se ljudi moraju oko nečega dogovoriti na poslu i kod kuće. Pregovori su od velike važnosti u životu privrednika, jer od takve poslovne komunikacije zavisi uspeh neke delatnosti, a potom i finansijski prihodi.

Međutim, nije dovoljno upoznati osobu i započeti razgovor s njom. Iskusni privrednici kažu da je potrebno poznavati strukturu poslovnih pregovora, njihove stilove i druge nijanse. Sve ovo može pomoći u onim trenucima kada postoji potreba da se partneri uvjeravaju ili pristanu na nešto.

Dalje u članku će se detaljno razmotriti struktura pregovora, njihove faze i funkcije. Pored toga, biće poverljivi stilovi pregovaranja i nijanse poslovne komunikacije telefonom i sa partnerima iz drugih zemalja.

Definicija koncepta "pregovori"

Prije nego počnete proučavati strukturu pregovora, morate razumjeti šta su oni i kakvu ulogu imaju općenito. Dakle, pregovori su poslovna komunikacija koja ima za cilj donošenje zajedničkih odluka o pitanjima o kojima se raspravlja. Po pravilu, pregovori značeje komunikacija ljudi koji imaju slično mišljenje i teže istim ciljevima.

Uloga pregovaranja u poslovanju

Neophodno je razlikovati takvu komunikaciju od one kada se partneri u potpunosti slažu sa međusobnim uvjerenjima ili su, obrnuto, kritični. Zaista, u prvom slučaju to je već saradnja, au drugom - konfrontacija. Glavni cilj pregovora je pronalaženje optimalnih rješenja za obje strane i utvrđivanje zajedničkog plana akcije.

Po pravilu, ako se strane za to sastanu, zainteresovane su za saradnju. Stoga je uloga pregovora da se razvije plodan radni odnos.

Pregovaračka struktura

Svaka vrsta pregovora pretpostavlja istu strukturu. Iskusni biznismeni pokušavaju da izgrade svoj razgovor prateći određene faze. Ovaj pristup štedi vrijeme i usmjeren je na uspješnu komunikaciju. Dakle, pregovaračka struktura uključuje četiri glavne faze:

1. Priprema.
2. Pregovaranje.
3. Završi pregovore.
4. Analiza rezultata.

Svaka od ovih faza je podjednako važna u procesu poslovne komunikacije. Važno je napomenuti da je struktura procesa vođenja međunarodnih pregovora apsolutno slična prethodno datoj. Međutim, vrijedno je zapamtiti da komunikacija s partnerima iz drugih zemalja također zahtijeva dodatnu pripremu, jer postoji potreba da se prouče tradicije, norme komunikacije i drugi detalji onih ljudi s kojima ćete morati pregovarati. Vrijedno je detaljnije razmotriti svaki od njih.način.

Prva faza: priprema

Uspeh svake poslovne komunikacije sa partnerima u većoj meri zavisi od kvaliteta pripreme za pregovore. Stručnjaci u ovoj fazi strukture poslovnih pregovora predlažu korištenje sljedećeg modela pripreme:

1. Odredite predmet pregovora. Važno je razumjeti o čemu će se razgovarati, jer bez ovog trenutka nemoguće je imati koristi od komunikacije. Prema riječima iskusnih menadžera, inicijativa uvijek dolazi od nekoga ko je bolje upućen u temu o kojoj se raspravlja.
2. Potrebno je izraditi okvirni program pregovora. Neobičan scenario će pomoći da se predvidi ishod komunikacije. Može postojati nekoliko scenarija u zavisnosti od složenosti pregovora.
3. Potrebno je odrediti trenutke u kojima je moguće popustiti partnerima, a one u kojima je apsolutno nemoguće popustiti. Istovremeno, potrebno je predvidjeti koje ustupke u korist druge strane pregovora mogu dovesti.

Ovaj model je vrlo svestran. Međutim, nemoguće je implementirati takav akcioni plan u pripremi za poslovnu komunikaciju ako sljedeća pitanja nisu prethodno proučena:

1. Svrha pregovora.
2. Partner (njegova pozicija na tržištu, stanje stvari, itd.).
3. Pregovarano.
4. Lice prisutne na razgovorima.
5. Uslovi i mogući uslovi.

Mnogi stručnjaci mogu biti uključeni u proces pripreme, međutim, osoba koja će biti direktno uključena u komunikaciju sa partneromje dužan da prouči svaki detalj informacija koje su prethodno prikupljene. Vrijedi napomenuti da je kvalitet pripreme taj koji određuje ishod donošenja odluka. Na primjer, prva faza pregovaračke strukture prodaje ispituje šta će se ponuditi klijentu, svrhu sastanka, klijentovu sposobnost plaćanja i druge detalje koji će vam omogućiti da promovirate proizvod i zaključite posao.

Druga faza: pregovori

Pregovaračka struktura uključuje sljedeće metode vođenja u drugoj fazi:

1. Varijacijska metoda. Izgrađen je na osnovu činjenice da je negativna reakcija partnera na postavljene uslove unaprijed poznata. Takvi pregovori se mogu nazvati složenim. Stoga, tokom razgovora treba raditi na pronalaženju najboljeg rješenja za problem diferenciranim pristupom.
2. Metoda integracije. Preporučljivo je pribjeći ovoj metodi kada je partner opsjednut vlastitim interesima, ali ne vodi računa o nijansama društvenih odnosa. Ova metoda ima za cilj da uvjeri drugu stranu u svrsishodnost procjene gubitaka u slučaju zanemarivanja društvenih odnosa. Glavna svrha primjene ove metode je uvjeriti partnera da odgovornost za donošenje odluka o temi o kojoj se raspravlja snose sve strane u pregovorima.
3. Metoda balansiranja. Ova metoda uključuje odabir najboljih argumenata za uvjeravanje partnera. To mogu biti činjenice, statistike, kalkulacije itd. Važno je da se prilikom korištenja ove metode treba stajati namjesto partnera i procijenite situaciju sa njegove strane. Ovo vam omogućava da odaberete najtačniji argument u pravo vrijeme.
4. Kompromisna metoda. Ovaj metod podrazumeva da su partneri spremni da unapred traže kompromise, au slučaju razilaženja stavova, dosledno postižu dogovor. Kompromisna metoda ne podrazumijeva odbacivanje prvobitnih uslova, već je usmjerena na razmatranje problema koristeći sve mogućnosti. Vrijedi napomenuti da se metod kompromisa koristi kada odbijanje pregovora i nemogućnost sklapanja određenih sporazuma prijeti dvijema stranama štetnim posljedicama.

Faze pregovora u drugoj fazi

Uopšteno govoreći, mogu se razlikovati sljedeće faze pregovora, koje uključuju strukturu pregovora u drugoj fazi:

1. Sastanak i uspostavljanje kontakta. Pregovori počinju od trenutka kada je održan sastanak sa partnerom, čak i ako je morao da bude u pratnji aerodroma i železničke stanice. Ova faza možda i nije toliko bitna sa stanovišta predmeta pregovora, ali u zavisnosti od toga kakav utisak sagovornik ostavi na svog partnera, dijelom će zavisiti i ishod pregovora.
2. Početak poslovnog dijela. U ovoj fazi, pažnja partnera se skreće na informaciju i predmet rasprave.
3. Prenos informacija. Ova faza uključuje uvjeravanje druge strane da će postupiti mudro prihvatajući vaša uvjerenja.
4. Detaljno obrazloženje. U ovoj fazi dolazi do argumentacije vlastitih ideja i prijedloga. DrugiDrugim riječima, ako je partner zainteresiran za prijedloge, ali nije u potpunosti siguran ni u šta, potrebno je sve navedeno argumentirati i otkloniti sve nedoumice.

Treća faza: završetak pregovora

Završna faza pregovaračke strukture je obavezan debrifing. Ako je tok poslovne komunikacije bio vrlo pozitivan, onda završetak pregovora podrazumijeva kratak rezime. To je neophodno kako bi svaka od strana bila sigurna da se svi savršeno razumiju. Nakon toga, razgovara se o mogućnostima novih sastanaka.

U suprotnom, kada nije postignut dogovor kao rezultat pregovora, važno je održavati subjektivni kontakt sa partnerom. Važno je sumirati šta smo uspjeli pronaći zajednički jezik, te reći one tačke koje ne odgovaraju jednoj od strana. Na kraju poslovnog sastanka koji ima negativan ishod, važno je ne izgubiti obraz i pokušati razblažiti atmosferu ležernim i prijateljskim oproštajem. Ali ni u kom slučaju ne smijete grubo razgovarati sa partnerom i svojim odlaskom naglo prekidati pregovore. Vrijedi zapamtiti da je bolje ponuditi da se o ovom pitanju razgovara malo kasnije, odgodite pregovore, pažljivije se pripremite za njih i pokušate pronaći takve argumente koji bi vam omogućili da uvjerite drugu stranu u nešto.

Četvrta faza: analiza pregovora

Čak i ako su se strane pozdravile, pregovori u ovoj fazi nisu završeni. To se dešava tek nakon njihove detaljne analize i izrade izvještaja. Generalnoanaliza je neophodna kako bi se uporedili ciljevi poslovne komunikacije i postignuti rezultat, odredili dalji postupci i procijenilo postojeće stanje. Recenzija može biti pisana (ako situacija to zahtijeva) ili refleksivna (ako nema potrebe za prijavom višem rukovodstvu).

Razumevanjem strukture pregovora sa klijentima i partnerima, mnogo je lakše izgraditi komunikaciju. Međutim, pored ovoga, potrebno je znati koji stilovi pregovora mogu biti.

Stilovi

Uopšteno govoreći, postoje takvi stilovi pregovora kao što su tvrdi, meki, trgovački i kooperativni. Tvrdi stil podrazumijeva postojanost i koncentraciju samo na vlastite zahtjeve. Soft je strategija smještaja. Najčešće se koristi kada je jednoj strani važnije da održi prijateljske odnose.

Stil trgovanja podrazumijeva princip kompromisa, kada jedna strana čini ustupke, ali istovremeno za sebe „cjenka” određene ustupke. Kolaborativni stil je komunikacija koja je usmjerena ka zadovoljavanju interesa obje strane.

Kratak skup pravila za pregovaranje

Stručnjaci iz oblasti poslovne komunikacije preporučuju pridržavanje sljedećeg skupa pravila koja će pomoći uspostavljanju zajedničkog jezika sa bilo kojim partnerom:

1. Ne možete postati lični i poniziti ličnost partnera.
2. Ne zanemarujte partnerove strahove, izjave i osjećaje.
3. Ne samo da treba da postavljate pitanja, već i objasnite svrhu dobijanja odgovora.
4. Akosagovornik želi nešto da razjasni ili traži da ponovi ono što je rečeno, nemojte se nervirati. Moramo pokušati prenijeti informacije na način koji svi mogu razumjeti.
5. Ne budi emocionalan.

Pored ovog kratkog sažetka, vrijedi zapamtiti da se treba dobro pripremiti, unaprijed analizirati strukturu pregovora i ovladati stilovima njihovog vođenja. Ovo će sve pomoći da se bolje nosite sa zadatkom.

Pravila uvjeravanja u pregovorima

Postoji nekoliko savjeta psihologa i iskusnih menadžera koji mogu biti korisni u onim trenucima kada postoji potreba da se partner u nešto ubijedi. Prije svega, morate naučiti kako prezentirati argumente. Prvo treba da iznesete jak argument, pa malo slabiji, a na kraju iznesete najjači, da tako kažem, adut argument.

Drugo, morate imati na umu da ne možete dovesti sagovornika u neugodan položaj ili voziti u ćošak. Poštovanje je ključ dobronamjernog odnosa, a u nešto možete uvjeriti samo kada je osoba pozitivna.

Treće, važno je da se predloženi argumenti ukrštaju sa interesima partnera. U takvoj situaciji postoji velika vjerovatnoća da će partner izraziti svoj pristanak.

Telefonski razgovori

Ponekad morate pregovarati o tehničkim sredstvima komunikacije. Naravno, to malo otežava komunikaciju, jer postaje teže razumjeti reakciju sagovornika.

Važno je zapamtiti da je struktura telefonskih razgovora apsolutnoisto kao i za lični poslovni sastanak:

1. Pozdrav.
2. Počnite pregovore.
3. Završavanje.
4. Analiza.

Općeprihvaćena pravila pregovaranja važe za poslovne razgovore preko telefona. Jedina stvar koju je važno zapamtiti je da ne možete prekinuti nečiji govor na telefonu, čak i ako njegove riječi nečemu protivreče.

Zaključak

Rezimirajući, vrijedi napomenuti da je pregovaranje umjetnost, savladavši je, možete postići sve. Kako je postalo poznato, poznavajući 4 faze strukture pregovora, možete predvidjeti ishod poslovne komunikacije i predvidjeti mnoge korake partnera.

Najvažnija stvar za postizanje dobrih rezultata kroz pregovore je da se pridržavate gore navedenih pravila i poštujete one sa kojima morate bilo šta pregovarati.