Šta je ERP sistem? Planiranje finansijskih resursa preduzeća

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Sve više preduzeća različitih veličina širom sveta nastoji da u svoj rad uvede najmoćniji alat za upravljanje poznat kao ERP sistem. Njegova upotreba je osmišljena da uspostavi efikasnu kontrolu i planiranje svih strateški važnih poslovnih procesa za organizaciju, da optimizuje funkcionisanje glavnih proizvodnih i pomoćnih objekata.

Koncept ERP i ERP sistema

Poslovna strategija ERP (EnERPrise Resource Planning) je integracija svih odjela i procesa organizacije: proizvodnih pogona, financijskih, kadrovskih i odjela za profil klijenata i mnogih drugih. Ovakva kombinacija prvenstveno ima za cilj optimizaciju distribucije različitih resursa unutar preduzeća.

Ako je ranije bio čisto marketinški koncept, danas se ERP sistem najčešće shvata kao klasa specijalizovanih softverskih alata. U širem smislu, to je metodologija za planiranje i upravljanje svim resursima preduzeća. Istorijski gledano, ERP strategija je formirana na osnovu svojih prethodnika:

• MRP - planiranje materijalnih potreba.
• MRP II - planiranjeproizvodni resursi.

Nasuprot tome, ERP sistem se može koristiti za veoma velika preduzeća, često geografski distribuirana. U ovom slučaju govorimo o korporativnom planiranju resursa, budući da ono obraća pažnju ne samo na proizvodnju, već i na sveobuhvatno finansijsko planiranje. Bitna karakteristika ERP-sistema je i mogućnost njegove upotrebe u apsolutno svakom preduzeću, bez obzira na specifičnosti posla, uključujući i one koje se ne bave proizvodnim aktivnostima. Smatrajući ga softverskim proizvodom, treba napomenuti da je opremljen snažnijim skupom tehničkih sredstava koja olakšavaju ili zamjenjuju proces donošenja odluka.

Svrha ERP sistema u preduzeću

Da bi se odlučili na radikalnu promjenu aktivnosti svoje kompanije, vezanu za uvođenje sistema upravljanja informacijama i implementaciju nove poslovne strategije, menadžment mora biti jasno svjestan potrebe za ovim korakom, koji bi trebao biti izražen u sljedećim ključnim tačkama:

• nespremnost da se prihvati trenutno stanje stvari;
• postojanje potrebe upotrebe savremenih tehnologija za jačanje pozicije privrednog subjekta na tržištu u konkurentskom okruženju;
• očekujem značajne koristi od implementacije.

Pre svega, upotreba ERP sistema je osmišljena da doprinese uspešnoj implementaciji slične poslovne strategije, čije sprovođenje treba da obezbedi efektivnuplaniranje i upravljanje resursima preduzeća. Da bi se to postiglo, potrebno je optimizirati rad njegovih odjela, odnosno postići maksimalnu konzistentnost među njima i smanjiti administrativne troškove. To se može postići kroz prednosti koje pruža informacioni sistem. Ovo je:

• Povećanje transparentnosti poslovnih procesa.
• Rješavanje problema s organiziranjem i pronalaženjem pravih informacija.
• Poboljšajte pouzdanost i relevantnost podataka.
• Povećavanje brzine toka posla između odjela.
• Organizacija jedinstvenog informacionog prostora između centrale i udaljenih filijala.
• Smanjenje vremena potrebnog za kompletiranje dokumentacije i otklanjanje mogućih grešaka.
• Povećavanje brzine donošenja odluka na svim nivoima.

ERP-sistem obezbeđuje povećanje konkurentnosti objekta, ne samo kroz uvođenje efikasnijih poslovnih procesa u njegov rad. Njegova upotreba takođe treba da dovede do smanjenja ukupnih troškova preduzeća. Napredni alati za planiranje, modeliranje i analizu pomažu u optimizaciji resursa proizvodnih aktivnosti, finansijskog sektora, kao i rada skladišta, transporta i drugih odjela.

Glavne karakteristike posla

U različitim kompanijama, čak i onima koje se bave istim poslom, svi poslovni procesi se mogu odvijati na potpuno različite načine. Standardizovana šema rada koju nudi informacioni sistem za upravljanje preduzećem može se značajno razlikovati od one ranije korišćene. Po ovomerazlog da se to smatra samo softverskim proizvodom je suštinski pogrešan, jer njegova implementacija zahtijeva velike interne promjene od strane kompanije u vidu reorganizacije postojećih poslovnih procesa.

Konceptualne karakteristike ovih sistema su direktno povezane sa njihovom suštinom. Podsjetimo da ERP metodologija uključuje konsolidaciju svih vitalnih odjela poduzeća kako bi se organiziralo efikasno upravljanje njegovim resursima. Takvo udruživanje se realizuje u okviru informacionog sistema kroz postojanje jedinstvene javne baze podataka. Informacije ulaze u spremište samo jednom, a nakon toga mogu se više puta obraditi i koristiti od strane različitih internih i eksternih potrošača. U odnosu na stvarni život, u ovom slučaju dolazi do smanjenja vremena i truda zaposlenih u kompaniji za donošenje odluka. Takođe treba napomenuti da ERP sistem nije automatizovani sistem upravljanja procesima, već integrisani informacioni sistem zasnovan na njihovom apstraktnom modelu, u koji informacije unose živi ljudi.

Struktura baze podataka, kao i rad softverskog paketa u cjelini, moraju biti uređeni na način da odražavaju aktivnosti svih odjela bez izuzetka. Ovaj pristup omogućava praćenje ukupnog skupa resursa i poslovnih procesa preduzeća skoro u realnom vremenu, a samim tim i operativno i strateško upravljanje njima.

Jedan od glavnih zadataka ERP sistema je daoptimizacija procesa planiranja i kontrola realizacije plana. Ugrađeni inteligentni algoritmi uvelike pojednostavljuju njegovo rješenje za svoje korisnike. Na primjer, planiranje i upravljanje proizvodnim preduzećem ima mnogo specifičnih karakteristika povezanih sa heterogenošću njegovih komponenti. Dakle, u jednom pogonu mogu postojati radionice koje rade kontinuirano i diskretno. Sa ove tačke gledišta, implementirani sistem ERP klase treba da bude univerzalan i da sadrži najširi spektar specijalizovanih modula.

Budući da su današnja moderna preduzeća često geografski raspoređena, veoma je važno da se filijalama udaljenim od glavne kancelarije obezbedi potpun pristup zajedničkom skladištu informacija. Ovo je implementirano najnaprednijim mrežnim tehnologijama uključenim u razvoj ERP sistema, koje također omogućavaju diferencijaciju korisničkih prava pristupa informacijama pohranjenim u njima.

Funkcionalnost sistema ERP klase

Kad smo već kod funkcija, ne smijemo zaboraviti da je bilo koji proizvod ERP klase sistem upravljanja preduzećem u cjelini. Raspon njegovih mogućnosti prvenstveno će zavisiti od obima i karakteristika rada objekta za čije potrebe se koristi. Razmotrite klasični skup funkcija:

Proizvodnja

• Održavanje specifikacija dizajna i procesa za proizvedenu robu ili izvršene usluge u cilju određivanja količine potrebnih materijala i troškova rada.
• Crtanje planova proizvodnje.
• Planiranje i upravljanje tehničkim kapacitetima preduzeća u različitim aproksimacijama: od pojedinačnih jedinica do radionica i proizvodnih udruženja.

Finansije

• Operativno računovodstvo, finansijsko, menadžersko, poresko računovodstvo i kontroling.
• Upravljanje imovinom preduzeća, uključujući osnovna sredstva, vrijednosne papire, bankovne račune, itd.
• Sveobuhvatno planiranje finansijskih sredstava preduzeća i kontrola njegovih rezultata.

Logistika

• Formiranje planskih pokazatelja potrebnih količina materijala, sirovina, delova, komponenti u skladu sa planovima proizvodnje.
• Upravljanje nabavkom i prodajom: računovodstvo za druge strane, vođenje registra ugovora, upravljanje lancem nabavke, implementacija planiranja skladišta i računovodstva.

Osoblje

• Upravljanje procesom regrutacije.
• Operativno osoblje i kadrovska evidencija, osoblje, platni spisak.
• Planiranje radne snage.

Marketing i oglašavanje

• Održavajte planove prodaje.
• Upravljanje cijenama na raznim vrstama tržišta u cilju formiranja adekvatne ukupne strategije preduzeća, transparentne politike obračuna cijene robe: obračun popusta i posebnih uslova prodaje.
• Planirajte i kontrolirajte tekuće promotivne i marketinške aktivnosti.

Projekti. Izvještavanje

• Pružanje širokog spektra standardiziranih računovodstvenih, finansijskih i upravljačkih obrazaca za izvještavanje, kao i fleksibilan mehanizamkreiraj prilagođeno.
• Izrada sveukupne strategije: korak po korak planiranje neophodnog za uspješnu implementaciju vremenskih, materijalnih, finansijskih i ljudskih resursa.
• Praćenje ključnih indikatora uspješnosti projekta.

Koja preduzeća mogu koristiti ERP sisteme

Na prvi pogled može izgledati da su sistemi ove klase dizajnirani isključivo za velike industrije, jer ih više karakteriše visoka složenost strukture tokova resursa i procesa različitih tipova. Međutim, postoje situacije u kojima upotreba MRP ili MRP II klasa možda neće biti dovoljna za malo preduzeće. Danas na tržištu možete kupiti softverske proizvode različitih mogućnosti. U zavisnosti od obima preduzeća gde se mogu efikasno koristiti, postoje teška, srednja i laka rešenja.

Što se tiče neproizvodnih organizacija, sistemi ERP klase su primjenjivi i na njih. Za takva preduzeća neće biti dovoljna ne previše široka funkcionalnost. Trenutno postoje male integrisane ili lokalne varijante sistema koji mogu da zadovolje potrebe trgovačkih kompanija ili organizacija koje rade u uslužnom sektoru. Također treba napomenuti da mnogi programeri nude svojim klijentima i industrijske proizvode.

O metodama klasifikacije

Najočitija karakteristika po kojoj se svi ERP sistemi upravljanja preduzećima mogu klasifikovati jeskali organizacije, gdje mogu biti primjenjivi. Sa ove tačke gledišta, u zavisnosti od broja poslova, uobičajeno je da se dodeljuju rešenja za:

• Velike korporacije (preko 10 hiljada ljudi).
• Srednje korporacije (od 1.000 do 10.000 ljudi).
• Srednja preduzeća (od 100 do 1 hiljada ljudi).
• Mala preduzeća (manje od 100 ljudi).

Važan znak sistematizacije ovakvih informacionih proizvoda je funkcionalnost. U zavisnosti od realizovanog obima obavljenih zadataka, postoji sljedeća općeprihvaćena podjela na:

• Veliki integrisani.
• Prosječno integrirano.
• Finansijski menadžment.
• Lokalno.

Lokalna verzija je obično unificirani informativni proizvod uskog fokusa, sa relativno malim ukupnim troškom. Najčešće pokriva jedan ili više blokova u oblasti finansija organizacije ili njenih računovodstvenih aktivnosti. Ovakvi sistemi su pogodni za male proizvodne ili trgovačke kompanije.

Finansijski i upravljački sistem upravljanja preduzećem može se koristiti uglavnom u neproizvodnim organizacijama, uglavnom u trgovini ili radu u pružanju usluga. Osim finansija i računovodstva, ovdje su uključeni i moduli upravljanja logistikom.

Integrisani informacioni sistemi, u zavisnosti od obima ciljanog objekta, mogu biti srednji ili veliki. Pokrivaju sve poslovne procese korporativnih struktura, odnosno interakciju sa dobavljačima i potrošačima,proizvodnja finalnog proizvoda, materijalni i finansijski tokovi, kadrovski odnosi, nabavka, skladištenje i marketing, implementacija projekta i mnogi drugi.

Moderno tržište ERP sistema

Svi softverski proizvodi koji su danas predstavljeni na domaćem tržištu mogu se podijeliti u dvije glavne kategorije: ruski i uvozni. Razlike među njima nisu samo u mjestu kreiranja, već iu funkcionalnosti.

Moćni zapadni razvoji služe kao standardi za ono što se obično naziva sistemima ERP klase. Najjasniji primjeri za to su proizvodi SAP-a, Oraclea, PeopleSof-a, SAGE-a, Baana, Microsoft Business Solution-a. Svi se oni mogu koristiti na ciljevima bilo kojeg nivoa, uključujući i one vrlo velike. Međutim, njihovo korištenje od strane ruskih kompanija često može biti teško zbog moguće pojave sljedećih problema:

• Nespremnost preduzeća za ozbiljnu reorganizaciju postojećih poslovnih procesa. Razmjere takvih promjena teško je preuveličati. Poslovni procesi stranih sistema upravljanja preduzećima su fundamentalno drugačiji od onih koji se uobičajeno koriste u našoj zemlji.
• Nedovoljan broj stručnjaka sposobnih da implementiraju uvozni projekat implementacije ERP sistema u Rusiji sa odgovarajućim nivoom kvaliteta.
• Visoka cijena korištenja takvih rješenja.

Uprkos opštem zaostajanju za zapadnim analozima, moderni ruski razvoji postepeno povećavaju svoju funkcionalnost. U potpunosti su prilagođeni radu domaćih preduzeća. i može se uspješno implementiratiako u konkretnom slučaju nije potrebna široka pokrivenost poslovnih procesa, već je dovoljno samo postaviti računovodstvo u pojedinim oblastima delatnosti koristeći ERP sistem. Primjeri naprednog domaćeg razvoja su proizvodi 1C i Galaktike.

Pogled u budućnost - ERP II

Nastao prije nekog vremena, koncept ERP II je rezultat poboljšanja ERP metodologije. Planiranje i upravljanje resursima preduzeća ostaju među glavnim zadacima ovdje. Međutim, brzi razvoj interneta, koji je inicirao pojavu nove metodologije, ostavio je traga, čineći tradicionalno poslovanje dijelom elektronskim. ERP II je kombinacija klasičnog sistema upravljanja preduzećima sa specifičnim rješenjima za online trgovinu.

Sada je postalo izuzetno važno komunicirati sa svojim partnerima preko mreže. Za to postoje dvije važne oblasti: upravljanje lancem nabavke i upravljanje odnosima s kupcima. Intra-kompanijske informacije prestaju biti samo takve, ulaze u eksterno okruženje i postaju osnova za saradnju sa drugim privrednim subjektima. Novi koncept u ovom slučaju je formulisan kao upravljanje resursima i eksternim odnosima preduzeća. Pored ideološke preorijentacije, ERP II sistemi su dobili i svoje tehnološke karakteristike.

Rješavanje problema izbora sistema

Odabir softvera ovog nivoa je izuzetno odgovoran proces. Pogrešna odluka po ovom pitanju, posebno za velike projekte, možepovlači impresivne vremenske i novčane troškove u nedostatku očekivanog rezultata.

Efikasna implementacija sistema velikih razmera, koji bi, na primer, trebalo da obezbedi efektivno upravljanje proizvodnim preduzećem, nužno će od njega zahtevati reinženjering poslovnih procesa. Važno je spriječiti situaciju u kojoj bi na kraju postupka implementacije program prikupio neiskorištene podatke ili ne riješio potrebne zadatke. Iz tog razloga je bolje pozvati tim stručnjaka koji su se dokazali u ovoj materiji na saradnju u cilju realizacije projekta.

Postoji određena lista kriterijuma na osnovu kojih projektni tim, u dogovoru sa administracijom ciljne kompanije, može doneti optimalnu, isplativu odluku o izboru softverskog proizvoda:

• Usklađenost tehničkih i funkcionalnih mogućnosti sistema sa glavnim ciljevima preduzeća.
• Ukupni troškovi vlasništva moraju se uklopiti u budžet koji je dodijeljen za ovu svrhu. Pored troškova kupovine sistema, ovo uključuje operativne i druge vrste indirektnih troškova.
• Implementirani informacioni sistem ERP klase mora biti usklađen sa svim opšteprihvaćenim tehničkim zahtjevima, što znači da mora biti skalabilan, pouzdan, otporan na moguće kvarove, imati antivirusnu i antihakersku zaštitu.
• Dobavljač mora osigurati naknadno održavanje i podršku instaliranog softvera.

Proces implementacije sistema ERP klase

Uvođenje ERP-sistema u preduzeća prati implementaciju istoimenih strategija na njima. Ovaj postupak, ovisno o veličini ciljanog objekta, obično traje od nekoliko sedmica do nekoliko godina. Organizacija se može sama baviti implementacijom ili koristiti pomoć kompanija specijalizovanih za to. Možemo razlikovati glavne faze ovog procesa:

1. Primarna organizacija. Ovdje je potrebno definirati strateške ciljeve, ciljeve i odrediti očekivani efekat implementacije za određenu organizaciju. Na osnovu ovih podataka biće moguće izraditi tehnički plan projekta.
2. Razvoj projekta. U ovoj fazi analiziraju se trenutne aktivnosti organizacije: strategija promocije, poslovni procesi. Na osnovu njegovih rezultata izrađuje se sistemski model i vrši se odgovarajuća preciziranja plana rada.
3. Izvođenje projekta. Budući da pravila vođenja poslovnih procesa diktira implementirani ERP sistem, ovdje se ona transformišu prema jedinstvenim zahtjevima. Po potrebi se vrši izrada izvještajnih obrazaca i algoritama za prijenos podataka iz prethodno korištenih računovodstvenih programa. Ako se u prethodnim fazama otkrije nedovoljnost sistemskih funkcija za objekat, ona se finalizira. Završava se obukom korisnika i prethodnim testiranjem.
4. Puštanje u rad. U procesu upotrebe moguće greške i kvarovi se identifikuju i otklanjaju.

SistemUpravljanje ERP-klasom danas nije samo kopija skupog softvera instaliranog na svim računarima u organizaciji, već i glavna pokretačka snaga koja stoji iza obećavajuće poslovne strategije. Njegov izbor treba da se zasniva na postojećim potrebama i mogućnostima ciljnog objekta. Dalji uspjeh cjelokupnog poslovanja u cjelini zavisi od ispravnosti donesene odluke i implementacije koraka za kasniju implementaciju.