Opis posla: pomoćnik šefa organizacije

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Velika organizacija - veliki poslovi. Šef korporacije neće imati vremena svuda, čak ni uz pomoć zamjenika. Da bi pravilno planirao dan, da ništa ne zaboravio, da bi rasporedio i kontrolisao posao, menadžeru je potreban pomoćnik. Šta zaposleni na ovoj poziciji radi, šta treba da zna i zna?

Pomoćnik izvršnog direktora: njegova uloga u organizaciji

Po logici klasifikatora zanimanja odobrenog na državnom nivou, pomoćnik menadžera spada u kategoriju menadžera, jer nadzire gotovo sva pitanja iz nadležnosti prvog lica.

Istovremeno, neke organizacije poziciju pomoćnika menadžera tumače kao administratora, menadžera ili sekretara: prve dvije pozicije podrazumijevaju organizacione i administrativne funkcije, treće – prezentaciju i podršku. Klasifikator zanimanja ove vrste poslova svrstava u različite kategorije.- specijalisti, tehnički radnici, ali samo pomoćnik je klasifikovan kao menadžer.

Kako odrediti obim radnih obaveza?

Prilikom zapošljavanja pomoćnika rukovodioca ili sekretara, organizacija treba da odluči o statusu, pravima i odgovornostima ovog zaposlenog, jer od toga zavise uslovi za stepen obrazovanja, kvalifikacije, radno iskustvo kandidata.

• Dovoljno je da recepcioner ima završenu srednju stručnu spremu, a bonton i tehnike rada sa kancelarijskom opremom podnosioca zahteva se uče direktno na radnom mestu.
• Administrator mora imati najmanje diplomu, imati organizacione sposobnosti i energičan karakter, te imati određeno radno iskustvo, u zavisnosti od korporativnih zahtjeva.
• Menadžer, kao predstavnik profesionalaca, zahteva najmanje puno visoko obrazovanje, radno iskustvo nije obavezno, ali kompanija postavlja ovaj standard po sopstvenom nahođenju.
• Asistent šefa. Ova pozicija podrazumeva iste kvalifikacione uslove kao i za menadžera: završeno visoko obrazovanje, radno iskustvo u specijalnosti najmanje 2 godine. Vjerovatno će biti potrebne i posebne lične karakteristike kandidata, a moguće i napredna obuka.

Zašto mi treba opis posla?

Pomoćnik rukovodioca, kao službeno lice, dužan je da postupa u okviru svojih funkcionalnih prava i da u potpunosti obavlja propisane funkcije. Međutim, čak nikao rukovodilac, zaposleni je dužan da svoje radne obaveze izvršava savesno i na vreme.

Nalog za zapošljavanje ne sadrži detaljnu izjavu o ovim kompetencijama, a čak ni u slučaju ugovora, lista funkcija nije uvijek iscrpna. Da bi se izbegle neslaganja u određivanju zadataka zaposlenog, opis posla pomoćnika rukovodioca organizacije treba da sadrži detaljne dužnosti, prava koja ima, kao i meru odgovornosti za povredu ugovora o radu, internu propisi o radu, nanošenje štete poslodavcu, itd.

Lični asistent izvršnog direktora

Opis posla asistenta je modeliran po sličnom uputstvu za rukovodioca ili njegovog zamjenika, s izuzetkom nekih prioritetnih funkcija strateškog planiranja i upravljanja. Vjerovatno pomoćniku neće biti povjereno ni zapošljavanje i otpuštanje radnika, pravo upravljanja finansijskim sredstvima preduzeća, izdavanje punomoćja i druge nadležnosti koje pripadaju lično rukovodiocu..

Međutim, zakon dozvoljava delegiranje bilo koje funkcije zaposleniku od povjerenja, pod uslovom da ima dovoljno kvalifikacija, znanja, iskustva i ovlaštenja za rješavanje takvih pitanja. Važno je samo pravilno izdati ovlaštenje zaposlenog - nalogom ili punomoćjem.

Ujedno, opis posla pomoćnika direktora preduzeća treba da odražava posao koji on stvarno obavlja.

Tipični dijelovi

Struktura opisa poslova je fiksirana u državnim kvalifikacijskim imenicima i sadrži sve osnovne zahtjeve za zaposlenog i nijanse pozicije, kao i njegovo mjesto u organizacionoj strukturi organizacije.

Opis posla "Pomoćnik menadžera", kao i svaki drugi, treba da sadrži sljedeće dijelove:

1. Opšti uslovi. Ukazuje na proceduru prijema i otpuštanja, subordinaciju, postupak zamjene radnika.
2. Radne funkcije. Jedan od najvažnijih odeljaka koji se treba detaljno reflektovati.
3. Prava data zaposleniku.
4. Granice odgovornosti za prekršaje.
5. Kvalifikacije, profesionalno iskustvo, nivo obrazovanja.
6. Šta bi zaposlenik na ovoj poziciji trebao znati.
7. Odnosi između njega i drugih dijelova organizacije.

Navedene sekcije se ne mogu skratiti, ali ih je dozvoljeno proširiti i dodati potrebne stavke.

Uzorak opisa posla izvršnog asistenta

Odobreno:

Direktor (naziv organizacije)

potpis

(puno ime)

datum odobrenja

Opis posla "Pomoćnik menadžera"

1. Osnovni uslovi

1.1. Profesionalna kategorija "Lideri".

1.2. Prihvaćen i otpušten sa posla po nalogu direktora.

1.3. Izvještavanje: direktno direktoru.

2. Karakteristike

Pomoćnik izvršnog direktora:

2.1. Koordinira rad odjeljenja, odjeljenja i drugih odjeljenja preduzeća u skladu sa uputstvima, odlukama i naredbama direktora.

2.2. Vodi evidenciju o rokovima izvršenja kontrolnih naloga direktora po strukturnim odjeljenjima.

2.3. Sastavlja plan rada direktora za naredni radni dan i blagovremeno ga dostavlja upravniku.

2.4. Organizuje i kontroliše kancelarijski rad u preduzeću, provjerava usklađenost sa zakonskim zahtjevima.

2.5. Osigurava računovodstvo i registraciju svih punomoćja izdatih od strane direktora.

2.6. Upravljajte službenicima i kontrolirajte rezultate njihovih aktivnosti.

Dodatak u zavisnosti od potreba određene organizacije i profila pozicije.

3. Ovlasti

Izvršni asistent ima pravo:

3.1. Upoznajte se sa odlukama koje donosi preduzeće.

3.2. Učestvujte na sastancima rukovodnog osoblja.

Dodatak u zavisnosti od potreba određene organizacije i profila pozicije.

4. Odgovornost

Odgovorni pomoćnik supervizora:

4.1. Za neispunjavanje ili neispravno izvršavanje svojih dužnosti iz ovog uputstva, naredbi i naredbi direktora, važećih zakona koji regulišu delatnost preduzeća.

4.2. Za nedovoljnu kontrolu nad aktivnostima podređenih radnika.

4.3. Za otkrivanje informacija sa ograničenim pristupom.

Dodatak premao potrebama određene organizacije i profila pozicije.

5. Kvalifikacije

Pomoćnik menadžera mora imati završeno visoko obrazovanje, profil radnog iskustva od najmanje 2 godine.

6. Morate znati

Važeći zakon, Povelja, Kolektivni ugovor (označava koje akte i norme zaposlenik treba da poznaje).

7. Interakcija

Označava s kim i po kojim pitanjima sarađuje pomoćnik menadžera.

Dogovoreno:

Šef ljudskih resursa

Potpis

(puno ime)

Pravni savjetnik

Potpis

(puno ime)

Upoznato:

potpis

(puno ime)

Specifične kompetencije pomoćnog menadžera projekta

Pretpostavlja se da je upravljanje projektom privremena pozicija, odnosno asistent preuzima određene obaveze do završetka projekta. Njegove funkcionalne odgovornosti će zavisiti od specifičnosti i teme projekta, kao i od potreba određene organizacije.

Opis posla pomoćnika projekt menadžera za funkcije bit će više specijaliziran, ali s administrativnom i organizacijskom bojom. Tipične odgovornosti za ovu poziciju mogu se naći u Priručniku za kvalifikacije, a zatim modificirane kako bi odgovarale situaciji.

Da li se odgovornosti pomoćnika generalnog direktora razlikuju?

Odgovornosti pomoćnikaGeneralni direktor i pomoćnik direktora za opšte poslove će biti drugačiji. Naravno, u drugom slučaju, ovlaštenja će biti uže usmjerena, budući da načelnik općih poslova nije nadležan za sve aktivnosti organizacije, već samo za poseban sektor.

Opis posla pomoćnika rukovodioca za opšte poslove sastavlja se na osnovu funkcija šefa koji se "pomaže". Shodno tome, obim njene odgovornosti i funkcija će biti osnova.

Opis posla "Pomoćnik menadžera" u ovom slučaju je prikladan kao osnova, možete ga nadograđivati prilikom izrade novih dokumenata za srodne pozicije.