Koje su dužnosti sekretara

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Da biste jasno definisali poslove sekretarice, morate znati ko je to tačno. Uostalom, ovaj položaj se može posmatrati iz više uglova. Poznat je, na primjer, sekretar-referent kao službenik, generalni sekretar kao čelnik (šef) određene organizacije, državni sekretar kao državni službenik, sekretar kao diplomatsko lice, sekretar čelnika kao zaposlenik i druge opcije. Najčešće, kada se govori o ovoj poziciji, misli se na zaposlenog koji obavlja poslove (zadatke) kako direktora preduzeća, tako i pojedinih rukovodilaca njegovih strukturnih odjeljenja. Ispada da se službene dužnosti sekretara u ovom slučaju svode na izvršavanje jednokratnih zadataka za rješavanje organizacijskih i tehničkih pitanja.

Šta sekretarica mora znati i raditi

Dnevno sekretar mora obavljati sljedeće funkcije:

1. Prihvatite informacije od podređenih da ih prenesete na menadžera.
2. Organizirati telefonsku komunikaciju šefa. U njegovom odsustvuprimite informacije, a zatim ih uputite direktoru.
3. Primajte i vodite evidenciju telefonskih poruka.
4. Stvorite uslove za normalan rad šefa: pratite potrebu za kancelarijskim materijalom i kancelarijskom opremom.
5. Pomozite u organizaciji proizvodnih sastanaka i sastanaka. Obavijestite učesnike o datumu, mjestu i vremenu održavanja. Prikupiti potreban materijal, osigurati prisustvo prisutnih i voditi zapisnik sa sastanka.
6. Obavljati kancelarijski posao u preduzeću. Da bi to učinio, sekretar mora primiti, sistematizirati dolaznu korespondenciju i dostaviti je upravi na razmatranje. Zatim, na osnovu izrečene vize, predati dokumente izvođačima uz potpis. Dužnosti sekretara uključuju i kontrolu toka, vremena i rezultata njihovog izvršenja.
7. Izvršite štampanje i reprodukciju dokumenata.
8. Organizujte prijem posetilaca kod čelnika kompanije i, ako je moguće, stvorite uslove za brzo rešavanje problema.

Da bi obavljao ove naizgled jednostavne poslove sekretarice, zaposlenik mora znati:

• ceo sastav menadžmenta preduzeća i njegovih strukturnih podela;
• povelja, osoblje i struktura preduzeća, njegov profil, izgledi razvoja i specijalizacija;
• normativni dokumenti za pravilno vođenje evidencije;
• pravila za korištenje uredske opreme i komunikacija;
• pravila VTR, OT, protivpožarne sigurnosti i industrijske sanitacije;
• pravila organizacije rada na poslulokacija;
• normativni i pravni akti, naredbe, rješenja, nalozi za planiranje, računovodstvo i upravljanje kvalitetom obavljenog posla.

Čenički podaci

Ako govorimo o konkretnijoj, užoj specijalizaciji, onda je situacija nešto drugačija. Uzmimo, na primjer, dužnosti sekretara-službenika. Sam naziv pozicije jasno definiše aspekt posla koji se obavlja. Obično svako preduzeće već ima opis posla, koji ukazuje na oblasti delatnosti stručnjaka za evidenciju. Ako ne postoji takva instrukcija, onda je bolje da je kreirate. Da biste to učinili, trebali biste koristiti vodič za kvalifikacije, koji sadrži približne uzorke. Nakon toga, standardna verzija mora biti finalizirana u odnosu na određenu organizaciju, uzimajući u obzir specifičnosti i interne karakteristike. Općenito, 3 glavna pravca treba jasno pratiti u dužnostima sekretara-službenika:

1. Rad sa korespondencijom. Prijem, obrada na savremene načine i blagovremeno slanje.
2. Ispravna interna dokumentacija.
3. Registracija, striktno računovodstvo i prenos dokumenata u arhivu na čuvanje.

Osobine rada referenta

U nekim preduzećima se takva pozicija uvodi u državu, koja uključuje širok spektar dužnosti: od „referentnog deska“do „pomoćnika direktora“. Takav specijalistamora imati širok spektar znanja i dobro vladati situacijom. Dužnosti referentskog sekretara su neznatno proširene zbog povećanja ovlaštenja. Generalno, ovo je uobičajeni posao sekretara, ali riječ "referent" čini neke dodatke standardnoj listi. Posebno, pomoćnik sekretara može samostalno primati posjetioce o određenim pitanjima. Posjedujući određene informacije, sposoban je samostalno donositi odluke. Pored toga, referent vrši odgovorna uputstva rukovodioca u vezi sa privrednim aktivnostima organizacije (preduzeća). Ponekad je pomoćnik sekretara zadužen za vođenje kadrovske dokumentacije. Ovo se radi samo kada vam ukupna količina posla omogućava obavljanje dodatnih obaveza.