Utvrđivanje potrebe za osobljem: koncept, metode planiranja i načini pokrivanja

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Jedan od najvrednijih resursa svake kompanije je njeno osoblje. Međutim, prilično je skup. Stoga je izuzetno važno odrediti broj zaposlenih u kojima možete postići maksimalni ekonomski učinak uz najniže troškove. Za to se koriste posebne metode i pristupi. Utvrđivanje potreba za kadrovima jedan je od prioritetnih zadataka menadžmenta. Kako se ovaj proces provodi bit će razmotreno kasnije.

Vrste potreba za radnom snagom

Proces utvrđivanja potrebe za kadrovima je sistem ugrađenih sveobuhvatnih mjera. Njegov zadatak je postizanje specifičnih ciljeva za proizvodni proces. Ovo je prilično komplikovana procedura, jer je potrebno odrediti ne samo broj zaposlenih koji će izvršiti potrebnozadataka, ali i stvaranje najefikasnijeg proizvodnog sistema. Stoga se i osoblje bira u skladu sa njihovim kvalifikacijama i iskustvom. Obuka je obezbeđena po potrebi.

U organizaciji, planiranje mora pokrivati nekoliko različitih područja razvoja. U ovom slučaju, proces planiranja u oblasti radnih resursa će biti što efikasniji.

Postoje različiti pristupi i metode za određivanje potreba za osobljem. Najčešće se dijele u 2 glavna tipa:

• Obećavajuće. Ovaj pristup se još naziva i strateškim. Vezano je za budućnost organizacije. Potreba za osobljem u ovom slučaju se utvrđuje u skladu sa odabranim kursom organizacije. Istovremeno, dugoročno gledano, ne računa se samo broj radnih resursa, već i nivo kvalifikacija zaposlenih.
• Situaciona. Takvo planiranje omogućava proizvodnju potrebnom količinom resursa u kratkom roku. Ovakvim pristupom pažnja se poklanja fluktuaciji osoblja, kao i pokazateljima broja praznika, bolovanja, porodiljskih i dugotrajnih odsustava, smanjenja itd.

Procedura planiranja se sprovodi kontinuirano u različitim vremenskim periodima. Dakle, sličan postupak može biti:

• Kratkoročno - do 12 mjeseci.
• Srednjoročno - od 1 godine do 5 godina.
• Dugoročno - više od 5 godina.

Također, iskusni menadžeri određuju kvalitativne i kvantitativne potrebe osoblja. UU drugom slučaju možete postaviti tačan broj zaposlenih u kompaniji. U kvalitativnoj procjeni utvrđuje se potreba za kadrovima određene kvalifikacije.

Kvantitativna potreba

Definicija kvalitativnih i kvantitativnih potreba za osobljem značajno se razlikuje. Planiranje ide u oba smjera. Prilikom određivanja kvantitativnih pokazatelja bira se metoda kojom je moguće izračunati optimalan broj zaposlenih u državi. Određivanje ove vrijednosti se vrši unutar određenog vremenskog okvira.

Utvrđivanje kvantitativne potrebe za kadrovima odvija se uz pomoć nekoliko osnovnih indikatora:

• Redovan broj zaposlenih. Ovo je broj zaposlenih na listi za određeni datum. Ovo uzima u obzir broj zaposlenih koji su otišli i stigli na dan analize.
• Broj priloga. Broj zaposlenih koji se nalaze u državi kompanije i koji tog dana moraju doći na posao radi obavljanja svojih radnih obaveza. Ako nađemo razliku između prosječnog broja i broja prisutnih, dobijamo pokazatelj cjelodnevnog zastoja zbog godišnjeg odmora, službenog puta, bolesti zaposlenih.
• Prosječan broj zaposlenih. Ovaj indikator se koristi za praćenje broja zaposlenih za određeni period. Koristi se pri obračunu prosječne plate, produktivnosti rada, koeficijenta fluktuacije, fluktuacije osoblja itd. Ako treba pronaći prosječan brojzaposlenih za mjesec ili drugi period, broj zaposlenih za svaki dan se zbraja, podijeljen sa brojem dana. Ovo uključuje vikende i praznike. Ako treba da odredite prosjek za godinu, zbrojite prosječan broj zaposlenih za svaki mjesec. Rezultat je podijeljen sa 12.

Da bi se odredili prikazani pokazatelji, proizvodnja evidentira platni spisak i prisustvo. Istovremeno, izvor informacija su nalozi za prijem i otpuštanje sa radnog mesta, za premeštaj, zamenu, privremeno odsustvo zaposlenog iz opravdanog razloga, itd.

Za izračunavanje broja zaposlenih na određeni datum, koriste se različite metode za utvrđivanje potreba za osobljem:

1. Metoda intenziteta rada. Pretpostavlja korištenje informacija o vremenu radnog procesa.
2. Metode obračuna. Koristite podatke o cijenama usluga, poslovima, brojevima i mogućnosti upravljanja.
3. Stohastičke metode. Omogućava vam da odredite numeričke karakteristike korištenjem korelacijske ili regresijske analize.
4. Metoda stručnih procjena. Uključuje jednostavna ili proširena (jednostruka, višestruka) izračunavanja.

Indikatori kvaliteta

Utvrđivanje kvalitativne potrebe za kadrovima karakteriziraju značajne poteškoće. Analitičar mora u toku takve studije utvrditi ne samo broj osoblja, već i stepen profesionalizma, kvalifikacija radnika koji su organizaciji potrebni.

Teškoća leži u činjenici da trenutno ne postoji jedinstven sistem za određivanje kvaliteta rada, potencijala zaposlenih. Postoji samo osnovna lista karakteristika i kvaliteta koji određuju stepen kvalifikacije, veštine zaposlenog:

• Economic. Oni određuju složenost posla koji zaposlenik obavlja, njegove kvalifikacije, uslove rada, dužinu radnog staža i pripadnost delatnosti.
• Personal. Prisustvo određenih vještina, disciplina, efikasnost, savjesno obavljanje svojih dužnosti, kreativnost i kreativnost.
• Organizacijski i tehnički. Tehnička opremljenost rada, njegova atraktivnost, nivo organizacije tehnologije proizvodnje, racionalizacija.
• Socio-kulturni. Društvena aktivnost, kolektivizam, moralni i opšti kulturni razvoj.

Utvrđivanje potrebe za kadrovima organizacije po kvalitativnim osnovama zasniva se na sljedećim podacima:

• Organizaciona struktura.
• Podela zaposlenih prema nivou stručne spreme (navedeno u proizvodnoj i tehničkoj dokumentaciji).
• Zahtjevi za poslove.
• Kadrovljenje strukturnih odjela kompanije.
• Propisi organizacionih i upravljačkih procesa.

Za svaku karakteristiku kvaliteta utvrđuje se potreba za brojem osoblja. Ukupan broj zaposlenih koji je potreban za pravilan rad organizacije utvrđuje se zbrajanjem rezultataza svaki kriterijum. Za to se izrađuju sljedeći organizacioni dokumenti:

• Ciljevi sistema na osnovu kojih se gradi organizaciona struktura kompanije.
• Opća organizaciona struktura preduzeća i njegovih divizija.
• Osoblje.
• Opisi poslova. Koriste se i za izračunavanje intenziteta rada funkcija glavnog i rukovodećeg osoblja.

Faktori koji utiču na potrebu za radnim resursima

Postoje određeni faktori koji utiču na procese planiranja radne snage i zahtjeve osoblja.

Mogu biti direktni ili indirektni, interni ili eksterni. Sljedeći faktori imaju najveći uticaj:

• Uslovi na tržištu rada. Njih definiše nekoliko karakteristika. Uslovi su demografska situacija, nezaposlenost, kvalitet obrazovanja, ponuda i potražnja za radnom snagom u raznim sektorima, uključenost službe za zapošljavanje u procese obuke specijalista.
• Tehnološke inovacije. Aktivni napredak u modernom svijetu dovodi do pojednostavljenja ljudskog rada, mijenja njegov sadržaj. Ovo zahtijeva pravovremenu prekvalifikaciju kvalifikovanih stručnjaka.
• Promjene u oblasti zakonodavstva. Ovaj faktor je teško predvidjeti. Ovo se odnosi na zakonodavstvo iz oblasti zaštite rada i zapošljavanja.
• Pristup regrutacije konkurenata. Organizacija mora stalno pratiti i proučavati metode i pristupe u radu sa osobljemtakmičari. Na osnovu ovih informacija, personalna politika organizacije se prilagođava.
• Ciljevi kompanije. Oni mogu biti kratkoročni ili dugoročni i slijede zajedničku strategiju.
• Finansiranje. Svaka organizacija ima određene finansijske mogućnosti. Na osnovu toga se bira i kadrovska politika organizacije.
• Kadovski potencijal. To je osnova za uspješnost implementacije marketinškog plana. Ako odjel za kadrove poduzeća može uzeti u obzir razvojnu zonu, sposobnosti osoblja, to vam omogućava da na vrijeme zatvorite nova radna mjesta.

Fape rada

Postoji nekoliko osnovnih koraka u određivanju potreba za osobljem. Najčešće se u obavljanju sličnog zadatka izdvajaju tri velika procesa.

U prvoj fazi, kompanija analizira sopstvene resurse. Ovo je neophodno kako bi se utvrdilo da li je moguće u budućnosti samostalno zadovoljiti takve potrebe. U ovom slučaju važni pokazatelji su profit, promet kompanije. Mora imati dovoljno sredstava da plati svoje zaposlene.

Dalje, u drugoj fazi, vrši se analiza potreba za kadrovima u proteklom periodu. Donosi se zaključak o svrsishodnosti i efikasnosti korištenja radnih resursa. Analitičar identifikuje slabosti u ovom procesu. Razvija se dugoročni plan koji vam omogućava da potpuno eliminišete ili minimizirate negativan uticaj faktora odvraćanja.

U trećoj fazi se prihvataodluka o konkretnim akcijama u oblasti kadrovske politike u ovom trenutku. Ovo uzima u obzir opšte ciljeve i ciljeve organizacije. Odluke se donose o zadržavanju i smanjenju pojedinih zaposlenih. Nakon analize utvrđivanja potrebe za kadrovima može se donijeti nekoliko odluka:

• smanjenje osoblja;
• privlačenje osoblja izvana;
• obuka i prekvalifikacija osoblja.

Štaviše, navedene radnje se mogu izvoditi istovremeno. Zavisi od situacije koja se razvila u organizaciji.

Metode za utvrđivanje potrebe

Utvrđivanje potreba preduzeća za kadrovima vrši se prema određenim metodama.

Postoji nekoliko popularnih tehnika:

1. Fotografiranje radnog dana. Ovo je efikasna ali dugotrajna metoda. Zaposleni ima niz odgovornosti. Prilikom njihovog izvođenja, evidentira se vrijeme. Ovaj pristup vam omogućava da identificirate suvišne radnje. U nekim slučajevima se donosi odluka o potrebi rada određenog radnika u cjelokupnom proizvodnom procesu ili slobodnom radnom mjestu kao takvom. Za male količine posla može biti potrebno kombinovati dvije jedinice osoblja u jednu.
2. Obračun prema standardima usluge. Za svakog zaposlenog određuju se određeni pokazatelji učinka na osnovu različitih standarda i pravila. Imajući informacije o dnevnoj stopi proizvodnje, menadžeri mogu izračunati potrebu za osobljemneki vremenski period.
3. Stručne procjene. Ovo je jedna od najpopularnijih metoda. Koriste ga razne kompanije. Mišljenje menadžera je odlučujuće u određivanju potrebe za kadrovima. Ali u isto vrijeme, menadžere mora karakterizirati visok nivo obuke i profesionalnosti. Važno je imati jasno razumijevanje razvoja ove industrije u budućnosti.
4. Ekstrapolacija. Na osnovu trenutnih podataka izrađuje se dugoročna prognoza. Ovo uzima u obzir moguće promjene. To može biti rast cijena, planirane akcije države u ovoj industriji, njen razvoj u budućnosti itd. Ovaj pristup se koristi ako su unutrašnji i eksterni uslovi organizacije stabilni. Kod nas se može koristiti samo za kratkoročno planiranje.
5. Izgradnja kompjuterskog modela. Šefovi odjela prenose informacije na osnovu kojih se izgrađuje kompjuterska prognoza potreba organizacije za radnom snagom za datu perspektivu. Ovo je relativno nova metoda, tako da nije imala vremena da dobije značajnu distribuciju. To zahtijeva značajne finansijske troškove, kao i uključivanje relevantnih stručnjaka u posao. Tehnika je pogodnija za velika preduzeća.

Formule za izračunavanje

Utvrđivanje potrebe za osobljem vrši se posebnim proračunima.

Prije nego što odaberete formulu, morate odrediti čemu je kompanija sklonija u procesu vođenja svoje kadrovske politike:

• Za povećanjeobim proizvodnje, što zahtijeva uključivanje dodatnog osoblja.
• Smanjenje količine proizvodnje, što dovodi do oslobađanja radnih resursa.
• Obim proizvodnje se ne planira mijenjati. Potreba za kadrovima određena je prirodnim kretanjem osoblja u slučaju otpuštanja, dekreta, starosne granice za odlazak u penziju, itd.

Stoga se u odeljenjima za planiranje preduzeća vrši obračun i opravdanje rasta proizvodnje. Da bi se povećala produktivnost, svi faktori se uzimaju u obzir. Da biste odredili planirani broj zaposlenih, primijenite formulu:

Chpsp=ChbpI + OI, gde je Nspp prosečan planirani broj zaposlenih u periodu planiranja, Nbp je broj zaposlenih u prošlom (baznom) periodu, I je indeks promene obima proizvodnje u budućnosti, OI je ukupna promena broja zaposlenih u bazni period.

Prosečan broj zaposlenih

Utvrđivanje potrebe za osobljem može se obaviti pomoću druge formule. Prosječan broj zaposlenih možete odrediti na sljedeći način:

Chss=ChyavKss, gdje je Nss broj prosječnog broja zaposlenih, Nyav je broj zaposlenih koji je potreban za obavljanje zadatka tokom jedne smjene, Kss je koeficijent prosječnog broja zaposlenih.

Metode pokrivanja potreba

Kada se utvrdi potreba za radnim resursima, navedite načine da je pokrijete:

• External. U ovom slučaju, pažnja se posvećuje diplomcima specijalizovanih obrazovnih institucija, centara za prekvalifikaciju kadrova, kao i prijedlozimaagencije za zapošljavanje, otvoreno tržište rada.
• Domaće. Osoblje kompanije prolazi kroz prekvalifikaciju, usavršava svoje vještine. U tu svrhu se vrši stručno usavršavanje radi mogućnosti karijernog rasta. Ovaj pristup smanjuje fluktuaciju osoblja.

Broj pomoćnog osoblja

Utvrđivanje potrebe za pomoćnim osobljem također se vrši prema jednostavnoj formuli:

Chsvr=KrmRSKss, gdje je Nvvr broj nabrojanih pomoćnih službenika, Krm broj radnih mjesta za pomoćne službenike, RS je broj radnih smjena u jednom danu.