Glavna funkcija kontrole u menadžmentu

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Svaki lider obavlja osnovne funkcije upravljanja: planiranje, organizacija, motivacija, kontrola. Četiri elementa kontrolne funkcije: definiranje indikatora i metoda za mjerenje rezultata, mjerenje rezultata, utvrđivanje da li su rezultati na pravom putu i korektivne radnje.

Sve funkcije upravljanja: planiranje, organizacija, motivacija, kontrola su usko povezane. Oni su podjednako važni za efikasno upravljanje. Ne mogu se podijeliti na glavne i male. Istovremeno, funkcije upravljanja: organizacija, motivacija i kontrola zasnovane su na promišljenom i efektivnom planiranju.

• Planiranje je primarna, fundamentalna funkcija. Na osnovu strateških ciljeva izrađuje se plan za njihovo postizanje, predviđajući alokaciju određenih resursa i vremenski povezujući ovu alokaciju. Planiranje dokumentira raspodjelu resursa i objedinjuje napore pojedinih odjela i zaposlenika za postizanje zajedničkog cilja. Za to se provodirazlaganje zajedničkih ciljeva na lične. Imperativ je osigurati planiranje i kontrolu organizacije. Funkcije upravljanja, pored postavljanja ciljeva, predviđaju i sastavljanje liste poslova koji se moraju obaviti određenim redoslijedom da bi se cilj postigao. Istovremeno, svaki rad je vezan za vrijeme njegovog početka i završetka, resurse koji su mu dodijeljeni i naknadne (ili prethodne) radove u vremenu.
• Organizacija, kao funkcija menadžmenta, je stvaranje strukture koja omogućava pojedinačnim elementima sistema da rade zajedno prema datim pravilima i racionalno troše dodijeljena sredstva za postizanje ciljeva. Organizaciona struktura je opisana brojnim formalizovanim pravilima - propisi, propisi, uputstva.
• Motivacija, kao funkcija menadžmenta, je podsticanje zaposlenih na svim nivoima da efikasno rade zajedno kako bi postigli svoje ciljeve. Ovo je najhumanističkija i najmanje formalizirana funkcija upravljanja.
• Kontrola, kao funkcija, proces upravljanja se sastoji u kvantitativnom i kvalitativnom obračunu rezultata rada, to je proces koji osigurava da organizacija ostvaruje svoje ciljeve

Dodjela kontrole

Kontrola je glavna funkcija upravljanja. To je za:

• Smanjenje neizvjesnosti procesa proizvodnje i procesa upravljanja.
• Predviđanje i prevencija neuspjeha.
• Podržite uspješnu akciju.

Kontrola je nezamisliva bez mjerenja. Da razumem štarad teče po planu, potrebno je uporediti kvantitativne pokazatelje postignute u trenutku kontrole sa nekim od ranije poznatih planiranih.

Kontrola procesa je sistem koji vam omogućava da planirate, mjerite, identifikujete odstupanja i ispravljate bilo koju poslovnu aktivnost, kao što je proizvodnja, pakovanje, isporuka potrošaču i još mnogo toga.

Kontrolna funkcija u menadžmentu je bitan dio procesa upravljanja.

U nedostatku kontrolne funkcije, svaka kontrola gubi svoje značenje. Nećete znati da li je urađeno šta je planirano, i uopšte, da li se nešto radi.

Bez kontrolne funkcije, takođe je nemoguće upravljati osobljem.

Proces upravljanja je funkcionalan proces za organizacionu kontrolu, treba da proistekne iz ciljeva i strateških planova organizacije

Četiri elementa kontrolne funkcije

Postoje četiri glavna koraka u funkciji kontrole upravljanja:

1. Definirajte indikatore i kako mjeriti rezultate.
2. Izmjerite rezultate.
3. Odredite da li su rezultati planirani.
4. Primijenite korektivne radnje.

"Kontrola" znači lista koja se čuva u duplikatu (francuski contrôle, od contrerôle -, od latinskog contra - protiv i rotulus - listanje).

Postavljanje ciljeva i metoda za mjerenje rezultata

Neophodno je formirati set indikatora koji su važni za kontrolisani proces i odrediti planirane vrednosti za svaki u datim vremenskim momentima. Kada je u ovom trenutku stvarnaKao rezultat toga, menadžeri dobijaju signale kako se stvari odvijaju i stoga ne moraju provjeravati svaki korak implementacije planova.

Indikatori treba da budu jasno artikulisani, merljivi i materijalni za praćenje. U proizvodnom pogonu metrika može uključivati prodaju i proizvodnju, efikasnost rada, sigurnosne performanse i još mnogo toga.

U pružanju usluga, s druge strane, metrika bi trebala uključivati, na primjer, broj klijenata koji moraju čekati u redu u banci ili broj novih klijenata dovedenih kao rezultat ažurirane reklamne kampanje.

Merne tačke na vremenskoj liniji takođe ne bi trebalo da se biraju nasumično, već bi trebalo da budu povezane sa kritično važnim, sa stanovišta kontrolisanog procesa, vremenskim periodima ili početkom/krajem važnih faza procesa. Moglo bi biti

• Početak ili kraj perioda planiranja - smjena, dan, sedmica ili mjesec.
• Početak ili kraj važne faze: završetak predproizvodnje, početak finalne montaže proizvoda, isporuka proizvoda kupcu.
• Izdanje novog proizvoda ili postizanje planiranih obima usluga.

Funkcije planiranja i kontrole u menadžmentu su veoma usko povezane i nemaju smisla jedna bez druge. Ničiji kontrolirani plan se ne pretvara u prazan komad papira. Upravljačke funkcije motivacije i kontrole su također povezane.

Rezultati mjerenja

Mjerenje rezultata na kontrolnim tačkama i poređenje sa planiranimindikatore treba provoditi na proaktivan način tako da se odstupanja mogu otkriti što je prije moguće ili čak predvidjeti prije nego što se pojave, čime se izbjegavaju ili minimiziraju korektivne mjere.

Ako su kontrolne tačke pravilno planirane i dostupni su alati za utvrđivanje tačno šta podređeni rade, procjena trenutnih i očekivanih performansi će biti tačna i laka.

Međutim, postoje mnoge aktivnosti u kojima je teško odrediti tačne kontrolne tačke, postoje i mnoge aktivnosti koje je teško izmjeriti.

Prilično je jednostavno, na primjer, uspostaviti standardno vrijeme za proizvodnju masovnih proizvoda i jednako je lako izmjeriti stvarne vrijednosti za ove pokazatelje

Situacija je složenija sa poslovima koji su daleko od tehnologije. Na primjer, nije lako pratiti rad menadžera za industrijske odnose, jer nije lako razviti jasnu karticu rezultata.

Rukovodilac ovog tipa menadžera se često oslanja na tako nejasne pokazatelje kao što su sindikalni odnosi, entuzijazam i lojalnost podređenih, fluktuacija zaposlenih i/ili radni sporovi. U takvim slučajevima, rezultati mjerenja podređenog od strane menadžera su također nejasni.

Usklađenost rezultata sa planom

Ovo je jednostavan, ali vrlo važan korak u procesu kontrole. To uključuje poređenje izmjerenih rezultata sa unaprijed određenim ciljevima. U ovoj fazi je izuzetno važna unaprijed razvijena tehnika poređenja. U tomeDokument treba jasno definisati šta se konkretno meri, u kom trenutku i pod kojim uslovima. Striktno se pridržavajte ove tehnike, inače će rezultati mjerenja i poređenja sa planom biti nepouzdani.

Ako je učinak planiran, menadžment može vjerovati da je sve pod kontrolom. U ovom slučaju, nema potrebe da se miješate u svakodnevno vođenje organizacije.

Korektivna radnja

Ova faza postaje najvažnija u slučaju da indikatori ne dostignu planirane, a analiza pokaže potrebu za korektivnim radnjama. Takve korektivne radnje mogu uključivati promjene jednog ili više aspekata svakodnevnog rada organizacije.

Na primjer, direktor filijale banke mora odlučiti da više blagajnika u sali mora biti zauzeto kako bi se ispunilo prethodno postavljeno maksimalno čekanje od pet minuta.

Ili upravnik radnje odluči da pošalje operatere mašina prekovremeno da ispoštuju rokove za isporuku proizvoda.

Monitoring takođe pomaže da se identifikuju pogrešno postavljeni ciljevi, u kom slučaju će korektivna akcija biti ispravljanje ciljeva, a ne borba za promenu trenutnih izmerenih vrednosti.

Pravovremenost korektivnih radnji

Uvijek morate razviti konstruktivan način da indikatore dovedete do planiranih vrijednosti, inače ćete morati sa zakašnjenjem shvatiti da se kvar već dogodio. Što se ranije identifikuje greška ili greška, veća je verovatnoća da će se popraviti ili nadoknaditi. I što će se manje vremena, materijalnih i radnih sredstava potrošiti na njegovu korekciju.

Odstupanja otkrivena kasnije može biti potpuno nemoguće ispraviti. U ovom slučaju, organizacija trpi značajne finansijske i reputacijske gubitke, sve do prestanka rada.

Loše vijesti danas su bolje nego iste vijesti sutra.

D. S. Chadwick

Odnos kontrolnih funkcija

Upravljačke funkcije: motivacija i kontrola su usko povezane jedna s drugom. Da bi izgradio efikasan sistem motivacije za podređenog, menadžeru je potreban pristup tačnim i pravovremenim rezultatima kontrole.

Može se izvršiti kontrola usklađenosti:

• planirani indikatori;
• standardi kvaliteta;
• korporativne politike;
• zahtjevi za sigurnost i zaštitu rada;
• zahtjevi za kontrolu državnih ili javnih organizacija.

Kontrola također može biti periodična i jednokratna, zakazana i hitna, privatna i kao dio opće revizije organizacije.

Zaključak

Glavna funkcija kontrole u menadžmentu je da osigura implementaciju plana i na taj način ostvari ciljeve organizacije. Dodatne mogućnosti - podrška organizaciji i motivaciji i interakciji sa njima. Kontrolna funkcija u menadžmentu je najvažnija. Točka kontrole nijekako bi se jedinica ili zaposleni uhvatili u neispunjavanju plana i kaznili. Poenta je da se odstupanja od plana otkriju na vrijeme. Tada postoji šansa da imate vremena za poduzimanje korektivnih radnji. Promišljena organizacija kontrolnih procesa je ključ za tačno i blagovremeno izvršenje planova i postizanje ciljeva.