Automatizovani sistemi upravljanja preduzećem: tehnologije, program i funkcije

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Automatizovani sistemi za upravljanje preduzećima - to je upravo ono što trenutnoj industriji preko treba. Automatizacija procesa može značajno povećati produktivnost i efikasnost organizacija. Osim toga, ovo je postalo relevantno i zato što trenutno postoji globalna kompjuterizacija gotovo svih grana ljudskog života.

Opšte karakteristike

Automatski sistem upravljanja preduzećima (AMS) se trenutno koristi u Ruskoj Federaciji prema MRP i ERP metodologiji. Oba ova pravca su priznata u cijelom svijetu.

Što se tiče pojave prvih sistema automatizacije, to su bili sistemi za planiranje materijalnih resursa, oni su takođe MRP. Ovaj pravac je razvijen i prvi put korišten u Sjedinjenim Državama 1960-ih. Vrijedi napomenuti da nadanas uopšte nije izgubio na aktuelnosti.

Međutim, automatizovani sistem upravljanja preduzećem (AMS) je danas najčešći, često se naziva informacionim. Upravo je ona dobila sniženje u obliku ERP-a. Što se tiče generalnih informacija o uvođenju ovakvih tehnologija, onda, kao iu slučaju bilo koje druge veće promjene, ona ne može biti bezbolna. Međutim, danas je pošteno reći da je određen broj problema formaliziran, dobro proučen i razvijene efikasne metode koje će omogućiti njihovo rješavanje bez veće štete za samo preduzeće. Ako proučavate probleme i vodite računa o njihovom rješavanju čak i prije nego počnete implementirati automatizirani sistem upravljanja preduzećem, možete uvelike olakšati ovaj proces.

Opće informacije o automatizovanom sistemu upravljanja

Ako definišemo automatizovani sistem, onda je to skup softverskih, tehničkih, informacionih i nekoliko drugih kompleksa, kao i određene radnje posebno obučenog osoblja. Radnje zaposlenih obično su usmjerene na rješavanje određenih zadataka planiranja i upravljanja raznim vrstama aktivnosti u preduzeću.

Upotreba automatizovanog sistema upravljanja preduzećem ima za cilj da optimizuje i poveća efikasnost rukovodećeg osoblja u objektu. Osim toga, isto pravilo važi i za rad nekih drugih kadrovskih službi koje poslujupreduzeće. Stručnjaci iz ove oblasti se slažu da upotreba ovakvog skupa alata, koji pomaže u efikasnijem upravljanju bilo kojim preduzećem, značajno povećava već postojeću konkurentnost, a takođe može, u principu, dovesti objekat na prihvatljiv nivo kako bi mogao da se takmiči. sa drugim kompanijama.

Automatizovani sistemi upravljanja preduzećem igraju veoma važnu ulogu u efikasnom radu menadžera. Ako je vjerovati statistici, otprilike 60% radnog vremena menadžera se troši samo na sastavljanje izvještaja i dokumentarnih zadataka za okolno osoblje. Prisustvo automatizovanog sistema omogućiće zaposlenom brz pristup informacijama koje su mu potrebne. Pored toga, automatizovani informacioni sistem upravljanja preduzećem se takođe može koristiti za brzo izračunavanje plata za svakog zaposlenog, na osnovu mnogih faktora.

Klasifikacija prema opremi

Postoji nekoliko grupa automatizovanih sistema koji se koriste za upravljanje preduzećem, u zavisnosti od njihove funkcionalne opreme:

• Prvi su multifunkcionalni sistemi koji su dizajnirani da obavljaju čitav niz zadataka neophodnih za potpuno i efikasno upravljanje objektom.
• Postoje sistemi ekspertske analize. Ovaj kompleks je usmjeren na praćenje glavnih trendova i pravaca razvojapreduzeća.
• Zasebno dodijeljeni sistemi koji će vam omogućiti da izračunate plate osoblja.
• Posljednji u smislu funkcionalnosti su programi koji će vam omogućiti da upravljate osobljem. Oni su dizajnirani da efikasno rešavaju sve probleme koji se odnose na zaposlene. Oni mogu pohraniti sve kontakt informacije za svakog pojedinog zaposlenog, njihov raspored rada, datum prijema i otpuštanja, isplaćene plate i mnoge druge važne informacije.

Zadaci sistema automatizacije

Ovdje se vrijedi detaljnije zadržati na glavnom zadatku stručnog programa. Njegov primarni cilj je pretraživanje i upoređivanje najrazličitijih karakteristika kandidata za traženu poziciju. Upotreba ovog automatizovanog informacionog sistema za upravljanje preduzećem će vam omogućiti da lako pronađete najperspektivnije zaposlene u pravom odeljenju. Međutim, ovdje je vrijedno napomenuti da je korištenje ovakvih stručnih programa prilično skupo, te bi stoga bilo preporučljivo s ekonomske tačke gledišta primijeniti ih na već prilično velike objekte.

Još jedna prilično važna činjenica. Automatizovane sisteme je najbolje integrisati samo zajedno sa drugim programima koji će se koristiti za računovodstvene i druge aktivnosti ovih zaposlenih, odnosno računovođa. Ova karakteristika je zbog činjenice da će lider moći donositi objektivne odluke samo ako ima sveažurne informacije o stanju preduzeća i njegovih zaposlenih.

Kao što je već postalo jasno, automatizovani kontrolni sistem kao deo sistema preduzeća je kompleks mnogih programa. Međutim, nisu svi isti i dijele se u još nekoliko grupa, ovisno o prirodi proizvodnje u kojoj se koriste. Mogu biti kontinuiranog tipa, diskretne, odnosno pojedinačne, male ili srednje proizvodnje, kao i kontinuirano-diskretnog tipa, odnosno velike ili linijske masovne proizvodnje.

Osnovni principi stvaranja

Automatizovani kontrolni sistem kao deo sistema preduzeća počeo je da se aktivno koristi još 1970-ih. Istovremeno, njegova efikasnost je također potvrđena.

Postoji nekoliko osnovnih principa za kreiranje automatizovanog sistema upravljanja za različite klase:

• Postoji takozvani princip novih zadataka. Drugim riječima, ovo su optimalni zadaci koji se mogu riješiti korištenjem konvencionalne računarske tehnologije.
• Drugi princip se može nazvati složenim. U ovom slučaju, tokom razvoja automatizovanog sistema upravljanja, potrebno je pristupiti rešavanju kompleksa zadataka kao što su tehnički, ekonomski i organizacioni.
• Još jedan princip se može nazvati principom prvog vođe. U ovom slučaju to znači da razvoj programa za automatizovani sistem upravljanja preduzećem treba da se vrši uz učešće i pod kontrolom rukovodioca ovog objekta. Ovo važi za razvoj velikog automatizovanog sistema upravljanja, kojiupravljaće čitavim preduzećem. Ako se razvija jedan od podsistema automatizovanog sistema upravljanja, tada je dozvoljeno učešće ne šefa, već rukovodioca funkcionalne službe za koju se kompleks razvija.
• Još jedan princip se često naziva kontinuiranim razvojem sistema. U ovom slučaju se pretpostavlja da će se broj zadataka koje treba riješiti stalno povećavati, što znači da će se sistem stalno razvijati. Osim toga, novi zadaci neće zamijeniti prethodno implementirane.
• Sljedeći princip je modularnost i kucanje. Sastoji se u tome da će doći do odabira i razvoja zasebnih i nezavisnih delova sistema koji će se koristiti u raznim vrstama podsistema.
• Posljednji princip je prilično jednostavan, a sastoji se od automatizacije cirkulacije dokumenata, kao i stvaranja jedinstvene baze podataka u cijelom preduzeću.

Vrijedi napomenuti da se većina principa primjenjuje čak i na kreiranje automatiziranog sistema upravljanja hotelskim preduzećima. Ovo se posebno odnosi na posljednju tačku, gdje je zajednička baza podataka ključni element.

Glavni razvojni problem

Vrijedi razmotriti nekoliko glavnih problema, kao i načine za njihovo rješavanje, koji mogu nastati prilikom formiranja automatiziranog sistema upravljanja, a vrijedi početi od glavnog.

Prvi uobičajeni problem je nedostatak specifičnog upravljačkog zadatka u preduzeću.

U literaturi o automatizovanom sistemu upravljanja preduzećem, ovaj problem je dat najznačajnijimjesto, jer je to prilično teško riješiti. Osim toga, često se miješa sa drugom stavkom, odnosno reorganizacijom strukture preduzeća. Međutim, ovaj problem je mnogo globalniji, jer uključuje i filozofske i psihološke aspekte, pored metodologije upravljanja. Detaljnije o problemu, on leži u činjenici da mnogi lideri upravljaju svojim preduzećima samo na osnovu sopstvenog iskustva, vizije i potreba. Istovremeno, oni vrlo često koriste zapravo nestrukturirane ili loše strukturirane podatke o dinamici rasta i razvoja svog objekta.

Ako se obratite takvom direktoru i zamolite ga da opiše svoju strukturu aktivnosti bilo kojeg od njemu odgovornih odjela, onda će najvjerovatnije stvar stati. Iz tog razloga je kompetentno postavljanje upravljačkih zadataka najvažniji faktor u uspješnom razvoju i implementaciji automatiziranih sistema upravljanja projektima u preduzeću.

Ovdje je važno napomenuti da će pravilno postavljeni zadaci pozitivno utjecati ne samo na razvoj objekta u cjelini, već i na razvoj samog procesa automatizacije zasebno. Što se tiče rješenja ovog problema, ovdje je iz nekog razloga sve prilično loše. Prvo, na teritoriji Ruske Federacije još nije u potpunosti razvijen poseban nacionalni pristup postavljanju zadataka upravljanja. Stoga se koristi iskustvo zapadnog menadžmenta, ali ono u mnogim slučajevima nije adekvatno u odnosu na situaciju u Rusiji. Drugo, iskustvo još uvijek vrijediRusko-sovjetsko vreme u formulisanju ovih zadataka. U ovom slučaju sve je nešto bolje, a mnogi principi su i dalje u skladu sa životnom realnošću, ali su istovremeno sve manje sposobni da izdrže opštu tržišnu konkurenciju.

Na osnovu prethodno navedenog, možemo izvući sljedeći zaključak: prije nego što se krene u implementaciju automatiziranog sistema upravljanja resursima preduzeća, potrebno je što jasnije formalizirati sve one kontrolne petlje koje je, općenito, potrebno biti automatizovan. Najčešće to zahtijeva uključivanje iskusnih vanjskih konsultanata, što će dovesti do nepotrebnih troškova. Međutim, oni će biti znatno manji od novca potrošenog na propali projekat automatizacije.

Drugi problemi

Drugi problem, koji je, kao što je ranije spomenuto, donekle sličan prvom, ali je manje globalan. Ovo je potreba za delimičnom reorganizacijom strukture, kao i aktivnosti preduzeća tokom implementacije automatizovanog sistema upravljanja.

Još jedan čest problem je potreba za promjenom pristupa radu sa dolaznim informacijama. Osim toga, biće potrebno preispitati principe poslovanja u cjelini. Mnogi menadžeri su nespremni za takav problem kao što je otpor zaposlenih na terenu uvođenju automatizovanog sistema upravljanja za industrijsko preduzeće. A to, zauzvrat, može postati prilično značajan problem. Druga poteškoća, koja se takođe odnosi na zaposlene, je privremeno povećanje obima posla tokom samog procesa implementacije.

Između ostalog, morat ćemo riješiti takav problem kao što je formiranje specijalizirane grupe koja će ne samo kompetentno integrirati sistem, već ga i pratiti. Osim toga, takvoj grupi će svakako biti potreban iskusan vođa.

Rješavanje problema sa zaposlenima

Pošto su mnogi direktori često nepripremljeni za ovaj problem, vrijedi ga detaljnije razmotriti.

Prvi je lokalni otpor. Vrijedi reći da se to mnogo češće susreće, a sam problem može ili značajno odgoditi proces implementacije, ili ga čak potpuno poremetiti, što je nedopustivo. Najčešće je to uzrokovano nekoliko čisto ljudskih faktora.

Prvo, mnogi ljudi se, začudo, plaše inovacija i skloniji su konzervativizmu. Na primjer, nekome ko je godinama radio u skladištu na papiru bit će prilično bolno prijeći na kompjuterizirani sistem. Drugo, mnogi će početi da brinu da bi mogli ostati bez posla, jer ih može zamijeniti mašina, iako su prije toga smatrani neophodnim u ovom preduzeću. Osim toga, implementacija ovakvog sistema može povećati odgovornost za sve radnje koje zaposleni poduzmu na terenu, što također može staviti veliki pritisak na njih.

Da bi se minimizirala šteta od nastanka ovakvog problema, ili čak svela na ništa, vođa treba što više doprinijeti grupi koja će se baviti razvojem automatizovanih sistema upravljanja. Osim toga, potrebno je provesti kvalitetan objašnjavajući rad s osobljem iriješite još nekoliko problema:

• Dajte svima u preduzeću razumijevanje da je sistemska integracija neizbježna.
• Šef implementacionog tima mora imati dovoljan autoritet, jer je moguć čak i podsvjesni otpor visokopozicioniranih službenika (na primjer, top menadžera).

Rješavanje problema opterećenja

Dalje, vrijedi shvatiti da će integrirani automatizirani sistemi upravljanja preduzećem u fazi njihove instalacije značajno povećati opterećenje zaposlenih. Naravno, to je zbog činjenice da pored obavljanja svakodnevnih obaveza, zaposleni moraju da savladaju i novu opremu, da se bave samoedukacijom itd. Osim toga, tokom pilot implementacije, kao i određeno vreme nakon toga, zaposleni će morati da rade po starom i novom sistemu. Zbog toga proces integracije može biti odložen, jer će zaposleni reći da nemaju dovoljno vremena za učenje novih tehnologija, jer su uvijek zauzeti svojim direktnim obavezama.

U takvim slučajevima, dobar vođa treba da uradi sledeće:

• Prvo, vrijedi uvesti privremeni sistem nagrađivanja i zahvalnosti, koji će povećati motivaciju zaposlenih za savladavanje novih tehnologija.
• Drugo, treba preduzeti određene organizacione mjere koje će smanjiti vrijeme predviđeno za razvoj novih znanja.

MRP i ERP tehnologija

Kao što je ranije spomenuto, postoje dva smjeraAPCS, koji se trenutno koriste širom svijeta. Međutim, ovi sistemi nisu bez nedostataka.

Ako govorimo o MRP-u, onda je glavni nedostatak sistema to što su pri obračunu potrebe za materijalom proizvodni kapacitet preduzeća, utovar ovih kapaciteta, troškovi rada itd. nije uzeto u obzir. To je bio podsticaj za razvoj MRP II, dizajniranog za planiranje proizvodnih resursa. Vremenom su mu dodani sistemi za obračunavanje ostalih troškova preduzeća. Tako je u budućnosti formiran automatizovani sistem upravljanja preduzećem, čija je funkcija da uzme u obzir sve one industrije koje prvi MRP nije izračunao. Upravo je ovaj automatizovani kontrolni sistem kasnije postao poznat kao ERP sistem za automatizovano upravljanje preduzećem.

Da sumiramo sve gore navedeno, možemo sa sigurnošću reći da su automatizovani sistemi prešli dug put i da su sada efikasno sredstvo za upravljanje preduzećem, ali istovremeno ih je potrebno vrlo kompetentno implementirati i uspio. Naravno, ima prostora za poboljšanje u samim sistemima.