Organizacija upravljanja preduzećem: funkcije, metode i ciljevi

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

Na poslovanje utiču mnogi faktori: konkurencija u tekućim aktivnostima, ekonomska situacija stanovništva, kvalitet robe i usluga koje se nudi, lokacija kompanije i njena udaljenost od prodajnih mesta itd. Ali možda najvažnija stvar od koje zavisi uspeh kompanije je organizacija upravljanja preduzećem. Mnogo toga zavisi od ovog faktora. Ako ne i sve. Sa pogrešnim menadžmentom, čak i najbolji proizvod ili neće biti napravljen u traženom obimu, ili će propustiti rokove za izvršenje. U ovom članku ćemo se osvrnuti na glavne organizacije za upravljanje preduzećima i analizirati greške koje ne bi trebale biti napravljene.

Suština procesa upravljanja organizacijom

Organizacija upravljanja preduzećem je svrsishodna i kontrolisana aktivnost, koja predstavlja kombinaciju različitih metoda motivisanja i kontrole rada tima za postizanje postavljenog zadatka (ovo uključuje kako globalni cilj organizacije tako i kratki -ročne, kao što je povećanje prodajnog tržišta,poboljšanje kvaliteta proizvoda, poboljšanje efikasnosti prodaje i tako dalje).

Organizacija upravljačke strukture preduzeća podijeljena je na upravljački i upravljani dio, gdje je menadžer direkcija, menadžer i odjel za informiranje (koji se naziva i administrativni i upravljački aparat), a upravljani su organizacijski odjeli uključeni u proces proizvodnje. Uspjeh organizacije će biti u pravilnoj koordinaciji obje komponente.

Ciljevi sistema upravljanja preduzećem

Da bi se razumjelo pitanje organizacije sistema upravljanja preduzećem, potrebno je odrediti njegove ciljeve. Mogu biti različiti, ali su kombinovani u četiri glavna bloka:

• Ekonomski - usmjeren na povećanje prodaje i povećanje profita preduzeća.
• Proizvodno-komercijalno - ispunjenje zadatog obima proizvodnje i prodaje proizvoda, u cilju osiguranja ekonomskog cilja, ugovornih obaveza i sl.
• Naučno-tehnički - usmjereno na dobijanje potrebnih tehničkih karakteristika proizvoda, u cilju poboljšanja kvaliteta, kao i povećanja produktivnosti kao rezultat tehnološkog poboljšanja.
• Društveno - usmjereno na zadovoljenje potreba izvršnog osoblja.

Ekonomski cilj je dominantan, dok ostala tri rade za njega, dopunjuju se. Obično preduzeće radi istovremeno na svakom od njih, naravno, dijeleći odgovornosti izmeđušefovi različitih odjela. Pokazatelj uspješnog rada na realizaciji ciljeva organizacije biće povećanje prodaje i povećanje ukupnog profita kompanije, odnosno ispunjenje njenog ekonomskog cilja.

Funkcije sistema upravljanja preduzećem

Razdvajanje i specijalizacija menadžmenta i njegovih aktivnosti organizacija se naziva funkcijama upravljanja preduzećem. Po principu dugoročnosti razlikuju se osnovne i specifične funkcije upravljanja. Glavne (takođe su stalne) funkcije su planiranje, organizacija, motivacija i kontrola.

• Planiranje ima za cilj utvrđivanje perspektiva razvoja privrede, predviđanje njenog budućeg stanja i određivanje uloge preduzeća u nastaloj slici. Na osnovu dobijenih rezultata izrađuje se dalji akcioni plan. Planiranje uključuje nekoliko uzastopnih faza: koncept (teorijska osnova, ideja), prognozu (predviđanje poslovnih prilika uz naučnu opravdanost), program (konačno formiranje daljih aktivnosti sa proračunom sredstava potrebnih za implementaciju).
• Organizacija je usmjerena na formiranje liderstva, regulisanje odnosa između upravljačkog i upravljanog sistema, takođe poboljšava efikasnost svih ostalih funkcija zbog činjenice da stvara jasan sistem menadžera i osigurava njihov uspješan interakcija.
• Motivacija pomaže da se pronađu razlozi koji pomažu timu da ostvari zadatke koji su mu dodijeljeni, pruža im ih, stimulirajući na taj način učinkovitu aktivnost.
• Kontrola - završna faza, koja vrši posmatranje u svrhu verifikacije. Glavni zadatak ove funkcije je ispravljanje generirane strategije. Kontrola utvrđuje regulatorne indikatore, zatim ih mjeri i analizira, nakon čega utvrđuje radnje koje doprinose poboljšanju ovih indikatora. Preporuke mogu biti različite: revizija ciljeva, preraspodjela zadataka, privlačenje osoblja, poboljšanje organizacije upravljanja preduzećem.

Specifične funkcije utiču na specifično područje aktivnosti i nastaju zbog razdvajanja upravljačke strukture. Predmet funkcije se uzima kao zasebna veza, na primjer, marketing, odjel prodaje, administrativni sistem. Obično su kratkoročni i fokusirani su na područje koje pokazuje nezadovoljavajuće rezultate u fazi kontrole.

Strukture upravljanja preduzećima

Na osnovu definisanih funkcija, za čije su uspješno izvršavanje potrebne različite kompetencije, formira se sastav menadžmenta koji može biti jedno lice, odjeljenje ili odjeljenje rukovodilaca. Organizacija sistema upravljanja preduzećem podrazumeva izbor najprikladnije opcije. Na osnovu količine potrebnih ovlasti razlikuje se šest upravljačkih struktura:

• Linear. U takvoj strukturi upravljanje se vrši od šefa do podređenog duž hijerarhije. Važna nijansa je da narudžbe dolaze samo od jedne osobe. Veoma je važno odabrati optimalan broj zaposlenih za jednog menadžera, od čega će zavisitiefikasnost. Takav sistem ima svoje nedostatke, na primjer, složen proces donošenja odluka – da bi dobio odobrenje za bilo koju akciju, podređeni treba da se okrene svima višima u hijerarhiji, zbog čega dolazi do spore reakcije u odnos čak i prema najvažnijim pitanjima, plus korupcija i intrige su također rasprostranjeni.
• Funkcionalno. U takvoj organizaciji upravljanja preduzećem, funkcije zajedničke za više odjela prenose se na jedno odjeljenje ili osobu koja izvršava naloge više šefova. Prednost strukture je potpuna eliminacija dupliciranja rada izvođača, minus je nedostatak jedinstva narudžbi, što, kako se složenost povećava, može usporiti tok posla.
• Linearno-funkcionalni. Ova struktura kombinuje prethodne dve: odluke razvijaju kvalifikovani stručnjaci, nakon čega se naredbe daju niz hijerarhiju.
• Programski ciljano. Takvim upravljanjem organizacijom rada u preduzeću raspoređuju se rukovodioci svakog pojedinačnog projekta, nakon čega daju naloge u cilju postizanja pojedinačnih ciljeva kompanije. Rukovodilac dobija zadatak od direktora ili njegovog zamenika, dok mu je podređen kadar zaposlenih. Vremenom se ovi odjeli često razvijaju u nezavisne interne firme.
• Matrix. Takva struktura istovremeno kombinuje linearnu, programski ciljanu i funkcionalnu organizaciju.
• Divizijska struktura kombinuje proizvodne i regionalne principe. Osnovni delovi ovde će biti odeljenja koja su opremljenaodređenu samostalnost, međusobno sklapanje ugovornih odnosa i samostalno finansiranje iz dobiti. Istovremeno, menadžment donosi odluke na dugi rok.

Društveni obrasci koji utiču na izbor strukture upravljanja preduzećem

Organizaciju upravljačke strukture preduzeća treba izabrati iz određenih društvenih obrazaca koji utiču na tok aktivnosti kompanije u celini. Ovi zakoni uključuju:

• Tehnički i ekonomski zakon, koji otkriva suštinu tehničke strane proizvodnje, odražava odnos čovjeka prema tehnologiji i prirodi.
• Društveni i socio-ekonomski zakoni koji pokazuju suštinu odnosa između pojedinih klasa.
• Legal.
• Socio-psihološki zakoni koji pokazuju suštinu odnosa između zaposlenih i čitavih odjela u kompaniji, njihovu međusobnu interakciju.

Princip efikasne izgradnje upravljačke strukture preduzeća

Uspješna organizacija upravljanja preduzećem počinje određenim pravilima konstrukcije, principima na koje se mora oslanjati pri odabiru strukture i metoda upravljanja. Prvo, ne smijemo zaboraviti da je glavni izvor povećanja produktivnosti uvijek osoba, stoga, na osnovu njegovih psiholoških i socijalnih kvaliteta, treba izraditi efikasan program rada kompanije. Štaviše, ako zaposlenima ili odjelima obezbijedite nekeautonomije, njihova efikasnost će se značajno povećati. Međutim, sloboda zaposlenih mora biti kombinovana sa centralizmom i prepustiti zaposlenima glavne ciljeve - standarde kvaliteta, politiku kompanije.

Sljedeći princip je da planiranje uvijek treba da ima dugoročnu perspektivu i da se zasniva na tržištu koje se stalno mijenja. Kompanija takođe mora biti spremna da proširi osoblje ako je potrebno. Prilikom odabira sistema upravljanja, potrebno je fokusirati se na najjednostavnije i razumljivije oblike, a ne komplicirati proces upravljanja. I naravno, ne zaboravite na interese potrošača.

Metode sistema upravljanja preduzećem

Metoda upravljanja je način utjecaja na zaposlenike i tim u cjelini, čija je svrha osigurati koordinaciju njihovog rada radi postizanja potrebnih rezultata. Prema sadržaju, metode organizacije upravljanja preduzećem dijele se u tri široke grupe:

• Administrativne metode se zasnivaju na podređenosti zaposlenih niz hijerarhiju i dijele se, zauzvrat, na organizacione i menadžerske. Prvi pokrivaju čitave upravljačke strukture i daju jasnu podelu odgovornosti, pojavljuju se u opštim uputstvima i normama preduzeća. Potonji predstavljaju brz odgovor i pojavljuju se u obliku naloga.
• Ekonomske metode se zasnivaju na interesovanju za rezultate proizvodnje i imaju za cilj da podstaknu zaposlene da ostvare ciljeve koje im je postavio menadžment. To uključuje novčane stimulacije za zaposlene u vidu bonusa, kao i materijalneodgovornost za obavljeni posao.
• Socijalno-psihološke metode se baziraju na psihičkom stanju zaposlenih i obuhvataju različite vaspitno-obrazovni rad, stvaranje povoljnog radnog okruženja i sređivanje društvenih veza u timu, učešće zaposlenih u upravljanju.

Sastav rukovodstva organizacije

Organizacija upravljanja kadrovima u preduzeću vrši se uz pomoć višeg menadžmenta kojeg imenuje vlasnik preduzeća ili odbor osnivača. Aparat upravljanja treba da obuhvata četiri oblasti: opšte, tehničko, ekonomsko i operativno.

Opšta uprava objedinjuje sve resorne rukovodioce, a na njenom čelu je direktor preduzeća, koji se zauzvrat oslanja na zamjenike i pomoćnike. Šef tehničkog smjera je glavni inženjer organizacije, koji je obično prvi zamjenik direktora preduzeća. Međutim, njen glavni zadatak je upravljanje istraživačkim radom. Ekonomskom službom rukovodi glavni računovođa, koji je podređen planskom i ekonomskom odjelu, odjelu rada, odjelu računovodstva, odjelu logistike, odjelu finansija i odjelu marketinga.

Služba operativnog upravljanja sastoji se od proizvodnog i dispečerskog odjela i biroa za planiranje i otpremu. Za šefa operativne službe postavlja se dežurni dispečer.

Dalje upravljanje se određuje na osnovu obima proizvodnje i uključuje rukovodioce radnji, majstore gradilišta.

Rad sa osobljem preduzeća

Potrebno je detaljnije analizirati rad sa osobljem preduzeća. Kao što je već spomenuto, osoba je glavni resurs organizacije, stoga joj treba posvetiti maksimalnu pažnju.

Rad sa osobljem počinje adaptacijom. Ovaj proces uključuje praktično upoznavanje ljudi sa njihovim odgovornostima, jasno im saopštavanje svih potrebnih informacija, pravila i propisa preduzeća, njegovih ciljeva, kao i uspostavljanje međuljudskih odnosa između zaposlenih.

Ne smijemo zaboraviti na razvoj osoblja, unapređenje njihovog profesionalizma. Sve počinje od razumijevanja zaposlenih o potrebi stalnog usavršavanja i samorazvoja, svijesti o svojoj ulozi u timu i povećanju odgovornosti za svoje rezultate. U te svrhe održavaju se edukativni događaji i treninzi. Razvoj se zasniva na učenju, kojim organizacija mora upravljati i finansirati ga. Važna prednost za zaposlene biće prilika za razvoj karijere uz naprednu obuku.

Analiza organizacije upravljanja preduzećem jasno pokazuje visoku ulogu motivacije osoblja. Motivacija je proces podsticanja zaposlenih na efikasan rad i zasniva se na administrativnim, ekonomskim i socio-psihološkim metodama uticaja. Struktura bilo kojeg od motiva sastoji se od tri glavna dijela: utvrđivanje potreba zaposlenih, nagrada koju zaposleni može dobiti i dodjela radnje neophodne za zadovoljenje potrebe.

Za potrebe motivacije osoblja, nprpotrebe, kao što su fiziološke, socijalne, psihološke, priznanje od strane društva njegove ličnosti, potreba za samoizražavanjem, uključenost u dobro obavljen posao i druge.

Zaključak

Organizacija planiranja upravljanja preduzećem je složen i višestruki proces koji zahtijeva kvalifikovani razvoj od strane profesionalaca. Sa rastom kompanije, postoji tendencija da se komplikuje organizaciona i upravljačka struktura, povećavajući njen obim. Osnovni cilj svakog preduzeća je implementacija propisanih standarda, za šta je neophodno dovesti nivo discipline na potreban nivo. Da bi to uradila, svaka kompanija bira najprikladnije metode uticaja i upravljanja za svoju strukturu.

Ekonomija i upravljanje preduzećima su usko povezani. Pravilnim pristupom odabiru menadžmenta kompanije, radom sa zaposlenima, metodama stimulisanja kadrova za postizanje željenih rezultata, kompanija će se razvijati i povećavati profit. Sa pogrešnim pristupom, sve će biti upravo suprotno. Zato upravljačka organizacija treba posvetiti maksimalnu pažnju i periodično analizirati rezultate upravljačkih aktivnosti.