Zamjenik šefa odjela: funkcije i odgovornosti, kvalifikacije, lični kvaliteti

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 10:20

U ovom članku želimo predstaviti jednu od rukovodećih pozicija koja je dostupna u gotovo svakoj većoj organizaciji. Ovo je zamjenik načelnika odjeljenja. Razmotrite opis posla, dužnosti stručnjaka. Takođe ćemo analizirati poziciju iz ugla kandidata - potrebne lične i profesionalne kvalitete, okvirni životopis, obrazovanje, radno iskustvo.

Opšte odredbe

I počet ćemo s opisom posla zamjenika šefa odjela. Dokument sadrži niz osnovnih opštih odredbi. Hajde da ih razložimo:

1. Zamjenik šefa odjela - visoka pozicija. Specijalista kategorije "top manager".
2. Na radno mjesto primaju se građani sa višom stručnom spremom (u smjeru vezanom za djelatnost preduzeća poslodavca). Radno iskustvo konkretno u specijalnosti - najmanje 3 godine.
3. Kao imenovanje na mjesto zamjenika načelnika odjeljenja i razrješenje sa istog- prerogativ direktora organizacije ili preduzeća. Prijem i razrješenje vrši se prema naredbi koju je potpisao ovaj službenik, po odredbi načelnika ovog odjeljenja.
4. Zamjenik šefa odjela odgovara šefu odjela.
5. Za vrijeme odsustva ovog službenika na radnom mjestu (godišnji odmor, bolovanje, porodiljsko odsustvo i sl.), njegove dužnosti se prebacuju na službenika kojeg imenuje uprava na propisani način. Ovaj službenik privremeno preuzima poslove zamjenika načelnika odjeljenja (direktora). On takođe snosi punu odgovornost za njihovo (dužnosti) nepotpuno, nepravilno obavljanje ili ignorisanje.

Osnovni zahtjevi za specijaliste

Zamjenik šefa odjeljenja (šef odjeljenja) treba da zna sljedeće:

• Naredbe, naredbe, druge direktive i normativne službene upute koje se tiču njihovog područja djelovanja.
• Osnove zaštite rada, ekonomije, organizacije rada, upravljanja kadrovima.
• Zakon o radu Ruske Federacije.
• Pravila o radu internih akata organizacije poslodavca.
• Pravila i norme sigurnosti, zaštite od požara, industrijske sanitacije.

Posebni zahtjevi za specijaliste

Opis posla zamjenika načelnika odjeljenja nije univerzalni dokument. Daljnji kvalifikacijski zahtjevi za specijaliste razlikuju se u zavisnosti od odjela,organizaciju u kojoj radi. Na primjer, uzmite u obzir odjel materijalne i tehničke podrške.

Posebni zahtjevi za "zamjenika" su sljedeći:

• Poznajte osnove organizacije tehničke i materijalne podrške, utovara i istovara.
• Poznajte pravila i procedure za prijem i slanje robe, naručivanje odgovarajućih vozila i kontejnera.
• Da bi mogli ispravno sastaviti službenu dokumentaciju za prijem i otpremu robe, kao i za njihovu reklamaciju u slučaju nepoštovanja uslova isporuke, tehničkih zahtjeva kompanije poslodavca.
• Poznajte trenutne propise, pravila o asortimanu zaliha proizvoda, standarde za potrošnju goriva ili sirovina, inventar, instrumente, materijale, itd.
• Budite svjesni uslova transporta i skladištenja proizvoda vaše kompanije ili partnera.

Poslovne obaveze

Ovaj dio opisa posla zamjenika šefa odjela također neće biti univerzalan. Njegov sadržaj je jedinstven za svako od područja djelovanja kompanija i njihovih odjela. Pozivamo vas da se upoznate sa okvirnim sadržajem odjeljka za isti primjer (zamjenik odjela tehničke i materijalne podrške organizacije):

• Upravljanje radom podređenog odjeljenja u sastavljanju kalkulacija potreba firme ili preduzeća za sirovinama i materijalima (u slučaju proizvodne linije djelatnosti).
• Pružanje šefa njegovog odjela za odobravanje planskih dokumenata, projekataprema potrebama kompanije za bilo kojim materijalom, sirovinama, proizvodima u određenom vremenskom periodu (npr. za narednu kalendarsku godinu).
• Analiza kretanja proizvoda, materijala u skladištima kompanije.
• Prilagođavanje i kontrola potreba proizvodnih odeljenja kompanije u materijalnim resursima (uključujući i pri promeni opsega proizvodnje).
• Izrada izvršnog bilansa za materijale za proizvodnju glavne kategorije robe, utvrđivanje odstupanja na osnovu prisustva/odsustva potrebnih materijala.
• Priprema predloga šefu njegovog odeljenja (tehnička i materijalna podrška) o materijalima koji se nalaze u skladištima bez kretanja - po mogućnosti njihova uspešna upotreba, implementacija.
• Direktno učešće u komisiji za popis sirovina, materijala u skladištima kompanije.
• Izrada statističkih izvještaja o kretanju i korištenju materijalnih sredstava na već odobrene načine i oblike.
• Učestvovanje u sprovođenju mera za ekonomično korišćenje sirovina, materijala, opreme kroz smanjenje troškova nabavke, isporuke i skladištenja istih.
• Kontrola nad aktivnostima radionica preduzeća (ako ih ima) za korištenje, skladištenje i računovodstvo materijalnih sredstava koja su tamo dostupna.

Povratne informacije

Još jedna kategorija dužnosti šefa odjela. U našem primjeru, odjeli materijalno-tehničke podrške. Dužnosti šefa kadrovskog odjela ovdje će, naravno, bitiostali.

Povratna informacija znači primanje "zamjenika" iz drugih strukturnih odjela kompanije ili organizacije sljedećeg:

• Proizvodni odjeli preduzeća. Planovi proizvodnje, kako za tekući tako i za naredni period aktivnosti za obračun potreba za određenim materijalnim resursima.
• Skladišta odjela tehničkog / materijalnog snabdijevanja. Podaci o stanju materijalnih sredstava, njihovom kretanju u skladištu.
• Šefovi tehničkih odjela kompanije. Stope utroška materijala, sirovina za izradu određene vrste proizvoda. Kao i promjene u dizajnu, proizvodnji, strukturi, sastavu robe koje zahtijevaju preračunavanje potreba za sirovinama ili drugim materijalom.

Prava stručnjaka

Prava zamjenika odjeljenja za kadrove, materijalnu podršku, saradnju, plaćanja i transfere će biti ista - bez obzira na specijalizaciju službenika.

Ovaj odjeljak uključuje sljedeće - prava na:

• Upoznavanje sa projektima direktora preduzeća ili organizacije koji se direktno ili indirektno odnose na rad odeljenja.
• Podnošenje na razmatranje rukovodstvu preduzeća, kompanije, firme niza predloga za unapređenje sopstvene delatnosti, predviđenih opisom posla zamenika.
• O uočenim nedostacima, nedostacima u radu ove strukturne jedinice, u granicama svoje nadležnosti, obavijestiti načelnika vlastitog odjeljenja. I takođe da daju predloge za njihovo iskorenjivanje, izbegavanje, itd.
• Implementneophodna interakcija sa šefovima i njihovim zamjenicima drugih strukturnih odjela organizacije.
• Odobravaju, potpisuju službenu dokumentaciju u okviru svoje nadležnosti.
• Dajte prijedloge kako biste ohrabrili istaknute zaposlenike vaše jedinice. Kao i izricanje kazni (prema ruskom Zakonu o radu) u odnosu na one koji su prekršili radnu i/ili proizvodnu disciplinu.
• Zahtijevajte od rukovodioca vaše strukturne jedinice, direktora cijele organizacije pomoć u ostvarivanju njihovih radnih prava i vršenju službenih dužnosti.

Odgovornost službenog lica

Zamjenik načelnika, šef odjeljenja će biti odgovoran za donesene odluke, potpisane dokumente i ugovore, nepropisno obavljene radove ili nerad.

Zakon o radu podrazumijeva sljedeću odgovornost za ovog službenika:

• Za nepravilno obavljanje ili neizvršavanje svojih radnih obaveza, koje su predviđene opisom poslova zamjenika. U mjeri u kojoj radno zakonodavstvo Ruske Federacije podrazumijeva.
• Za prekršaje u toku obavljanja njihovih radnih aktivnosti. Ograničenja odgovornosti su ograničena administrativnim, krivičnim i građanskim zakonodavstvom Ruske Federacije.
• Za nanošenje materijalne štete kompaniji-poslodavcu. Granice odgovornosti su regulisane radnim i građanskim zakonodavstvom Rusije.

Sažetakzamjenik

Postoji mnogo biografija kandidata za mjesto zamjenika šefa odjela i na berzi rada, kao i kao odgovor na ponude organizacija. Zapravo, danas nije potrebno imati određene vještine u sastavljanju takvih dokumenata: možete pronaći mnogo šablona, uzoraka, primjera gdje je prilično kompetentno, informativno i sažeto unijeti podatke o sebi, obrazovanju, karijeri. Mnoge berze rada čak nude standardne obrasce za životopis za popunjavanje.

Ali kada tražite posao kao zamjenik šefa odjela, važno je ne zaboraviti navesti sljedeće lične podatke o sebi:

• Vrsta zaposlenja za koju ste spremni: puno/nepuno radno vrijeme, voljni putovati, smjenski rad.
• Prebivalište, mogućnost preseljenja.
• Starost, bračni status.
• Podaci o obrazovanju: puni naziv univerziteta ili srednje stručne obrazovne ustanove, fakulteta i specijalnosti za koju je obuka obavljena. Bachelor, Master ili Specialist. Oblik obrazovanja je redovni, seminarski, vanredni, učenje na daljinu. Ako aplikant ima crvenu diplomu ili druge razlike u obrazovanju, onda je preporučljivo to napomenuti (posebno za mlade stručnjake).
• Informacije o dodatnom obrazovanju, završenim seminarima i obukama, kursevima prekvalifikacije/napredne obuke. Predstavlja se prema sljedećem planu: naziv obrazovnog centra, smjer obuke, naziv kursa, broj sati, diploma. Naravno, važno je naznačiti samo ono što je relevantno za rad koji predstoji.
• Poznavanje stranog jezika(kategorija prema međunarodnom standardu).
• Posjedovanje vozačke dozvole (kategorije).
• Lične kvalitete podnosioca prijave.
• Iskustvo. Bilo da tražite posao u policijskoj upravi (zamjenik, načelnik) ili u informacionoj, trgovinskoj, proizvodnoj sredini, ova tačka će svuda biti najvažnija i najosnovnija. Poslodavac će mu posvetiti veliku pažnju u životopisu. Na kraju krajeva, bilo koja rukovodeća pozicija zahtijeva od kandidata da ima radno iskustvo, štoviše, uspješno i produktivno. Mjesta prethodnog zaposlenja navedena su obrnutim hronološkim redom, od najnovijeg do najranijeg.
• Očekivana plata. Po pravilu, iskusni kandidati ovdje ne pišu određene brojeve, ograničavajući se na skroman "po dogovoru".

Lične kvalitete specijaliste

Ova kolona u životopisu nije glavna za stručnjaka za ljudske resurse. Međutim, to je važno za samog podnosioca zahtjeva. Određene lične kvalitete, tipovi karaktera pomažu da se uspješno radi kao zamjenik šefa odjela - istražni, kadrovski, prodajni i marketinški.

Opšte karakteristike službenika su sljedeće:

• Otpornost na stres.
• Visoki stepen odgovornosti.
• točno.
• Zdravlje.
• Organizacioni talenat.
• Drušljivost, sposobnost pronalaženja pristupa različitim ljudima.
• Otvorenost za nova znanja i iskustva.
• Inicijativa.

Kolona "radno iskustvo"

Već smo rekli da je ovaj odjeljak najvažniji u biografiji kandidata za rukovodeću poziciju. Stoga bi stručnjak trebao obratiti veliku pažnju na popunjavanje. Date informacije treba da budu koncizne i koncizne. Pažnja čitaoca je usmerena samo na važne detalje u karijeri. I što je najvažnije – podaci moraju biti isključivo istiniti. Moguće je da će HR menadžer kontaktirati bivšeg poslodavca zamjenika šefa odjela za ljudske resurse kako bi provjerio tačnost određenih činjenica iz radne biografije.

O svakom prethodnom mjestu rada, informacije su navedene na sljedeći način:

• Period zaposlenja. Vremenski period je naznačen na isti način kao u radnoj knjižici.
• Puni naziv radnog mjesta.
• Pun naziv organizacije, kratke informacije o njenim aktivnostima - banka, metalurška kompanija, itd.
• Službena web stranica, e-mail adresa, broj telefona odgovorne osobe, što će menadžeru ljudskih resursa omogućiti pristup vašem bivšem poslodavcu.
• Vrsta zaposlenja: puno/nepuno radno vrijeme, smjena, poslovna putovanja.
• Profesionalne vještine koje se koriste u obavljanju poslova.
• Lista postignuća na ovom radnom mjestu.

Pogledajmo mali primjer:

• Šef odjela za saradnju.
• PJSC "Procurement-Omsk".
• Oblast aktivnosti: nabavka, nabavka.
• Period rada: 3.10.2010-5.08.2014. Ukupan mandat: 3 godine 9 mjeseci.
• Korišćeno profesionalnovještine: nabavka proizvoda, organizacija i planiranje prema nomenklaturi aktivnosti nabavke; upravljanje budžetom preduzeća, kontrola troškova; predugovorni/ugovorni rad sa partnerima, reklamacije; izbor dobavljača, procjena njihove konkurentnosti; traži alternativne partnere.
• Postignuća na radnom mestu: optimizacija troškova proizvodnje, smanjenje troškova preduzeća, stabilno obezbeđenje materijalnih potreba kompanije tokom celog radnog veka.

Zamjenik šefa odjela - pozicija tipična za različita preduzeća i organizacije. Stoga će se opisi poslova zamjenika razlikovati po sadržaju odjeljaka. Međutim, kada tražite posao, relevantni su opšti standardi za pisanje životopisa, navodeći podatke o radnom iskustvu.